Zalaris (ザラリス) が給与計算サービスの効率、可視性、結束力を向上

ノルウェーに本社を置く Zalaris は、人事と給与計算のサービスを 34 か国における企業に提供しています。「人事・給与計算サービスを中心に、採用、オンボーディング、目標設定、報酬、そして採用から退職までの従業員ライフサイクル全体に至るまで、あらゆることに対応しています」と、Zalaris の Zalaris Consulting グローバル責任者である Mike Ellis 氏は述べます。

サイロ化した業務

これまで、Zalaris は 7 つの異なる事業部門として運営されていました。地域ごとに異なるソフトウェアが使用されていたため、地域全体の情報を統合して、給与計算の最新情報をタイムリーかつ正確に入手することが困難でした。

Ellis 氏は、これらの部門を一元化して、組織全体のオペレーションを調整する役目を任されました。「世界規模のプロジェクトを引き受けているので、クライアントには一貫した体験を提供する必要があります」と Ellis 氏は言います。「結束力を高めることで、規模の経済の実現、株主価値の向上、収益性の向上を目指しています」。

Ellis 氏は前職ですでに Smartsheet を使用した経験があるため、ワークフローの合理化、プロセスの標準化、共同作業の世界的な向上を実現する統合プラットフォームとして Smartsheet を選びました。「これまでの経験から、Smartsheet によって効率を高め、プロジェクト管理を改善できることがわかっていました。そこで、アジア太平洋 (APAC) 地域での導入から始めました」と同氏は言います。Zalaris は、Smartsheet のプラチナ パートナーである InfoSpark (インフォスパーク) の支援を受けて、シンプルなソリューションである Smartsheet の価格見積もりツールから利用を開始しました。「このツールはすぐに欠かせないものとなり、そこからプロジェクト管理およびデリバリー チームは、Smartsheet の他の機能についても探り始めました」と Ellis 氏は振り返ります。

人材と需要のマッチング

まもなくして、APAC チームは Smartsheet を使ってチームのキャパシティを追跡し始めました。「Resource Management は、多くの点で非常に重要です」と Ellis 氏は述べます。「たとえば、作業を再割り当てする際には、類似したスキル セットを持つ人材が自動的に推薦されます。また、過剰に稼働している従業員や十分に活用されていない従業員を特定できるため、作業量の再調整や燃え尽き症候群の発生を防ぐことができます」と同氏は続けます。この機能は、従業員が最大の出費であり、非効率的なリソースの使用が収益に大きな影響を与える可能性があるコンサルティング会社にとって不可欠です。

「必要なスキルを持つ人材を見つけることがいかに難しいかを考慮すると、事前の計画が不可欠です。急に請負業者を雇うのは、コストがかかるからです」と Ellis 氏は言います。 

「Smartsheet を使用すると、役割、場所、スキル別に、次の 90 日間の人員配置の必要性を見積もることができます」。 

これにより、Zalaris はリソース管理ツールに採用要件をリアル タイムで入力できるようになりました。また、採用担当者は適切な人材を見つけるのに十分な時間を確保し、プロジェクトを期限内に開始して完了させることができます。

業務とレポート作成の最適化

InfoSpark は専門知識を活用して、Zalaris のニーズをすばやく把握したうえで、Smartsheet と Smartsheet Control Center の効果的な導入を実現しました。これにより、業務の合理化、ガバナンスの改善、地域間の一貫性確保を図るための包括的なソリューションがもたらされました。たとえば、締め切り、完了率、遅延など、すべての成果物とデータのステータスが追跡され、リアル タイムでプロジェクト ダッシュボードへと自動的にまとめられるため、チームは予定通りに業務を進めることができます。SCC はまた、チームがカスタマー サポートに費やす時間など、主要なメトリックのレポート作成を自動化し、Zalaris が顧客の要求事項を確実に満たせるよう支援しました。

「Smartsheet はプロジェクトのガバナンスに不可欠であり、ビジネスの包括的な把握に加え、リスクと全体的な財務状況の評価を可能にしてくれています。ダッシュボードは、不必要な複雑さや主観的な解釈を排除して、明確で偏りのない概要を提供してくれます」と Ellis 氏は言います。 

「Smartsheet Control Center を使用すると、損益だけを確認するのではなく、リソースの有効活用の度合いに重点を置きながら、販売見積もりで約束した成果を達成できているかどうかを監視できます」。

柔軟なソリューション、幅広い導入

Zalaris は、世界中のオフィスでの導入を促進するために、Smartsheet をさまざまなシナリオに適応させることを決定しました。「たとえば、Smartsheet Control Center を使うと、プロジェクト マネージャーは現地語でプロジェクト計画やレポートを作成し、英語で管理されるグローバル ポートフォリオにまとめることができます」と Ellis 氏は言います。Smartsheet は、さまざまなプロジェクト管理手法にも対応しています。「ウォーターフォール アプローチに従うモジュールもあれば、よりアジャイルなモジュールもあります」と Ellis 氏は言います。Smartsheet Control Center を使用すると、全体的な標準化を維持しながら、必要に応じてさまざまな複雑さのプロジェクトを設定できます。これは非常に強力です」。

この取り組みのおかげで、Smartsheet のソリューションは世界中の Zalaris チームで採用されました。「多くの部門が、私たちが得たメリットに注目し、それに倣ったのです」と Ellis 氏は語ります。「過去 12 か月間のライセンス件数の増加は、良い指標だと言えます。それは、従業員の笑顔からもよくわかります」と同氏は続けます。Ellis 氏によると、Smartsheet を世界的に採用するうえで InfoSpark が助けになったとのことです。「InfoSpark は、私たちが達成しようとしていることを素早く把握して、そのビジョンを実現してくれました」と Ellis 氏は付け加えます。

シームレスなデータ センター移行によるコンプライアンスと拡張性の向上

Zalaris は、Smartsheet の使用を APAC 地域以外にも拡大するにつれて、欧州の厳格なデータ規制へのコンプライアンスを確保する必要がありました。GDPR の要件を満たし、データ主権を強化するため、Zalaris は Smartsheet の米国データ センターから EU のデータ センターに移行しました。これは、業界標準に準拠し、データ アクセスに対する完全な制御を維持するための重要な動きです。

Zalaris と InfoSpark 両社の Smartsheet のエキスパートが協力し、Smartsheet ソリューションを最新化するとともに、欧州への円滑な移行を実現するための計画を策定しました。実行時には、自動化ツールの活用、計画の柔軟性、綿密な品質保証プロセスが実施され、Zalaris はビジネスの継続性を維持しながら、新しい機能を導入することができました。また、この移行により同社は Smartsheet Control Center をアクティブ化し、グローバルな事業全体でプロジェクト管理とレポート作成プロセスの標準化を進めることができました。このような戦略的な変更を行うことで、Zalaris は規制要件を遵守しながら、Smartsheet の機能を最大限に活用できるようにしました。

リアルタイムの全体像

現在、Smartsheet は Zalaris の各地域のオフィスに統合ソリューションを提供し、チームにリアルタイムの可視性をもたらすことで、情報に基づいた正確なビジネス上の意思決定を可能にしています。「以前は、レポート作成の大半が手作業で行われていました。リソースを効果的に管理すること、従業員のキャパシティを見積もること、有意義なプロセスを生み出すこと、これらすべてが課題でした」と Ellis 氏は言います。 

「今では、ライブ ダッシュボードを使ってプロジェクト レビュー、地域別レビュー、グローバル レビューを毎週行っています。どのようなプロジェクトでも掘り下げて、リスクや問題を評価できます。地域チームのダッシュボードは Microsoft Teams グループに統合されており、今後 90 日間の作業内容を確認することができます。これは画期的な変化です」。

「チーム間の共同作業が改善されました」と Ellis 氏は言います。標準化されたプロセス、既成のテンプレート、成熟度の高いレポート作成機能により、結束が強まり、新しいチーム メンバーのオンボーディングも容易になります。「システムのおかげで、従業員はプロジェクトの 1 つを管理するのに必要な具体的な手順を辿ることができます」と Ellis 氏は付け加えます。

プロジェクトの準備時間における効率が 99% 向上

さまざまなメリットが得られた中で最も重要なものは、プロジェクト管理において効率の向上と時間の削減を達成できたことです。「以前は、プロジェクトを完全に準備して顧客に引き渡すまでに 1 〜 2 週間かかっていました。Smartsheet Control Center を使用すれば、これを 30 分以内に完了できます。つまり、99% 速くなるということです。ロゴを更新し、開始日を設定し、プロジェクト計画を微調整するだけで、ワークスペースの準備が整います」と Ellis 氏は語ります。

Zalaris にはさらなる大きな計画があります。「当社は Resource Management ソリューションを人事システムとタイムシート システムに統合したいと考えています。これによって、従業員について完全な可視性を得ることができます」と Ellis 氏は述べます。彼は今後の Smartsheet の機能について期待しています。「私は数式に AI が活用されることを楽しみにしています。Resource Management にも非常に多くの可能性があります」と Ellis 氏は締めくくります。 

「私は Smartsheet を大いに支持しています。これは素晴らしいソリューションであり、誰にでもお勧めするでしょう。これこそが私が選んだツールです」。