あらゆる形式に対応した無料の発注書テンプレートとフォーム

発注書とは？

発注書 (PO) は、買い手がサプライヤーに発行する、商品やサービスの注文に関する書類です。購入に関する品目、数量、価格、規約、条件を詳述できるものとなっています。サプライヤーが承認すると、その発注書は法的拘束力を持ちます。

すべての発注書に共通する要素

すべての発注書に共通する要素には、買い手とサプライヤーの詳細、発注書の日付と番号、品目番号と説明、数量、価格、納品日、支払い条件、承認などがあります。

これらの要素は、発注書取引の正確性と透明性を確保するのに役立ちます。

• 買い手に関する詳細: 購買当事者に関する情報を含めます。
• サプライヤーの詳細: サプライヤーに関する情報を含めます。
• 注文日: 発注書の発行日を入力します。
• 発注書番号: 発注書に識別番号を割り当てます。
• 品目番号と説明: 商品やサービスの品目番号と説明を入力します。
• 数量: 注文した各品目の数量を選択します。
• 価格: 品目やサービスの合意された価格を記録します。
• 納品日: 納品の予定日を入力します。
• 支払条件: 合意された支払い条件を記録します。
• 承認: 注文の承認に加え、承認署名と日付を記録します。

発注書の種類

基本、一括、契約、計画、サービスなど、各発注書の種類には、スポット購入から長期的な一括購入まで、それぞれ独自の目的があります。計画発注書は、時間の経過とともにスケジュールされた納品を特徴とします。サービス発注書は、サービス取引をカバーします。

発注書の主な種類は次のとおりです。

• 基本的な発注書: 商品やサービスの数量と価格がわかっているスポット購入に最適です。このテンプレートは、定期的でない単純な取引に使用します。
• 一括発注書: 一括発注書 (BPO) は、特定の期間にわたって事前に交渉された条件に基づく、単一のサプライヤーとの定期的な購入に最適です。BPO を使用すると、個別の発注書を作成することなく、複数の納品が可能です。
• 契約発注書: 契約発注書 (CPO) は、長期的な合意または契約における購入のための法的拘束力のある文書です。拡張されたサプライヤー契約の特定の条件、納品物について概説するものとなっています。
• 計画発注書: 計画発注書 (PPO) を使用して、数量と納品日を事前に計画することで、将来の納品に向けた注文をスケジュールできます。プロジェクトベースまたは段階的な調達には PPO を使用します。
• サービス発注書: 物理的な商品ではなくサービスを対象としたもので、作業範囲、料金、サービス条件を詳細に記載するスペースがあります。このテンプレートは、コンサルティング、メンテナンス、修理、その他のサービスを契約する際に使用します。

形式に特化したリソースをお探しの場合は、Excel、Google スプレッドシート、Microsoft Word、Google ドキュメント、Adobe PDF 形式の無料の発注書テンプレート集をご覧ください。また、注文管理プロセスの最適化やカスタマー エクスペリエンスの向上に関する詳細は、注文管理に関する完全ガイドと、調達管理に関するビジネス ガイドをご覧ください。