Bayer (バイエル) が Smartsheet でリアルタイムの可視性を獲得し、膨大な時間を節約

Bayer というと、思い浮かぶのはアスピリンの瓶かもしれません。しかし、同社は頭痛を和らげること以外にも、さまざまな事業を行っています。医薬品の開発から画期的な農作物ソリューションまで、同社は医療と農業の最前線に立ち、高齢化社会と食糧の確保といった喫緊の課題が存在する現代において革新を進めています。

しかし、グローバルな大企業であれば、本社、地域オフィス、現地拠点間の共同作業は容易ではない場合があります。「本社は現地の状況を把握し、現地では新しいポリシーやツールなどの世界的な変化を把握できる、双方向のコミュニケーション ラインを構築する必要がありました」と、Bayer の変革、導入および維持エクセレンスの責任者である Andreas Ahammer 氏は説明します。「私たちは、グローバル規模で即時に可視性と柔軟性を提供してくれるポートフォリオ管理ソリューションを必要としていました」。
 

包括的で柔軟性があり、使い勝手の良いツールを探して

Bayer の北米製品供給部門でプロジェクト ポートフォリオ管理リーダーを務める Jeffrey Manning 氏は、市場にあるツールを綿密に調査しました。「プロジェクトの実行と計画の両方を実現するプラットフォームを見つけるのに苦労しました」と彼は振り返ります。「使いやすさと拡張性も非常に重要でした。そこで、選択肢を 2 つに絞りました。最初の製品は、私たちが必要としていた柔軟性と機能を持ち合わせていませんでした。一方で、スタッフの多くはすでに Smartsheet ベースのソリューションを構築して気に入っており、こちらを導入してほしいと懇願されました。そういうわけで、迷わず決まりました」。

「Smartsheet は他のツールと比較してはるかにユーザーフレンドリーでした」と、Ahammer 氏が同意します。「見た目も使い勝手も感覚的になじみやすいため、仕組みを理解するのが簡単です。また、シートの枠を超えた使い方もできます。適切なフレームワーク、テンプレート、ツールがあるため、変更管理に一貫性を持たせることができます」。

チームのプロジェクト管理をサポート

上記を踏まえ、Bayer は Smartsheet でプロジェクトとポートフォリオ管理のソリューションを構築することにしました。「Smartsheet を導入してから 1 年が経ちますが、このソリューションを使用して約 1,500 のプロジェクトを実行しています」と Manning 氏は振り返ります。すべては全員がプロジェクトの詳細を提出できる基本的なデータ収集フォームから始まります。汎用的なフォームは、さまざまなチームのニーズに合わせて微調整が可能です。スタッフはワン クリックで、変更計画、コミュニケーション計画、プロジェクト計画など、一連のプロジェクト管理ツールを生成する特別なツールキットをリクエストできます。小規模なプロジェクトの場合は、主要なメトリックに焦点を当てたグリッド表示を選択できます。

このソリューションには、各部署のワークスペースやレポートを自動的に設定するツールキットも含まれています。WorkApps と Dynamic View を使用することで、Bayer では特定のプロジェクト向けにキュレーションされたビューやダッシュボードも提供しています。「これをセットアップするのに何日もかかると思われがちですが、実際には、完全に機能するエンドツーエンドのソリューションを部門向けに作成するのには、数分しかかかりません」と Manning 氏は言います。

目標の追跡

その後すぐ、Bayer は目標の追跡用に Smartsheet ベースの別のソリューションを構築しました。「社員は通常、リーダーシップから目標を受け取り、同時にチームの目標も立てます」と Manning 氏は説明します。「これまでは、これらをプレゼンテーションのスライドに手作業で組み合わせてレポートを作成していたので、時間がかかっていました」。現在、サプライ チェーン エクセレンス部門は年初に主な目標を設定し、Smartsheet を使用してその目標を各部門と自動的に共有しています。「各部門のリーダーが独自の目標を追加できるため、すべての目標を一元的に追跡して更新できます」と Manning 氏は付け加えます。

プレゼンテーションのスライドが過去のものとなった今、Bayer のリアルタイム データは必要不可欠な可視性を提供しています。 

「最大の利点は、リーダーに素早く情報を提供できることです」と Manning 氏は述べます。「たとえば 3 年前、あるシニア バイス プレジデントから進行中の投資プロジェクトの概要について尋ねられました。当時はその用意に数週間かかっていました。今はプロジェクトが完全に可視化されているので、ボタンをクリックするだけで情報を引き出すことができます」。

可視性、比較可能性、シンプルさという 3 つの要素

Ahammer 氏にとって、この可視性の向上は比較可能性とシンプルさに直結しています。「すべての情報が手元にあるので、自分の仕事を別のチームのあらゆる状況と比較することもできます」と彼は説明します。「また、そのすべてがうまく整理され、シンプルに保たれています。そうでなければ、私たちはまた細かい事柄に囚われていたでしょう」。

Ahammer 氏によれば、これが Smartsheet によって全社的な文化的変革が実現した理由だと言います。「煩雑な作業の削減、複雑さの軽減、革新、所有権を共有できるダイナミックなアプローチの採用などを、チームが実現できるよう支援しています」と彼は述べます。「つまり、上から指示を出すのではなく、チーム メンバーが今後の課題や自分が対処する内容を把握しているのです」。

予算とスケジュールをカット

効果的な実行と追跡により、Bayer は時間とリソースを節約しました。「Smartsheet Control Center を使用してプロセスを自動化することで、あるチームは 500 時間以上節約することができました」と Manning 氏は言います。

さらには、Bayer のリーダーシップも Smartsheet によって時間を節約しました。「管理職の場合、少なくとも週に 2 ～ 3 時間は節約できる可能性があります」と Ahammer 氏は言います。たとえば、同社は以前、社員と面接を行い、リーダー層にフィードバックを提示していました。「このプロセスは理論的には簡単ですが、実際には費用が高く、外部の面接者への支払いやフィードバックの分類も必要となります」と、Ahammer 氏は説明します。「最近、Smartsheet に切り替えたので、人工知能で強化された質問フォームが作成でき、それが自動的に実行可能なアイテムを提供してくれます」。 

「正確な数字を提示するのは難しいですが、Smartsheet で管理されるプロジェクトは大幅に効率化されるため、これらのプロジェクトの結果、年間数百万ドルを節約し、2023 年だけで 2 万時間以上の作業時間を節約することができました」。

変化と効率性の推進

この取り組みを振り返って、Manning 氏は自らを Smartsheet アンバサダーだと捉えています。「社員の負担を減らすことで彼らをサポートすることがとても楽しいです。非常にやりがいがあります」と彼は締めくくります。「時々このように言う人がいます。『Smartsheet は聞いたことあるけど、Excel を強化したようなものですよね？』そのような人に対し、その考えを捨てるよう伝えます。Smartsheet は、ビジネス ニーズを満たすノーコード ソリューションを構築できるプラットフォームです」。