プロジェクト アウトラインの書き方

しっかりとしたプロジェクト アウトラインを作成するには、思考、コミュニケーション、計画が必要です。書く際には、プロジェクトを定義する情報を収集して組み立てることが主なアクティビティです。提出する前に、フィードバックを収集し、文書を修正する時間を作りましょう。 

開始する前に、タイムラインと完了チェックリストを作成して、軌道を外れないようにします。アウトラインの作成にかかる時間はプロジェクトによって異なりますが、情報収集、文書入力、提出日前の見直しに十分な時間を予定してください。 

既存のプロジェクト アウトライン テンプレートを使用しても、ゼロから独自に作成してもかまいません。以下の手順に従うか、プロジェクトに最も理にかなった順序で実行します。どのステップでも、必ずチーム メンバーからフィードバックや貢献を得るようにしてください。 

プロジェクト アウトラインを作成するためのステップバイステップのガイドは次のとおりです。

1. 基本情報の追加: 最初に、プロジェクトのタイトル、基本情報、作成者、バージョンの日付を記入します。 
2. 主要な関係者とチーム メンバーを特定する: チームに最適なメンバーを決定して採用し、名前、役割、責任を記録します。信頼できる同僚に推薦を依頼する必要があるかもしれません。プロジェクトで何らかの影響を受けるすべてのチーム メンバー、スポンサー、関係者、クライアント、顧客をリストアップします。各チーム メンバーに、自分の役割を理解していることを確認します。
   
   Verzuh 氏は、チーム メンバーや関係者について次のように述べています。「チーム メンバーがプロジェクトに費やす時間 (パートタイムで参加している場合など) や、主要な関係者に加えて、誰が報酬を支払い、誰がエグゼクティブ スポンサー、特定のクライアント、社内顧客であるかなどの役立つ情報を含めるとよいでしょう」
3. プロジェクトの要約: 読者がプロジェクトを理解し、それがどのようにビジネス価値を生み出すかを理解できるような簡単な概要を書きます。要約は、2、3 文と短くてかまいません。
   
   Verzuh 氏はこう述べます。「プロジェクトはビジネス価値を提供することが目的です。PM の仕事は、ビジネス価値に目を光らせ、すべての関係者をビジネス価値に向かって進ませるのが仕事です。プロジェクトの要約はその文脈を作り出す上で重要です」
4. プロジェクト目標を明確にする: 時間をかけてプロジェクトの目的を明確にします。何を提供する必要があるのか？なぜそれを提供する必要があるのか？このプロジェクトはどのようにその目標を達成するのか？目標は簡潔に書き、プロジェクトの意思決定の背景となる根拠もあれば記載します。目標を高いレベルで維持し、それがビジネス全体の目標につながるようにします。
   
   例: 次の会計年度内にインバウンド Web サイトのトラフィックを 3 倍にするため、SNS での存在感を高める。
5. プロジェクト目標の決定: まず、目標に基づいて目標をブレインストーミングします。プロジェクトが何を改善、削減、除去、または最適化するのかを書き出します。次に、チームがどのようにこれらの改善を行い、どのように成功を測定するかを書き留めます。SMART 目標は一般的なフレームワークですが、Verzuh 氏はフレームワークに正確に従うのではなく、ガイドとして使用することを推奨しています。先ほどの目標に基づく目標のサンプルをいくつか次に示します。
   • 例 1: 既存の SNS チャネルごとに四半期あたり 4 つのキャンペーンを開始し、インプレッションとビューを 10 倍に増やす。
   • 例 2: エンゲージメントをチャネルあたり 1 四半期平均 80% 増加させる。記録はクリック率とユーザー コメント数を基にする。 
   • 例 3: 前四半期のキャンペーンから収集したユーザー フィードバックに基づいてキャンペーン メッセージを推進し、サイトの定着率を四半期ごとに 25% 増やし、直帰率を 20% 減少させる。
     
     プロのヒント: Verzuh 氏はこう言います。「プロジェクトの要約とプロジェクト目標を北極星と考え、立ち返り『まだ軌道を外れていないか』と問いかけるようにしましょう」
6. 範囲と成果物を定義する: Verzuh 氏はこう述べます。「範囲と成果物は密接な関係にあります。範囲は動詞として書かれ、成果物はその結果である名詞です」プロジェクトの境界内にある作業範囲と、その外側となるものを明確にします。何が範囲外なのかを詳細に記述することが特に重要です。 
7. 必要なリソースのリスト: 人、施設、コスト、設備、時間、情報など、必要なリソースの大まかな概要を提供します。このステップでは、あまり詳細を記載する必要はありません。プロジェクトが承認されたら、当初の見積もりを拡大します。過去のデータや過去のプロジェクトとの比較など、裏付けとなる背景情報があれば証拠として引用します。 
8. プロジェクト タイムラインの下書き: プロジェクトの開始日と推定完了日を選択します。次に、2 つの日付の間に主要なマイルストーンを追加します。「知っているマイルストーンを入力し、その時間枠をどのように思いついたかについての背景を書きます」と Verzuh 氏は言います。「たとえば、タイムラインに計画と戦略を X 日までに行う必要があると記載した場合は、その数字をどのように思いついたかを書きます」
   
   Verzuh 氏の次の質問をプロンプトにしましょう。
   • 決まった日付までに完了しなかったらどうしますか？
   • 期日を過ぎると問題になりますか？期日を過ぎた場合のペナルティはありますか？
   • その期日までに完了するビジネス上の理由はありますか？
   • 目的のステートメントとの整合性はどうですか？ 
9. プロジェクトの制約と前提条件を特定する: プロジェクトを達成する必要があるすべての制約を考慮します。プロジェクトにどのような要因が影響を与える可能性があるかを検討する際には、6 つの制約を使用します。 

1. 次に、前提条件、つまりチームが真実だと信じていることをリストアップします。たとえば、時間、スタッフ、リソース、コスト、設備について、何を信頼し、何を真実だと考えますか？
   
   このセクションでは、プロジェクトの成功に影響を与える、または成功を妨げる重大なリスクも検討し、含めます。
2. 費用を記載する: 詳細な予算は必要ありませんが、費用を含めると便利です。Verzuh 氏は「『人件費に X 万円かかる見込みです』といった、一目でわかるような基本的なことを書く」ことを勧めています。
3. フィードバックを得る: まだフィードバックを得られていない場合は、チーム メンバーや関係者にこの文書や関連項目のレビューを依頼します。彼らの視点を受け入れ、変更を加えることにオープンであるようにしてください。 
4. レビューと修正: 文書を読み通し、不明確な言語を変更します。レビューと前ステップからのフィードバックに基づいて、最終的な修正を行います。修正した内容をチーム メンバーに戻し、調整箇所に関する意見を求めます。高品質のドキュメントができるまで繰り返します。 
5. アウトラインを提示する: アウトラインを提示する必要がある場合は、プレゼン用のスライドを準備して会議に臨みます。プロジェクト アウトラインについて同僚たちと話し合う練習をします。プレゼン中に発生する可能性のある質問を予測します。