オールバニー州立大学は Smartsheet で IT プロジェクト管理を合理化し、業務効率を高め、学生体験を向上

オールバニー州立大学は、ジョージア州オールバニーに位置する公立大学で、6,500 人以上の学生を擁する「歴史的黒人大学」です。1903 年に設立された同大学は、履修証明課程から準学士、学士、大学院学位課程まで、幅広い教育を提供しています。

同大学の情報技術 (IT) サービス部門のプロジェクト管理オフィスは、学生、教員、事務職員をサポートする主要な技術プロジェクトの管理を担当しています。この業務には、ソフトウェア統合の監督、デジタル インフラストラクチャのアップグレード、電子デバイスの購入 (EDP) などが含まれます。

以前は、新しいノートパソコンやコンピューターなどのデバイスの EDP 承認は、手作業による紙ベースのプロセスに頼っていました。これらのリクエストの追跡には時間がかかるため、承認のフォローアップや進捗状況の監視にかなりの事務作業が必要でした。「承認プロセスを合理化してプロジェクトの追跡を改善するためには、構造化されたデジタル アプローチが必要でした」と、オールバニー州立大学の情報技術サービス向けプロジェクト管理オフィスで IT プロジェクト管理アナリスト II を務める Malinda Barron 氏は言います。

EDP に加えて、IT プロジェクトの追跡がさまざまなシステムで断片的に行われ、キャンパス全体の可視性と調整が制限されてしまっていました。「Smartsheet 導入前は、複数のプロジェクト管理ツールを使わなければならなかったため、プロジェクト全体の一貫性を維持するのがさらに困難になっていました」と Barron 氏は語ります。

Smartsheet で主要なプロジェクトとプロセスを管理

プロジェクト管理オフィスは、大学の他の部門で Smartsheet を使用して成功したことを受けて、IT プロジェクトの追跡を一元化するために Smartsheet を導入しました。「最初にプロジェクト計画用の Smartsheet テンプレートを作成し、それがうまく機能しました。そこからは自然に発展していきました」と Barron 氏は言います。その後同オフィスは Smartsheet の使用を EDP プロセスの管理に拡大し、ハードウェアとソフトウェアの購入を、承認や資金調達から請求書発行や導入に至るまで追跡しています。

2018 年に Smartsheet を導入して以来、同大学のプロジェクト管理オフィスでは、大規模なインフラストラクチャのアップグレードから小規模なプロセス改善の取り組みまで多岐にわたる約 138 件のプロジェクトを管理してきました。毎年、Barron 氏のチームは、技術の強化、セキュリティのアップグレード、エンタープライズ ソフトウェアの実装など、15 ～ 20 件の主要なプロジェクトを監督します。 

「Smartsheet のおかげですべてのプロジェクトを追跡し、それらが期限内かつ予算内で完了していることを確認することができます」と Barron 氏は言います。

Smartsheet を活用することで、同オフィスはすべての IT プロジェクトのステータスについて、一元的なプラットフォームでリアルタイムの可視性を得られるようになりました。「Smartsheet ダッシュボードを使用すると、計画から開始、完了まで、プロジェクトの各段階を明確に把握できます」と Barron 氏は言います。「当オフィスと関わりが多い部門を示すダッシュボードもあるため、コミュニケーションを改善すべき点を特定できます」。

キャンパス全体のプロセスを改善

Smartsheet の導入前は、電子デバイスの購入プロセスには開始から完了まで通常 30 日かかっていました。Smartsheet を活用することで、承認にかかる時間は 60% 以上短縮されました。 

「EDP プロセスの完了に 1 か月かかっていたのが、Smartsheet を使用すれば 8 ～ 10 日で完了できます」と Barron 氏は言います。 

自動化されたワークフローにより、Smartsheet で管理の手間を減らし、関係者に対する説明責任を向上させることができます。「申請書を紛失しないか心配する必要はもうありません。Smartsheet を使用すると、購入がプロセスのどの段階まで進んでいるかを簡単に追跡でき、依頼者は承認の進捗状況をリアルタイムで把握することができます」。

IT プロジェクトのポートフォリオを Smartsheet で管理することで、同オフィスは生産性を大幅に向上させ、効率を改善し、キャンパス全体での共同作業を強化しています。「Smartsheet でテンプレートを標準化することでプロセスが変革されたため、新規プロジェクトを一から始める必要がなくなりました」と Barron 氏は言います。「概要を示すダッシュボードや、プロジェクトを順調に進めるための自動通知など、Smartsheet のおかげですべてのプロジェクトを整理し、最新の状態に保つことができています。Smartsheet はキャンパス全体のプロセスを改善するのに役立っていて、今後私たちをどこに導いてくれるのかを見るのが楽しみです」。

学生と教員の体験を向上

Barron 氏とそのチームは、Smartsheet を使用してプロセスを迅速かつ効率的に行えるようになったため、オールバニー州立大学の教員と学生のサポートにこれまでより多くの時間を割くことができるようになりました。「Smartsheet によってプロセスをスピードアップできるため、最も大切なこと、つまり学生に集中することができます」と Barron 氏は言います。 

「私たちの使命の 1 つは学生に最高の教育を提供できるようサポートすることです。そのためにはスムーズでシームレスなプロセスを確立する必要があります。Smartsheet のおかげで共同作業が増え、学生と教員に影響を与える戦略的な意思決定に多くの時間を割くことができるようになりました」。

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