Palfinger (パルフィンガー) は Smartsheet を使用し 450 件以上のプロジェクトで可視化、構造化、自動化を実現

創業から 90 年を超える Palfinger (パルフィンガー) は、クレーンとリフティング ソリューションのグローバル リーダーへと成長しました。オーストリアに本社を置き、1 万 2,000 人以上の従業員と世界各地に 30 か所の製造拠点を構える同社は、トラック、船舶、列車などに搭載されるアイコニックなローダー クレーンが最もよく知られています。年数を重ねる中で、同社のラインアップはフック ローダーやトラック搭載型フォークリフトから、海上ハンドリング システムや高所作業プラットフォームに至るまで、あらゆる領域に拡大してきました。

分散したスプレッドシートでプロジェクトを管理

Palfinger の PMO グローバル オペレーション責任者である Nadir Doudou 氏は、製造イニシアチブから社内ロジスティクス、購買に至るまで、主要なオペレーション プロジェクトを円滑に進め、真の価値を提供できるよう管理する責任を担っています。就任当初、彼はチームメイトの大半がシンプルで接続性のないスプレッドシートでプロジェクトを管理していることに気づきました。 

「Smartsheet を使用すれば、技術サポートを必要とせずにワークフローや自動化の作成が容易になり、しかも共通データベースの恩恵を受けられることに気付きました」と、Palfinger の PMO セールス責任者、Joy El Houeiss 氏は語ります。

Smartsheet が IT チームの厳格な審査プロセスを通過すると、Doudou 氏は最初のユーザーとして Smartsheet の導入を開始しました。「レポート、ダッシュボード、自動化をいろいろ試し、Smartsheet のテンプレート ライブラリを見始めました」と同氏は振り返ります。「そこでプロジェクト管理オフィスのテンプレートを見つけました。これは、どこから始めればよいかを明確に示してくれ、プロジェクト マネージャー向けの標準ツールセットを構築するのに役立ちました」。このセットアップは年月とともに進化を遂げましたが、今もなお強力な基礎構造として機能しています。

ストレスのない拡張

Doudou 氏の部門はすぐにこのソリューションを習得し、最小限のトレーニングでわずか 3 か月のうちに 50 件を超えるプロジェクトを立ち上げました。他の部門もすぐに追随しました。「各部門やプロジェクト マネージャーの要件に合わせてシステムを微調整するのは、とても簡単でした」と Doudou 氏は説明します。程なくして、Smartsheet は Palfinger 全体でプロジェクトやポートフォリオ管理に欠かせないプラットフォームとなり、今では会社全体で約 500 のプロジェクトが稼働中です。

ソリューションの利用者が増えるにつれ、同社に寄せられるユーザーからのフィードバックも増えました。「列を微調整したり、新しい関数を追加したりするたびに、100 件のプロジェクトそれぞれに更新を適用しなければなりませんでした」と Doudou 氏は振り返ります。そのとき、チームは Smartsheet Control Center を発見し、変更やプロジェクトの新規作成を一括で行えるようになりました。

Smartsheet の活用を探る

Smartsheet の利用が広がるにつれて、Palfinger はさらに多くの機能を取り入れ始めました。「Dynamic View を使用することで、スプレッドシート全体へのアクセス権限を与えることなく、適切な情報だけを必要な人々に共有できます」と Doudou 氏は言います。これは機密データを扱う場合に特に有効です。その裏側では Data Shuttle がポートフォリオ間でプロジェクトの詳細を同期させているため、チームは同じ更新作業を何度も行う必要がありません。さらに、Resource Management を使用して作業量を把握し、従業員に負荷がかかりすぎないようにしています。

時間が経つにつれて、従業員もチケット システムやダッシュボードなどのカスタム Smartsheet ソリューションを構築し始めました。「他のプラットフォームでは、変更を行うにはカスタムのプログラミングとサポートが必要で、少しの調整でも多額の費用がかかってしまいます」と Doudou 氏は言います。 

「そこがまさに Smartsheet の真骨頂です。自分たちで環境を構築でき、プロセス全体がとても楽しく、便利で、しかも簡単なのです。」

少ない労力で透明性を高める

分散していたスプレッドシートから一元管理システムに移行したことで、Palfinger はプロジェクトのパフォーマンスを明確に把握できるようになりました。「すべてのプロジェクトに完全な透明性があり、各アクティビティにどれだけの時間と労力が費やされているかを一目で確認できます」と Doudou 氏は言います。この可視性により、チームは実際のデータに基づいて優先順位を付けられるようになりました。

Doudou 氏にとって、可視性を実現できるプラットフォームは数多くありますが、Smartsheet が際立っているのは、すばやく実務に活用できる点です。「毎週 10 件ほどの新しいプロジェクトの立ち上げを、Control Center で標準テンプレートを使うことで実現できています。それだけでも、週に約 2 時間を節約できます」と同氏は語ります。「今では、何百ものプロジェクトを一つずつ更新するのではなく、ワンクリックですべてのプロジェクトに変更を反映できるようになりました」。しかし、同氏が最も気に入っている機能は自動化です。自動化は、反復的なタスクを削減し、常に手作業でフォローアップすることなく、プロジェクトを前進させます。

勢いをさらに加速

Smartsheet は Palfinger の世界中の従業員の間で着実に普及しており、近い将来、Resource Management が従業員の約 10% をサポートする見込みです。同社は今後、Smartsheet を他の主要システムと連携させ、タイムシート、予算、アジャイル開発ワークフローの管理にも活用していく予定です。「これは単なる新しいツールではなく、統一され、透明性が高く、連携のとれた新しい業務のあり方です」と Doudou 氏は語ります。「おかげで私たちの働き方が変わり、より明確な理解と自信を持って前進することができています」。