旅費および経費に関するポリシー
Smartsheet の社員 (以下「 Smartsheet 社員」といいます) は、お客様をサポートするために出張を要する場合があります。Smartsheet は、会社の業務で出張する従業員が快適に、便利に、そして安全に出張できるよう努力しています。お客様に請求する業務経費として何が許容されるのかを文書化して明確にし、一貫性を保つため、以下のとおりガイドラインを定めています。Smartsheet は、以下で別途定める場合を除き、発生した実費を請求します。本契約に基づいて、Smartsheet はお客様に請求し、お客様はすべての請求額を支払います。実費で請求した科目に対する領収書は、要求された場合に提供します。
航空機での出張
- 4 時間未満のすべてのフライトは、エコノミー クラスで予約します。国際航空便を使用したフライトと移動で 4 時間以上となる場合は、エコノミー クラスより上のクラスで予約することができ、Smartsheet は発生した実費をお客様に請求します。
- 国内出張の場合は 14 日前まで、海外出張の場合は 21 日前までに予約する必要があります (お客様がこれより短い通知期間で出張を要求した場合を除きます)。
- コストを削減するために、できるだけ返金不可、変更不可の航空券を予約することを原則とします。
- 航空会社が最初の受託手荷物に対して料金を請求した場合、その費用は立て替え払い額に計上されます。
地上交通手段
- レンタカー: Smartsheet 社員は、お客様から別段の要望がない限り中型以下のレンタカーを利用します。Smartsheet 社員は、不要な給油料金がかかるのを避けるため、車両を返却する前に給油を行います。米国内のレンタカーには追加の賠償責任保険が含まれませんが、海外のレンタカーには含まれます。
- その他の地上交通手段: 空港またはレンタカー施設への送迎の場合、レンタカーを使用しない場合、またはその両方の場合は、タクシー、列車、地下鉄、およびバスが交通手段として認められ、Smartsheet が立て替え払いします。チップを支払わなければならない場合は、交通費の 15% を上回らないことを原則とします。
- マイレージ: お客様の拠点が Smartsheet 社員の職場から 200 マイル (322 km) または車で 3 時間以内の場合、Smartsheet 社員は個人の車を使用してお客様の拠点に向かう場合があります。Smartsheet 社員が個人の車で空港に向かう場合、自宅から職場までのマイレージを差し引き、その差額をお客様への請求に含めます。お客様は、最新の IRS (米国国内歳入庁) マイレージ償還率に基づき払い戻します。最新のマイレージ償還率については、www.gsa.gov/mileage にて自家用車のマイレージ償還率を参照してください。
- 駐車および通行料金: 空港往復、出張中の移動、またはお客様拠点への出向に関連する駐車料金と通行料金は、Smartsheet が立て替え払いします。
ホテルおよび宿泊施設
- お客様は、施設によって課せられる税金または宿泊手数料を含む合理的な宿泊費を Smartsheet に支払います。
- ホテルの請求書は科目ごとに明細を記載し、私的な費用は除外します。
飲食
- Smartsheet は、発生した実費をお客様に請求します。要求に応じて、代金を証明する領収書を提供します。
変更
- お客様からの要求により Smartsheet 社員が旅程を変更しなければならなくなった場合、Smartsheet に発生した料金はお客様が負担するものとします。この場合の料金には以下が含まれますが、以下に限定されません。
- 宿泊の遅延キャンセル料 (返金が認められている期間の後にお客様がキャンセルした場合に発生します)。
- フライト変更手数料。
- スケジュールの延長のため生じた食事代に対する追加の日当。
- スケジュールの延長のために生じた追加の宿泊費。
最終更新日: 2022 年 12 月 15 日