アンダーソン・毛利・友常法律事務所 外国法共同事業は、Smartsheetの導入でプロジェクト管理基盤を構築し、全所的な業務効率化を推進

アンダーソン・毛利・友常法律事務所 外国法共同事業（以下、AMT）は、日本を代表する法律事務所の一つです。国内外13の拠点に700名を超える高い専門性を持った弁護士が所属し、最先端の分野やクロスボーダー案件など、難易度の高い分野にも柔軟に対応し、実務的かつ戦略的なアプローチで最良の結果をもたらしてきました。そんな同社の業務を根底で支えるのが、後藤 亮介氏が所属する情報システムサービス部門です。2024年11月、同部門は全所的な生産性向上のためにSmartsheetを導入しました。後藤氏は、その背景を次のように語ります。

「私が所属する情報システムサービスでは、常に10を超えるプロジェクトが走っていますが、複数のプロジェクトを推進する中で、タスクの抜け漏れやスタッフ間の認識のズレといった問題が起きていました。そのためプロジェクトマネージャーのスキルに頼らず、平準的にプロジェクトやタスクを管理できるツールが必要になっていました。このツールを探す過程で業務管理プラットフォームであるSmartsheetに出会い、導入を進めることにしました。」

「使わせる」ではなく「使いたくなる」環境づくり

そもそも当時のAMTでは、プロジェクトのテンプレートが存在しない、タスクの可視化や一元化ができていない、各自のリソースの状況が明確ではなく、管理が難しくなっていたという複数の課題が存在。情報管理の方法も、業務のボトルネックになっていました。

「プロジェクトの決定事項やルール、担当者といった情報が、チャットや議事録、さらには個人の端末上のメモといった場所に分散してしまっていたのです。これがメンバー間の認識のずれや、タスクの抜け漏れ、非効率なコミュニケーションを生み出す原因となっていました。」

これらの課題を解決するにあたり、後藤氏が最も重視したのは単なるソリューションの導入ではありません。むしろ新たな組織文化の醸成につながるような変化を確実にもたらすこと、すなわち、よりインテリジェントな働き方への変化を定着させることでした。

「実は、私にとってタスク管理ツールの導入は2回目でした。5年前に一度、無償のオープンソースツールを導入したものの、期待した成果は得られず、形骸化してしまったのです。人が今までやってきたことを変えていくのは、非常にハードルが高くなります。今回の導入にあたっては失敗を繰り返さないため、徹底的に原因を分析。Smartsheetを使わせようとするのではなく、自発的に『使いたい』と思ってもらえるようにするためのアプローチを、マーケティングの視点を取り入れて実施しました。」

後藤氏は定着を成功させるために、導入の心構え、共感を生む戦略、定着を加速させる施策という『3つの鍵』を意識したと振り返ります。

「まず重要なのは、相手がどういう立場なのか、どういう価値観を持っているかを把握する『心構え』です。それを知っておくことで、推進側も使う側もスムーズにストレスを感じることなく、導入が始められます。新たなツールの導入は人によって反応が異なります。また最初から全部の人に同じように働きかけようとすると、抵抗が大きくなりますので、最初は前向きに受け止めてくれる人たちにアプローチして、そこから波及させていく方法を取りました。」

次に実践されたのが『共感を生む伝え方』です。「Smartsheetを導入し始めた頃は、Excel でタスクを管理できていますと回答してきたチームがありました。実際にはコミュニケーションや工数に課題があるはずなのですが、それを課題として認識していなかったんです。そこで私は連絡やリマインドに工数がかかっていることを指摘したうえで『Smartsheetの自動化機能を使えば、かなり楽になりますよ』と示唆しました。相手に使いたいと思ってもらえるようにする、つまり動機形成につながる伝え方を工夫するのは非常に重要です。」

実際的なソリューションとしては、Control Center のブループリント機能活用による、プロジェクトテンプレートの標準化と自動作成、ダッシュボードやレポートによる情報の一元化とタスクの可視性向上、Resource Managementで情報を集約してダッシュボードに表示し、管理コストを軽減できるようにする仕組みが導入されています。後藤氏は「定着を加速させる施策」として、雰囲気や環境づくりにも配慮しました。

「利用普及を拡大する際には、普段使っているチャットツールに情報をまとめ、いつでも触れる状態にしてアクセスのハードルを下げる、Q&Aを設けてだれもがそこにアクセスできるようにする。オンボーディングとフォローアップ、効果測定を行いながら自発的なスキルアップを促すといった施策を実践しました。最も注力したのは、各チームで活用してくれる『チャンピオン』を育成し、その人たちを情報発信の担い手にすることです。身近な人が成功事例を発信することでSmartsheetの利用が推進され、組織全体に広がっていくことを狙いました。」

ダッシュボードに情報を集約し、一元管理を実現

後藤氏が指揮したSmartsheetの導入は、実装からまだ4か月しか経っていないにもかかわらず、すでに顕著な成果をもたらしています。Smartsheetの導入を境に、チーム内でのタスク共有ができていると感じているユーザーは55%から76%に上昇、ダッシュボードを活用しているユーザーは60%を突破、さまざまな効果を実感したユーザーも60%を超えるなど、後藤氏は大きな手応えを感じています。

「私はシートとレポート、ダッシュボードの3点をセットで使ってもらうことを推進しました。これによってダッシュボード上に情報が集約され、チーム定例における議事録を廃止することができました。ダッシュボードを上から順番に見ていくことにより、必要な項目をすべて把握できる状態まで持っていくことができました。 ダッシュボードに情報が集約されたということは、チーム内やチーム間のタスク共有が簡単になったことを意味します。これまでは情報が散在していた案件でも、担当者や期日などが明確化されたことで、メンバー間における認識のズレやタスクの抜け漏れを大幅に減らすことができました。」

これらの変化は業務の効率性向上はもとより、よりアジャイルなプロジェクト遂行の実現、情報やリソースの一元化・可視化によるスケーラビリティの確保、業務の自動化、安全性のさらなる担保、そして部門を横断した全社的コラボレーションの促進など、さまざまな業務改善を可能にします。
 

最後に後藤氏はAMTが目指すビジョンのさらなる実現に向け、インテリジェントなワークマネジメントプラットフォームであるSmartsheet を一層活用していきたいと力強く語りました。

「AMTは『YOUR PARTNER FOR INNOVATIVE CHALLENGES』というビジョンを掲げています。私たちは今回のSmartsheet導入を通して、弁護士、秘書、スタッフそれぞれの生産性をさらに向上させ、このビジョンの達成を支えていきたいと考えています。」

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。