ソルト レイク シティ、Smartsheet を使用してコミュニティ エンゲージメントとホームレス コミュニティのサポートを向上

ユタ州のソルト レイク シティは米国の他の多くの都市と同様に、増加するホームレスの支援に取り組んでいます。同市のホームレス支援対応チームは、市内のホームレスに住居、教育、その他のリソースを提供する活動を行っています。「私たちのチームは、リソース フェアの開催、マイクロシェルター コミュニティの支援、市全体のホームレス サービス プロバイダーとの協力を通じて、住居がある人とない人々の両方の懸念を軽減しようとしています」と、ソルト レイク シティのコミュニティ エンゲージメント コーディネーターである Stephen Fanale 氏は言います。

市内のホームレスに関する野営地などの問題についてコミュニティの人から報告を受けると、Fanale 氏とそのチームはその件について追跡を行い、市内の他の部門や組織と連携して問題の解決に取り組みます。 

「昨年は約 7,000 件の報告が寄せられましたが、Smartsheet のおかげでそれらの報告を簡単に追跡および処理し、各問題に対応することができました」と Fanale 氏は言います。

Smartsheet を導入する前のソルト レイク シティは、報告された問題を管理し、コミュニティや内部および外部のパートナーと効果的にコミュニケーションをとるのに苦労していました。「スプレッドシート、電子メール、マッピング ソフトウェアを使用していましたが、プロセスが一元化されておらず、レポート作成に非常に時間がかかっていました」と Fanale 氏は言います。リアルタイムのデータがないことも問題でした。「マッピング ソフトウェアに移動して、問題が報告されている場所を選択する必要がありましたが、レポートの作成が完了した頃にはその情報は古くなってしまっていました」と Fanale 氏は言います。

Smartsheet でホームレスの野営地、廃棄物の処理、シェルターへの紹介状況を追跡 

市の IT 部門から Smartsheet のメリットに関する説明を受け、同部門による協力の下でそのツールの基本を理解した Fanale 氏は、Smartsheet についてもっと詳しく知りたいと考えました。「Smartsheet を活用することで、プロセスを自動化し標準化できるということがすぐにわかりました」と同氏は言います。

Smartsheet の導入後、ホームレス支援対応チームは、同ツールを使ってホームレスの野営地問題に関する報告の追跡や、ソルト レイク シティ全体の廃棄物処理プロセスの管理を開始しました。モバイル アプリで提出されたコミュニティからの報告データを取得し、組織と連携して、解決にかかる時間を Smartsheet で管理しています。同チームは自動化されたワークフローを使用して、適切な組織に通知を送信します。「私たちは生物学的廃棄物の処理を行う組織と契約しているのですが、その処理について場所と日時を Smartsheet で入力してもらっています」と Fanale 氏は言います。「Smartsheet を使って、処理担当者と所要時間を追跡しています」。

ホームレス支援対応チームも、マイクロシェルター コミュニティへの支援活動の紹介やアクティブ ケースの管理に Smartsheet を活用しています。市長室や公園課に連絡があると、その情報は Smartsheet に保存され、担当者に自動メール通知が送信されます。「たとえば、コミュニティの人がモバイル アプリを使用して学校の近くで問題を報告した場合、その地区のコミュニティ連絡員または警察官に自動的に通知されます。同様に、誰かが生物学的廃棄物に関する報告を行うと、その処理を担当する組織に通知が届きます」と Fanale 氏は言います。

リアルタイム データの可視性の向上  

ソルト レイク シティのホームレス支援対応チームでは、Smartsheet の活用によって、マイクロシェルターの紹介からごみや生物学的廃棄物の収集状況まで、あらゆる最新データにすばやく簡単にアクセスすることが可能となっています。「Smartsheet のフォーム、レポート、ダッシュボードを使用することで、ボタンをクリックするだけでより迅速かつ適切な意思決定を行うことができるようになりました。ホームレス支援チームを適切なタイミングで適切な場所に派遣することで、必要な人に支援を提供することができます」と Fanale 氏は述べます。

また、Fanale 氏と彼のチームは、Smartsheet を使用して地図データを表示し、報告に基づいて廃棄物処理担当者を派遣する場所を迅速に決定することができます。「コミュニティ全体の地区を可視化し、効率よく清掃することが容易になりました」と Fanale 氏は述べます。

Smartsheet のダッシュボードを使用することで、市議会メンバー、地域のホームレス支援センター、その他のパートナーに、コミュニティでの活動状況に関する最新情報をリアルタイムで簡単に提供することができます。「メインのダッシュボードでは、現時点での地区ごとのホームレス野営地の数と、ごみ処理にかかる平均時間を確認できます」と Fanale 氏は言います。

対応時間の短縮 

Smartsheet で正確な情報にアクセスしやすくなったことで、ホームレス支援対応チームはコミュニティのニーズにより迅速に対応できるようになりました。 

「コミュニティからの報告に対応する時間が半減しました」と Fanale 氏は言います。「同プロセスで年間 450 時間を節約しています」。 

また、報告があると Smartsheet ソリューションによって地域のパートナーにすぐに自動通知が届くため、より迅速に地区清掃を行うことができます。「私たちが提携しているごみ処理団体は、報告を受けてから 2 日以内にエリアを清掃できます」と Fanale 氏は言います。「以前は処理に 1 週間もかかっていました」。

Smartsheet による時間削減の結果、Fanale 氏と彼のチームは新しいプロジェクトや取り組みに集中できるようになりました。 

「私の同僚の 1 人が新しい教育プログラムを開発していますが、Smartsheet のおかげでより多くの時間をその作業に費やすことができています」と同氏は言います。「私たちは郡と協力して、保護されないホームレスに対応するためのタスク グループを開発しています。時間に余裕ができたことで、その計画の作成に大いに貢献することができています」。

さらに効果的にコミュニティに奉仕する

ホームレス支援対応チームは、Smartsheet のダッシュボードとレポートを使って、都市全体で起きていることをより明確に把握できるようにしています。「私たちは税金で資金を賄っているので、市民は自分たちのお金がどこに使われているかを知りたいはずです」と Fanale 氏は言います。「Smartsheet を使用すれば、質問や懸念がある人々に役立つデータを提示できます」。

Fanale 氏は、チームがソルト レイク シティのコミュニティとより密接にコミュニケーションをとることができており、最終的にはアウトリーチの改善につながったと述べています。「Smartsheet のおかげで、地域のパートナーやコミュニティの人々とのコミュニケーションが容易になりました」と彼は言います。「人々から連絡があったときに、より迅速に対応し、より正確な情報を提供することができます。Smartsheet のおかげで、作業をさらに効率的に行うことができています」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。