Rehlko、Smartsheet を活用してプロジェクト インサイトをリアルタイムで提供し、透明性の高い顧客サービスを実現

Rehlko (レルコ) は、エネルギー レジリエンスのグローバル リーダーであり、発電、エネルギー貯蔵、再生可能技術における革新的なソリューションを提供しています。Rehlko (旧称: Kohler Energy (コーラー エナジー)) は 2024 年に独立企業として発足。世界中のあらゆる用途向けに信頼性の高いエネルギーを供給し、またエネルギーの進歩を促進することを追求しています。

世界中のデータ センターにバックアップ電源を販売・設置する同社の Power Systems 部門は、Smartsheet を活用してこれらのプロジェクトを管理しています。「迅速に注文を処理し、製品を予定通りに出荷して、できるだけ早く発電機を設置して稼働できるように支援しています」と、Rehlko のシニア アカウント マネージャーである Garrett Miller 氏は述べています。「大規模なプロジェクトはリード タイムが 1 年以上に及ぶものもありますが、Smartsheet のおかげで効率的かつ円滑にプロジェクトを進めることができます」。

Miller 氏は、大規模なデータ センターの顧客プロジェクトの管理を依頼されたとき、一元的なプロジェクト管理プラットフォーム ソリューションがないことにすぐに気づきました。「営業担当者それぞれが独自のフォルダー構成を持ち、各自が異なるスプレッドシートやメール ツールを使用してプロジェクトのマイルストーンを記録していました」と同氏は言います。「プロジェクトのステータスについて経営陣とやり取りを行うのは困難でした。15 の社内グループと定期的にミーティングを行うのですが、各グループに合った方法で最新のデータを取得し、提示するのは容易ではありませんでした。プロジェクトを追跡し、社内関係者や顧客にデータを提示する上で、より効果的な方法を見つける必要があることは明らかでした」。

Smartsheet によるプロセスの管理と最新のプロジェクト データの表示

Miller 氏は、社内プロジェクトの管理に Smartsheet を活用している同社の新製品開発チームとのミーティングを通じて、探し求めていたものを見つけました。「毎日大量のデータが寄せられますが、そのデータを取得して提示するシンプルかつ効果的な方法が Smartsheet であると考えました」と、Miller 氏は言います。

Miller 氏とチームはすぐに Smartsheet を導入し、最初の注文から最終的な設置まで、大規模なデータ センター プロジェクトの管理に活用しました。新しい注文が入ると、Rehlko の営業スタッフはまず商用データ シートを作成します。特定の製品、注文合計金額、顧客の連絡先情報、出荷の詳細など、プロジェクトの概要などを Smartsheet フォームに入力します。商用データ シートの作成が完了したら、プロジェクトに ID 番号が追加され、新しいプロジェクト フォルダーが生成されます。このフォルダーには、スケジュール、追跡ログ、輸送費、出荷の詳細、変更指示、台帳、支払い状況などのシートが含まれています。各プロジェクト フォルダー内のシートには、8 つの異なるゲートまたはフェーズに関連するタスクが含まれています。「毎週各ゲートに関するミーティングを行います。Smartsheet のレポートを使用して各ゲートに関連するグラフを確認しています」と、Miller 氏は言います。「また、Smartsheet でフィルターを設定することで、マイルストーン、重要な期日、リスクのあるプロジェクトを表示できるようにしています」。Smartsheet の自動化されたワークフローによって、プロジェクト マネージャーやその他の社内関係者は期限とタスクに関する通知を受け取ることができます。

Rehlko のチームは Smartsheet ダッシュボードもさまざまな用途で使用しており、社内チームと顧客の両方がプロジェクト固有のダッシュボードにアクセスできるようにしています。 

「すべてのお客様に Smartsheet のダッシュボードへのリンクを共有し、プロジェクトのスケジュール、財務状況、出荷情報をリアル タイムで確認できるようにしています」と、Miller 氏は言います。

プロジェクト データを一元管理できる使いやすいツール

Smartsheet はローコード、ノーコードの開発プラットフォームであるため、導入しやすいのが魅力です。 

「変化に適応するのは大変ですが、Smartsheet は信じられないほどユーザー フレンドリーです。気軽に使えるので、社員も普段の作業に活用しやすかったと思います。顧客情報を簡単に表示できたり、フィルターとレポートを使用して必要なデータを検索できるといった利便性を実感しています。」 

Rehlko のプロジェクト マネージャーは、Smartsheet を活用することで、データ センター向けのジェネレーターの売上状況とプロジェクト情報を最初から最後まで効率的に追跡することができています。「プロジェクト マネージャーとして Smartsheet を活用するうえで、2 つの大きなメリットを感じます。すべてのプロジェクト データを一元管理できる点と、そのデータを顧客や関係者に明確かつ視覚的に表示できる点です。おかげで仕事がずっと楽になりました」。

可視性の向上で顧客の信頼を高める 

Rehlko では、Smartsheet を活用することで可視性も高まりました。これにより「プロジェクトが正確かつ期限内に進められているという」顧客の安心感も自ずと高まります。「Smartsheet ダッシュボードは、当社で最も重宝しているツールです。データ センター チーム向けの作業内容を社内関係者が把握できるのはもちろん、プロジェクトの進捗状況をいつでもお客様に提示できるのがいいですね」と、Miller 氏は言います。「お客様のためにできる最善のサポートは、こうしたプロジェクトにおいてお客様のパートナーとなることです。そして、信頼こそが、パートナーシップを築く上での鍵となります。Smartsheet ダッシュボードは、当社のデータ センターのお客様との間で透明性を確保し、信頼を獲得するための主要な方法の 1 つです。」

プロジェクトの可視性が向上したことで、Rehlko の顧客は製品の納期と支払い期日を確認できるようになりました。「これまでは、一部のお客様に納品日などの最新情報が届いていないことがありました。今では、Smartsheet でいつでもデータを確認できるので、製品の出荷日や支払い情報に関して予期せぬ事態が発生することはありません」。

プロジェクト運用にかかる時間を年間 1,200 時間節約

Smartsheet のおかげで、Rehlko のプロジェクト マネージャーは、作業量の大幅な増加にも容易に対応できるようになりました。 

「Smartsheet のおかげで、プロジェクトの更新にかかる時間を 1 週間に 25 時間節約できています。プロジェクトごとにスプレッドシートを手動で更新する必要がなくなったからです」と、Miller 氏は言います。

Rehlko は、数式を自動的に生成する人工知能 (AI) などの Smartsheet の追加機能についても探求を続けています。「Smartsheet を使用してプロセスにさらに自動化を導入することで、効率を高めていくつもりです」と、Miller 氏は言います。「さらに、特定のビジネス分野において Smartsheet をどのように活用できるかについて、他の部門から問い合わせが頻繁に寄せられています。プロセスの問題について問い合わせがあったら、Smartsheet なら必ずその問題を解決する手口を見つけられると伝えます」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。