面接テンプレート
面接アジェンダ テンプレート
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このアジェンダは、インタビューの行程を説明するテンプレートとして機能します。 ここでは面接プロセスの各要素をわかりやすいステップに分解し、各ステップの責任者を明確にするとともに、全体の流れを提示します。 グループインタビューがある場合や、全体の工程が長い場合にも有益です。このテンプレートがあることで全体像がすっきりとわかりやすくなるため、プロセスに関わる全員が面接のステップを把握できるからです。 テンプレートをカスタマイズして、組織や職種に合ったものにすることも可能です。
面接スケジュール テンプレート
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スケジュールを作成して、候補者が多くても面接の進行状況をしっかりと把握できるようにしましょう。 このテンプレートでは、複数の候補者やチームに対する面接や、候補者からのプレゼンテーション、面接プロセスの一環としてのイベントなど、採用に関連するさまざまな活動をまとめておくために使用することもできます。 スプレッドシートの各列の見出しを編集して、スケジュールをカスタマイズするなど、テンプレートの変更も可能です。
簡単なインタビュー フォーム テンプレート
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この面接フォームでは、質問に対する候補者からの回答や、簡単な評価、メモ、推薦など、基本的な項目が 1 つのページにまとめられています。 フォームの上部には、対象のポジション、面接の日時、候補者と面接者の使命、その他の考慮すべき項目など、面接に関する情報を入力します。 このテンプレートをガイドにして、主要な要素を凝縮した独自の面接フォームを作成しましょう。
面接ガイド テンプレート
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面接ガイド テンプレートを使用すると、候補者への面接プロセスの説明、事前に作成された質問の実施、回答に対する評価、次の採用ステップに進むべきかどうかを決定するための評価付けなど、面接に関するステップを順に進んでいくことができます。 このテンプレートを活用して、面接用の独自のガイドを作成しましょう。面接者が利用できるスクリプトや、対象のポジションに関する情報、応募者の適合性を判断するための具体的な質問を加えることもできます。 このテンプレートには、基本的な評価スコアカードや評価スケールに加え、コメントや推奨文を入力するセクションも用意されています。
面接質問テンプレート
面接での質問に関するアイデアが必要な場合は、このテンプレートをブレインストーミングの一環として活用してください。 候補者も、面接のための練習台としてこのテンプレートを活用できます。 このテンプレートには、さまざまなスキルや資質に関する情報を集められるサンプル質問が用意されています。 特定の役割や業種、面接のタイプに合わせて質問を調整することもできます。
退職インタビュー テンプレート
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退職インタビューは、従業員の体験についての情報を集める機会になります。そうすることで、仕事や組織のどこに改善の必要があるかなどを把握することも可能になります。 このテンプレートは、退職する従業員に対するアンケートの役割を果たします。その質問項目には、退職する理由、社内での体験、仕事への満足度などがあります。 このページの他のテンプレートと同様、このテンプレートも人事部門のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。
面接評価とスコアカード テンプレート
面接評価フォーム テンプレート
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対象のポジションに必要なコア スキルや資格を、さらにはコミュニケーションの取り方や面接への準備レベル、自発性など、評価したいその他の資質も、リストアップしましょう。 候補者を評価する際は、各評価項目に対し、その候補者がその項目をどれほど満たしているかに基づいてスコア付けをします。 このテンプレートでは、特定の資質について、それが「まったくない」、「平均程度」、「優れている」といった評価ができるようになっています。 また、その評価を付けた理由を記録するためのセクションも用意されています。
面接評価スコアカード テンプレート
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評価フォームに入力し、各要件に対する候補者のスコア付けが終わったら、このスコアカード テンプレートを使用して、すべてのスコアを集計し、結果を一目で理解できるようにしましょう。 このテンプレートでは、スコアの平均を算出したり、高スコアや低スコアの数を確認したりすることも可能です。 そうした集めたデータに基づいて決定や推奨を行ったら、それをサポートするコメントを残すこともできます。
候補者比較スコアカード テンプレート
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面接のパフォーマンス、必要な経験、スキル、その他の要素で候補者を評価したら、次はそのスコアを他の候補者と比較することになります。 このスコアカードでは、各候補者をその総合評価とともに並べて比較できるため、次の採用プロセスに進めるべき候補者を決定するのに役立ちます。 ここでは面接者の氏名とメモも確認できるため、採用を決定するための各ステップを追跡することもできます。
基本項目: 面接で質問すべきこと
当然のことながら、採用面接は、対象のポジションのタイプ、その組織の規模や業種、業界の基準や要件、その他の要因によって、大きく異なります。 新人レベルからマネジメント、エグゼクティブ リーダーシップ レベルまで、それぞれの役割に合ったテンプレートを作成しておくと、その仕事に必要な適性を定義したり、面接および評価付けを標準化したり、面接担当者がその職務と流れを明確に把握できるように面接プロセスを整理したりすることも、より簡単になります。 面接の内容および形式はポジションによって変わりますが、ここでは一般的にカバーされる要素をいくつか紹介します。
- 目標: 候補者の目指していることや将来的な目標を聞くことで、候補者の成功の基準や、長期的なコミットメントを求めているかどうか、そのキャリア計画が自社の目的とどのように一致するかなどを把握できます。
- 成果: 候補者のパフォーマンスを測るには、候補者のキャリア面での成功や、以前に勤務していた組織での実績、達成したことと失敗したこととの両方から学んだ教訓などを把握する必要があります。
- 対立: これまでの職場で候補者がどのように対立に対処していたかを具体例で理解しておくと、対人問題に関するその候補者の強みと弱みを理解しやすくなります。 この資質は、チームと緊密に連携したり、グループ間のコミュニケーションを促進したり、対立を仲裁したりする管理者の役割においては、特に重要になる場合があります。
- 意思決定: 候補者は効果的な問題解決の例を提供できているでしょうか？ 日単位、月単位、または年単位で、どのような意思決定を担当できるでしょうか？ 候補者が必要に応じてチームをリードしたり、協力して仕事をしたりする力量を測るうえでは、候補者のリーダーシップのあり方や、重要な意思決定へのアプローチがわかる質問が役立ちます。
- 役割認識 対象のポジションに伴う業務について、また組織のなかで果たす役割について、候補者がどのように認識しているのか、さらにはなぜその職務に応募したのかを質問をすることで、候補者の理解度がわかるだけでなく、候補者に対し、そのポジションに自身が適任な理由を説明できる機会を与えることもできます。
- 文化的適合性: 候補者が組織の文化に適合しているか否かを評価するには、候補者の性格や仕事上の価値観、チームワーク、求める職場環境、管理スタイルについて探求していくことが効果的です。
- スキルと能力: これには、特定の機器やテクノロジーに関する経験を確認することから、コミュニケーション力や自発性、リーダーシップなど、内面のスキルを評価することまで、さまざまな項目が含まれます。 また、特定の業務に関する経験、学歴や関連するトレーニングの有無、特定の役割を果たせるだけの職務経験などもここに含まれます。
面接では、プランニングや組織的なスキル、期待する給与額、仕事の基準、履歴書に記載された情報の確認やそれに関連する質問をする場合もあります。 だいたいの面接テンプレートには評価スケールが組み込まれているため、面接者は候補者の回答を簡単に評価して採点し、その結果に基づいて全体的なスコアを付けることができます。
面接で質問してはいけないこと
雇用機会均等委員会 (EEOC) では、募集職種の公開や採用活動、応募要件、面接で質問される内容といった雇用前のステップを含め、雇用のあらゆる側面で差別を禁止しています。 一般的には、採用の意思決定に使用される情報だけを尋ねることが重要になります。 つまり、性別、人種、家族の状況、年齢、障害、妊娠に関連するトピックを避ける必要があります。 面接者には、どのような質問が労働法に違反する可能性があるのかを完全に理解するために、トレーニングが必要になる場合があります。 親しみやすい印象や話しやすい印象を与えようとした質問が、実際には、差別につながる情報を得ようとしたものだと解釈される場合もあります。
行動面接と 状況設定面接の質問
行動面接では、候補者が過去に、状況にどのように対応してきたかを尋ねることで、対象のポジションにその候補者が適しているかどうかを考察します。 この場合の質問は、仕事における過去の行動を実例を挙げて答えてもらうことを意図して作成されます。 そのため、STAR 形式 (S 状況、T 仕事、A 行動、S 結果) と呼ばれることもあります。 行動面接の質問では、特定の状況に対して候補者がどのように対応しそうかを把握できたり、対人関係や時間管理のスキルが明らかになったりする可能性があります。 面接者に伝える例として候補者がどのような例を選択するかで、その候補者がどの点を課題や問題だと捉えているかがわかる場合もあります。 また、こうした質問によって、これまでの課題から候補者が何を学んだかがわかることもあります。 以下に、行動面接の質問として例を 3 つご紹介します。
- プロセスの効率性を改善した経験があれば、そのときのことを話してください。 また、どのようにそれを達成したかも話してください。
- ご自分と性格が大きく異なる人と緊密に働いた経験があれば、そのときのことを話してください。
- 複数の職務をこなす必要があった経験があれば、そのときのことを話してください。 また、その状況にどのように対処したかも話してください。
状況設定面接の質問は、行動面接の質問と似ていますが、ここでは過去の経験に焦点を当てるのではなく、候補者に架空のシナリオを提供し、その状況にどのように対処しようと思うかを候補者に尋ねます。 これは、候補者が特定の職務にどのように対応するのか、解決すべき問題にどのように取り組むのか、また全体的な専門知識のレベルを把握する際に有益です。 状況設定面接の質問には、次のようなものがあります。
- もしプロジェクトのマネージャーが、チームメンバーに対し、お互いに協力しあうのではなく競争しあうことを推奨したら、あなたはどう対応しますか?
- ミスのためにプロジェクトを期日までに終了できないと気づいたら、あなたはどう行動しますか？
- ある同僚と良好な関係を築けない場合、あなたはその同僚にどう対応しますか？
行動面接も状況設定面接も候補者にさまざまなシナリオに対する考察を求めますが、行動面接の質問は過去の経験に焦点を当て、状況設定面接の質問はこれからの状況対応に視点を置いています。 たいていの面接ではこれら両方のアプローチを合わせて使用し、そこに候補者の背景や能力に関する一般的な質問も組み合わせています。
面接評価スコアカードを使用する理由
スコアカードを使用することで、候補者のランク付けに標準化された効果的な手法を取り入れることができます。 この方法では、全員のスコアが同じ要素に基づいて決定されるため、さまざまな応募者を公平に比較するうえで有益です。 また、同じ候補者に対する複数の面接者による評価を比較する場合にも、役立ちます。 さらに、標準化されたスコアリング システムを持つことで、候補者から、公平に判断されなかった、または面接結果が面接者の偏見によってゆがめられたといった苦情を受けた場合にも、組織を守りやすくなります。 評価スコアカードがあれば、採用の決定をサポートできる、また偏見という苦情から組織を守ることのできる記録を残すことができます。 それだけでなく、スコアカードには、特定のポジションに必要な能力を明確にして、重要な資格要素を見落とすことがないようにしたり、特定の要件に基づいて候補者を評価したりすることができるといったメリットもあります。
どうぞ時間をとって、面接者が評価フォームの使い方を習得できるよう訓練してください。スコアカードは、面接プロセスをスムーズに進め、正確性と一貫性を確保するうえでも効果的です。 なお、面接を開始する前に、すべての質問を精査するようにしましょう。
応募者向けのヒント: 面接の準備
企業側には、面接の目的を定義し、各質問が採用の決定にどのように影響するのかを把握する必要がありますが、それと同様に、応募者も面接の準備をする必要があります。 面接で質問に答える際に、最も重要なことの 1 つは、具体例を示して自分の経験や能力を伝えることです。 以下に、応募者が考慮すべき項目をいくつかご紹介します。
- 弱点に新たな視点を: 間違いは誰にでもあります。面接では、過去にどのような失敗があり、それにどのように対処したかを尋ねられることもあるでしょう。 その際は、そこから学んだことや、修正したこと、またはさらなるトレーニングで知識不足を補おうとしているなど、現在修正に取り組んでいることに焦点を当てるようにしましょう。
- リサーチを行う: その会社で働きたい理由について適切に回答するには、その会社の背景や価値観、製品などを知っておく必要があります。
- ポジティブな姿勢: 前の勤務先についてネガティブなことを話すのは避けましょう。 たとえ解雇されたとしても、その仕事を離れる理由を前向きな視点から話すようにしましょう。
- 最高の人材になる: 組織は、あなたがその職務に最適な人材である理由を知りたがっています。 自分の経験、スキル、知識から見て、自分がその職務に最適な人材であることに焦点を当てるようにしましょう。
- 回答を絞る: 面接では、「あなたについて教えてください」といった、非常に幅広いテーマで質問されることもあります。 そのような質問に対しては、対象のポジションに対する自分の関心や、その職務に関連するスキルや資質を自分が持ち合わせていることを中心にして、回答するようにしましょう。
面接では緊張してしまうこともありますが、事前に準備をし、練習しておくことで、面接をスムーズに終えられるものと考えられます。 面接の質問例を読み、ご友人に協力してもらって面接の練習をするようにしましょう。
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