PMBOK® ガイドのプロジェクト ライフ サイクルの概念
PMBOK® ガイドによると、プロジェクトのライフサイクルの要素は、プロジェクトが達成する作業、プロジェクトによる成果物、関与するチーム メンバー、各プロジェクト フェーズの管理と承認方法を定義する必要があります。
これらの要素を決定するには、プロジェクトを最初から最後まで実施することになります。これらの プロジェクト コントロール は、プロジェクトの関係者に有益な体系的でタイムリーなプロセスを提供します。これにより、プロジェクトの次のフェーズに進む前に、PM は何を達成する必要があるかを明確にできます。
Smartsheet でプロジェクトを使ったシンプルかつパワフルに管理しましょう。 実際にご覧になってみてください。
Smartsheet は、チームや組織がプロジェクトを計画、管理、レポートできるようにするクラウドベースのプラットフォームであり、管理や作業を迅速化し、より多くの成果を上げるのに役立ちます。 Smartsheet の活用事例を見る。
プロジェクト管理ガイド
プロジェクト管理のすべてが一元的に
プロジェクト管理の取り組みを向上させる準備はできていますか？作業をより効果的に管理するためのヒント、ベスト プラクティス、無料のリソースについては、包括的なプロジェクト管理ガイドをご覧ください。
プロジェクト管理の 5 つのフェーズ
プロジェクト管理は 5 つのフェーズに分けられます。まず、関係者はプロジェクトを開始し、それを定義して計画します。次に、チームはプロジェクトを実行し、パフォーマンスを監視します。最後に、プロジェクトが完了したら、プロジェクトを終了する必要があります。
フェーズ 1: プロジェクトの開始
プロジェクト開始段階の目標は、プロジェクトを大まかに定義することです。このプロセスは通常、ビジネス ケースやプロジェクト計画書から始まります。調査や実現可能性のテストが必要な場合は、このフェーズで完了する必要があります。
重要な関係者は、プロジェクトが「実行」かどうかを判断するためにデュー デリジェンスを行います。ゴー サインが出た場合は、プロジェクトの要件と目的をまとめたプロジェクト計画書またはプロジェクト開始文書 (PID) を作成する必要があります。これらの文書には、ビジネス ニーズ、関係者、ビジネス ケースの説明が記載されます。注: PMBOK® ガイドのガイドラインに準拠した多数の PID テンプレートは、オンラインで入手でき、ダウンロードして始めるのに役立ちます。
ヒント: PID を作成する際には、技術的な要件にあまりとらわれすぎないようにしてください。これらはフェーズ 2 で明白にし、明確に説明します。
フェーズ 2: プロジェクトの計画
計画フェーズは、プロジェクト管理を成功させるための鍵であり、チームが従うロードマップの作成に重点を置いています。計画フェーズでは、プロジェクト マネージャーはチームを組織し、共同リソースを設定し、目標を設定する必要があります。
目標を設定するためのより一般的な方法は、S.M.A.R.T. と C.L.E.A.R. の 2 つです。
S.M.A.R.T. 目標 – この方法は、目標が徹底的に精査されていることを確認するのに役立ちます。また、目標設定プロセスの影響を明確に理解する方法も提供します。
S 具体的 (Specific) – 具体的な目標を設定するには、誰が、何を、どこで、いつ、どれを、なぜという質問に答えます。
M 測定可能 (Measurable) – 目標の成功を測定するために使用できる基準を作成します。
A 達成可能 (Attainable) — 最も重要な目標と、それを達成するために何が必要かを特定します。
R 現実的 (Realistic) – 特定の目標に向かって進んで取り組む意欲と能力が必要です。
T タイムリー (Timely) – 目標を達成するためのタイムフレームを作成します。
S.M.A.R.T. ゴールの詳細や、S.M.A.R.T. ゴール テンプレートを無料でダウンロードするには「SMART ゴールを書き出すための必須ガイド」をお読みください。
C.L.E.A.R. 目標 – ペースの速い今日のビジネスの環境を考慮した、より新しい目標設定の方法です。
C 共同性 (Collaborative) – 目標は従業員が一緒に働くことを奨励する必要があります。
L 制限的 (Limited) – 管理しやすい状態を保つために、スコープと時間を制限する必要があります。
E 感情的 (Emotional) – 目標は、従業員に情熱を抱かせ、感情的なつながりを形成できるものでなければなりません。これにより、仕事の質を最適化できます。
A 壮大さ (Appreciable) – より大きな目標を、迅速に達成できる小さなタスクに分割します。
R 改善可能 (Refinable) – 新しい状況が発生した場合は、必要に応じて柔軟に目標を改善します。
このフェーズでは、プロジェクトの範囲が定義され、プロジェクト管理計画が作成されます。これには、コスト、品質、利用可能なリソース、現実的なタイムテーブルの特定が含まれます。プロジェクト計画には、ベースラインやパフォーマンス指標の制定も含まれます。これらは、プロジェクトのスコープ、スケジュール、コストを使用して生成されます。ベースラインは、プロジェクトが順調に進むかどうかを判断するために不可欠です。
この時点では、役割と責任が明確に定義されているため、関係者全員が自分の責任を把握できます。プロジェクトを順調に進めるために、このフェーズで PM が作成する文書の一部を次に示します。
- スコープ記述書 – ビジネスの必要性、プロジェクトのメリット、目標、成果物、主要なマイルストーンなど、プロジェクトを明確に定義する文書です。スコープ記述書はプロジェクト中に変更される場合がありますが、プロジェクト マネージャーとスポンサーの承認なしに変更すべきではありません。
- 作業分解構成図 (WBS) – プロジェクトのスコープをチームが管理可能なセクションに分割する視覚的な表現です。
- マイルストーン – プロジェクト全体で達成する必要がある大まかな目標を特定し、ガント チャートに含めます。
- ガント チャート – タスクを計画し、プロジェクトのタイムラインを可視化するために使用できる視覚的なタイムラインです。
- コミュニケーション計画 — プロジェクトに外部の関係者が関与する場合は、特に重要です。成果物やマイルストーンに基づいて、プロジェクトに関する適切なメッセージを作成し、チームメンバーとコミュニケーションを取るタイミングのスケジュールを作成します。
- リスク管理計画 – 予測可能なすべてのリスクを特定します。一般的なリスクには、非現実的な時間とコストの見積もり、顧客レビュー サイクル、予算削減、要件の変更、確保したリソースの不足などがあります。
プロジェクト管理の用語と文書の詳細については、プロジェクト管理用語の用語集をご覧ください 。
ヒント: WBS を作成する際、作業パッケージは 10 日より長くしないでください。チーム メンバーの特定のタスクについて、メンバーの意見や見通しを求めるようにしてください。
フェーズ 3: プロジェクトの実行
プロジェクトの実行フェーズでは、チームは成果物を作成し、完了します。このフェーズはキックオフ ミーティングから始まり、プロジェクトの進行に伴い、ステータスのレポートやアップデートの開始から、パフォーマンスと監視へと移行していくという特徴があります。
実行フェーズで完了するタスクは次のとおりです。
- プロジェクトの紹介と キックオフ
- チームの成長
- リソースの割り当て
- プロジェクト管理計画の実行
- 必要に応じて調達管理
- PM によるプロジェクト実行の指示と管理
- 追跡システムの設定
- タスクの割り当ての実行
- ステータス ミーティング
- プロジェクト スケジュールの更新
- 必要に応じたプロジェクト計画の変更
プロジェクト監視フェーズにはさまざまな要件がありますが、これらの 2 つのフェーズは同時に行われることが多いです。
ヒント: チーム メンバーがタスクのステータスをリアルタイムで更新できるように、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアを使用することを検討してください。
フェーズ 4: プロジェクトのパフォーマンスと監視
プロジェクトのパフォーマンスと監視では、プロジェクトの成果が管理計画と確実に一致するようにします。プロジェクト マネージャーは、重要業績評価指標(KPI)を使用して、プロジェクトが順調に進んでいるかを判断します。パフォーマンス追跡に最も一般的な KPI の概要を以下に示します。
- プロジェクト目標: プロジェクトがスケジュールどおりで予算内かを測定すれば、プロジェクトが関係者の目標を達成するかどうかが分かります。
- 品質成果物: 特定のタスク成果物が達成されているかどうかを判断します。
- 工数とコストの追跡: PM はリソースの工数とコストを考慮して、予算が順調かどうかを確認します。このタイプの追跡では、現在のパフォーマンスに基づいて、プロジェクトが完了日に間に合うかどうかを通知します。
- プロジェクトのパフォーマンス: プロジェクトの変更を監視します。これは発生する問題の量と種類、および問題の対処速度を考慮します。こうした問題は、不測の支障やスコープの変更から発生する可能性があります。
この間、プロジェクトを順調に進めるために、PM はスケジュールとリソースを調整する必要があるかもしれません。
ヒント: 各フェーズの最後にビジネス ケースをレビューし、必要に応じてプロジェクト計画を調整します。
フェーズ 5: プロジェクトの終了
プロジェクトが完了したら、チームは正式にプロジェクトを終了する必要があります。プロジェクト マネージャーは通常、成功と失敗を評価するために事後検証ミーティングを行います。プロジェクトの終了は、チームがうまくいったことと改善できる分野を特定するのに役立ちます。
プロジェクトが完了したら、正式に 終了する前に、PM にはまだ完了すべきタスクがいくつかあります。プロジェクト中に達成できなかったことを含むプロジェクトのパンチリストを作成し、チーム メンバーと協力して完了させる必要があります。最終的なプロジェクト予算を出し、最終的なプロジェクト レポートを作成します。最後に、プロジェクトのすべての 成果物 とドキュメントを収集し、それらを 1 つの場所に保存する必要があります。
ヒント: クラウドベースのソフトウェア ソリューションを使用すると、プロジェクト期間中、すべてのプロジェクト文書を 1 つの場所に簡単に収集して保存できます。
プロジェクト管理部門向けの Smartsheet
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。