Colliers (コリアーズ)、Smartsheet と HubSpot の連携により、自動化を促進し、不動産ブローカーに提供するデータの精度を向上

不動産投資家、物件所有者、テナント、デベロッパーは、Colliers International (コリアーズ・インターナショナル) の専門的なアドバイスや、世界中の物件の検索と購入の支援に頼っています。不動産のブローカーとアドバイザーのチームの拡大に伴い、Colliers (コリアーズ) は、資本市場専門のサービス、企業向けサービス、不動産管理などの商用の不動産サービスを幅広く手掛けるようになっています。 

Colliers (コリアーズ) のマーケティング部門は、数年前から、プロジェクト管理からクライアント サービス、イベント スケジューリングに至るあらゆることに Smartsheet ソフトウェアを使用しています。「クライアントとマーケティングに関するすべてのデータを一元化するために、すべてのデータを収集していますが、その際に Smartsheet は大いに役に立ちました。」と Colliers International (コリアーズ・インターナショナル) の最高マーケティング責任者 (CMO) である Crissy Nolen 氏は語ります。「マーケティングの他に、調査、運用、ファイナンスのプロセスの合理化にも活用し始めています。」

Nolen 氏とそのチームにとって、精度の高い最新の不動産市場データをできるだけ早くクライアントに提供することは非常に重要です。「ここ最近の不確定な経済情勢の中で、投資家はもっと賢く投資したいと考えています。」と Nolen 氏は語ります。「だからこそ、ある時点における市場の状況についてキーとなるデータを提供することが重要なのです。」Colliers (コリアーズ) は旧式の顧客関係管理 (CRM) システムを使用していたため、最新データを提供することが困難でした。「すべてのデータの管理にスプレッドシートを 6 つ使っていましたが、効率が悪いうえに時間がとてもかかりました。」と Nolen 氏は語ります。「それぞれのスプレッドシートは別々の従業員がメンテナンスしていて、たくさんある物件やクライアントを手作業で更新せざるを得ない状況でした。その間に、データが古くなってしまうこともよくありました。」

Colliers (コリアーズ) は物件リスティングの有効期限がいつ切れるのか判断するためのより良い方法も必要としていました。「リマインダーを自動化し、それをブローカーに送信する手段がなかったのです。CRM システムを使ってそれを行っていましたが、情報のインポートとエクスポートを何度もしなければなりませんでした。」と Nolen 氏は語ります。「ブローカーがリスティング契約を更新しなかった場合は、手数料を取り損ねる可能性があり、またリスティング契約を結んでいない物件を提供したとして訴えられる可能性もあります。」

データのスピードとタイムラインを改善

Colliers (コリアーズ) は、Smartsheet でデータの正確性と自動化の課題を解決できることに気付きました。「タスク管理ソリューションをいくつか評価しましたが、私たちが必要としていた日程のリマインダー機能やデータベース管理機能は備えていませんでした。」と Nolen 氏は語ります。Nolen 氏は Colliers (コリアーズ) のカンファレンスに参加したときに、同社のビジネス開発チームが Smartsheet でプロジェクトを管理していることを知りました。「会社に戻って実際に使ってみたところ、私たちのニーズを満たせることがわかりました。」と Nolen 氏は語ります。

Colliers (コリアーズ) は、主要なデータ ディレクトリとして Smartsheet を使用して、すべてのクライアントの連絡先と最新の物件リスティング データを一元管理しています。Smartsheet を使用して、物件所有者や物件購入の見込み客を対象としたクライアント向けのダッシュボードをいくつか作成し、そのダッシュボードに地図、競合物件のリスティング、詳細な市場データなどの情報を掲載しています。さらに、電子メールによるキャンペーン、クライアント レポート、イベント スケジューリングなどのマーケティング活動も Smartsheet で管理しています。

Colliers (コリアーズ) はリスティング期限のリマインダーの要件を満たすために、Smartsheet の自動化されたワークフローを使用してブローカーにリマインダーを毎週送信し、リスティングの有効期限に関する詳細データを伝えるようにしています。同社のマーケティング チームは Smartsheet のモバイル アプリを使用して、携帯電話などの携帯機器から Smartsheet データにリアルタイムでアクセスしています。 

Colliers (コリアーズ) はマーケティング データのやり取りをさらに効率化するために、データ同期技術を使用して、HubSpot CRM ソフトウェアと Smartsheet の間でデータを同期させています。この技術によって、顧客と取引先に関するリアルタイムの情報が 2 つのプラットフォーム間で自動的に同期されます。「更新が行われると同時にその内容がもう一方にも反映されるため、もう一方側でデータを手作業で入力する必要がありません。HubSpot 側で何かを更新した場合、その内容が Smartsheet に自動的に反映されます。」と Nolen 氏は語ります。また、Colliers (コリアーズ) は Smartsheet Calendar アプリを使用してマーケティング キャンペーンの電子メールも管理しています。

最近では、プレミアム機能を備えた Smartsheet 製品である Smartsheet Advance を導入しています。Colliers (コリアーズ) は、Smartsheet Advance の Data Shuttle を活用して、HubSpot から Smartsheet に電子メール データをアップロードします。また、大型のシートとレポートとの間で Smartsheet のデータをマッピングしてデータの一貫性を高めるアプリである Smartsheet DataMesh も使用しています。「DataMesh を使用すると、クライアント サービスのコーディネーターはブローカーを選択するだけで、データが自動的に同期され、連絡先情報が更新されます。だから、毎回このデータを手作業で入力しなくて済むのです。」と Nolen 氏は語ります。

HubSpot と Smartsheet の連携によりデータが正確に 

Smartsheet と HubSpot を連携させることで、Colliers (コリアーズ) のマーケティング チームがそれぞれのプラットフォームを別々に維持管理しなくても、すべての連絡先と電子メールのリストが自動的に同時更新されるようになりました。「設定した Smartsheet ワークフローに従って両方のプラットフォームが自然に連携するため、とても直感的にデータの同期を行うことができます。」と Nolen 氏は語ります。「両方のソリューションにログインするだけで、すぐに連携します。両方のソリューションで連絡先やリスティングのデータを更新する必要はなくなりました。」こうして連携するようにした結果、Colliers (コリアーズ) は、クライアントに提供するデータの正確さを向上させることができました。

「以前は新しいデータをインポートしたり情報を更新したりする必要があり、Smartsheet と HubSpot の両方で数時間かけてデータを監査する必要がありました。」と Nolen 氏は説明します。「今では更新が即座に行われるため、データが最新であり、エラーがないと自信をもって言うことができます。」 

Colliers (コリアーズ) は、HubSpot と Smartsheet の連携により、イベント登録プロセスも改善しました。Nolen 氏のチームは、最近開催されたブローカー向けイベントに備えて HubSpot でランディング ページを作成し、参加者が登録フォームに情報を入力できるようにしました。このデータは Smartsheet に自動的に反映されるため、両方のソリューションでスケジュール情報が同じになります。

データが正確になったため、Colliers (コリアーズ) 投資家やブローカー向けの市場レポートをより頻繁に提供できるようになりました。「以前は別々の 6 つのソースからデータを手作業で抽出していて、その作業が終わる頃にはデータは古くなっていたため、月にレポートは 1 回しか出すことができませんでした。」と Nolen 氏は語ります。

「今では、HubSpot と Smartsheet が連携しているため、レポートの作成にかかる時間は 30 分どころか数分です。そして Smartsheet ダッシュボードにすぐにレポートを掲載することができます。」

不動産ブローカー向けリマインダーの自動送信 

Colliers (コリアーズ) は、Smartsheet を使用して、物件リスティングが期限切れになる少し前にブローカーにリマインドをかけるために通知を自動で送信しています。

「リスティングがもうすぐ期限切れになることを自動的に通知すると、クライアントが手数料を取り損ねる事態を避けることができるため、ブローカーにとって大きなメリットとなります。」と Nolen 氏は語ります。「つまりクライアントはビジネスを失わずに済み、満足した状態を維持できるというわけです。私たちは Smartsheet でダッシュボードを作ることをベスト プラクティスと考えており、すべてのクライアントにこれを広めていきたいと考えています。」

また、Colliers (コリアーズ) は、Smartsheet のマーケティング ダッシュボードを使用して、ソーシャル メディア、Web の訪問者数、ビデオの再生回数の追跡も行っており、その情報をマーケティング キャンペーン展開の参考にすることができます。「Smartsheet を使うと、データを参考にし、マーケティング キャンペーンを比較して優れた結果を出したものを簡単に確認できます。」と Nolen 氏は説明します。「その情報に基づいて、マーケティング戦略を必要に応じて調整することができます。」たとえば 2021 年のパンデミックの際に、Colliers (コリアーズ) が年間トレンドのイベントをオンラインで開催したところ、ソーシャル メディアのインプレッションが大きく跳ね上がりました。「この結果を踏まえて、実際のイベントを録画し、オンラインの公開バージョンに合わせてキャンペーン戦略を調整することができました。」と Nolen 氏は語ります。

効率性の向上に伴うコスト削減

Colliers (コリアーズ) は Smartsheet で仕事の効率を高めることができました。追加の人材を雇用する必要がなくなることで、最終的にはコスト削減につながることでしょう。「Smartsheet Advance のセールス ポイントの 1 つはコスト削減でしょう。」と Nolen 氏は語ります。「当社の成長に合わせて新しいブローカーを雇用する必要がないため、年間 9 万ドルのコストを削減できると踏んでいます。」また、Colliers (コリアーズ) は Smartsheet Control Center の使用を拡大し、高度なプロジェクト管理機能を使用する予定です。「Smartsheet を使用すると、正確なデータを使ってこれまでよりも迅速にプロジェクトを展開できます。」と Nolen 氏は言います。「Smartsheet を使用することで、当社は大きく飛躍しています。」

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