プロジェクトの提示と追跡のためのテンプレート
次のテンプレートには、関係者にプロジェクトの概要を提示する際に役立つシート、ウィジェット、概要が含まれています。これらのテンプレートは、プロジェクトの実行中に進行状況を監視する際にも役立ちます。
プロジェクト管理計画ダッシュボード テンプレート
ダッシュボードは、プロジェクト マネージャー、関係者、チーム メンバーが重要な指標の概要を示すための便利な手段となります。この統合プロジェクト計画テンプレートには、タスクの開始や完了に応じてガント チャートが更新されるタスク リストが含まれています。このテンプレートには、タスクのステータス、プロジェクトの支出、保留中の項目を要約するウィジェットも用意されています。
統合プロジェクト計画 (IPP) テンプレート
プロジェクト計画の一部または全体についての説明が必要になる場合があります。しかし、視覚的な要素によって、プロジェクトの各側面の関係性やスケジュールをわかりやすく伝えることができます。この統合プロジェクト計画テンプレートでは、ガント チャートまたは静的タイムラインを選択できます。次に、タスク リストを完成させ、責任者を記入し、期日追加します。テンプレートには、コスト基準値シートとコミュニケーション計画シートも含まれています。
プロジェクト管理計画テンプレート
このカスタマイズ可能なテンプレートは、プロジェクトの実行に向けて準備する必要がある項目を提案し、各項目の期日を入力するスペースを提供します。さらに、プロジェクト承認フェーズ、プロジェクト計画、プロジェクト実行、プロジェクト終了のセクションも設けられています。
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プロジェクト計画の調査と準備のためのテンプレート
次のプロジェクト管理計画テンプレートは、プロジェクトの完了に必要なタスクとリソースを決定し、文書化する際に役立ちます。
作業分解構成図 (WBS) ダイアグラム テンプレート
作業分解構成図は、プロジェクトをどのように達成できるかを理解するための視覚的なツールを提供します。まず、目標または成果物を最上部に設定し、必要な労力を小さなタスクに細分化します。WBS はタスクと成果物に重点を置いていますが、プロジェクト スケジュールと組み合わせることで、経時的に発生する作業の概要を把握できます。一部のプロジェクト管理の専門家は、リーダーシップにとってはスケジュールが、チームと個人にとっては WBS が最もメリットがあると主張しています。このテンプレートには、空欄記入式の図とタスク リスト テンプレートが含まれています。作業範囲テンプレートでは両方の形式を使用します。
関係者管理計画テンプレート
関係者分析では、プロジェクトに関心を持つ可能性のある個人やグループを特定し、その関心の範囲と影響の程度を判断します。また、プロジェクトについてそれらの個人やグループと連絡を取り合うための最適な手段を把握することも目的とします。関係者分析は、プロジェクト コミュニケーション計画の重要な基礎となります。
この関係者管理テンプレートには、関係者を列挙し、それぞれの所属組織およびプロジェクトでの役割、関心を持つ可能性のあるプロジェクト活動の種類、コミットメント レベル、プロジェクトに関心を持つ理由を記入するためのスペースが用意されています。このテンプレートには関係者分析マトリクスを含むシートがあり、各関係者のコミットメントと影響力のレベルを視覚的に評価できます。
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コスト見積もりおよびプロジェクト予算テンプレート
リスク評価テンプレート
組織にはリスクがあり、プロジェクトも事故、要件の変更、ベンダーの供給や品質に関する問題などの影響を受ける可能性があります。このリスク評価テンプレートは、タスクとプロジェクトの期限に対するリスクに重点を置いていますが、リンクされたテンプレートをカスタマイズすることで他のリスクにも対処できます。テンプレートでは、タスク表にタスクの説明、期限、リスク レベル、ステータスが詳細に示され、ステータスと優先度の表にプロジェクトの統計が表示されます。
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プロジェクト リソース計画テンプレート
リソース計画では、プロジェクトに必要な機器、備品、および人員を一覧化します。リソース計画は、ハードウェア、ソフトウェア、オフィス、ワークスペースなどの共有リソースのスケジュール設定に役立ちます。このテンプレートでは、プロジェクト フェーズの概要を示し、プロジェクト フェーズ、役割、部門、時給などでリソースを一覧化できます。
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プロジェクト エグゼクティブ サマリー テンプレート
プロジェクト計画書またはプレゼンテーションを作成する際は、プロジェクトの概要をまとめたエグゼクティブ サマリーから始めます。ただし、エグゼクティブ サマリーは、計画の策定時に作成するコンテンツまたはドキュメントの最後に配置する必要があります。このサマリーを作成する際は、計画の詳細についてプロジェクト憲章を参照します。大規模なプロジェクトの一部を遂行するベンダーまたは請負業者の場合は、プロジェクトの作業指示書を参照してください。このカスタマイズ可能なテンプレートは、主要なマイルストーンや解決すべき問題など、エグゼクティブ サマリーの要素を順を追って作成できるような構造になっています。必要に応じて独自のサマリー要素を追加できます。
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プロジェクト計画の実施と管理のためのテンプレート
以下のプロジェクト管理計画の例は、プロジェクトの実施にあたり、問題の解決、チームや関係者とのコミュニケーション、質の高い成果物の確保を実現するうえで役立ちます。
時系列またはシンプルなタイムライン テンプレート
タイムラインはプロジェクト管理に不可欠なツールです。タイムラインは、プロジェクトで必要なアクティビティを大まかなマイルストーンまたは詳細なタスクとサブタスクという形式で記録し、それらのアクティビティが互いにどのように関連しているかを示します。この時系列タイムラインは、単純なプロジェクトに適しています。このテンプレートを使用すると、リストにタスクを追加することができ、それらのタスクはタイムラインに表示されます。
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ガント タイムライン テンプレート
動的なガント チャートは、より複雑なプロジェクトのタイムラインとして使用できます。タイムラインにマイルストーンを追加することで、目標に集中し、タスク間の依存関係を強調できます。
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変更管理プロセス テンプレート
テスト計画テンプレート
実用的な成果物を確実にするには、品質保証または品質管理計画を作成しましょう。このテスト計画テンプレートは、特にアジャイル製品開発に適していますが、管理アプローチや製品に合わせてカスタマイズすることもできます。テスト ID、テスト番号、テストの説明、予想される結果と実際の結果、製品の合否、関連するコメントを記入するだけのシンプルな構造です。
プロジェクト管理計画に含める内容
プロジェクトを成功させるには、まず詳細なプロジェクト管理計画を策定しましょう。プロジェクト管理計画テンプレートは、計画プロセスを順を追って記入できる形式となっているため、含める内容を考えることに気を取られずに、詳細に集中できます。作業を容易にし、計画を成功させるために、この記事に含まれているテンプレートをダウンロードしてください。
プロジェクト管理計画には、スケジュール、作業分解構成図、関係者分析など、特定の計画領域に関する追加の詳細を提供するためのドキュメントやコンポーネント ドキュメントが含まれている場合があります。組み合わせて使用する場合でも、個別に使用する場合でも、ほとんどのプロジェクト管理計画テンプレートには次のセクションが含まれます。
概要
プロジェクトの目的、目標、成果物について簡単に説明します。このセクションを書くときは、プロジェクト憲章を参照してください。
プロジェクトのアプローチまたはエグゼクティブ サマリー
プロジェクトの管理アプローチの概要を説明します。主要な担当者と、特定の責任および意思決定権限を持つ人物を一覧化します。前提条件と制約についても説明します。このセクションにリスクを含めることもできます。
プロジェクト範囲
要件の変更を回避するには、プロジェクトで期待する成果と範囲外のものを明確に定義する必要があります。プロジェクト憲章は範囲を定義するための開始点となりますが、プロジェクト範囲指示書に次のセクションを含めるか、別のドキュメントへのリンクを含める必要があります。
- 作業分解構成図 (WBS): 作業分解構成図は、成果物の作成に必要なすべての高レベルおよび低レベルのタスクを視覚的に説明します。WBS 図では、主要なタスクを一番上に記入し、最小のタスクまたは作業パッケージを決定するまで、項目を小さなタスクに細分化します。WBS は、タスク、所有者、期日などの詳細リストである作業分解構成図辞書と連携します。
- スケジュール ベースライン: アクティビティ、マイルストーン、プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを把握するには、スケジュール ベースラインを作成します。
- マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの完了における重要な段階を示します。高レベルのマイルストーンのリストを作成し、その概要とプロジェクト全体のスケジュールにおけるコンテキストを簡単に説明します。
変更管理計画
変更管理計画では、プロジェクトの変更を文書化、送信、承認、追跡するための一貫したモデルを提供します。これらの重要な指示は、多くの場合、個別のドキュメントで作成されます。
リスク管理計画
プロジェクト計画では、リスクを特定するプロセスやリスク軽減戦略など、リスク管理に対するアプローチを要約します。プロジェクト終了時の事後分析中に、プロジェクト マネージャーは管理アプローチと照らし合わせて特定されたリスクを評価し、将来的なプロジェクトに対する改善策を推奨します。
リスク登録簿では、各リスクと軽減アクションを記録します。登録簿は品質改善に不可欠であり、規制コンプライアンスのために必要となる場合があります。リスクの一意の ID、リスクの詳細、リスクを特定した人物と日付、リスクの発生確率、リスクの影響の重大度などを記録します。PRINCE2 では、リスク登録簿はリスク ログとして知られています。
プロジェクト範囲管理計画
プロジェクト範囲管理セクションでは、作業を制限する権限を持つ人物について説明します。また、補足文書を含む、プロジェクト範囲を確立するためのツールと方法について詳しく説明します。これらの補足文書には、WBS やプロジェクト憲章、作業指示書などが含まれる場合があります。範囲管理計画では、範囲を測定および追跡する方法についても説明する必要があります。さらに、プロジェクト マネージャーがチームに範囲を伝える方法についても明確に記載する必要があります。
コミュニケーション計画
コミュニケーション計画には、チームや関係者と共有する必要があるプロジェクト情報、受信者の ID、連絡先情報、コミュニケーションの方法と頻度を記載します。コミュニケーション計画は、プロジェクトを効率的に進めるうえで不可欠です。プロジェクト計画の早い段階で関係者分析を実施し、その結果をコミュニケーション計画の策定に役立てましょう。
コスト管理計画
コスト管理計画では、プロジェクト期間中のコストを測定、管理、報告する方法を説明します。また、コスト管理の責任者、予算変更の承認および追跡方法、予算を報告する方法と頻度を特定します。
コスト基準値では、プロジェクトにおける時系列での承認済み支出を説明し、プロジェクトの推定費用と予備費の合計を示します。
リソースまたは調達計画
リソース計画または調達計画では、支出制限を定義し、その制限を超える金額の承認者を特定します。また、機器、設備、インフラストラクチャ、コストなど、使用するリソースの種類を詳述し、そのようなアイテムをレンタル、リース、または購入するかを明記します。
リソース カレンダー
リソース カレンダーでは、重要なリソースが必要な時期や期間について視覚的な情報を提供します。含まれるリソースに対して機能上の責任を負う人は、リソース カレンダーを承認する必要があります。
人材管理計画
人材管理計画では、プロジェクトに必要なスキル セット、プロジェクトでの報酬率、人事部門によるプロジェクトへの新規採用者または契約社員の配置の有無についての概要を示します。
品質管理計画
プロジェクトの完了時に品質の期待値が満たされていることを確実にするには、品質管理計画を作成しましょう。この計画では、最終的な結果を判断する基準を定義し、作業を評価するプロセスも特定します。品質計画では、品質の責任者を明記し、適用される品質保証または品質管理の規制、標準、プロセス、およびツールについて説明します。
品質基準は、プロジェクト全体における品質評価の具体的な指標を明確に示すものです。適切な指標を見つけるには、現在の品質管理プロセスまたは基準、最近または類似のプロジェクト、関連する業界標準または規制基準を確認する必要があります。
その他の役立つプロジェクト管理テンプレート
プロジェクト計画の独自の側面を説明するにはその他のドキュメントや計画が役立ちます。以下に、参考となるサンプルやテンプレートへのリンクを一部掲載しています。
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