Caravel は Smartsheet でリソースの割り当てを最適化し、プロジェクトの人員配置と管理を改善

会計事務所 BPM LLP のテクノロジー サービス グループに所属する Caravel, BPM Technology Solutions (キャラベル、BPM テクノロジー ソリューションズ) は、企業による会計ソフトウェア ソリューションの展開を支援する一方、エンドツーエンドのアドバイザリー サービスとサポート サービスを提供しています。1,300 人以上の従業員が 4 か所のグローバル デリバリー センターで勤務し、NetSuite や Salesforce などのテクノロジーを導入する顧客を支援しています。

Caravel はビジネスの成長を加速させることに焦点を当てており、その目標をサポートするより良いプロジェクト管理ツールを見つける必要に迫られていました。「弊社は、サービスの提供、新製品、IT 開発、あるいはイノベーションを通じて、あらゆるレベルで成長と拡大を続けていきたいと考えています」と、Caravel のデリバリーおよび業務担当シニア マネージング ディレクターを務める Tai Valenzuela 氏は言います。しかし、成長と拡大の目標を達成することは困難でした。同社は生産性とプロジェクト管理のソフトウェアを組み合わせて使用しており、そのせいでリソース管理が困難だったからです。「プロジェクトのリソース割り当てを決定するのは簡単なことではありませんでした。顧客に対して一貫性のあるデリバリーを行うための、適切なツールがなかったからです」と、Caravel の PMO シニア ディレクターを務める Evan Jackson 氏は言います。「適材適所を実現するのは困難でした」。

同社はまた、シニア リーダーが導入プロジェクトをより良く確認できるようにしたいと考えていました。「レポート能力が非常に限られていたため、プロジェクトの進捗状況を示すのはたやすいことではありませんでした」と、Valenzuela 氏は言います。「基本的なスプレッドシートを使用してプロジェクトのレポートを作成していましたが、全体的に見て、弊社の拡大能力と成長能力には限界がありました」。

Smartsheet で導入を追跡し、リソースを管理する 

Caravel は導入プロジェクトの管理を合理化すべく、Smartsheet を採用して社内外で使用することにしました。Smartsheet のプロジェクト ダッシュボードを使用して各顧客の導入状況を管理し、Caravel のコンサルタントと顧客がプロジェクトのステータスとレポートを 1 か所で確認できるようにしています。

顧客による新規導入が始まると、Caravel のプロジェクト マネージャーはボタンをクリックしてブループリントにアクセスします。そのブループリントに含まれるシートには、プロジェクト、計画、アクション アイテム、リスク、変更、チェックリスト、および稼働開始日に関する情報が記載されています。「私たちはブループリントとダッシュボードを社内外で毎日使用しています」と、Valenzuela 氏は言います。「それぞれの導入タスクの完了時には、関連シートを更新することになっています。それにより、稼働開始に向けた進捗状況を示し、すべての作業が順調に進むようにしています」。 

また、Caravel はリソースとプロジェクト ポートフォリオのプランニング ソリューションである Resource Management by Smartsheet を使用して、各プロジェクトに必要なリソースを特定し、キャパシティを管理して最適な割り当てを実現しています。「すべてのプロジェクトについて、それに対応するプロジェクトが Resource Management 内に存在し、タスクごとに分解されています」と、Jackson 氏は言います。「弊社のコンサルタントとプロジェクト マネージャーは、それを使用してプロジェクトの時間数を入力します。また、それを通じてスケジュールを確認し、競合を回避したり、必要に応じてリソース、タイムライン、時間数を調整したりしています」。

Smartsheet の自動化されたワークフローにより、Caravel はアクション アイテムを管理し、プロジェクトの関係者に期限についてのリマインダーを送信できるようになっています。また、同社は最大 175 件の導入プロジェクトを常時管理していますが、そこでも Smartsheet が欠かせない存在になっています。「継続的なサポート サービスも Smartsheet で追跡しているので、プロジェクトの件数をさらに増やすことができます」と、Jackson 氏は言います。

リソース割り当ての最適化によって、プロジェクトの人員配置を迅速化する  

Caravel は Resource Management を使用して、導入プロジェクトにリソースが常に十分割り当てられるようにしています。「Resource Management by Smartsheet によって、チームのリソース割り当てを確認し、人員の過剰や不足が発生している領域を把握するためのツールが得られました。それにより、クロス トレーニングの実施やその他の調整が必要かどうかを判断できます」と、Jackson 氏は言います。「その結果、新規プロジェクトの人員配置にかかる時間がおよそ 4 週間短縮され、最終的には業務と収益の増加、そして顧客の満足度向上につながりました」。Resource Management を使用することで、Caravel では配置可能な人員をより良く把握できるようになり、プロジェクトの稼働率が 25% 向上しました。 

また Resource Management によって、プロジェクトを妨げる可能性がある障害をより効果的に予測できるようになりました。「プロジェクトにおいては、ある日付が変更になり、稼働開始がリスクに晒されていると判明した際に、今後困難を抱えることが明らかになる場合があります」と、Jackson 氏は言います。 

「Resource Management では、リソース割り当てのデータが非常に整然としていて、プロジェクトに携わる全員が閲覧できるようになっているため、そうした困難に備えて計画を立てることができます」。 

さらに、Caravel は Resource Management によってより良い雇用を行えるようになりました。「自分たちの予測内容と、予想されるプロジェクトの時間数に目を向けることで、どのポジションが人員不足の可能性があるか、あるいはジュニア コンサルタントかシニア コンサルタント、開発者ではなくプロジェクト マネージャーといったように特定の役割が必要か把握できます」と、Jackson 氏は言います。

プロジェクトのカスタマイズとカスタマー サービスにより多くの時間を 

Caravel は Smartsheet を使用することで全体的な効率を向上させました。それにより、プロジェクト マネージャーは手作業に費やす時間を減らし、プロジェクトの改善により多くの時間を割くことができます。 

「プロジェクト マネージャーは Smartsheet によって下準備に費やす時間を大幅に削減できるため、プロジェクトをゼロから始めるのではなく、カスタマイズすることに集中できます」と、Valenzuela 氏は言います。「Smartsheet のおかげで、弊社は週あたり合計で最大 1,400 時間を節約できました。その時間は、顧客と協力したり、より多くのスタッフをプロジェクトに参加させたりすることに割くことができます」。

また、Smartsheet によってプロジェクト マネージャーの生産性が向上したため、同社は高品質のカスタマー サービスを継続的に提供しつつ、より多くの案件を引き受けられるようになっています。「Smartsheet を活用して成長するにつれて、弊社は最高レベルのサービスを引き続き提供しながら、より多くのプロジェクトをリソース レベルで引き受けられるようになりました。これは、Smartsheet がもたらした自動化と効率向上のおかげです」と、Jackson 氏は言います。「Smartsheet によって、少ないリソースで多くのことを成し遂げ、リソースを最大限に活用できるようになったのです」。

収益と人員の増加を加速させる

Caravel は Smartsheet を採用して以来、急速にビジネスを拡大させています。Smartsheet の導入後 5 年間で人員が 500% 増加し、売上総利益が 20% 増加しました。「収益と全体的なチームの規模の両方において、Smartsheet が拡大と成長の機会をもたらしたのは間違いありません」と Valenzuela 氏は言います。

 「Smartsheet によって、テンプレートベースのパッケージを構築して顧客への導入を合理化することができます。また、営業担当者はたとえばダッシュボードのデモを使用し、プロジェクト計画の一端を新規顧客に伝えられるようになったため、取引の成立が容易になりました」。

同社は Smartsheet と共に成長することを視野に入れています。「弊社は Smartsheet の Early Adopter プログラムに参加しており、このテクノロジーの新機能や改善内容を把握できるようになっています」と、Jackson 氏は言います。「次に何が起きるのか、とても楽しみです」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。