無料の関係者エンゲージメント計画のサンプル入りテンプレートと完全なハウツー

関係者エンゲージメント計画は、プロジェクトの情報を受け取る人、方法、頻度を決めるものであるため、あらゆるプロジェクトに不可欠です。次のステップバイステップのガイドを使って、関係者エンゲージメント計画を策定しましょう。 

1. プロジェクトの関係者を特定します
   プロジェクトに関与する個人と、その結果に影響を受ける個人を特定します。社内関係者 (取締役など) と社外関係者 (投資家など) を追加します。関係者を特定するプロセスはわかりやすい場合もありますが、マネージャーやその他の関係者に誰を含めるかを聞かなければならない場合もあります。関係者とそのニーズをサポートする方法については、こちらの無料の関係者分析テンプレートに関する記事をご覧ください。 
2. 各関係者の連絡先情報を集めます
   プロジェクトの最新情報を伝える場合でも、ミーティングに招待する場合でも、コミュニケーションを取るためには関係者の連絡先情報が必要です。 
3. 各関係者の影響力レベルを定めます
   Project Management Institute (プロジェクトマネジメント協会) では、「影響力は、プロジェクト全体にわたる、またはプロジェクト内における、関係者の相対的な力を表す。」と述べています。これは、個人の階層的、経済的、社会的、あるいは政治的な地位や、交渉と合意形成における専門的な知識やスキルに基づきます。計画における各関係者の影響力レベルを、高、中、低で記入します。
   
   各関係者の影響力レベルを測る方法については、こちらの無料の関係者マッピング テンプレートに関する記事をご覧ください。   
4. 各関係者のエンゲージメント レベルを定めます
   各関係者について、中立、支援的、抵抗的、主導的、無関心のいずれであるかを記入します。各関係者のエンゲージメント レベルは、多くの場合、プロジェクトの成功に対する個人的または財務的な関与によって異なります。 
5. 各関係者の関心度を定めます
   各関係者と共有する情報の種類と量を定めます。たとえば、顧客が予算の詳細を知る必要はありませんが、投資にはこの情報が必要です。 
6. コミュニケーション方法を定めます
   電子メール、対面ミーティング、電話、チャット ツール (Slack や Microsoft Teams など) を用いるなど、各関係者とやり取りする方法を定めます。この方法は、各関係者の好みやプロジェクト マネージャーのニーズによって異なります。 
7. コミュニケーション頻度を定めます
   毎日、毎週、毎月など、各関係者とやり取りする頻度を決めます。すべての関係者とのコミュニケーションを同じ頻度にする必要はありません。おそらく関与の度合いが高い関係者とは、より頻繁にやり取りをすることになります。
8. 関係者エンゲージメント計画テンプレートをダウンロードします。