カリフォルニア州立大学、Smartsheet を活用して IT プロジェクトをシームレスに追跡し、職員が安全に事務局に復帰できるよう支援

カリフォルニア州立大学 (CSU) は、米国最大の 4 年制公立大学で、州内の 23 拠点のキャンパスで 45 万人以上の学生を教育しています。CSU では、学生たちが変化する労働力におけるリーダーとして活躍できるよう、4,000 を超える学位プログラムを提供しています。

多くの公立高等教育機関と同様に、CSU も予算に制約があるため、IT 環境の統合に取り組んでいます。「IT 部門では、電子メール、ビデオ会議、チャットなどのツールを介してやり取りしているため、一貫性があまりありません。そのため、キャンパス全体により良いサービスを提供できる単一のプラットフォームを探しています」と、カリフォルニア州立大学学長室で IT 担当オペレーション アナリストを務める Karen Malone 氏は言います。

CSU の IT チームはこれまで、電子メールと共有ファイルを使用して、IT プロジェクトから予算、出張リクエストに至るまであらゆるものを追跡していました。このため、必要な情報を見つけるのが困難で、時間がかかっていました。「プロジェクトの進捗状況を確認するために、電子メールのやり取りに頼りがちでした」と Malone 氏は言います。「ファイルを探したり、情報を探すためにプラットフォーム間を行き来するのに、多くの時間を無駄にしていました」。これにより、給与査定などの作業やプロセスが不必要に複雑化されてしまう結果となりました。

「一般的な給与査定では、マネージャーと人事部が文書をやり取りして、給与の増加の正当性について話し合います。これはしばらく続くことになりますし、給与査定に必要な情報を実際に提出するプロセスも複雑でした」と Malone 氏は言います。「必要なフォームが明確ではなかったため、間違ったフォームに記入してしまう人もいました」。

さらに、CSU の職員は数年間にわたるリモート勤務を経て、大学の事務局に戻る必要があったため、IT チームがこのキャンパス全体のプロジェクトを管理することになりました。「2 か月で 240 人の職員が復帰できるよう支援しなければなりませんでしたが、事務局は空の状態でした。そのため、家具やコンピューターの配送、IT インフラストラクチャ、座席の配置に関して大至急計画を立てる必要がありました」と Malone 氏は述べます。

IT チームは、これらのプロジェクトとプロセスを合理化し、コミュニケーションを改善するための単一のツールを必要としていました。Malone 氏と彼女のチームは、Smartsheet でそのツールを見つけました。「Smartsheet は、私たちの主要なプロジェクト トラッカーおよびコミュニケーション ツールです」と Malone 氏は言います。「まずは、私のチームと管理チームで Smartsheet の使用を開始しました。そして、徐々に IT 部門全体、人事部門、さらには CEO 予算室でも使われるようになりました」。

小規模な IT プロジェクトの管理から、大規模な戦略的イニシアチブの推進まで

Smartsheet を使用して小規模な IT プロジェクトを管理した後、Malone 氏はこのプラットフォームを使用して、他のプロセスや RTO のような大規模なイニシアチブを合理化できることに気付きました。「Smartsheet の自動化されたワークフローによって、すべてが簡素化され、時間の削減にもなるはずだと思いました」と同氏は言います。

Malone 氏は経営陣の承認を得て、Smartsheet で RTO イニシアチブのプロジェクト管理ソリューションを作成しました。同チームはシートを使って、すべてのワークステーション、デスク、ノート パソコン、その他の機器の設置スケジュールを追跡しました。多くの職員が事務局に戻ることに不安を抱いていたので、同チームは座席グラフの概要を作成し、Dynamic View を使用して職員に共有することで、それぞれが自分のデスクの場所を確認し、事前に準備できるようにしました。

IT チームは、Smartsheet を使用して RTO プロセスを管理するだけでなく、プロセス全体を簡素化するために標準化された給与査定ソリューションを作成しました。このソリューションは、自動化されたワークフローを使用することで、マネージャーが人事部からの質問に簡単に回答できるよう支援するものです。「以前は、人事部から質問があると、査定の正当性に関する情報を得るために、マネージャーと何度も電子メールでやり取りをしていましたが、その過程で査定が見落とされてしまうことも度々ありました」と Malone 氏は言います。「今では、人事部がすべてのプロセスに含まれるため、正当性の確認や査定の承認を簡単に行えるようになりました」。

CSU の IT チームは、情報を見つけやすくし、これらすべてのプロジェクトとプロセスの追跡・報告を簡素化し、社内コミュニケーションを改善するためにダッシュボードを構築しました。 

「事務局のプロセスを一元管理できる IT 管理ダッシュボードを構築しました」と Malone 氏は言います。「今では、会議に参加する際にダッシュボードを一目見るだけで最新情報を確認できます。データを探すのに苦労する必要はありません」。

240 人の職員の事務局復帰を支援し、管理業務の時間を削減

CSU の IT チームは、Smartsheet を使用して RTO イニシアチブ全体をエンド ツー エンドで管理することで、事務局の移転を 2 か月というタイムラインで達成することができました。「Smartsheet のおかげで、フロア マップの作成から機器の注文と配達まで、プロセス全体を簡単に管理できたため、必要な日までに 240 人の職員全員を事務局に復帰させることができました」と Malone 氏は言います。「ノート パソコンの注文、駐車許可の追跡、事務局の鍵を適切な担当者へ割り当てるなどの日常的なタスクにおいて、月に 30 時間以上も削減することができました」。

このソリューションで効率が向上したことで、CSU の IT 部門で追加の業務管理を担当するフルタイム職員 2 人を雇用する必要がなくなったと Malone 氏は言います。 

「同チームの作業量は増加していますが、Smartsheet のおかげで十分な時間が確保できたので、問題なく作業を完了できます」と Malone 氏は述べています。

職員の満足度と定着率の向上

CSU は、Smartsheet で給与査定プロセスを自動化することで、ほぼすべての査定リクエストをマネージャーが承認できるようにサポートしています。 

「以前は、給与査定をリクエストした職員のうち、実際に査定を受けたのはたったの 10 ～ 15% だけでした。現在は、Smartsheet でプロセスが改善され、必要な手順を全員が把握しているため、その割合は 75 ～ 80% に増加しています」と Malone 氏は言います。「これは、職員の懐にお金が戻ってくることを意味します。」

簡単な導入で Smartsheet の使用を促進する

Malone 氏は Smartsheet での経験を活かして学内モビライザーとなり、Smartsheet デーや四半期ごとの Smartsheet ショーケースを企画して新入社員をトレーニングしてきました。「Smartsheet デーを通じて、ライセンスを 550 件から 800 件以上に増やすことができました」と Malone 氏は言います。また、Malone 氏は Smartsheet ニュース ダッシュボードも展開し、Smartsheet の機能についてサポートが必要な場合に職員がアクセスしてフォームに入力できるようにしています。フォームに入力すると、その職員に自動メール通知が届き、Malone 氏と彼女のチームとの予定を決めるためのカレンダーに誘導されます。「Smartsheet の利用がこのような小さなプロジェクトから始まり、大学のさまざまな部門でこれほど急速に普及したのは驚くべきことです」と Malone 氏は述べています。 

「Smartsheet は、私自身の専門的なキャリアにも変化をもたらしました。Smartsheet のおかげで、現在の地位と給与を維持できています。これによって IT 部門での仕事がだいぶ楽になっただけでなく、人工知能などの新技術に関して学生たちを指導したり、予算内でより多くのことを行うなど、大学の戦略的目標により集中できるようになりました」。

ストーリーの詳細については、こちらのケース スタディをご覧ください。