Clear Digital (クリア デジタル) は Smartsheet を活用して Web サイトとデジタル プロジェクトをシームレスに追跡し、クライアントの厚い信頼を獲得

Clear Digital は、B2B 企業やその他の顧客にマーケティング サービス、広告サービス、ブランド体験を提供しているフルサービスのデジタル クリエイティブ エージェンシーです。Web デザイン、カスタム Web 開発、UX/UI デザイン、テクノロジー統合、ブランド戦略、ブランド メッセージング、ビジュアル アイデンティティ サービスを専門とし、クライアント定着率 90% を誇る Clear Digital は、成果をもたらす目的別の手法で効果的かつ有意義なブランド体験を実現しています。

Clear Digital は 26 年前に創業し、約 10 年間にわたって Smartsheet を活用してプロジェクトを追跡しています。 

「当社は 26 年で大きく成長しましたが、成長するにつれて、成功には最適なツールが必要だと実感するようになりました」と、Clear Digital でクライアント サービス担当ディレクターを務める Annie Raygoza 氏は言います。「Smartsheet によって効率が上がり、プロジェクトが順調に進んでいることをクライアントに示すことができています」。

「それ以前は、統一されていないプロジェクト管理アプローチで問題に直面し、電子メールとスプレッドシートを組み合わせた進捗管理に頼っていました。各チームがそれぞれ独自のシステムを使っていて、一貫性がなく非効率でした」と Raygoza 氏は言います。「プロセスに一貫性がないということは、クライアントは同じ体験が得られないということです。クライアントにはシームレスな体験を提供する必要があります。その一環として、ツールとプロセスに一貫性を持たせることが必要です」。

Smartsheet でプロジェクト管理を自動化し、一元管理

Smartsheet の導入を決めた後、Clear Digital は同ツールを使って、大規模なカスタム Web 開発プロジェクトから小規模な動画プロジェクトに至るまで、あらゆるものを追跡し始めました。同社は Smartsheet Control Center テンプレートを活用して新しいプロジェクトを作成し、プロジェクトを開始から終了まで管理しています。また、カンファレンスなどのイベントの予算編成やマーケティング、社内の会議やイベントの管理にも Smartsheet を活用しています。

同社のクリエイティブ チームは、Smartsheet を使用してプロジェクトの主要なマイルストーンと期限を追跡しています。「Smartsheet を使用すると、自分の責任範囲を理解しやすくなります。クリエイティブ チームは、前のマイルストーンが達成されないと自分たちの業務を開始できないことを知っています」と Raygoza 氏は話します。さらに、Smartsheet の自動ワークフローにより、クリエイティブ リーダーやプロジェクト マネージャーに期限と次のステップが通知されます。「なぜプロジェクトが遅れているのかとクライアントが疑問に思う事態は避けなければなりません」と Raygoza 氏は言います。「私たちは期限をしっかり把握しておく必要があり、それには自動化されたワークフローが役立っています」。

また、Raygoza 氏とクライアント サービス チームの他の従業員は、Smartsheet ダッシュボードを使用して進行中のプロジェクトのスナップショット ビューを取得し、重要な期限に間に合わなくなる危険性があるかどうかや、是正措置が必要かどうかを迅速に判断しています。「ダッシュボードのおかげで、毎週の会議中にあらゆるプロジェクトの進捗状況をすばやく確認することができ、危険信号に何らかの方法で対処する必要があるかどうかもわかります」と Raygoza 氏は言います。

毎日 20 件以上のプロジェクトを順調に進める

Smartsheet によりクライアント サービス チーム、マーケティング チーム、開発チーム、クリエイティブ チームは統合されたツールを使えるようになり、Clear Digital で同時進行している 20 件以上のプロジェクトを効率的に管理することが可能になりました。「プロジェクトには、設計、開発、検出、書類作成、動画撮影、戦略タスクなど、多くの変動要素があります」と Raygoza 氏は言います。「あらゆるタスクは互いに依存関係にあるので、すべてのチームの連携を維持し、期限を意識することが不可欠です。Smartsheet ですべてを一元化することができるため、プロジェクトの進捗に関するリアルタイムの可視性を得て、見落としを防ぐことができます。このような透明性が確保されることで、チームが業務を順調に進めることができるだけでなく、クライアントと信頼関係を築くこともできます。クライアントが状況を正確に把握し、プロジェクトがスムーズに進んでいることを確信できるからです」。

各プロジェクトの状況をリアルタイムで確認できるようになったことで、Clear Digital は先を見越して対策を取ることができるようになりました。 

「効果的なプロジェクト管理で重要なのは、問題が拡大する前に防止することです。Smartsheet を活用し、対応の遅れや不完全なタスクなどの潜在的なリスクについて早い段階で注意を喚起することで、それが可能になります」と Raygoza 氏は言います。「これにより、問題が起こる前にクライアントに伝えることができ、リスクが見落とされている場合は明確な行動計画を作成することが可能になります」。

クライアントに繰り返し利用してもらう 

Clear Digital は Smartsheet を使用して、プロジェクトのマイルストーン、リソース、主要な連絡先に対する完全な可視性を確保しています。「Smartsheet を活用し、あらゆるプロジェクトに対してエンド ツー エンドの可視性を得ています」と Raygoza 氏は言います。これにより、クライアントに対する説明責任を果たすために必要な、ツールとプロセスの一貫性を確保することができます」。たとえば、毎週のクライアント会議の際に、プロジェクト マネージャーは Smartsheet で期限と最新情報を共有し、最新のステータスと、プロジェクトを期限内に完了することを妨げる可能性のある障害や問題を示すことができます。さらに、クライアントが Smartsheet を操作してステータスやダッシュボードを表示することも可能です。「Smartsheet を使用することで、私たちは進捗状況をいつでも確認することができます。クライアントも同様です」と Raygoza 氏は話します。「プロジェクトの情報共有で初めて状況を知るというサプライズがあるべきではありません。Smartsheet はリアルタイムで情報が表示されるため、そのようなサプライズを防ぐことができます」。

また、同社は精度の高い最新のプロジェクト データを把握しているため、クライアントからの信頼度も向上しています。「データの精度が高まると、クライアントからの信頼が高まります。これはクライアントの定着に非常に重要です」と Raygoza 氏は言います。「私たちは、クライアントに繰り返し利用してもらえるようにする必要があります。当社は 90% のクライアント定着率を達成していますが、Smartsheet のようなツールがなければ、この数字はかなり低くなっていたことでしょう。この業界では、クライアントを満足させ続けることが困難な場合もあります。Smartsheet は、そうした問題を解決してくれます」。

Clear Digital のすべてのプロジェクトには請求可能時間があり、マイルストーンに大きく依存しているため、プロジェクト管理やクライアントとのコミュニケーション プロセスの効率化も不可欠です。「予算超過でクライアントとの強力な関係を損ないたくはないので、請求可能なアプローチで、時間を節約し、期限を守ることが非常に重要です」と Raygoza 氏は言います。

プロジェクト マネージャーの効率を最大 50% 向上 

可視性を向上し、プロジェクト管理に統合ツールを導入したことで、Clear Digital はデータを手入力する時間を減らし、クライアントとの直接作業に多くの時間を費やせるようになりました。 

「Smartsheet を活用すると、以前は手作業で行っていたスケジューリングや日常的なプロジェクトの動きなど多くの作業を自動化することができ、効率が少なくとも 40 ～ 50% 向上しました」と Raygoza 氏は言います。「その結果、プロジェクトの詳細に集中しすぎることなく、戦略的に担当業務に取り組むことが可能になり、クライアントにもっと注意を払うことができるようになりました」。

多くの時間が確保できるようになったことで、Clear Digital のプロジェクト マネージャーはより多くのプロジェクトを引き受け、新規クライアントの開拓に取り組むことができています。「この数年の間に当社の成長とともに Smartsheet の利用も拡大し、今では大規模で複雑なプロジェクトや大きな予算の管理も可能になりました」と Raygoza 氏は語っています。 

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