購買注文フォームテンプレート
汎用購買注文テンプレート - Excel
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このテンプレートには、追跡用の顧客および注文番号、ベンダーの詳細、出荷情報、製品の項目一覧が含まれます。 注文内容の各項目の識別番号、数量、コストを入力すると、税や配送料を含む小計と総コストがテンプレートによって計算されます。 また、コメントや手順を追加する欄があり、必要に応じてより長い利用規約を添付できます。
包括購買注文テンプレート
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一定期間の複数の配達についてバイヤーとベンダーの間で合意がなされた場合、一括注文が使用される場合があります。 特別価格が契約の一環として交渉される場合があり、注文に関する詳細と利用規約は、この包括購買契約に含まれています。 注文情報と権限署名の項が用意されているこのテンプレートに、独自の条件を追加することもできます。
画像付き注文書
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このテンプレートは、製品番号と説明に加えて、画像を挿入することができます。 この機能は、類似する部品やアイテムを注文する際に特に役立ち、発注時に注文内容の精度をサポートします。 このテンプレートは、Excel、Word 形式で使用できます。
空白の購買注文フォーム
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この空白のフォームの各項を編集・入力して、カスタマイズされた購買注文書を作成します。 このテンプレートでは、注文番号、納品指示、単価、注文数量を追加するセクションを備えた、シンプルなレイアウトが使用できます。 会社のロゴ、利用規約、ビジネスやサプライヤーに必要な他の詳細を追加して、テンプレートをさらにカスタマイズできます。
購買要請テンプレート
この購買要請テンプレートは、購買部門とのコミュニケーションに使用できます。 注文に必要な項目、ベンダー情報、依頼理由、請求情報を入力し、注文担当者に要請書を提出します。 その後、リクエストを承認し、正式なPOを作成して、リストされたアイテムを注文できます。
購買注文追跡テンプレート
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このシンプルなスプレッドシートテンプレートで、未解決の注文を追跡できます。 発注番号、仕入先名、支払金額、納品日を確認します。 購買注文を追跡することで、すべての注文が確実に全額支払われ、期限内に納品されるようにします。 スプレッドシートをフィルターしてにかけ、個々のサプライヤー、未支払いの注文、またはその他の情報を表示します。
購買注文チェックリスト
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ベンダーは、購買注文の作成と送信のガイドとして、このチェックリストテンプレートを顧客に提供できます。 顧客にPO要件を明確に理解してもらう内容を伝えます。 これにより、時間を節約し、プロセスを簡素化し、迅速に合意に至ることができます。
在庫およびベンダー管理テンプレート
在庫管理テンプレート
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在庫管理は、在庫を並べ替えたり、打ち切った製品を置き換えたりするタイミングを知る上で重要なポイントです。 このExcelテンプレートには、詳細な在庫情報、在庫数量、項目の並べ替えのタイミングなどを追跡する列が用意されています。 そのままテンプレートを使用するか、ビジネスのニーズに合わせて列見出しを編集します。
ベンダー連絡先リストテンプレート
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契約のステータス、レビュー結果、承認評価などの重要な詳細など、ベンダーの連絡先を管理できます。 ベンダーが提供する製品またはサービスの説明を追加して、会社の詳細なスナップショットを作成します。 テンプレートにはメモを追加できるスペースが含まれており、ベンダー関係の変更に応じて簡単に更新できます。
ベンダー価格リスト テンプレート
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このテンプレートを使用して、さまざまなベンダーが提供する製品価格を追跡して比較します。 テンプレートでは、各項目に入力された価格と数量に基づいて総コストが計算されます。 この情報を使用して、個々の項目を比較するための商品の項目化リストと、各ベンダーの総コストが概観できるようにします。
請求書と受領証テンプレート
梱包票テンプレート
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梱包票は、多くの場合、出荷時の請求書に含まれ、注文された項目と実際に出荷された製品を示します。 これにより、顧客は注文の不一致をすばやく確認し、どの在庫品目を受け取ったかを確認できます。 そうすることで正確な在庫管理と将来の注文計画をサポートします。
プロフォーマインボイステンプレート
プロフォーマインボイスは、販売が発生する前に商品の見積もりを提示するという点で、注文書と似ています。 プロフォーマインボイスは、一般的に項目を輸出するときに使用され、出荷物の重量、輸送費、税関情報を示すことができます。 このテンプレートでは、保険、税、配送料など、販売された商品のコストを計算します。
売上送り状テンプレート
サプライヤーは、納品が完了し、支払いが残っているときに、この売上送り状を顧客に送信できます。 関連する購買注文番号、販売品目、支払額を入力するセクションがあります。 支払い方法など手順を追加して、送金が行われるようにします。
サービス請求書テンプレート
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このサービス請求書テンプレートには、プロジェクトに費やされた時間、時間賃率、それに対応する小計を管理する列が含まれています。 クライアントは、完了したタスク、各項目の負担額、支払い額の合計を確認できます。 時間賃率を使用しない、第二バージョンの請求書は、別のExcel シートに含まれています。 これにより、時間賃率ではなく、プロジェクトタイプ別に請求するシンプルなオプションが使えます。
売上票テンプレート
この売上票テンプレートを使用して、支払いを受け取った後に顧客にドキュメントを提供します。 これにより、支払い方法、諸費用、支払金額、注文の詳細が表示され、販売プロセスが完了します。 テンプレートには、参照用の受付番号が含まれています。
納品受領証テンプレート
納品受領証で、出荷を受け取ったことを確認します。 このシンプルなテンプレートには、出荷に含まれる項目、顧客およびサプライヤーの連絡先情報、受領者の署名を追加するスペースが含まれています。 カスタマイズした受領証テンプレートに会社のロゴや詳細を追加できます。
優れた購買注文とは何でしょうか？
注文書には、商品やサービスが価格や配送情報と一緒にリスト表示されるため、請求書によく似ています。 しかし、請求書は未支払いを示すために売り手によって送信され、買い手は購買を開始するために注文書を送信します。 買い手と売り手は、一度きりの注文や継続的な注文サイクルのための契約を作成するためにPOを使用します。 ベンダーと継続的な関係にある企業は、多くの場合、クレジットで項目を注文し、一定の間隔でベンダーは請求書を発行します。 そのため、購買注文は買掛金管理の重要な位置を占めます。 POの価格決定に関する交渉（大量購買の割引など）を記載し、両当事者に注文に関する明確な情報を残します。
場合によっては、注文書が注文の詳細、出荷手順、利用規約の記載を含むレターの形をとる場合があります。 注文の詳細を表やスプレッドシートに記載すると、要求されたアイテムの種類や数をすばやく確認できるというメ利点があります。 また、Excelテンプレートやその他のスプレッドシートオプションを使用すると、項目の小計と総コストを追加した時に自動計算されるメリットもあります。 どの形式を選択する場合でも、購買オーダには通常、以下の詳細が含まれます。
- 追跡用の購買注文番号と発行日
- 発注者とベンダー両方の連絡先情報を含む会社情報
- 製品番号、概要、コスト、数量などの注文の詳細
- 本船渡し（FOB）の配送ポイント、または買い手が配送費用の責任を負う時点を含む配送手順
- 合意された注文に同意するための承認署名（利用規約を含む）
注文書を作成したら、メールでサプライヤーに送信します。 以下のExcelテンプレートのいずれかを使用している場合は、完了した注文をPDFファイルとして保存し、ベンダーに印刷可能なPOフォームを送信します。 購買注文書の主な目的は、透明性と簡素化を目指した顧客とベンダー間の明確なコミュニケーションと、ドキュメント提供です。 これは、効率を高め、購入プロセスを合理化するのにも役立ちます。
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