Tellepsen Builders (テレプセン ビルダーズ)、Smartsheet で従業員の昇進をサポート

Tellepsen Builders (テレプセン ビルダーズ) は、100 年以上の歴史を持つヒューストンの家族経営企業で、企業本部、病院、学校など、人々の生活に変化をもたらすプロジェクトに注力しています。建設プロジェクト管理チームは、同社で最も大きくて重要なチームの 1 つであり、プロジェクト マネージャーは、建設現場であらゆる現場作業を取りまとめています。

プロジェクト管理の分野で活躍してきた専門性開発担当ディレクター Kendall Pouland 氏は、以前、建設現場で安全帽をかぶって 10 年間働いていました。その経験から、プロジェクト マネージャーの仕事が複雑であることと、仕事を習得するには明確なフィードバックが不可欠であることを学びました。

Tellepsen (テレプセン) の PM はビルの建設方法を知っていましたが、同社では従業員のキャリアアップと昇進のための仕組みが明確になっていませんでした。PM グループは意欲的で、地域社会にも、自分のキャリアにも影響を与えたいと思っていました。また、アシスタント PM はできるだけ早く上級ランクに上がることを切望していました。Pouland 氏は、スキルと昇進の基準が標準化されていないため、誰が昇進できるのか、それを実現するにはどのようなトレーニングが必要なのか、といった点で混乱が生じていることに気が付きました。

Pouland 氏は、増え続ける意欲的なプロジェクト マネージャー チームのためのスキル トレーニングと昇進プロセスを、もっと優れた方法で管理する必要がありました。そこで彼女はチームと協力して、プロジェクト管理のスキルを 5 つの主要カテゴリに分けて 66 のプロジェクト管理スキルを特定し、新人アシスタントから経験豊富なシニア マネージャーまで 6 段階の習熟レベルを設定しました。

適切なツールを見つける

スキルの伝達とレベル アップのために Pouland 氏が選んだのは、Smartsheet です。同氏は 396 のスキル レベルの詳細を示すコンピテンシー マトリクスとグリッドを作成し、プロジェクト マネージャーごとに個別のシートで整理しました。

「このマトリクスでは、すべての項目に『未完成』のマークが付いています。組織内で上に進みたいなら、その項目を制覇し、最後までやり遂げるのに必要な能力と情報を手に入れることができるのです。」と Pouland 氏は言います。「スキルに関するサポートが必要な場合は、私やあなたの上司、あるいは他の PM の知識を責任をもって提供します。しかしあくまでも、自分の運命を切り開くのは自分自身です。」

色分けによるフィードバック

色分けによって、習得済みのスキルと、まだ習得できていないスキルを PM が自身で確認できます。PM がスキルを「完了済み」としてマークすると、電子メールでマネージャーに通知されます。マネージャーはそれを承認するか、他に習得する必要があることに関する具体的なフィードバックを提供できます。マネージャーは、モバイル デバイスでチーム メンバーのコンピテンシー マトリクス シートにアクセスして更新し、オフィスに戻らなくても、建設現場、会議室、あるいは自宅からフィードバックを送信できます。

「モバイルでの使いやすさは重要なポイントでした。」と Pouland 氏は言います。「これにより、承認者が仕事をしやすくなります。承認者たちは本当に忙しく、パソコンの前にいないときもあります。また、技術的な知識もあまりありません。ですから、携帯電話から数回クリックするだけで承認できるのは便利です。」

PM が必要なスキルを身につけると、シートのセルは赤から黄、そして緑に変化します。コンピテンシー マトリクスの色が緑色に近づくほど、その PM は昇進しやすくなります。シートがすぐに緑にならない理由も、簡単に特定できます。

「マネージャーは、『この人はまだ昇進する準備ができていない気がする』と感じても、その理由を明確にするのが難しいことがあります。」と Pouland 氏は言います。「このツールは、『コミュニケーション能力を高める必要がある』、『タスクの追跡とフォローアップを改善する必要がある』といったアドバイスを提供するのにぴったりです。」

人事プロセスの簡素化

コンピテンシー マトリクスは、個人の昇進を容易にするだけではありません。このマトリクスによって、年次業績評価がさらに効率化されました。PM とマネージャーは 1 年を通して連絡を取り合っているため、評価プロセスは簡単なアンケートに答えるだけで何の意外性もなく終了します。プロジェクト管理チームが Smartsheet のコンピテンシー マトリクスを採用してから 1 年目の業績評価は、他のチームが 1 か月近くかかっていたところ、1 週間で完了しました。

Pouland 氏は、このコンピテンシー マトリックス構造を、職種ごとに順番に他のチームに展開し、従業員一人ひとりが自分のキャリア マネジメントの方向性を明確にできるよう取り組んでいます。

「私たちの中には『タイプ A』人格の人がたくさんいます。」と Pouland 氏は言います。「このソリューションのおかげで、難しい会話を簡単にできるようになりました。というのも、すでに委員会があって、何が得意になるように取り組むべきかを正確に書き出しているからです。そのおかげで、向かうべき方向に焦点を当てることができるようになりました。」