スウィンバーン エッジが Smartsheet で業務を変革し、ワークフローの合理化と共同作業の強化を実現

オーストラリアのスウィンバーン工科大学に付属するスウィンバーン エッジは、社会人向けの能力開発コース、人材研修、企業向けにカスタマイズされた学習ソリューションを提供しています。スウィンバーン エッジのオペレーション マネージャーである Anoush Hovivyan 氏は、カスタマー エクスペリエンスを担当しています。「私たちは生涯学習に強い情熱を注いでいます。学生が継続的にスキルを身につけ、専門的な役割において成長することを願っています」と彼女は言います。そのためにも、スウィンバーン エッジは継続的にプロセスを改善し、イノベーションの文化を育むことに力を入れています。 

「最新のトレンドやテクノロジーを常に把握しておくことが重要です。オペレーションは学生とクライアントの両方に直接影響を与えるからです」と Hovivyan 氏は言います。

共同作業未経験のチームが、自動化を活用して手動プロセスを合理化

その精神に忠実に、スウィンバーン エッジはサイロ化したチームを統合することを目指しました。「2019 年当時、各プロジェクト マネージャーは個別にクライアントに対応していました。誰かが不在になると、他の人が代行するのは困難でした。全員が異なるアプローチを使っていたからです」と Hovivyan 氏は述べます。 

この教育機関では、手動プロセスを合理化する必要もありました。「プログラム コーディネーターたちは、単純なスプレッドシートを使用してオフィスの業務を追跡していました」と彼女は付け加えます。リモートで働く職員が増えるにつれ、全員の最新情報を電子メールで共有し続けることがますます困難になっていきました。

Hovivyan 氏は以前の職場ですでに Smartsheet を使用していたため、プロセスの自動化、拡張性の確保、ワークフローの改善を実現するために Smartsheet の導入を提案しました。彼女は結果だけでなく、チーム全体が積極的に参加することも重視しています。 

Hovivyan 氏はリーダーとして、実装プロセスにおいて懸念に対処し、導入を促進するためには、チーム全体を巻き込むことが重要であることを理解していました。一部の従業員は当初、慣れないソリューションの使用をためらいました。たとえば、自動通知が確実に配信されるかどうか不安で、目に見えないプロセスを信頼するのが難しいという人々がいました。

試験運用

チームが新しいシステムにスムーズに移行できるよう、スウィンバーン エッジでは Smartsheet が段階的に導入されました。その最初のプロジェクトは、非常勤スタッフの年間カレンダーの管理でした。それまでは年間約 4,000 件のワークショップのステータスを、請求書からスケジュールまであらゆるものをスプレッドシートで追跡しており、年度末にデータを突き合わせる作業は容易ではありませんでした。

Hovivyan 氏はこのプロセス全体を Smartsheet で自動化しました。4 か月間このプロジェクトに取り組んだチームは、自動リマインダーとダッシュボードの価値を実感しました。この変化によって Smartsheet が業務効率を向上させることが実証され、エッジの職員は自らシートを作成し、Smartsheet の可能性を探求し始めました。「当初は躊躇していたチーム メンバーたちも、今では熱心な支持者となり、自分の業務で Smartsheet をさらに活用するにはどうすればよいかを頻繁に尋ねるようになりました」。

カスタム ソリューションの構築

試験運用の成功後、スウィンバーン エッジは業務全体に Smartsheet を導入し、さまざまなプロセスを自動化し始めました。チームはパートナーである Atturra (アテュラ) のサポートを受け、クライアントが従業員の学習進捗状況をリアルタイムで確認できるダッシュボードを開発しました。また、学生は Smartsheet のフォームから情報をリクエストし、迅速な回答を得ることができるようになりました。

Smartsheet によって、情報へのアクセス性も高まりました。「最も驚くべき成果は、リアルタイムの可視性です」と Hovivyan 氏は語ります。「ダッシュボードとレポートに基づいて、プロジェクトのステータスと作業量に関する最新情報を把握できます。この透明性はチームとクライアントの両方にとって非常に重要であり、これにより、全員の説明責任と情報共有が向上しています」。

より協力的で迅速なチーム

すべてを一元化することで、スウィンバーン エッジは当初の目標であったプロジェクト チーム全体の共同作業の改善を達成しました。「Smartsheet で共同作業が強化されました。全員がリソースを共有し、団結して作業しています。Smartsheet ですべての透明性が高まったことで、チームに一体感が生まれたのです」と Hovivyan 氏は付け加えます。

この可視性により、チーム内だけでなく、クライアントや学生とのコミュニケーションも改善されました。「学生から課題の提出期限延長リクエストがあると、Smartsheet の自動化によって 24 時間以内の対応が可能です。学生のストレスが軽減され、期限のプレッシャーも緩和されます」と Hovivyan 氏は説明します。

イノベーションによる時間の節約

透明性が向上したことで、スウィンバーン エッジの職員と顧客は貴重な時間を節約できるようになりました。 

「リアルタイムのダッシュボードのおかげで、クライアントが自分で最新情報にアクセスできるため、頻繁な会議の必要性が減りました。さらに、自動化された電子メールが手動でのコミュニケーションに取って代わったことで、ワークフローが合理化されました。自動化によって多数の手動タスクが排除され、1 つの分野で約 40% の時間を節約しています。以前は 2 人のコーディネーターが必要だったタスクに、今は 1.2 人しか必要としないので、職員は戦略的な取り組みと専門性の向上に集中できます」と Hovivyan 氏は言います。

Hovivyan 氏にとって、Smartsheet 導入の過程は、スウィンバーン エッジのイノベーションへの取り組みを示す完璧な例となりました。「Smartsheet は変革を起こしました。最新のテクノロジーを採用することで、学生と組織の両方に大きなメリットをもたらすことができました」と彼女は語ります。「Smartsheet を使用して達成した成果を目の当たりにできて、非常に光栄です」。

継続的改善

今回の移行の成功には、Smartsheet と Atturra の両方が重要な役割を果たしたと Hovivyan 氏は振り返ります。「どちらも非常に優れたサポートを提供してくれたので、スウィンバーン エッジで Smartsheet を深いレベルで導入することができました。いつでも迅速に対応してくれましたし、私たちのニーズに合わせてカスタマイズされたトレーニングを提供してくれました」と Hovivyan 氏は述べます。

パートナーの支援を受けて、スウィンバーン エッジは Smartsheet の利用を次のレベルに引き上げようとしています。同教育機関は最近、Dynamic View と Data Shuttle の使用を開始し、タイムリーかつ文脈に応じた情報を提供することで、教職員が自分に関連する情報を確認できるようにしました。「Dynamic View は透明性と効率を大幅に向上させる可能性を秘めており、臨時従業員がリアルタイムで割り当てを確認できるようになります」と Hovivyan 氏は話します。エッジでは WorkApps と人工知能 (AI) ツールの使用も検討しています。スウィンバーンでの成果は、Smartsheet が組織全体に生み出す価値を改めて示すものです。Atturra と Smartsheet の支援により、Anoush 氏とそのチームは付加価値の高い業務を迅速に遂行できるようになりました。

着実な成長

スウィンバーン エッジは成長を続ける中で、Smartsheet が提供する柔軟性と拡張性を頼りにしています。「事業規模の拡大に合わせて拡張できるシステムが必要です。Smartsheet の適応性により、オンボーディングが簡素化され、シームレスなプロジェクト管理が実現します」と Hovivyan 氏は付け加えます。

模範を示すのが好きなリーダーとして、Hovivyan 氏は Smartsheet が大学全体に浸透していることに大きな喜びを感じています。 

「他のチームに Smartsheet の利点を示し、彼らが独自のソリューションを開発できるよう後押ししています。Smartsheet の導入が増えるにつれて、部門間の共同作業が強化され、スウィンバーンが掲げるより統一されたアプローチというビジョンに沿ったものになると信じています」。