Securitas は Smartsheet を使用してプロジェクトのポートフォリオ管理を簡素化し、リーダーの戦略的な意思決定を支援しています

世界中の 1 万を超える組織が、人材、財産、知的資産の保護を Securitas (セキュリタス) に任せています。Securitas は、オンサイト、モバイル、リモートの警備、電子セキュリティ、火災、安全、企業リスク管理に特化した包括的なテクノロジーとサービスのポートフォリオを提供しています。

Securitas PMO は Smartsheet を使用して、組織全体のすべてのプロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) プロセスを管理しています。「Smartsheet は、すべてを 1 つにまとめてくれます」と、Securitas Security Services USA, Inc. の PMO ディレクターである Frank Chiocco 氏は言います。

「ユーザーにとって操作や構築が簡単なだけでなく、複雑な機能やレポートの作成も可能になります」。

数年前、Smartsheet を導入する前に、Securitas は給与計算、財務、採用などの重要な分野のバックエンド システムとプロセスの更新を含む企業変革に着手しました。その結果、組織の PMO には新しいプロジェクトが殺到しました。「突然、管理しなければならない新しいプロジェクトがポートフォリオに 40 件も増えました」と、Securitas Security Services USA, Inc. の IT ビジネス管理担当副社長、Larisa Zakharchuk 氏は言います。「そのため、各プロジェクトを整理し、それを戦略的目標に照らしてマッピングし、すべてを達成するための適切なリソースを見つける必要がありました」。しかし、同社にはすべてのプロジェクトを一箇所で簡単に追跡できるツールがありませんでした。 

「当社のプロジェクト マネージャーは全員、さまざまなスプレッドシートやプロジェクト管理ソフトウェアで物事を追跡しており、そのどれもが情報をうまく結びつけていませんでした」と Chiocco 氏は言います。「経営陣が戦略的な決定を下せるよう、すべてのプロジェクトに関する総合的なレポートを提供するためのより優れた方法も必要だったのです」。

さらに、同社の IT センター オブ エクセレンスおよびレポート チームは、プロセスをより効率的に管理する方法を求めていました。たとえば、従業員が職務を正常に遂行するために適切なツールを備えていることを確認する、半年ごとのユーザー再認証監査です。「監査に向けたユーザー再認証を実行するためにさまざまなソフトウェア ツールを使用していましたが、1 年に 2 回実施するのに 6 か月かかり、時間がかかりすぎていました」と、Securitas の IT センター オブ エクセレンスおよびレポート ディレクターの Gladys Liley 氏は述べます。「調査のために外部ソフトウェアを購入する必要もあったので、そのコストを削減したいと考えていました」。

同社はまた、全体的なガバナンスを改善し、さらに一貫したプロジェクト管理を求めていました。「私たちは PMO として成熟し、プロジェクトの開始から終了までをより適切に管理し、進捗状況をリアルタイムで更新する必要がありました」と Chiocco 氏は言います。

Smartsheet を選ぶ理由

Securitas PMO は、柔軟性と拡張性を重視して Smartsheet を採用することを選択しました。「すでに Smartsheet を使用しているチームがいくつかあり、少し調べてみたところ、プロジェクト管理の面ではすべて Smartsheet を使って実行できることにすぐに気付きました」と Chiocco 氏は言います。「また、使用規模を拡大する必要が生じた場合も、必要に応じて拡張できることがわかったのです」。

Securitas は現在、拡大するプロジェクト ポートフォリオの管理に Smartsheet を使用しており、具体的には Smartsheet Control Center を使用して各プロジェクトを最初から最後まで追跡しています。「Smartsheet Control Center は、ある程度の開発経験はあるがコーディングの専門知識があまりない人にとって、すべてを簡素化するツールです」と Chiocco 氏は言います。「ローコード/ノーコード ツールなので、私はテンプレートを使用し、ニーズに完全に合った PPM ソリューション全体を迅速に開発することができました」。

戦略的目標の実現

Securitas は、Smartsheet を使用して会社の戦略的目標を実現しています。たとえば、Securitas は最近、顧客デジタル化戦略目標をサポートする顧客向けポータルを立ち上げました。「当社は米国に 5 つの地域があり、それぞれ業務内容が少しずつ異なっています。そのため、クライアントとのコミュニケーション方法を標準化したいと考えています」と Zakharchuk 氏は言います。「このポータルにより、クライアントはスケジュールを確認したり、特定の場所でどの警備員が働くかを確認したりできるようになり、可視性が向上しました」。Smartsheet ダッシュボードでプロジェクト データが更新されるため、Securitas の関係者と経営陣はビジネスの意思決定をより簡単に行うことができます。PMO チームは毎週、ポートフォリオレベルのプロジェクト ビューを上級管理職に送信し、40 件のプロジェクトの進捗状況を監視できるようにしています。 

「Smartsheet でリアルタイムのプロジェクト情報をすぐに入手できるため、当社のリーダーシップ チームは、プロジェクトの優先順位をどのように設定するか、または作業が多すぎるとビジネスに負担がかかる可能性があるかどうかなど、戦略的な決定をより簡単に行うことができます」と Chiocco 氏は述べています。

Securitas は、Smartsheet のワークフロー自動化を活用して、PMO 全体の主要な関係者にプロジェクトのマイルストーンとリマインダーを送信しています。Securitas は、自動化された集中型のレポートとダッシュボードを通じて、プロジェクト ポートフォリオの完全な可視性を確保しています。Smartsheet は、手動によるデータ収集を排除し、プロジェクトやポートフォリオの追跡とレポート作成を自動化することで、効率も最適化します。上級管理職はダッシュボードを使用して各プロジェクトのステータスを確認し、障害がある場合は対処します。

IT センター オブ エクセレンスおよびレポート チームも Smartsheet のダッシュボードを使用して、リーダーシップ チームとビジネス パートナーにエンドツーエンドの可視性を提供しています。「Smartsheet のダッシュボードにより、リアルタイムの情報と指標を備えた、信頼できる唯一の情報源を得ることができます」と Liley 氏は言います。「これにより、チーム メンバーにセルフサービス機能が提供されます」。

PMO は Smartsheet を使用して、プロジェクト所有者が特定の情報にアクセスして編集できるようにしています。「Smartsheet は、プロジェクト マネージャーがプロジェクトに関連するすべてのものを確認するのではなく、個々のタスクを更新するために使用できるので便利です」と Chiocco 氏は述べます。Chiocco 氏はまた、Data Shuttle 機能を使用してさまざまなデータベースから Smartsheet にデータをアップロードしています。

半年ごとの監査と主要なビジネス プロセスの集中化

Securitas IT センター オブ エクセレンスおよびレポート チームは現在、Smartsheet を使用して半年ごとのユーザー再認証監査を一元管理し、効率化しています。同部門では、エンタープライズ アプリケーションと関連予算の管理にも Smartsheet を使用しています。 

Securitas の現場業務では、人事部門の求職者面接プロセスを管理するために Smartsheet を使用しています。現在、応募者がオンライン申請を送信すると、Smartsheet の自動化されたワークフローによって電子メールが送信され、面接スケジュールの選択肢が提示されるようになっています。

Securitas のテクノロジー チームとリモート ガーディング チームでは、モバイル テクノロジーやオンサイト ガード サービスなどのテクノロジー サービスの管理、プロジェクトの開始から配信、継続的なメンテナンスまでの追跡に Smartsheet を活用しています。

合理化および簡素化されたエンドツーエンドのプロジェクト管理

Securitas PMO では、Smartsheet を使用することでプロジェクト管理プロセスを自動化および合理化し、複数のスプレッドシートやその他のツールを使用することなく、40 件のプロジェクトを最初から最後まで一元的に追跡することが容易になりました。「Smartsheet Control Center によってすべてが自動化されているので、新しいプロジェクトが承認されると、そのプロジェクトにリンクされたすべての情報が自動的にポートフォリオレベルのビューにまとめられます」と Chiocco 氏は言います。

Smartsheet でプロジェクト管理を合理化することで、Chiocco 氏と彼のチームはプロジェクト データの収集と予算の追跡に費やす時間を短縮しました。 

「40 件ものプロジェクトを管理していると、期限や連絡先情報の更新に長い時間を要します。今は必要に応じて Control Center テンプレートに簡単な変更を加えれば、それが既存のすべてのプロジェクトに連動されます」と Chiocco 氏は言います。「わずか数分で完了し、40 件のプロジェクトそれぞれでステータス更新をする必要がなくなりました」。

監査が半分の時間で完了 

Securitas アプリケーション セキュリティ管理チームでは、Smartsheet を使用することで半年ごとに行う監査をより迅速に完了できるようになりました。 

「以前は 3 か月かかっていた監査が、今では約 1 か月半で完了します」と Liley 氏は言います。「完了後は、Smartsheet の自動化とダッシュボードのおかげで、すぐにメトリックのレポート作成を開始できます」。

このツールは、監査プロセスの効率性を高めるだけでなく、Liley 氏とそのチームにとってこれまで外部監査ソフトウェアに費やしていた経費の節約にも役立っています。「このような機能を提供してくれるツールは市場には他にありませんでした」と彼女は言います。

より深い可視性でプロジェクトを前進させる 

Securitas PMO では Smartsheet によってプロジェクトの詳細がより強力に可視化し、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを計画通りに進めることができるようになりました。 

「プロジェクト マネージャーが Smartsheet でプロジェクトのステータスを更新すると、その情報はワークフローとして自動的にキャプチャされ、別のシートに流れ込むので、ダッシュボードで最新のデータと完全な履歴を確認できます」と Chiocco 氏は言います。「この可視性により、プロジェクトが青信号から赤信号に変わったのがわかり、プロジェクト所有者と話して遅延の理由を調べ、より速く進めるための措置を講じることができます」。

Securitas は現在、組織内でプロセスのガバナンスと可視性の強化が必要な領域にも Smartsheet を拡張することを検討しています。「当社は現在、従来の PMO の世界には当てはまらないプロジェクトで Smartsheet を役立てる方法を検討しています」と Chiocco 氏は言います。「このソリューションは、柔軟性と生産性の向上に役立つ上に拡張も簡単なので、成長に応じてさらに多くのユース ケースに対応できます」。

ストーリーの詳細については、こちらのケース スタディをご覧ください。