要件の変更: プロジェクトの最大の敵

どんなプロジェクトでも要件の変更は起こりうるもので、プラスとマイナスの両方の影響を及ぼすことがあります。しかし、要件の変更は、プロジェクトの計画と実施において、管理し、一貫してレビューすることができます。内外の期待を管理することが重要です。

Ghost Blog Writers (ゴースト・ブログ・ライターズ) のオーナーである Dayne Shuda 氏は、自分の会社の要件を外れて仕事を管理する際に、要件の変更が自分の仕事やビジネスに影響を与えるのを見てきました。彼は、カスタマー サービスを順調に進めてサポートしてこれた方法についてこうコメントしています。「今日、理想的なモデル クライアント、つまり弊社が販売しているものに完全に賛同する人を念頭に置くことで、変更を特定します。そうしたクライアントの期待は弊社の期待と一致しています。彼らは細かな点まで管理しようとしているわけではありません。すべてうまくいっていると思います」。

強力なプロジェクト管理は、要件の変更を避けるのに役立つことがよくありますが、以下に、要件の変更を軽減する際にビジネスのサポートに利用可能なさまざまな活動やツールを紹介します。

プロジェクト計画の利用

Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist at LTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”

プロジェクトをサポートするツールやトレーニングは無限にあり、専門家も無限にいます。以下に、プロジェクト計画が要件の変更を避けるのに役立ついくつかの場合を紹介します。 

• プロジェクト チームの憲章を作成する。

• 人とリソースの特定の割り当てを含むプロジェクト作業計画を作成する。

• プロジェクトの厳密な要件指示書を作成する。

• 作業指示書 (SOW) を使用して作業の概要を説明する。

• プロジェクト チームと顧客をサポートするコミュニケーション計画を策定する。

• マイルストーン、成果物、予算、時間枠を策定する。

• ガント チャートを使用する。

• 最初から作業の評価をサポートするプロジェクトの評価とレビューのテクニック (PERT) のグラフまたは作業分解構成図を作成する。

• 進捗報告構造を定義する。

• 作業の詳細な時間枠を含める。

• 明確で簡潔な変更管理プロセスを組み込み、変更の分析を含む作業計画や要件の変更を評価および承認できるようにする。

• 要件が変更された場合は、成果物を、作業を一括で完了したり、別のプロジェクトに移動したりできる作業パッケージに分解する。

• プロジェクト管理ソフトウェアを利用する。

• SMART目標を記述する。

プロジェクトの範囲と要件の管理

内外の顧客のニーズを理解することは、プロジェクトの計画と要件の管理にとって重要な要素です。多くの場合、製品やプロジェクトの目標を顧客と共に深く掘り下げることは、プロジェクト チームと共に同じことを行う場合と同様に役立ちます。以下のヒントは、そのプロセスで役立ちます。

• 要件管理計画に変更管理プロセスを含め、両方に従う。変更を加えるプロセスを用意する。それらの変更要求フォーム テンプレートの確認から始めて、自分に合ったテンプレートをダウンロードする。

• 顧客と経営陣の関与を評価する全体的な要件管理計画に含める、必要な管理計画を作成する。

• すべての要件を正式に伝え、レビューし、承認を得る。追跡を継続し、透明性の高いプロセスを提供する。  

• データ主導のリスク分析により、情報に基づいた意思決定を行う。

• プロジェクトの進捗システムを使用して、プロジェクトのステータスと基本的な要件を監視する。

製品要件を収集するプロセスの定義

進捗を効率的に適切な詳細度で追跡することは、経営陣、顧客、その他のチーム メンバーにストーリーを伝えるのに役立ちます。プロジェクトの履歴と将来の可能性を理解する方法を持つことは、プロジェクト マネージャーが障害と要件の変更を軽減するのに役立ちます。そうした戦略を使用して、プロジェクトの要件を明確に定義します。

• 要件範囲に概要が記載されている要件を管理および収集する方法を定義し、分析フェーズ、優先順位付け、追跡可能性、新しいリクエストを含める。

• プロセスを評価する方法を含める。

• すべての変更リクエストと推奨されるアクション (是正措置または予防措置) を管理する。変更は必ず文書化する。

• 当初のプロジェクト目標と結果を比較対照し、順調に進んでいるかどうか評価する。

• 要件の変更による変化のプラスの影響を探す。

プロジェクト全体を通じた顧客や関係者のエンゲージメント

全員に絶えず最新情報を提供することは非常に重要です。プロセスと進捗を説明することは役に立ち、質の高いカスタマー サービスのためのエンゲージメント ツールを同時に提供する必要があります。また、コミュニケーションによって現状をチェックすることができ、プロジェクト全体を変える可能性のある予防的な影響力を促進することもできます。顧客と関係者のエンゲージメントを維持する方法は次のとおりです。

• 外部の顧客や関係者をプロジェクトに関係させる方法を概説し、双方向のコミュニケーションとレビュー プロセスを確保する。

• スポンサーのエンゲージメントを実現するプロジェクト ステータスの最新情報を提供し、成果を実現する方法に焦点を当てる。

• RACI マトリクスなどのツールを使用して、承認やインプット、レビュー、テストなどのコミットメントを得る。

• 引き続き顧客とプロジェクト チームの賛同を得る。

• 時間枠や財務を中心に、クライアントや顧客との間で柔軟性を高める。

• 受け身のプロジェクト管理を避ける。先を見越して要件と要件の変更をレビューするための共同作業を積極的に提供する。

• 予算の管理を継続する。

• 顧客が常に正しいとは限らないが、顧客は顧客。変更や必要なインプットを把握する方法を組み込む。要件の変更が発生した場合は、ユニークでクリエイティブなソリューションを見つける。

Desmarais 氏は、外部との関係やプロジェクトを管理する際に、オープンなコミュニケーションと計画がどのように仕事の支えになるかについて述べています。「私は、計画された製品発売やメディアおよびアナリストとの関係構築において、またはソート リーダーシップのエンゲージメントを通じたエグゼクティブ チームの促進において広告会社がもたらす新しい機会の価値がわかる一流のテクノロジー クライアントと協力してきました」。

氏はこう続けます。「新しい国際貿易イベントが始まった時、私のクライアントは、参加するようにという私のアドバイスを歓迎しました。私たちは、クライアントの会社の主要な顧客や関係者をターゲットとするそのイベントを、会社のニュースを発信し、メディアのインタビューを手配する方法として利用しました。こうした状況では、ほとんどのクライアントは戦略的なアドバイスを歓迎し、新しいプロジェクトや追加の予算がどのようにビジネス目標の支えになるかを認識します。企業が SOW から外れないことを選択した場合は難しい決定がありましたが、それは予期すべきことです。最高のパフォーマンスを発揮するチームは、チェックインやディスカッションの必要性を認識して、要件の変更の原因になる可能性のある要素と、両当事者が成功するために確立可能な代替手段を特定します」。

Desmarais 氏の経験は、要件の変更を管理する際、カスタマー サービスとプロジェクト計画が連携することを示しています。顧客と社内チームとのエンゲージメントを効果的で包括的な方法で維持することで、成功を収めることができます。

プロジェクト スケジュールと要件の変更の影響の管理

プロジェクトがどれくらい続くかを把握することで、チームのモチベーションは維持されます。途中で障害に対処するなどして、進捗と勢いを維持することで、要件の変更の影響を減らすことができます。プロジェクトを継続的に推し進める方法は次のとおりです。

• プロジェクトの焦点を外さないようにし、可能な限り短くする。

• 必要に応じて、プロジェクトをより小さなサブプロジェクトにする。

• サブプロジェクトを完了させて勢いを維持し、結果を示す。

• 財務的および時間的影響を含む、要件の変更の不利益を意識する。