NHS Property Services は Smartsheet を使用して可視性を獲得し、時間を節約し、火災時の安全を確保

英国の国民保険サービス (NHS) は世界最大の公的医療サービス制度の 1 つで、国内の何百万人もの人々に無料の医療サービスを提供しています。しかし、そのような医療サービスには、医師や看護師だけでなく、安全で、コンプライアンスを遵守し、診察業務への対応準備が整っている何千もの施設が必要です。

ここで重要な役割を担うのが、NHS Property Services (NHS プロパティ サービス、NHSPS) です。この国営の組織は、英国全土の 3,000 か所を超える NHS の施設を管理し、すべての建物が目的に適合して国の医療上の優先事項を満たしていることを確認しています。

その最も重要な取り組みの 1 つが火災区画化プログラムで、1,400 件の物件で火災時の安全性を管理しています。「ある部屋で火災が発生したとしても他の部屋に燃え広がらないようにする取り組みです」と、NHSPS のプロジェクト管理オフィス (PMO) マネージャーである Sanjeve Gordhan 氏は説明します。「病院では、この種の管理で命を救うことができます」。

何百ものプロジェクトを同時に処理

1,400 件の物件の管理では、それぞれを独自のプロジェクトとして扱います。「現在、40 人のチームで約 550 件のプロジェクトを同時に処理しています」と Gordhan 氏は言います。 

毎月、何十件ものプロジェクトが追加されます。各プロジェクトでは、調査や、防火扉の設置や通気口の密封などの防火設備の更新、すべての基準を満たすことを確認する最終チェックが必要です。また、新しい物件は建物の管理者の承認を得る必要もありますが、数日で承認される場合もあれば、何度もやり取りをして数週間もかかってしまう場合もあります。

同チームは当初から Smartsheet を使用してプログラムを管理していましたが、非常に基本的な使い方で、プロジェクト管理ツールというよりスプレッドシートのように使っていました。各シートは地域全体の何百件もの物件の情報が詰め込まれ、明確な構造がなく、マイルストーンもタスクの担当者も設定されていませんでした。遅延の追跡やレポートの作成が簡単にできる状態ではなかったのです。 

「週に 3 ～ 4 時間も費やして請負業者に電話をかけ、各物件を 1 つずつ確認していました」と Gordhan 氏は説明します。「可視性の向上、構造化、すべてをうまく調整できる方法が必要でした。自分も Smartsheet を使った経験があったので、もっと有効に活用できるのではと考えたのです」。

カスタマイズされたソリューション

Platinum パートナーである Invoka Consulting (インヴォカ コンサルティング) のサポートを受けながら、チームは Smartsheet Control Center を使用してカスタム ツールキットを構築し、各物件に専用のワークスペースを割り当てました。今では、新しい建物のプロジェクトを開始する必要があれば、NHSPS の職員がデータ収集フォームに入力すると自動的に建物のマネージャーに承認が通知されます。これにより、職員はツールキットに、つまり、各プロジェクトで何を行う必要があるかを正確に示すタスク シートに直接アクセスすることができます。 

「タスクが完了としてマークされると、次のタスクが自動的にトリガーされ、適切な担当者に割り当てられます」と Gordhan 氏は説明します。

また、NHSPS は、担当タスク、期限、今後の作業が表示される、個人に合わせてカスタマイズされたダッシュボードを各チーム メンバーに提供したほか、順調に進んでいるもの、リスクにさらされているもの、すぐに注意が必要なものを色別に示すインジケーターも提供しました。同時に、ポートフォリオと地域別のダッシュボードにより、上級管理職はプログラム全体の進捗状況の概要を明確に把握できるようになりました。

システムをスムーズに導入できるように、NHSPS は初めから使いやすさに重点を置いていました。「一日の作業量が増えてしまわないよう、職員のワークフローにシステムを合わせる必要がありました」。NHSPS は関係者から意見や問題点を収集し、Invoka の助けを借りながら、トレーニング セッションやサポートを提供しました。 「今では、プロジェクト マネージャーはこのソリューションを毎日自信を持って使用しています」と Gordhan 氏は付け加えます。

運用の明確化

Smartsheet を使用することで、NHSPS は日常業務とより広範なプログラムの傾向の両方について、完全な可視性をリアルタイムで得ることができるようになりました。「何が起きているのか、つまり、何が開始され、調査され、修正され、解決されたのかを一目で確認できます」と Gordhan 氏は言います。「すべてのプロジェクトを 1 つずつ確認する必要はもうありません。遅延があればただちに集中して取り組むことができます。これにより、プロセス全体で重要な点に集中できるようになり、効率が向上しました」。

また、NHSPS のチームは、上級管理職によるレビューや監査の際に必要な情報を引き出すこともできるようになりました。「以前は、経営陣からスケジュール遅延の理由を尋ねられていました。今では、Smartsheet のおかげで理由を正確に説明できます」と Gordhan 氏は付け加えます。「すべての決定事項が追跡可能になったため、監査の際に、すべての物件が必要な手順に従っていることやすべての文書が揃っていることを容易に示すことができます」。

時間を節約し、成果が向上

Sanjeve 氏にとって、最大の成果はチームの生産性が大幅に向上したことです。「自動通知によって全員が情報を得ることができるので、最新情報を追跡する時間を短縮できます」と同氏は言います。「毎週の会議時間が半減し、参加者 1 人あたり年間約 80 ～ 100 時間を節約できるようになりました。また、最長 2 週間かかっていた新しい物件の承認プロセスが、たった数日に短縮されました」。

改善はスピードだけにとどまりません。ツールキットの標準的なタスク割り当て、依存関係の設定、適時のアラート機能により、全体的な一貫性がもたらされました。 

「ただ作業を効率化できたというだけでありません。成果を迅速に提供し、NHS の建物における利用者の安全を確保できるようになりました」と Gordhan 氏は締めくくります。

NHS による Smartsheet の活用方法については、NHS の顧客事例をご覧ください。