何かを合理化するとはどういう意味か？
合理化とは、定義上、よりシンプルに、またはより効率的にするためにアイテムを変更する行為です。たとえば、請求書の作成や配布を行う人に関係なく、プロセスのステップに一貫性があり、反復可能であるようにすることで、クライアントへの請求作業を合理化できます。
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プロセスを合理化するとはどういう意味か？
ビジネス プロセスとは、目標を達成するために特定の順序で実行される、一連の繰り返し可能なアクティビティです。各アクティビティはタスクを構成します。タスクは、プロセスの一部である場合もあれば、一度きりのイベントである場合もあります。
たとえば、新入社員のオンボーディングでは、書類に記入し、オフィスを案内し、設備や作業スペースを提供し、チーム メンバーを紹介します。このシナリオでは、タスクの 1 つは書類作成です。
クライアントへの請求プロセスに戻りましょう。このプロセスを文書化することは、請求書の発行に寄与する活動を特定するための最初のステップとなる場合があります。ワークフローを文書化すると、排除や自動化が可能なアクティビティが見つかる場合があり、その結果、請求プロセスを合理化できます。
ビジネス プロセスまたはオペレーションの合理化とは？
ビジネス プロセスの形式は、組織によって異なります。通常、正式なプロセスは文書化されますが、非公式のプロセスは十分な考察や計画なしで行われるものです。合理化されたビジネス プロセスは、問題をほとんど発生させず、より迅速に成果をもたらします。
ワークフローとビジネス プロセス管理のソフトウェア ソリューションは、ビジネス部門全体のプロセスを合理化および自動化できるように特別に設計されています。数多くの事業部門が、合理化されたプロセスの恩恵を受けることができます。
人事と管理: 新入社員のオンボーディング
セールスとマーケティング: フォローアップ メールの配布
財務会計: ベンダー請求書の提出
オペレーション: 製品の納品
調達: 製品の注文
経営陣: 従業員の評価
IT: パスワードのリセット
資産管理/予測メンテナンス: 資産の検出と目録
サプライ チェーン管理: 原材料の補充
コンプライアンス文書: 四半期ごとの報告書
プロジェクト管理: タスク通知
ビジネス プロセスの合理化のメリット
2015 年の Gallup poll (ギャラップ調査) によると、米国の労働者のうち自分の仕事に関心を持って取り組んでいる人は、わずか 32 パーセントでした。合理化されたビジネス プロセスは、エラーを減らし、進捗をスピードアップするだけでなく、職務を明確にし、説明責任を徹底するのにも役立ちます。結果として従業員の士気を高め、従業員のエンゲージメントを促進できます。
あらゆる規模の企業が、合理化されたプロセスの恩恵を受けます。その他の利点は次のとおりです。
効率、生産性、俊敏性、利益の向上
コミュニケーションの改善
手順の明確な文書化、プロセスの可視性の向上
エラー、保留、サイロ、期限切れ、冗長作業の削減
業界標準へのコンプライアンスの改善
従業員トレーニングの簡素化
従業員の採用の改善
チーム調整の合理化
定義されたタスクの所有権とワークフローの階層
説明責任の向上
従業員モラルの向上
ワークフロー階層とタスクの所有権の確立
説明責任の徹底
顧客満足度の向上
バージョン管理の維持
合理化するビジネス プロセスの選択方法
どの組織もさまざまなビジネス プロセスを毎日使用しています。中には、効率的なものもあれば、そうでないものもあります。このような非効率なプロセスは、さまざまな方法で特定できます。顧客の不満、出費の増加、スタッフの過労はすべて、問題のあるプロセスの兆候です。その他の非効率性は、それほど明白ではないかもしれません。すべてのビジネス プロセスの一覧を作成し、それらを部門別に分類し、重要度に応じて優先順位を付けることをお勧めします。
Red Beach Advisors (レッド ビーチ アドバイザーズ) の創設者である Ray McKenzie 氏は、「合理化のための潜在的なプロセスを特定した企業は通常、収益の創出に直接焦点を当てたプロセスに取り組みます。これらの手順が定義され自動化されると、サービス提供の効率性が優先され、顧客が顧客であり続けることができます」と語っています。
ビジネス プロセスを合理化する方法
すべてのビジネス プロセスを特定して優先順位を付けた後、合理化を開始できます。これには、目標を達成するために発生する各ステップやアクティビティのプロセスを認識し、文書化する必要があります。ビジネス プロセスを合理化するには、次の手順に従います。
目標または最終結果を特定します。
プロセスを個別のステップまたはタスクに分割します。
プロセスのステップを分析し、バリュー チェーン分析を実行し、引き継ぎを評価し、ボトルネックを特定します。
プロセスおよび関連タスクを実行する人、またはプロセスの恩恵を受ける人からの意見を収集します。
不要なアクティビティを特定します。
冗長なアクティビティを特定します。
テクノロジーを使用して自動化できるアクティビティを特定します。
タスクを再設計あるいは自動化します。
プロセスを遂行するためのリソースをリクエストします。
プロセス計画を伝え、関係者や経営陣のサポートを得ます。
トレーニングを行います。
重要業績評価指標 (KPI) を定義します。
成功と失敗を追跡し報告します。
テスト、レビュー、調整を行い、継続的な改善に努めます。
ビジネスの規模と種類によって、プロセスを合理化する際に必要な作業の深さが決まります。たとえば、中小企業では関係者の承認は必要ないかもしれませんが、大企業では関係者やさまざまなレベルの管理職からの賛同が必要です。
どのような規模の企業でも、どの業界でも、プロセスを合理化する際にはミスが起こる可能性があります。グローバルなビジネス効率化およびパフォーマンス改善コンサルタントである Ray Hodge 氏は、中小企業における一般的なミスをいくつか見てきました。「中小企業がビジネス プロセスを合理化しようとするときによくあるミスとして、同時に多くの分野に取り組みすぎる、適切なテクノロジーを活用していない、テクノロジーに対するコストを削減している、変革を推進するリーダー的存在がいない、スタッフのトレーニングが不十分、二次的な分野に取り組んでいる、といったことがあります」と彼は言います。
合理化テクニック
プロセス改善のための一連の手法とツールであるシックス シグマは、1986 年に開発されました。シックス シグマは、特に製造業でプロセスを改善するために今日も使用され続けています。
企業や業界はそれぞれ独自のプロセス改善テクニックを活用していますが、効率の向上に取り組む際にはほとんどの組織がプロセス マッピングを採用しているという共通点があります。これは、一般にフローチャート、プロセス モデル、またはワークフロー図とも呼ばれます。プロセス マップは、プロセスに関わる全員とすべてを明らかにします。プロセス マッピングの目標は、組織が改善できる領域を特定することです。
ビジネス プロセス マップのサンプルを以下に示します。
フローチャート: プロセスを図解したものです。
スイムレーン図: 適切な従業員、チーム、または部門のスイムレーン内にタスクとアクティビティを配置することで、プロセスにおける説明責任を図示します。
バリュー ストリーム マッピング: 製品やサービスの生産における材料や情報の流れを改善するために使用される、リーン エンタープライズ手法。
SIPOC (サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客): ビジネス プロセスの視覚的な概要。
ガント チャート: プロジェクト管理で使用し、プロジェクトのタスクとスケジュールをマッピングします。
ガント チャート テンプレートをダウンロード
Excel
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ビジネス プロセス管理で使用されるその他のテクニックは業界によって異なりますが、以下が含まれます。
GUT マトリクス
BASICS マトリクス
根本原因分析
システム図
影響分析
原因と結果の分析
フィッシュボーン図
カスタマー エクスペリエンスのマッピング
変化曲線
ビジネス ケースの準備
Petri-Nets
ユニバーサル プロセス表記法
プロセス マップを作成したら、分析を開始できます。これは、プロセス改善における最も重要なステップの 1 つです。分析によって、対処が必要な実際の問題が明らかになります。
その他の一般的な考え方と分析手法には、次のものがあります。
ギャップ分析
観測
バリュー チェーン分析
5 Whys 分析 (なぜなぜ分析)
原因と結果
影響分析
リスク分析
故障モードおよび影響分析 (FMEA)
ビジネス プロセス モデリング表記法 (BPMN)
カスタマー エクスペリエンスのマッピング
リーン
ビジネス プロセスを合理化するテクノロジー
ビジネス プロセス管理の概念は、TQM、継続的改善、シックス シグマ、リーン プロセス改善アプローチなどと密接に関連しています。ビジネス プロセス管理はソフトウェア ベンダーにとって大きなビジネスとなっており、ワークフローやビジネス プロセスを合理化するための革新的なソリューションを数多く開発しています。
これらのツールは、ビジネス プロセスを収集、自動化、測定、改善するために設計されています。ここでは、さまざまなビジネス/ワークフロープロセス自動化ソフトウェアに関する情報をご紹介します。
ビジネス プロセス管理 (BPM) ソフトウェア: オペレーション管理の規律としてのビジネス プロセス管理は、ビジネス プロセスを、価値を提供するために管理し、明確に開発する必要がある重要な資産と見なしています。BPM ソフトウェアは、組織がビジネス プロセスを自動化し最適化するのに役立ちます。Gartner (ガートナー) の Peer Insights には、「BPM プラットフォームには、グラフィカルなビジネス プロセス モデリング能力、モデリング メタデータを処理するプロセス リポジトリ、プロセス実行エンジン、および状態管理またはルール エンジンが最小限含まれる」と書かれています。デジタル トランスフォーメーションの取り組みでは、俊敏性とスピードに対する要求を満たすために、最新の BPM ソリューションのインテリジェンス機能、迅速なアプリケーション開発機能、モバイル機能に依存しています。
顧客関係管理 (CRM) ソフトウェア: CRM ソリューションは、組織と顧客や見込み客との相互作用に焦点を当てます。プロセスの効率性は非常に重要であり、顧客との関係改善という目標も達成する必要があります。
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM)/エンタープライズ ドキュメント管理ソフトウェア: ECM ソリューションは、組織全体のプロセスに対してコンテンツを管理、保存、保管維持、提供するために使用されます。ECM ソフトウェアは、BPM および CRM ソリューションと緊密に連携します。
プロジェクト管理ソフトウェア: フローチャート ソフトウェアとも呼ばれるプロジェクト管理ソリューションは、膨大で煩雑あるいは管理の難しいプロジェクトをいくつかのプロセスに整理するのに役立ちます。
製品管理および開発ソフトウェア: 製品開発ソフトウェアは、製品やサービスの構想から市場投入までのプロセスに従います。
法務、会計、財務用ツール: 法務および財務向けに設計されたソフトウェア ソリューションは、文書の署名と追跡、請求書発行、経費報告、給与計算、簿記、税務処理、報告書作成、分析を合理化するのに役立ちます。
人事およびマーケティング ソフトウェア: これらのツールは、採用プロセス、従業員のスケジューリング、タイムシートの承認、顧客フィードバック、顧客エンゲージメント、共同作業を簡素化できます。
個人用の生産性向上ツールとアプリ: チェックリスト作成の自動化、To-Do の管理、アクティビティのログ記録、費やした時間の追跡のためのアプリやオンライン ソリューションがすぐに利用できます。
ビジネス プロセス モデリング ツールに求めるべきもの
ビジネス プロセス モデリングは、ビジネス プロセス管理の要素の 1 つです。ビジネス プロセス モデリングの目標は、現在のプロセスを将来の目標と照らし合わせて評価することです。視覚的なドキュメントは、ユーザーがプロセスに関連するアクティビティ、イベント、リソースを理解し、分析するのに役立ちます。ビジネス プロセス モデリングには、プロセス マッピング、プロセス検出、プロセス シミュレーションが組み込まれています。
ビジネス プロセス モデリング ツールを評価する際は、次の基準を考慮してください。
ビジネス部門が習得しやすい
IT チームが他部門と議論したり、他部門に教えたりしやすい
安価で業界標準に準拠している
グラフィック インターフェイスを備えた統合ワークフロー エディター ツールが含まれている
ワークフローを実際に導入する前にシミュレートする機能がある
自動化されたワークフロー プロセスの例
請求書の承認、従業員のオンボーディング、経費処理、サービス リクエストは、企業が自動化できる作業プロセスのほんの一例です。
請求書の提出はすべての業界で一般的に行われており、自動化によって合理化できます。ベンダー、請負業者、従業員は、定期的に請求書を提出します。反復可能な承認プロセスを作成し、全員が迅速かつ正確に支払いを受けられるようにします。
ビジネス テクノロジーを更新するときを示すサイン
ビジネス プロセスを合理化する方法は複数あります。場合によっては、単に会社のテクノロジーを更新するだけで効率と生産性を高めることができます。改善計画を実行に移す必要がある状況の指標としては、次のようなものが考えられます。
サーバー/ネットワークが遅い
従業員は IT サポートの不備について不満を抱いている
従業員は仕事に必要なツールがないことに不満を抱いている
従業員が現在のソリューションに嫌悪感を示し、使うのをやめた
各部門がサイロ化しており、部門間でデータが統合されていない
今のテクノロジーではビジネスの俊敏性が得られない/ビジネスとともに進化しない
良好なカスタマー エクスペリエンスを十分に提供できていない
ビジネス自動化のベスト プラクティス
ビジネス プロセスを合理化するという決定は重要です。ビジネス プロセスが顧客や従業員の不満を引き起こしている場合や、必要以上のコストがかかる場合は、変更を行う時期です。自動化によってビジネス オペレーションを改善するのに役立つヒントをいくつか紹介します。
アンケートを実施して、顧客の考えを聞き出します。的を絞った質問を行い、何が機能し、何が機能していないかを見いだします。
従業員のトレーニングが必要な場合は、さまざまなタイプの人やさまざまなレベルのリーダーシップをトレーニングしたことのある、経験豊富な外部の専門家を雇います。リーダーに特化したトレーニングを検討します。スタッフがトレーニングに参加することによるダウンタイムの影響を考慮します (これは小規模企業では特に重要です)。
テクノロジーを適用する前に、まずは機能しないプロセスを特定して修正することに重点を置きます。ビル・ゲイツ (Bill Gates) 氏の有名な言葉に「ビジネスで使用されるテクノロジーの第一原則は、効率的な業務に自動化を適用すればその効率性は飛躍的に高まるということ」というものがあります。
一般社員やプログラマーがテクノロジー ソリューションを使用したり管理したりするかどうかを見極めます。
購入するテクノロジーへの投資に見合った利益を必ず得られるようにします。
効率性に取り組む際には、パレートの法則 (80/20 ルール) を考慮します。たとえば、非効率的なプロセスの上位 20% を修正すれば、プロセスの問題の 80% が改善される可能性があります。
俊敏性、拡張性、モバイルフレンドリー、特定のニーズに合わせて構成可能な、ベンダー提供のクラウドベース ソリューションを評価します。
用語集
合理化: シンプルでアジャイルなアプローチを導入することで、システムの組織をより効率的にするプロセス。
タスク: 完了する必要がある 1 つの作業。
プロセス: 最終目標を達成するために完了させる必要がある一連のタスクやアクティビティ。
ビジネス プロセス: ビジネス環境において最終目標を達成するために完了させる必要がある一連のタスクやアクティビティ。
- 非公式のビジネス プロセス: 十分な考えや計画なしで行われるプロセス。
- 正式なビジネス プロセス: 文書化されているプロセス。
ワークフロー: 作業の開始から完了までの一連のプロセス。
ドキュメント: オンライン、紙、デジタル メディアあるいはアナログ メディアで利用可能な、情報やデータを含む資料。
ビジネス プロセス管理 (BPM): ビジネス プロセスを、価値を提供するために管理して明確に開発する必要がある重要な資産と見なす、オペレーション管理の規律。
ビジネス プロセス管理 (BPM) 戦略: ビジネス プロセスを特定、設計、導入、分析、監視、規制、改善するためのアプローチ。
ビジネス プロセスの自動化: テクノロジーを使用してビジネス プロセスを自動化する行為。
ビジネス プロセスの改善: ビジネス プロセスを分析して改善する行為。これには、自動化、ステップの排除、タスクの追加、プロセスの根絶などが含まれます。
品質保証 (プロセス自動化の一環として): プロセスの各段階をテストし、望ましいレベルの有効性が確実に達成されているようにすること。
ビジネス プロセス マッピング: 1 つのプロセスに関わるすべての人とすべてのことの特定。プロセス マッピングの目標は、改善できる領域を特定することです。
ビジネス プロセス モデリング: 現在のプロセスを将来の目標と照らし合わせて評価する行為。視覚的なドキュメントは、プロセスに関連するアクティビティ、イベント、リソースを理解し、分析するのに役立ちます。ビジネス プロセス モデリングには、プロセス マッピング、プロセス検出、プロセス シミュレーションが組み込まれています。
ビジネス プロセス モデリングと表記法 (BPMN): プロセスをグラフィカルな形式で図表化するビジネス プロセス モデリングの標準。
ビジネス プロセス リエンジニアリング (BPR): 業務の劇的改善を目的としたビジネス プロセスの分析、設計、および再構築に重点を置く戦略。
デジタル トランスフォーメーション: ビジネスのあらゆる分野でデジタル テクノロジーの機会を活用するための組織活動の変革。
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