Republic Elite (リパブリック エリート) - Smartsheet で戦略的成長に対応し、キャビネット設計および製造プロジェクトの管理を自動化

Republic Elite Multifamily Interiors は、1975 年に設立され、集合住宅向けのキャビネットとカウンタートップの設計、製造、設置を手がけてきました。完全組み込み型のキャビネット、カウンタートップ、クローゼット、浴槽周り備品といったすぐに利用可能な設備を米国全土の顧客に提供しています。 

Republic Elite では、バック オフィスの管理プロセスを Smartsheet でリアルタイムに合理化および自動化することで、製造および設置プロジェクトの進捗状況を主要な関係者向けに可視化しています。

「Smartsheet を使用すると、可視性と透明性に加え、共同作業も向上するため、広く受け入れられている分析に基づいてビジネス上の意思決定を行えます」。Smartsheet システム管理者兼プロジェクト マネージャーを務める Sani Venkatesan 氏はそう話します。

以前、同社の経営幹部やその他の社内チームから、複数の部門にわたる顧客プロジェクトについて、透明性を高めてほしいとの声が寄せられていました。こうした情報の整理や管理に、電子メールやスプレッドシートなど、ばらばらでサイロ化されたコミュニケーション手段が頻繁に使用されたことで、不正確なデータ、社内のコミュニケーション不足、作業の重複、一貫性を欠くプロセスなどの問題が生じていたのです。「手作業が非常に多いプロセスが複数あったため、販売チームや製造チームでも連携が取れていませんでした」。Venkatesan 氏はそう振り返ります。

こうした課題の克服はきわめて重要でした。戦略的な成長計画を効果的に支援する必要があったからです。現在、24 の州に事業を展開しており、全国的な企業になると同時に発展とイノベーションも継続するという大きな目標を掲げています。 

Smartsheet で、すべての生産、製造、設置プロジェクトを追跡

2016 年、CIO の Lupe Lucio 氏が、この問題の解決を担うことになります。当時、Smartsheet の存在に早くも気付いた社内の従業員が、それを基本的なタスクに使用していました。調査を行ったところ、幅広い機能を備えるこのツールなら、必要な可視性、柔軟性、合理化されたプロセスを実現できることがわかりました。Smartsheet は、データの場所の一元化、標準的なビジネス トランザクション処理、プロジェクトのステータスおよび問題のリアルタイム表示などを可能にします。

Republic Elite は、Smartsheet のガイダンスに従って、3 段階で Smartsheet を導入しました。第 1 フェーズでは、従業員が、連結されたシート、ダッシュボード、自動化されたワークフローの作成スキルをすぐに身につけました。このフェーズの後、Venkatesan 氏は、IT に関する日々の問い合わせに加え、会社を成長させる取り組みに基づくシステム改善および機能強化の要求を管理し始めました。Smartsheet 導入の第 2 フェーズでは、新しい製品ラインを他の製品ラインから独立して追加できるようにし、さらに、すべての製品コレクション向けに Smartsheet Control Center ブループリントを追加して、製品のパフォーマンスおよび需要を多層管理できるようにしました。第 3 フェーズでは、確立された Smartsheet テンプレートを活用して品質および管理の指標を最適化するとともに、効果的な意思決定を行えるよう情報に富む堅牢な部門間ダッシュボードを作成しました。プロジェクト コーディネーション マネージャーの Ashley Lillevik 氏はこう話しています。「部門間での社内的な情報のやり取りが合理化され、ようやくプロジェクトの包括的なビューを利用できるようになりました」。 

現在、Republic Elite では、キャビネットやカウンタートップの生産、製造、設置に関連する全プロジェクトだけでなく、入札、見積額、予想額、新製品開発なども Smartsheet で管理しています。Smartsheet Dynamic View では、従業員が個々のタスク割り当て、タスクの更新、完了ステータスを包括的に一覧表示して日付や主要なマイルストーンを管理できており、IT 部門では、必要に応じてコア テンプレートの変更と更新をサポートしています。

拡張およびソリューションの管理に Bridge を活用

Smartsheet の使用が増え続け、カウンタートップ構成も 44,000 件を超えたため、Smartsheet ソリューションの拡張と管理をサポートする新しいツールを導入しました。具体的には、大量のデータを効果的に管理するために、Smartsheet テクニカル アカウント マネージャーの協力を得ながら、バックエンド データをクリーンアップするカスタム ソリューションを開発しました (Bridge by Smartsheet で使用して DataMesh ワークフローを実行)。共同作業を強化し、ワークフローを合理化したことで、タスクやアクション完了の短期化や ROI 向上も継続できています。

「Smartsheet との関係を今後も強化することが、Republic Elite にとって成功の鍵と言えます」。Venkatesan 氏はそのように話し、こう続けました。

「現在、開発の 75% を Republic Elite 社内で行い、Smartsheet のアプリケーションやビジネス ニーズに対応しています。複雑なソリューションの場合、Smartsheet テクニカル アカウント マネージャー (TAM) と連携しており、TAM からは Smartsheet のあらゆるツールや機能について、ベスト プラクティスのガイダンスを得られています」。

Bridge は、Smartsheet Control Center によるプロジェクトの自動プロビジョニングおよび管理にも対応しているため、チェックボックスをクリックするだけで新規プロジェクトを関連ワークスペースに自動的に移動できます。以前は毎週、20 のプロジェクトから 15 ～ 20 のプロジェクト ワークスペースにデータを手動で移動していましたが、その時間を節約できるのです。 

Bridge は、ビジネス データの急増に対応するための拡張にも役立っています。Venkatesan 氏はこう話します。「Bridge を使用すると、44,000 種類もの石製カウンタートップ構成に使用する材料を簡単に追跡できます。Smartsheet のおかげで、こうしたすべてのデータの入力と追跡だけでなく、ビジネス成長による拡張も行えています。Smartsheet によって、対処したかった拡張の問題を解決すると同時に、成長軌道も維持できています」。

設置プロジェクトの包括的なビューを実現

Republic Elite では、Smartsheet を導入したことで、部門間のプロジェクト データの流れを合理化すると同時に、設置プロジェクトのステータスを開始から完了まで包括的に可視化しています。「当社の営業チームも、ビジネス機会や入札をその画面で把握して、顧客に迅速に対応できています」。Republic Elite の最高業務責任者を務める Adam Sumrow 氏は、そのように話し、こう続けました。

「Smartsheet ダッシュボードで可視性の強化とリアルタイム分析を行うことで、売上拡大が加速し、カスタマー エクスペリエンスが向上しました」。

共同作業と効率性が向上

Republic Elite の従業員は、Smartsheet を通じて、以前よりも効果的に共同作業を行っています。営業、設置、契約部門では、一貫性のある最新のプロジェクト データを共有できるようになりました。Republic Elite の請求および契約担当マネージャーの Chalandra Harris 氏は、こう話しています。「契約担当マネージャーにとって、この部門は中央にあるハブのようなものです。Smartsheet では、ワークフローにトリガーとタスクを設定することで、組織全体に情報がシームレスに流れるようになります。これによって、全体的な効率、つまりプロジェクトの開始から完了までの効率が向上しました」。

Republic Elite では、Smartsheet の新しい機能を常に活用して、ビジネス機会に対応しています。ごく最近では、Smartsheet DataTable と Dynamic View を組み合わせて利用するようになりました。これによって、サードパーティの倉庫からグローバルな製品データを取得して、自社の請求チームのシートとリンクさせています。そのように、限界を超えた活用方法や、問題の解決策を探求し続けているのです。

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。