プロジェクトの前提条件徹底ガイドとサンプル

プロジェクトの前提条件は、意思決定、リスク管理、そしてプロジェクト計画の基礎を提供します。このガイドでは、プロジェクトの前提条件に関する専門家のインサイトを提供し、前提条件を効果的に収集して管理するために役立つテンプレートをダウンロードできます。

この記事には、プロジェクトの前提条件の重要性、プロジェクトの前提条件を特定する方法、さまざまなタイプの前提条件の例、ダウンロード可能なプロジェクトの前提条件スターターキットなどの重要な情報を掲載しています。

プロジェクト管理の前提条件とは？

プロジェクト管理において、前提条件とは、その確実性を完全に実証することはできないが、真実である、あるいは確実であるとみなした要素のことです。前提条件にはリスクが伴う一方で、不確実性の中で前進するための基盤として役割を果たします。

不確実性をすべて取り除くのを待っていたら、誰もプロジェクトを始められません。しかし、誤った前提条件はプロジェクトの戦略を狂わせます。Project Management Essentials (プロジェクトマネジメントエッセンシャルズ) の創立社長である Alan Zucker 氏は言います。「したがって、前提条件を文書化し、妥当であればすぐに検証または確認する必要があります。前提条件が検証されていないと、間違った情報や部分的な情報を基に意思決定をすることになり、トラブルが生じます。」

誰もが普段、前提条件を設定しています。私たちが日々の生活で設定する前提条件をいくつか挙げます。

蛇口をひねると水が出る。
食料品店には、買い物リストにあるアイテムの在庫がある。
職場のインターネット回線は利用可能で、信頼できる。
目覚まし時計は設定した時間に自分を起こす。
食品戸棚にティーバッグがあり、朝の紅茶を飲める。

朝に紅茶を飲まないと目が覚めないならば、毎週の買い出しに行く前に、定期的に紅茶の在庫を確認するべきです。同じように、重要な会議が早朝にあるなら、寝る前に目覚まし時計を再確認するか、追加のアラームを設定するでしょう。

プロジェクト管理において、重要な前提条件とは、オフィスで毎日、途絶えることなく電力が供給される、またはプリンター用紙が十分に確保されていると仮定するような要素が含まれます。プロジェクト計画におけるリスク管理の一要素である前提条件分析は、このような前提条件を特定します。触れ正確な前提条件は、時間、お金、範囲の三重制約に影響を与える可能性があります。

International Journal of Project Risk Management の記事、『Assumption Surfacing and Monitoring as a Tool in Project Risk Management 』の中で、Nils O. E. Olsson 氏と Ingrid Spjelkavik 氏は、プロジェクト開始の決定に影響を与える基本的な要因として、ケーススタディを使用してプロジェクトの前提条件の重要性を強調しています。彼らは、プロジェクトの基礎となる主要な前提条件を特定し、それらを現状と比較できる形式で提示することを提案しています。

プロジェクトマネージャーは、知識に基づく推測、過去の経験、入手できる情報から、プロジェクトの前提条件を導き出します。これらの要素は通常、マネージャーにはコントロールできませんが、必要に応じて迅速かつ正確な調整を行うためには、注意深く監視することが不可欠です。

理想としては、プロジェクトの前提条件はプロジェクト開始フェーズで収集します。プロジェクトマネージャーは、ビジネスケース、プロジェクトチャーター、契約書、提案書、業務範囲、プロジェクト計画書など、さまざまなプロジェクト関連文書に前提条件をリストアップします。契約書では、前提条件のリストを含めることで、顧客とベンダーの相互理解を確立します。前提条件を文書化することで、すべての関係者が同じ見解を持ち、これらの要素をプロジェクトのライフサイクルを通じて追跡できることを保証します。

リスク、問題、制約、依存関係

リスクとは悪影響を及ぼす可能性のある事象のことで、問題とはすでに起きた問題や課題のことです。制約とは、プロジェクトの実行に影響を与える制限のことで、依存関係とは、プロジェクトにおけるタスクや成果物間のつながりのことです。

前提条件はプロジェクト計画と意思決定の基礎を提供し、リスク、問題、制約、依存関係は、プロジェクトの進捗、実行、成果に影響を与えうる要素です。以下にそれぞれのアイテムを詳しく説明します。

リスク: リスクとは、将来起こりうる出来事や状況のことで、プロジェクトの目標、スケジュール、予算、または全体的な成功に影響を及ぼす可能性があります。プロジェクトにプラスの影響を与える可能性のあるリスクは機会と呼ばれます。
問題: 問題とは、すでに発生し、注意と解決を必要とする問題、課題、懸念のことです。
制約: すべてのプロジェクトには制約があり、それは、プロジェクトの範囲、時間、予算、リソースに影響を与える固有の制限や条件のことです。プロジェクトマネージャーは、制約を直接コントロールすることができない場合があり、制約の中で業務を行わなければなりません。
依存関係: 特定の制約は依存関係を生むことがあります。タスクの開始または完了が別のタスクの開始または完了に依存する場合、そのタスクは別のタスクに依存しています。

前提条件には不確実性を伴い、不正確になる可能性があるため、リスクが生じることがあります。前提条件が不正確または無効になると、プロジェクトの成功にリスクをもたらす可能性があります。したがって、全体的なリスク管理プロセスの一環として、プロジェクトの前提条件を特定し、監視し、管理することが重要です。

前提条件が必要である理由

チームはプロジェクトの前提条件を使用して、全員がプロジェクトの重要な要素を確実に理解できるようにします。前提条件を文書化することで、チームは将来のリソースとスケジュール調整の出発点を確立することができます。この慣行により、不確実性を効果的に管理することができます。

International Journal of Project Risk Management の記事の中で、Olssen 氏と Spjelkavik 氏は、プロジェクトが土台とする前提条件が無効になると、プロジェクトは困難に直面する可能性があると説明しています。これらの前提条件に関連した変化は、迅速な対応が必要となる重要な早期警告のしるしと考えるべきです。

プロジェクトの投資的視点を強調しながら、著者は、プロジェクトの成果が関連コストを正当化できる確実性が重要であることに重点を置き、ビジネスケースの基礎となる前提条件に変更があれば、プロジェクトが期待される利益を提供する能力に支障をきたす可能性があることに注意を促しています。

「プロジェクトは投資として認識することができる」と著者は述べます。「投資として、プロジェクトの効果は関連コストを正当化するものです。」彼らは、プロジェクトのリスク管理は、ビジネスケースが依存する前提条件の明確化と監視を含めるべきだと結論づけています。

「プロジェクトの前提条件、というこの名前！成功した結果を得るための核心となるものに対して、あまりに陳腐な名前です。」と René Ffrench 氏は言います。Firefly Consulting (ファイヤフライコンサルティング)、マスターブラックベルト、オペレーションズリーンマスター兼社長である Ffrench 氏は、前提条件の管理について独自の見解を持っています。「たいていの場合、私たちは先手を打つためにもっと積極的に行動しようとします。しかし悲しいことに、それは制限や制約を理解してそれに対処することほど、前進を生み出す上で効果的ではありません。障壁を取り除けば、部隊が前線に出ることができます。障壁が残っていたら、部隊をより速く、より遠くへと押し出してもあまり意味がありません。リーダーシップはその障壁を処理しなければなりません。」

さらに、チームとして前提条件を生成、共有、文書化することは、プロジェクトの基盤に関する共通理解を醸成するのに役立ち、未知のリスク、制約、新たな前提条件を明らかにすることができます。

「皆が同じ言葉を言い、同じ言葉を聞き、同じ綴りを使っているのに、その言葉から連想するものが違うというのは不思議なことです。」と、Frontis (フロンティス) で 13 年以上主任コンサルタントを務めた Michele Barry 氏は言います。「会議で予算、範囲、温度について話し合うことはできます。人々は同じことについて話していると仮定しています。同じようなバックグラウンドを持つ人たちや、共通の目的のために集まった人たちです。同じ目的を持ち、目的の解釈も同じだと想定していますが、そうでないことが多いのです。」

部門や専門分野によって、重要な概念に対する解釈や用語が異なる場合があるため、共通の定義を確保することは、部門横断的なチームにとって特に重要です。

次の例は、Zucker 氏のプロジェクトマネージャーとしての経験から、前提条件を明確にし、文書化することの価値を浮き彫りにしたものです。11 月、プロジェクトの引き渡しが 1 か月後に迫ったとき、組織に新しい本番用サーバーが必要となったため、納品が遅れることが発表されました。Zucker 氏は困惑して、5 月からサーバーの容量について話し合っていたにもかかわらず、なぜこのような遅い時期にこの要件が浮上したのかと尋ねました。「彼らはそれについて話し合っていたのですが、正式に決定されることがなかったのです。」と彼は言います。「代替手段を講じる時間は十分にあったはずなのに、直前まで抜け落ちてしまったのです。」

プロジェクトの前提条件を特定する方法

チームや関係者とミーティングや個別の会話でブレインストーミングを行い、前提条件を特定します。さらに、プロジェクト文書、規制、業界出版物などを調査することでも、前提条件を特定することができます。それぞれの前提条件のリスクレベルを評価し、プロジェクトにおける優先順位を決めます。

「プロジェクトの最初に前提条件イベントを行うのは素晴らしいことです。また、プロジェクトマネージャーとして、自分のチームや他のチームとのミーティングでは、耳を傾ける必要があります。人々がいろいろなことを言うので、よし、リスクや前提条件を特定できたと思うでしょう。」と Zucker 氏は言います。

以下のステップに従って、可能な限り多くの前提条件を特定します。

ブレインストーミングで関係者の意見を求める: プロジェクト開始フェーズに、プロジェクトリーダーはブレインストーミングのセッションを開き、前提条件を収集する必要があります。円滑に進めるには、ブレインストーミングのテクニックを参考にすると良いでしょう。類似プロジェクトに参加した従業員や、その分野の知識が豊富な従業員と積極的に交流します。前提条件になるものとならないものについての意見を彼らに求めることで、貴重な専門知識を活用し、彼らなしには見過ごしてしまうかもしれない前提条件を明らかにします。
文書のレビュー: 幅広い文書を参照して、それまでの前提条件のリストに追加します。これには、リスク評価、リスク登録簿、プロジェクトの問題、制約、教訓データベース、そして憲章、契約書などの文書に記載されている既存の前提条件のレビューが含まれます。社内のリソースだけでなく、業界の慣行、設計仕様書、会社とビジネス部門の歴史、現場の要件、規制などにも目を向けましょう。さらに、プロジェクトに影響を与える動的要素が含まれる可能性のある技術公報などの外部文書のレビューも検討します。
関係者へのインタビュー: 主要な関係者とインタビューを通じて関わりを持つことは、前提条件の特定に貴重なステップです。主要な関係者から話を聞き、自分が選んだ前提条件のリストについての印象を尋ねます。関係者からのインサイトは、プロジェクトのコンテキストについてより幅広い理解を生み、彼らの役割や専門領域ならではの前提条件を明らかにすることができます。
ベンダーやその他のサードパーティの関与: 社内の関係者に加えて、ベンダーや関連するサードパーティを関与させることは、包括的な前提条件を把握するために非常に重要です。ベンダーやサードパーティに彼らの前提条件を文書化するよう依頼します。彼ら独自の視点と専門性は、プロジェクトの成功に影響を及ぼす可能性のある前提条件を特定するために役立ちます。
前提条件ログを作成する: 前提条件ログテンプレートを用いて前提条件を整理してまとめます。また、それらを RAID テンプレートに追加して、リスク、問題、依存関係とともに追跡します。個々の前提条件が明確に文書化されるよう、前提条件の説明、根拠、潜在的な影響などの関連する詳細を含めます。
前提条件の優先順位付けと追跡: 前提条件をまとめた後、潜在的な影響とリスクレベルを基に優先順位付けをすることが非常に重要です。信頼度評価の割り当てを考慮し、前提条件が真実である可能性を評価すると良いでしょう。プロジェクトの成功への影響度が高い、または重大なリスクをもたらす前提条件を特定します。プロジェクトの進行に伴い、前提条件の見直しと更新を定期的に行います。

前提条件の特定を行う間は、個人が批判や間違いの判明を恐れることなく、安心して前提条件を発言したり意義を唱えたりできる環境を作ることが重要です。「リーンシックスシグマからの学びについては、決して謝りません。」と Ffrench 氏は言います。「リーンシックスシグマやその他のプロジェクトから学ぶことは、ほとんどが挫折と困難に基づいています。その学びを自分のツールにするのです。学んだことを称えたら、次に進む必要があります。」

もう 1 つ考慮すべき重要なことは、幅広い視野を持って潜在的な未知の要素に注意を払い続けることです。たとえば、今日のプロジェクトに影響を与える最近のサプライチェーン問題です。「数年前と同じことを前提条件にすることはできません。」と Barry 氏は言います。「実際にサプライチェーンの崩壊が起きるとは誰が予想したでしょうか？世界的なパンデミックを誰が想像したでしょうか？以前は考えもしなかったことが、変わりました。今ではこう問わなければなりません。供給はまだあるか？代替手段は？そのコストは？タイムラインは？」と。

Barry 氏は、新しいサプライヤーが品物を違ったやり方で梱包し始めたため、異なる配送トラックと保管施設が必要になった事例を挙げます。「それは標準的なアイテムで、まったくユニークなものではなかったので、誰も考えつかなかった前提条件でした。」と彼女は述べます。「それはまた、優れた品質管理対策に関することでもあり、いずれにしてもプロジェクトに含まれるべき事柄でした。」

プロジェクト前提条件ログテンプレート

プロジェクト想定ログ

プロジェクト前提条件ログテンプレートをダウンロード
Excel | Microsoft Word

この専用のプロジェクト前提条件ログを用いて、効果的に前提条件を管理しましょう。前提条件ごとの記入日、説明、検証責任者、検証期日を記録できます。最後に、コメント欄に特殊な状況や問題の回避策を記入できます。

前提条件のログは複雑である必要はありません。「5 ～ 6 項目でいいのです。」と Zucker 氏は言います。「クローズした日はいつか？誰かを割り当てたか？解決までの期間は？そして、ステータス欄を解決策に再利用しても、解決策用に別の欄を作っても構いません。」

その他のリソースは、印刷可能な無料プロジェクト前提条件テンプレートの拡大コレクションをチェックしてください。

マトリクスを使用して前提条件の優先順位付けをする方法

前提条件マトリクスを活用し、前提条件を収集して優先順位を付けます。典型的なマトリクスは、2 x 2 のグリッドで構成され、軸が前提条件を重要か重要でないか、および可能性が高いか低いかで分類します。このマトリクスは、前提条件を影響と可能性に基づいて優先順位付けするのに役立ちます。

現場またはバーチャルで関係者を共同作業ミーティングに招待し、前提条件のイベントを実施します。次のステップをすばやく実行します。

実物またはデジタルのホワイトボードにマトリクスを描きます。
リアルまたはバーチャルの付箋を配り、参加者にプロジェクトに関する前提条件をすばやく書くよう促します。
付箋を収集し、参加者からの意見を基に、それぞれの付箋をマトリクスの 4 つの象限のいずれかに配置します。
反論のある項目があれば、優先順位付けの総意に至るまで、簡単なディスカッションを行います。

ヒント: 会話に集中し、長時間の熟考や不必要な議論を避けるため、会議は最大 2 時間に制限します。

重要だが不確実と判断した前提条件のある象限は、特別な注意が必要です。それらの前提条件の可能性を評価することは非常に重要です。ただし、Zucker 氏が示唆するように、他の象限に配置された前提条件については、影響や可能性が低いものを除き、完全に無視するべきではありません。

プロジェクト前提条件表面化マトリクステンプレート

プロジェクト想定表面化マトリックスの例

プロジェクト前提条件表面化マトリクステンプレートをダウンロード
Excel | Microsoft Word

テンプレートはフォーマット作成の心配を取り除き、ユーザーとチームがすぐに作業に取り掛かれるようにします。このプロジェクト前提条件マトリクスは、可能性と影響を基に前提条件を収集し、優先順位付けができるようになっています。個々の前提条件を重要性と確実性の評価を基に当てはまる象限に配置していくことで、簡単にマトリクスを作成できます。このテンプレートの軸は、好きな用語にカスタマイズできます。

プロジェクトの前提条件を記述する方法

プロジェクトの前提条件を記述する場合は、ビジネスケースとプロジェクト計画を作成する際に含めます。さらに、参照と監視の目的で、すべての前提条件を前提条件ログで文書化して追跡します。

前提条件ログは、前提条件の記述に欠かせないツールであり、プロジェクトの開発に伴って前提条件を追跡できる一元化された文書を提供します。前提条件ログには、前提条件、決定事項、正当性に変更があれば記入します。チームの全員が前提条件ログを使用するべきだと、Ffrench 氏は述べます。「これにより、関係者やプロジェクトチームと前提条件について連絡したり検証したりすることができます。」

前提条件ログは、特にプロジェクトの途中でスタッフが変わったときに重要な管理ツールとなります。きちんと維持されたログがあれば、プロジェクト期間中いつでも、誰でも前提条件を読むことができます。(注意: 前提条件ログはリスク登録簿の代替にはなりません。)

以下はプロジェクトの前提条件を記述するステップです。

主要な要素を特定する: プロジェクトの成功に欠かせない重要な要素や変数を特定します。
前提条件を記述する: 特定した要素について、信条や期待を反映する文言で、前提条件を明確に記述します。
具体的かつ簡潔に: 個々の前提条件が、明確で具体的かつプロジェクトに直接関係していることがわかるようにします。曖昧な表現や明確でない言葉は避けましょう。
異なる視点を考慮する: プロジェクトの関係者やチームメンバーの視点を考慮して、前提条件を包括的な範囲で把握するようにします。
前提条件を文書化する: 特定した前提条件を、前提条件ログや文書のような構造化されたフォーマットで記録します。
レビューと検証: 関連する関係者と前提条件をレビューし、正確性と、プロジェクトの目的と目標に合致していることを確認します。
必要に応じて更新する: プロジェクトの進行に合わせて、新しい情報やインサイトが得られたときや、状況が変わったとき、前提条件を見直して更新します。

前提条件をログに文書化するときは、それぞれの前提条件について必ず以下の情報を含めます。

識別番号: 各前提条件に一意の ID を割り当て、簡単に識別できるようにします。
ログ日付: 前提条件を最初に記録した日付を入力します。
カテゴリー: 予算、スケジュール、製品など、各前提条件が属するカテゴリーを記入します。
名称と説明: 前提条件の名称と短い説明を記入します。
可能性評価: 前提条件が起こる確実性を、高・中・低で評価します。
影響評価: 前提条件の影響を、高リスク、低リスク、リスクなしで評価します。
所有者: 前提条件の所有者を割り当てます。所有者は、前提条件を検証する担当者のことです。
アクションプラン: 前提条件が真実でないことが証明された場合の影響を緩和するために、アクションプランへの参照を含めます。
検証日付: 所有者が前提条件を検証した日付を記入します。
ステータス: 前提条件がオープンかクローズ済みかを示します。

前提条件のことを忘れずに管理できるようにするための最も良い方法は何でしょうか？「実践的な方法が正しい方法です。」と Ffrench 氏は言います。Barry 氏と Ffrench 氏は二人とも、すべてのリーダーやコンサルタントは、定義、テンプレート、ツールなどを押し付ける前に、何であっても必ず「まず理解を求める」ことだと強調します。

「スタッフが使い慣れているテンプレートが一番良いでしょう」と Barry 氏は述べます。「私が断固として伝えたいのは、必要以上のエンジニアリングではなく、ユーザーエクスペリエンスを考慮することです。」

RAID ログテンプレート

RAIDの例

Excel 用 RAID テンプレートとサンプルデータをダウンロード
 Excel 用空白プロジェクト RAID ログテンプレートをダウンロード

RAID ログは、リスク、前提条件、問題、依存関係を管理するためのパワフルなツールです。このダウンロード可能な RAID ログテンプレートでは、組織のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズしたり、サンプルテンプレートをガイドにして記入したりすることができます。各アイテムを分類し、その緊急度に優先順位を付け、アイテムの所有者を指定し、特定した日付と検証した日付を記載します。

前提条件の管理方法

プロジェクトの前提条件を管理するには、まずプロジェクトチームと一緒に前提条件を特定し、文書化することから始めます。プロジェクトのライフサイクルを通じて、定期的にログにある前提条件をレビューして検証し、それに応じて計画や行動を調整します。

検証プロセスで重要なのは、プロジェクトの前提条件を見直し、評価しながら、関連する関係者やチームメンバーを積極的に巻き込み、やり取りすることです。このプロセスは一般にエンゲージメントと呼ばれます。

エンゲージメントは、関係者に電話をかけ、前提条件について検証を依頼したり、正当性を問いかけたりするようなシンプルなことです。また、社内のリソースに電子メールを送ったり、自宅にいる人に連絡したりすることもあります。「エンゲージメントと関係者のマッピングを追跡ツールに含めましょう。」と Barry 氏は提案します。

さらに、チーム専用の実際のスペースやバーチャルスペースを持つことで、プロジェクト情報をコンテキスト化しながら前提条件を追跡することができます。「チームには本拠地や巣が必要です。」と Ffrench 氏は言います。「前提条件は必ず壁に貼る必要があります。プロジェクトの進行と共に追跡するプロジェクト計画もあります。さらに、前提条件がすべてのこの活動のどこに織り込まれているのかを知る必要があります。プロジェクト活動において、おそらくこれまでに発明された中で最も強力な唯一のツールは、RACI と呼ばれるものです。」この不可欠なプロジェクト管理ツールについてもっと知りたい方は、RACI マトリクスの包括ガイドをご覧ください。

前提条件の追跡と管理により、問題になる前にリスクを軽減する方法を検討することができます。計画のすべての部分を今すぐ検証できない場合は、重要な前提条件に対するバックアップ計画を立て、それらの不測の事態を記録します。「これは魔法でもロケット科学でもありません。構造的であること、またはフォローアップに厳密であるだけです。」と Zucker 氏は言います。前提条件の重要度が目的に対して低くなれば、削除したり優先順位を下げたりすることができます。

まとめると、以下が前提条件を管理するための 2 つの主要な構成要素です。

前提条件を追跡する: リスクが高く、影響が大きい前提条件に特に注意を払い、その正確性を検証します。たとえば、ワークショップの前にコーヒーが提供されるという前提条件であれば、コーヒーの到着を確認し、その前提条件をクローズとマークします。
必要に応じて調整する: 前提条件は変わることがあります。変更点を記し、チームに伝えて、計画が適切に更新されるようにします。

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プロジェクトの前提条件の例

プロジェクトの前提条件は、ビジネス開発のあらゆる側面に適用できます。Web サイトデザインの課題に関するプロジェクトの前提条件の例をリストアップしました。このリストをレビューして、さまざまな前提条件がどのようなものかを理解することができます。

以下は、新規ビジネスの Web サイト制作を任されたチームの前提条件の例です。

予算: クライアントは、Web サイトのデザインと開発に支払う十分な収入がある。
市場の需要: Web サイトで提供される製品やサービスに対して、開発費用を正当化できるだけの十分な需要がある。
プロジェクトの範囲: プロジェクトは、魅力的なデザインの作成と、オンラインでのプレゼンスに必要な技術インフラの確立のみに焦点を当てる。
タイムリーな立ち上げ: サイトは、実店舗のオープンを宣伝し、サポートするのに間に合うように完成させる。
関係者のエンゲージメント: 主要な関係者が積極的に参加し、Web サイトデザインプロジェクト全体を通じて適宜フィードバックを提供する。
コンテンツの可用性: テキスト、画像、動画など、必要なコンテンツが用意されており、関係者からタイムリーに提供される。
ホスティングとサーバーの性能: 選択したホスティングプロバイダーまたはサーバーは、Web サイトのトラフィックとパフォーマンス要件に対応する十分な容量と信頼性を備えている。

プロジェクトの前提条件の種類

一般的なプロジェクトの前提条件の種類には、コスト、範囲、リソース、時間、品質、環境、関係者があります。この中でも、中核となる前提条件は、範囲、コスト、時間の鉄の三角形を中心に展開します。

以下は一般的な前提条件の例を種類別に分類し、軽減策を提案したものです。

**リソースの前提条件:** これらは、さまざまなプロジェクトリソースの利用可能性、配分、活用に関する前提条件を含みます。リソースには、設備、資材、施設、技術などの有形資産と、人的リソースや専門知識などの無形リソースがあります。
例	軽減戦略
プロジェクトの役割と責任を果たす熟練した人材を確保できる。	社内外の人材を組み合わせたリソースプールを保持し、柔軟な人員配置を可能にする。
ハードウェアやソフトウェアなどの必要な技術インフラは、利用可能であり、プロジェクトの要件に対応している。	プロジェクトの初期段階で徹底的な技術評価を実施し、潜在的な適合性の問題を特定する。
必要な原材料やサプライは、承認されたサプライヤーから容易に入手できる。	複数のサプライヤーとの強い関係を維持し、分散されたサプライチェーンを確保する。
プロジェクト活動やチームメンバーを収容する、適切な施設や作業スペースが提供される。	施設要件を徹底的に評価し、施設管理を担当する適切な部署または個人と早期に調整できるよう確保する。
IT サポートや専門知識などの外部サポートサービスは、プロジェクトのライフサイクルを通じて必要に応じて利用できる。	外部サービスプロバイダーとのサービスレベル契約 (SLA) を明確に定義し、応答時間と可用性に対する期待値を設定する。
必要な機械や設備は、良好な稼動状態にあり、プロジェクト期間を通じて使用可能である。	機械や設備の積極的な保守スケジュールを導入し、故障を最小限に抑え、最適なパフォーマンスを確保する。

**コストの前提条件:** 予算の前提条件または財務の前提条件とも呼ばれ、プロジェクト実行に伴う見積もりや予測コストのことを指します。さまざまなプロジェクト活動、成果物、マイルストーンを完了するために必要な財源についての前提条件を含みます。
例	軽減戦略
人件費はプロジェクトに割り当てられた予算内に収まる。	プロジェクトを通じて人件費を定期的に監視する。
材料費は見積もり額を超えることはなく、プロジェクト期間中は安定性を保つ。	信頼できるサプライヤーと関係を築き、価格契約を定期的にレビューする。
外部サービスや下請け業者の費用は、見積もり予算額と一致する。	外部のサービスプロバイダーや下請け業者との契約や合意において、期待や成果物を明確に定義する。
光熱費や事務管理費などの諸経費は一貫して予算内に収まる。	諸経費を継続的に監視して追跡する。
プロジェクト関連活動のための交通費や宿泊費は予算内に収まる。	プロジェクト関連の出張を計画する際に、コストに配慮した決定がなされるよう、出張方針とガイドラインを導入する。
インフレや為替変動がプロジェクト費用全体に大きな影響を与えることはない。	徹底した市場調査と経済分析を行い、潜在的なインフレと為替変動を先取りして予測する。

**範囲の前提条件:** これらは、プロジェクト範囲の境界、程度、要件に関連します。範囲の前提条件は、プロジェクトに含める、または除外する特定の成果物、機能、特徴を含めます。
例	軽減戦略
プロジェクト範囲は、プロジェクトのライフサイクルを通じて変更されることはない。	範囲変更の提案に徹底的な評価と文書化を義務付ける、正式な範囲変更管理プロセスを導入する。
特定した成果物は包括的であり、プロジェクトの目的に沿っている。	プロジェクト開始時に詳細な要件収集プロセスを実施し、関係者のニーズと期待を包括的に理解する。
プロジェクトは、最初の範囲定義を超える追加的な特徴、機能、範囲の拡張を必要としない。	範囲変更要求を評価して管理するための、堅牢な変更管理プロセスを開発する。
プロジェクトチームは、範囲と要件を明確に理解しており、大きな誤解や間違った解釈は生じない。	包括的なプロジェクトキックオフと要件明確化セッションをプロジェクトチームで実施し、範囲と要件の共通理解を図る。
業務範囲は、規制や市場環境の変化といった外部要因に影響されることはない。	徹底的な環境およびリスク評価を実施し、プロジェクトの範囲に影響を及ぼす可能性のある潜在的な外部要因を特定する。
すべての主要な関係者が意見と要件を提供しており、プロジェクト中に関係者の期待に大きな変更や追加が生じることはない。	関係者のエンゲージメントとコミュニケーションの堅牢な計画を確立する。

**環境の前提条件:** 場所の前提条件とも呼ばれ、プロジェクトの成功や結果に影響を与える可能性のある外部環境要因についての前提条件を指します。この前提条件は、プロジェクト環境に影響を与えうる、より広範な社会的、経済的、政治的、自然的要因を考慮します。
例	軽減戦略
規制環境は一貫しており、プロジェクトのコンプライアンス要件に影響を与えるような大きな変更はない。	規制当局または業界団体と定期的なコミュニケーションチャネルを確立し、潜在的な規制変更に関する最新情報を常に入手する。
政治は安定を維持し、政府の方針やリーダーシップによってプロジェクト運営が混乱したり、新たなリスクが生じたりするような大きな変化はない。	政治情勢を監視し、潜在的な政治リスクや変化について常に情報を得る。
世論や文化的規範などの社会的要因は比較的安定しており、コミュニティや関係者グループ内でのプロジェクトの受け入れやサポートに大きな影響を与えることはない。	包括的な関係者分析を実施し、プロジェクト期間を通じて関係者と関わる。
環境持続可能性要件は維持され、プロジェクトは関連する環境規制と基準に準拠する。	環境への影響を監視して緩和するための手段を含む、環境管理計画を策定して実施する。
自然災害、異常気象、気候条件は発生せず、プロジェクトの運営、タイムライン、資源の利用可能性に重大な影響を与えることはない。	徹底的なリスク評価を実施し、プロジェクトの地域の潜在的な自然災害リスクと異常気象パターンを特定する。
プロジェクトの業界や領域に関連する技術の進歩や革新によって、プロジェクトが提案するソリューションや方法論が著しく阻害されたり、時代遅れになったりしない。	定期的な市場調査、関連会議やフォーラムへの参加を通じて、業界のトレンドや新技術を常に把握する。

**時間の前提条件:** スケジュールの前提条件とも呼ばれ、これらはプロジェクトのスケジュール、期間、活動の順序に関連します。これらは、タスクの依存関係、マイルストーン、クリティカルパス、プロジェクトのタイムラインに影響を与える可能性のある要素に関する前提条件を含みます。
例	軽減戦略
プロジェクトのスケジュールとマイルストーンは、決められた期間内に達成可能である。	正確なタスク見積もりと適切なリソースの割り当てを含む、プロジェクトの計画フェーズを徹底的に実施する。
タスクの依存関係が正確に特定され、先行タスクの活動には大幅な遅れが生じない。	プロジェクト計画時に包括的な依存関係分析を実施し、タスクの依存関係を正確に特定し、文書化する。
プロジェクトチームは、すべてのプロジェクト活動と成果物を計画通りに完了するために十分な時間を確保する。	プロジェクトチームの作業量と進捗状況を定期的に評価する。
レビューと承認のプロセスに要する時間は妥当であり、大幅な遅れは生じない。	明確なレビューと承認のプロセスを定義し、各レビュー段階の現実的なタイムラインを設定する。
人的資源や設備などのリソースの利用可能性は、プロジェクトのスケジュールと一致しており、大きな時間的制約は生じない。	プロジェクトの早い段階でリソース計画を実施し、プロジェクトの要件とタイムラインに基づいてリソースを特定し、割り当てる。
計画されたタスクの順序と依存関係が正確に特定され、タスクの順序に重大な変更や遅れは生じない。	実際の進捗状況や変化するプロジェクト要件に照らして、計画したタスクの順序を定期的にレビューして検証する。

**品質の前提条件:** プロジェクトの成果物に期待される品質レベルに関する前提条件です。これらは、プロジェクト成果物が期待される品質レベルを満たすために必要な基準、プロセス、条件に関する前提条件を含みます。
例	軽減戦略
プロジェクトの成果物は、指定された品質基準を満たすか、それを上回る。	プロジェクトの成果物に関する品質基準と条件を明確に概説した包括的な品質管理計画を策定する。
プロジェクトチームは、プロジェクトのライフサイクルを通じて、確立された品質保証プロセスと手順に従う。	品質保証プロセスと手順に関する適切なトレーニングとリソースをプロジェクトチームに提供する。
プロジェクト成果物の品質を保証するために、必要なテストと検証活動が徹底的に実施される。	明確なテストの目的、テストケース、受け入れ条件を含む包括的なテストと検証計画を展開する。
プロジェクトの結果は、大幅な手直しや修正を加えることなく、関係者に受け入れられ、承認される。	関係者との頻繁なエンゲージメントと進捗状況のレビューを実施し、プロジェクトの成果と関係者の期待との間の整合性を継続的に確保する。
プロジェクトは、業界のベストプラクティスと認識された品質フレームワークを遵守する。	包括的なリサーチを実施し、プロジェクトに関連する業界のベストプラクティスや品質フレームワークについて常に最新の情報を得る。
プロジェクトチームは、プロジェクト遂行中に特定された品質問題や不具合に優先順位を付け、積極的に対処する。	堅牢な問題追跡と解決プロセスを導入し、品質問題や不具合を迅速に特定して対処する。

**関係者の前提条件:** これらはプロジェクトの関係者の期待、興味、行動に関連します。これらは、関係者のサポート、関与、または関係者の管理に関連した潜在的な影響やリスクについての前提条件を考慮します。
例	軽減戦略
主要な関係者が積極的に参加し、プロジェクトを通じて適宜意見やフィードバックを提供する。	関係者の関与に関する明確なコミュニケーションチャネルと期待事項を概説する関係者エンゲージメント計画を策定する。
関係者の期待や要求は、プロジェクト開始時に正確に把握され、明確に定義される。	プロジェクトの初期段階に、包括的な関係者分析と要件収集を行う。
関係者はプロジェクトの目標をサポートし、その成功に積極的に貢献する。	オープンで透明性の高いコミュニケーションチャネルを確立し、関係者の賛同と支援を促進する。
関係者が会議、レビュー、承認に対応できるスケジュールは、プロジェクトのスケジュールと足並みが揃っている。	関係者のエンゲージメントを、彼らの都合や制約を考慮して事前に十分に計画してスケジュールを立てる。
関係者の優先順位や傾向は、プロジェクト期間を通じて比較的安定している。	関係者との継続的なコミュニケーションと定期的なチェックインにより、優先順位や傾向の変化を常に把握する。
関係者は、プロジェクトの範囲、目的、成果について共通の理解を持ち、一致している。	プロジェクトの範囲、目標、望ましい成果を明確に示す包括的なプロジェクトチャーターまたはビジョンステートメントを作成して伝える。

最も一般的なプロジェクトの前提条件

最も一般的なプロジェクトの前提条件には、従業員の生産性、チームメンバーのスキルレベル、タイムラインの順守、リソースの利用可能性、予想されるコストなどの要素があります。基本的なことだと思われがちですが、これらの前提条件はプロジェクトに大きな影響を与える可能性があります。

以下に、最も一般的なプロジェクトの前提条件をいくつか挙げます。

プロジェクトのチームメンバーは必要なスキルを有し、与えられた役割を効果的に果たすための専門知識を備えている。
プロジェクトの関係者は、プロジェクトの目的と目標を明確に一貫して理解している。
プロジェクトは割り当てられた予算内で完了する。
プロジェクトは指定されたタイムラインまたは期限内に納品される。
プロジェクトの要件と範囲は十分に定義されており、プロジェクト中に大幅に変更されることはない。
プロジェクトチームは、プロジェクト期間中、設備、技術、材料など必要なリソースを利用できる。
プロジェクトのチームメンバーは、プロジェクトを通じて共同し、効果的にコミュニケーションをとる。
プロジェクトに関連するリスクと不確実性が適切に特定され、対処される。
プロジェクトの前提条件と制約が正確に特定され、プロジェクト計画中に考慮される。
プロジェクトに関連する規制およびコンプライアンス要件は、安定して一貫性を保つ。

大まかなプロジェクトの前提条件

大まかなプロジェクトの前提条件は、プロジェクトの基礎となる広範かつ包括的な前提条件です。通常、プロジェクトの成功に大きく影響する戦略的、組織的、あるいは業界レベルの要素を包含しています。チームはプロジェクトチャーターにこれらの前提条件を含めるべきです。

大まかな前提条件をチャーターに列記するだけでなく、制約や成果物とともに、プロジェクト範囲文書に追加することを検討します。

以下は、真実でないことが証明された場合、プロジェクトが失敗に終わる可能性のある主要な初期前提条件です。

大まかな前提条件	管理戦略
プロジェクトは、組織の戦略的目的と目標に沿ったものである。	プロジェクト活動を継続的に監視して評価し、組織の戦略的方向性との整合性を確保する。プロジェクトの目標と組織の目的とのつながりを定期的に伝えて強化する。
プロジェクトをサポートするための十分な財源が割り当てられる。	正確なコスト見積もり、プロジェクト経費の継続的監視、効果的な予算配分を含む堅牢な財務管理計画を策定する。プロジェクト予算を定期的に見直し、必要に応じて調整する。
関係者はプロジェクトにコミットし、支持している。	プロジェクトを通じて、関係者とのオープンで透明性の高いコミュニケーションを促進する。プロジェクトの進捗状況、成果、メリットを定期的に伝え、関係者のコミットメントと支持を維持する。
プロジェクトは、正確で信頼できる市場調査や顧客のインサイトに基づいている。	プロジェクト期間を通じて、市場データと顧客からのフィードバックを定期的に検証して更新する。市場の状況と顧客のニーズを継続的に評価し、必要に応じてプロジェクト戦略を適応させる。
プロジェクトは法律と規制の枠組みの中で実施される。	継続的な監視と関連法と規制の遵守を含めた包括的な規制コンプライアンス計画を策定する。法務部およびコンプライアンスの専門家に指導を依頼する。
プロジェクトをサポートするために必要な技術インフラストラクチャとシステムは整っている。	徹底的な技術評価を行い、必要なインフラストラクチャやシステムをプロジェクトの早い段階で特定して入手する。緊急時対応計画とサポート体制を確立し、技術関連の問題が発生した場合に対応できるようにする。
適切で有能なプロジェクトリーダーが配置されている。	強力なリーダーシップと管理能力を備えた有能なプロジェクトリーダーの選抜と育成に投資する。プロジェクトリーダーに継続的なリーダーシップ開発とサポートを提供する。

「プロジェクトではしばしば、チームは戦術に焦点を当てますが、戦術は戦略に織り込まなければなりません。」と Ffrench は述べます。

プロジェクトチャーターの前提条件

プロジェクトチャーターを作成する際には、プロジェクトの計画と実行の基礎となる特定の前提条件を盛り込むのが一般的です。プロジェクトの成功を最も脅かす前提条件に絞ってリストアップしましょう。

ここでは、ソフトウェア開発プロジェクトサマリーのサンプルと、プロジェクトチャーターに含めるべき大まかな前提条件の例を 5 つ紹介します。


プロジェクトサマリー: このプロジェクトの目的は、ある企業に新しい顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアソリューションを開発して導入することです。CRM システムは、顧客データ管理を合理化し、営業およびマーケティング活動を強化し、顧客サービスを向上させます。プロジェクトチームは、CRM システムの設計、開発、すべての関連部門への配備を 6 か月の期間内に行う必要があります。
前提条件	管理戦略
CRM システムに選ばれたテクノロジープラットフォームは、既存の IT インフラストラクチャと互換性があり、企業環境にシームレスに統合される。	テクノロジープラットフォームを最終決定する前に、徹底的なテクノロジー評価と互換性分析を行う。 IT 専門家を関与させ、パイロットテストと概念の実証を実施し、既存のインフラストラクチャとの互換性を検証する。
組織内のエンドユーザーは、新しい CRM システムを受け入れ、ユーザー受け入れテストとトレーニング活動に積極的に参加する。	包括的な変更管理とコミュニケーション計画を実施し、プロジェクトの初期段階からエンドユーザーを取り込む。ユーザーが新しい CRM システムとその利点を理解できるように、トレーニングセッション、ワークショップ、ユーザー文書を提供する。
プロジェクトに割り当てられた予算は、開発費、ライセンス料、必要なインフラストラクチャのアップグレードをカバーするのに十分な額である。	正確なコスト見積もりと緊急時対応への備えを含む、詳細な予算計画を策定する。定期的に予算をレビューし、実際の経費やプロジェクト要件の変化に基づいて、必要に応じて調整する。
既存の顧客データは、重大なデータ損失や整合性の問題なしに、現在のシステムから新しい CRM ソリューションに正確に移行することができる。	移行の前に、徹底的なデータ評価とデータクレンジングを実施する。データ検証と調整手順を含む詳細なデータ移行計画を策定する。
ホスティングサービスや統合パートナーなど、プロジェクトに必要な第三者ベンダーや外部サービスプロバイダーは、サービスを提供し、合意されたタイムラインを遵守する。	ベンダーとの契約や合意において、具体的なタイムラインや成果物を含め、明確な期待や要件を設定する。ベンダーによる潜在的な遅延やサービスの中断に対処するための緊急時対応計画を立てる。

プロジェクト計画の前提条件

プロジェクト計画の前提条件は、影響度の低い前提条件も含め、チャーターの前提条件よりも詳細な要素を網羅しています。これらの前提条件には、リソース、マイルストーン、タイムライン、予算、活動などが包含され、個々のタスクやチームコミュニケーションの細かな違いも含まれます。

以下は、人的資源プロジェクトにおいて、チームがプロジェクトチャーターではなく、プロジェクト計画に含めたほうが良い前提条件のいくつかの例です。

プロジェクトサマリー: この「モダンマーケット」Web サイトリニューアルプロジェクトは、自社の e コマース Web サイトを刷新して、ユーザーエクスペリエンス、ナビゲーション、美観を向上させるとともに、より優れた顧客追跡とパーソナライゼーションのための強化分析ツールを統合することを目的としています。このプロジェクトは、社内のWeb デザインチームがマーケティングと IT 部門と協力し、6 か月にわたって実施します。
プロジェクトの前提条件	管理戦略
定期スケジュールのメンテナンスウィンドウは一定で、サイト更新のための計画されたダウンタイムが可能である。	メンテナンスウィンドウに変更があった場合、プロジェクトマネージャーはオペレーションチームと Web デザインチームと協力してタスクを再度スケジュールする。通常のウィンドウが利用できない場合、オフピーク時に更新を実行するためのバックアップ計画を策定する。
主要なインターネットブラウザ (Chrome、Safari、Firefox など) は、プロジェクトのタイムライン中、Web サイトの表示や機能に影響を与えるような大幅なアップデートは行わない。	Web サイトのデザインを、ブラウザの小さな更新に柔軟に対応できるものにする。大型の更新が発表された場合は、テストのためのリソースを割り当て、必要に応じて調整し、互換性を維持する。
分析目的で Web サイトに統合される予定のサードパーティ製プラグインは、プロジェクト期間を通じて安定を保ち、サポートされる。	主要なプラグインが故障またはサポートされなくなった場合に使用できる、緊急用のプラグインを特定する。プロジェクトチームは、必要に応じて代替プラグインを統合するために、Web サイトを迅速に適応させる準備をしておく。

プロジェクトの前提条件で避けるべき間違い

プロジェクト計画の一環として、前提条件を明確に文書化および伝達せずに仮定することがないようにします。もう一つのよくある間違いは、前提条件を定期的に見直し、更新しないことです。プロジェクトが進化するにつれて、一部の前提条件は有効でなくなり、新しい前提条件が発生する場合もあります。

プロジェクトの前提条件を文書化する際のよくある間違いを避けるために、従うべきベストプラクティスをいくつかご紹介します。

前提条件を文書化し、定期的に見直す: 前提条件のリストを作成し、2 回以上チェックします。保存して放置するのではなく、動的に扱い、最新の状態を保ちます。
依存関係を特定する: 依存関係は隠れた前提条件を明らかにすることができます。これらの関係をマッピングし、理解することが不可欠です。
前提条件を検証する: 検証なしに前提条件を現実として受け入れることは避けましょう。「前提条件を定義し、通常よりも視野を広げてから、補足を加えて戻します。」と Barry 氏は説明します。「それらをプロジェクト計画に加え、レビューをスケジュールします。プロジェクト管理の他のタスクより地味な作業ではありますが、チェックすることは非常に重要です。」
ギャップに責任を持つ: 何かを見つけたら、行動してください。計画にギャップや潜在的な問題を発見した場合は、他人任せにするのではなく、責任をもって対処しましょう。
共同作業の意見を求める: 共同作業はプロジェクト計画の鍵です。「アイデアをぶつけ合う相手が必要です。」と Ffrench 氏は言います。他のリーダーたちや経験を持つ同僚たちと話し、計画プロセスで作業をしている人たちを巻き込んでください。
高給取りの意見に過度に依存しない: 高給取りの人物の意見が過度に重視される HIPPO 効果に気を付けましょう。このために他の人たちが異なるアイデアを発言するのをためらうと、機会を逃すことになります。
アプローチをアップデートする: 関連性がなくなった、あるいは効果がなくなった慣行や手法にしがみついてはいけません。変化と適応にオープンなチーム文化を育てましょう。「飛行機を操縦しながら、飛行機を作ることにも情熱を注ぎます。」と Barry は言います。「私たちは関連性がないことでさえもキープします。チームが困難や変化を受け入れられる文化が必要です。」
継続的に前提条件を検証する: 前提条件の検証は、ビジネスケースや戦略的プランニングの段階に限定しないでください。プロジェクトのライフサイクルを通じて、継続的に関連する前提条件を特定し、追跡しましょう。
前提条件を潜在的なリスクとして扱う: 前提条件はリスクを表します。個々の前提条件がプロジェクトの成功に与える潜在的な影響を確実に理解しましょう。
前提条件を明確に文書化する: 前提条件を明確かつ具体的に文書化することが極めて重要です。曖昧さは誤解や間違った解釈を招き、プロジェクトを危険にさらしかねません。
外部要素を考慮する: 前提条件は内部のプロジェクト問題に限りません。市場環境、規制、技術の進歩などの外部要因は、プロジェクトに大きな影響を与える可能性があります。

プロジェクトの前提条件スターターキット

プロジェクト前提スターターキット

プロジェクト前提条件スターターキットをダウンロード

このスターターキットを使用して、プロジェクトの前提条件をすばやく表面化して記録できます。このキットには、2 x 2 の前提条件マトリクスや印刷可能な前提条件ログテンプレートなど、必要な文書がすべて含まれています。テンプレートはすべて無料で、組織のニーズに合わせて完全に編集可能です。個別にダウンロードすることも、一式のスターターキットとしてダウンロードすることもできます。

キットの内容は以下の通りです。

Excel 用 2 x 2 前提条件マトリクスは、前提条件を収集し、潜在的な影響と可能性に応じて優先順位を付けるのに役立ちます。
Excel 用 RAID テンプレートは、プロジェクトのリスク、問題、依存関係とともに、プロジェクトの前提条件を記録して評価します。
Excel 用プロジェクト前提条件ログテンプレートは、プロジェクトのライフサイクルを通じて前提条件を記録して追跡します。
Microsoft Word 用プロジェクト前提条件収集告知電子メールテンプレートは、前提条件のブレインストーミングとディスカッションミーティングをチームメンバーに通知します。
Microsoft Word 用プロジェクト前提条件イベント告知電子メールテンプレートは、バーチャルミーティングへのリンク用スペースが含まれています。

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