オレゴン州福祉局、Smartsheet を使用して重要なプログラムを管理し、追跡の一元化と正確な報告書作成を実現

オレゴン州福祉局 (ODHS) はオレゴン州の主要機関であり、オレゴン州民の幸福と独立の達成を支援しています。州最大の機関である ODHS は、援助の申請者と受領者の適格性を判断します。ODHS は「高齢者・障がい者支援」「児童福祉」「発達障がいサービス」「自立支援プログラム」「職業リハビリテーション」「オレゴン適格性パートナーシップ」などのプログラムを通じて、100 万人以上の人々にサービスを提供しています。

ODHS の日常業務ではテクノロジーが重要な役割を果たすので、同機関はプログラムの管理と報告書作成の簡素化を実現するための、費用対効果の高い安全なソリューションを探していました。「資金源には限りがあり、資金が常に確保されているとは限らないため、どの政府機関にとってもコストは重要です」と、ODHS のパフォーマンス システム管理者である Joey Razzano 氏は言います。「さらに、個人を特定できる情報も保護する必要があります。これは個人に関する機密データです」。

Razzano 氏は前職であるオレゴン州保健局で Smartsheet を使用した経験があり、ODHS でこのプラットフォームの導入をサポートしました。「Smartsheet は使いやすいだけでなく、拡張性と柔軟性もあることを知っていました」と同氏は言います。Razzano 氏はすぐに機関の Smartsheet エキスパートとなり、ODHS のさまざまなチームが Smartsheet ソリューションの構築について彼女に支援を求めるようになりました。そのうちの 1 つが職業リハビリテーショでした。これは、連邦政府資金によるプログラムであり、障がいのある人々の就業支援を行うことを目的としています。同チームは、すべての学区や請負業者とのサービスをより効率的に追跡・調整し、連邦政府への正確な報告を可能にするソリューションを必要としていました。 「報告書の内容が正確でなかったために、同プログラムは連邦資金を失う危険にさらされていました」と Razzano 氏は言います。

Smartsheet で「職業リハビリテーション」のプロセスを管理

「職業リハビリテーション」チームには一元化された報告書作成機能がなく、従業員間の共同作業を強化したいと考えていました。「私たちのケース管理機関については、州政府と連邦政府機関に報告する必要がありますが、異なるシステム間で連絡を取ることができなかったため、報告するのは困難でした」と Razzano 氏は言います。また、同機関はプロジェクト管理を合理化する必要もありました。「異なるソフトウェアや追跡ツールを使用している人がいますが、そういった人々はサイロ化した状態で作業を行っていたため、効果的に共同作業を行うことができませんでした」と Razzano 氏は述べます。

請負業者が納品に失敗したことを受け、Razzano 氏は Smartsheet で「職業リハビリテーション」プログラムをより適切に管理するためのソリューションを迅速に構築できるようチームを支援しました。「マネージャーから必要な機能について説明を受けたとき、Smartsheet なら実現できると思いました」と同氏は語ります。Smartsheet を活用することで、チームは州内の何十もの学区の承認ステップをより簡単に追跡できるようになっただけでなく、毎月リアルタイムの請求用レポートを提出し、四半期ごとに正確な報告書を連邦政府機関へ提出するといったことも可能になりました。「私たちはすべてのステップを追跡し、サービスを必要としている人の情報や適格性を明確にしています」と Razzano 氏は言います。Smartsheet によって、毎日異なるシステムから主要な識別番号を含むデータがエクスポートされるため、紹介を一貫して追跡することが可能となり、手作業でデータ入力を行う必要性も無くなります。ODHS は、地域のコーディネーターや学区に可視性を提供するために、各ケースの学校、請負業者、簡易統計の概要を示すさまざまなダッシュボードも作成し、Dynamic View を使用して関連する請求情報のみが表示されるようにしました。

ケース管理のための直感的で使いやすいソリューション  

ODHS はすぐに「職業リハビリテーション」プログラムの追跡と報告を行うための包括的なシステムを構築しました。「Smartsheet は直感的で使いやすいため、2 週間で「職業リハビリテーション」プログラムの承認追跡ソリューションを構築することができました」と Razzano 氏は言います。追跡および報告書作成ソリューションの導入完了後、Razzano 氏はそれが連邦政府の報告書要件を満たしており、プログラムに必要な資金を継続的に受け取れることを知りました。「実際、ある連邦政府機関は、私たちのソリューションが非常に優れているため、別の州にも参考にするよう提案したそうです」と Razzano 氏は述べます。

ODHS は、Smartsheet の柔軟性からもメリットを得ました。「ソリューションを構築している間にも要件は絶えず変化しましたが、Smartsheet は非常に柔軟で拡張性が高いため、進めていく中で調整を行うことができました」と Razzano 氏は言います。さらに、Smartsheet ダッシュボードは、ODHS が地区ごとにケース管理プロセスを一元化するのにも役立っています。 

「私たちは地区ごとに一元管理できる場を設けたので、コーディネーターは 1 か所で紹介、払い戻し、その他のフォームを確認できます」と Razzano 氏は言います。「多くの場合、政府のフォームや他の情報を見つけるのに複数の場所にアクセスする必要があります。Smartsheet を使用することで、すべてのフォームをダッシュボードに埋め込むことができるようになりました。これにより、あらゆるものが見つけやすくなり、各地区にとっても効率的となりました」。

従業員の効率化を促進

その他の ODHS スタッフについても、情報サービス部門に頼るのではなく、Smartsheet 上で独自のソリューションを作成できるようになっています。「以前は、情報サービスに何かを作成してもらうのに数か月以上待たなければなりませんでした」と Razzano 氏は言います。「Smartsheet では、うまく機能するものを簡単に構築でき、チームもその方法を簡単に習得できます。4、5 つの異なるプログラムを使用する代わりに、必要なことすべてを Smartsheet で一元的に行うことができます」。

さらに、Smartsheet は安全なプラットフォームを提供することで、ODHS が各プログラムの利用者の個人情報をより適切に保護できるよう支援しています。「州政府機関である私たちにとってセキュリティがいかに重要であるかは強調してもしきれません」と Razzano 氏は言います。 

「私たちは公文書に関して非常に気をつけており、クリックスルー ユーザー契約が設定されたクラウドベースのサービスについては、司法省から承認得る必要があります。Smartsheet を使えば、これらの要件を満たせることはわかっています。Smartsheet によって、プラットフォームの安全性を常に確保できるため、リスクをより適切に管理できます。そのおかげで、ODHS では自信を持ってこのテクノロジーを拡張させることができています」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。