Motul Asia Pacific (モータル アジア パシフィック) は、複雑なプロジェクトを手掛けるにあたってエラーや遅延の余地を残しません

1853 年、産業革命が世界に激震を起こしていた頃、Motul は最初の事業を開始しました。それ以来、Motul はハイテク エンジン用潤滑剤と溶液の製造・販売における世界クラスのスペシャリストとして認識されています。Motul はパリの郊外に本社を置き、世界の各地に拠点を構えています。 

エラーの余地を残さない

Motul Asia Pacific は、そのような拠点の 1 つであり、野心的なプロジェクトに向けて準備を進めていました。シンガポールは世界中から商品が輸入され顧客に配送される中心拠点ですが、同社はシンガポールにある倉庫の倉庫サービス プロバイダーを変更したいと考えていました。「以前のサービス プロバイダーからは必要なものが得られていないと感じていました。」と、Motul Asia Pacific の最高製造・サプライチェーン責任者である Sanjeev Wangoo 氏は言います。「私たちは、3 か月という非常に厳しい期限で複雑な移転を完了しなければなりませんでした。その移転には、多くの計画、活動、コミュニケーション、部門が関与していました。たとえば、しばらくの間の飛行停止区域を設け、その期間は海外への配送が行われないことをお客様に通知する必要がありました。」

移行中、Motul はさまざまなプロセスの標準運用手順 (SOP) を詳しく確認し、改善する必要もありました。「以前の作業で発生していたエラーを特定して、ワークフローを改善したいと考えていました。」と Wangoo 氏は続けます。「このような大きなプロジェクトに向け、さらに準備を整える必要があることに気付きました。」

準備を整える

これが Motul にとって包括的なプロジェクト管理ソリューションを探すきっかけとなりました。「当時、私たちは他のサード パーティ ツールを使用していたのですが、アクセス権の管理に苦労していました。」と Wangoo 氏は言います。「ライセンスがなくても、誰もが簡単に共同作業できるプラットフォームを探していました。」

すぐに、Wangoo 氏は Smartsheet のユーザーセッションに招待されました。

「他の人がこのプラットフォームをどのように使っているかについて話を聞きましたが、タイムリーで素晴らしいと思いました。」と Wangoo 氏は言います。「Smartsheet にオフィスに来て、チームにソリューションについて説明してくれるように依頼しました。そして、弊社のスタッフはそれに非常に興味を持ちました。」

Motul は、IT コンサルティング会社である Copernicus Consulting (コペルニクス コンサルティング) に連絡し、Smartsheet プラットフォームによる最新のプロジェクトおよびポートフォリオ管理の実装について支援を求めました。「私たちは、様々なストリームを設定し、それぞれがカスタマー サービス、財務、製品、販売、ロジスティクス、サプライ チェーンなど、プロジェクトの異なる側面に対応します。」と Wangoo 氏は説明します。「これらのストリームは、すべてのタスク、タイムライン、リスク、詳細、アクティビティを追跡し、何かが見逃されるリスクを減らします。スタッフは自動化、リマインダー、トリガーを使用してプロジェクトの実行を支援し、私たちはダッシュボードを使用して進捗をモニタリングします。」

シンクロした強力なチーム

Motul は、あらゆる手段を使い、新しいサービス プロバイダーへのスムーズな移行に必要な可視性を獲得しました。「何を行う必要があり、それぞれのタスクがどのように相互に関係しているかを特定できれば、油をよく差した機械のようにすべてが作動するようになります。」と Wangoo 氏は話します。

「私たちは、問題がどこで発生しているかを推測するのではなく、遅延や問題の発生箇所をすぐに指摘することができます。これは、このような厳しい期限に間に合わせるよう作業している際には、不可欠なことです。チーム全体が主導権を握り、非常に好調であり、毎週成長しているように感じます。プロジェクトのあらゆる側面の計画を立て、すでに移行を開始しました。」

Smartsheet を使用して情報伝達をより効率的に行うことで、従業員は多くの時間を節約することができ、重要な活動に時間を充てられるようになります。「プロジェクト マネージャーは、データやレポートの作成など手作業に費やす時間を削減することができます。リアルタイムで情報が更新されるダッシュボードを使用すればいいのです。」と Wangoo 氏は述べます。「期限が迫っていることをチームメイトに知らせるために、電子メールやシートを送信する必要がなくなりました。その時間を使って、SOP の書き直しなど、ビジネス関連の作業に専念できます。Smartsheet のおかげで、チームの調整と共同作業がさらに効率的になりました。」

その他のワークフローの微調整

Smartsheet を使用すれば複雑なワークフローを合理化できることがわかり、Motul は新製品登録 (NPR) プロセスでこのソリューションを試してみることにしました。「新製品を発売する際、セールスからリーダーシップ チームまで、さまざまな段階の検証を経ます。」と Wangoo 氏は説明します。「以前は無数の電子メールやその他のサード パーティ ソフトウェアに依存していて、必要なすべての情報を利用できるようにするのが課題でした。私は自分のチームに Copernicus と協力して Smartsheet でソリューションを開発するよう依頼しました。」Motul は現在、このツールの完成に近づいています。これにより、すべての製品をエンドツーエンドで可視化できるようになります。また、Smartsheet を使用した在庫管理ソリューションの開発もすでに始まっています。 

導入を成功させる鍵

現在、Motul のシンガポール チームは、これらのソリューションを全面的に使用しています。「ツール導入の成功は、そのメリットと機能を従業員にどれだけ効果的に伝えられるかで違ってきます。」と Wangoo 氏は言います。

「チーム リーダーはチーム メンバーのためにセッションを開催しました。これまでのところ、全員が Smartsheet を効率的に使っています。従業員にとってコツをつかむのは簡単でした。Smartsheet に慣れる時間がなかったプロジェクト マネージャーもいましたが、それでも、彼女もコツをつかみ、プロジェクトを非常に簡単に開始できることを理解しました。」

さらに、IT チームはそのメリットを実感し、IT 部門でも Smartsheet を使用することを検討しています。

Motul は、シンガポール オフィスでの Smartsheet 採用の成功を受け、その知識を Motul の世界中のチームに伝えていくことを目指しています。「他の国に拠点を置くチームにも、Smartsheet の採用を勧める予定です。」と Wangoo 氏は述べました。「このような成功を収めた事例があるので、他のチームも簡単に納得するのではないかと思います。」