Knight Frank India は Agilifly の支援を受けて、Smartsheet でプロジェクトを統合し、信頼できる唯一の情報源を獲得

128 年以上前にロンドンで創業した Knight Frank (ナイト フランク) は、世界有数の独立系不動産コンサルティング会社に成長し、50 か国に 27,000 人以上の従業員を擁しています。Knight Frank は、個人の住宅購入者から大手デベロッパーに至るまで、あらゆる人が不動産に関する決定を下せるよう支援しています。インドでは 1995 年から事業を開始しており、現在はムンバイ、デリー首都圏、ベンガルール、ハイデラバード、チェンナイ、プネ、アフメダバード、コルカタで 1,900 人以上のスペシャリストが従事しています。これにより、インド全土の 50 か所以上でサービスを提供しています。そのサービスは、アドバイス、評価、取引から、施設やプロジェクト管理に至るまで多岐にわたりますが、そのすべてが洞察力に富んだ市場調査に裏付けられています。

企業の成長の勢いが加速するにつれて、システムベースのアプローチの必要性が感じられました。「当時、私たちはほとんどが手作業で生成された既存のプロセスに基づいてレポートを生成し、インサイトをクライアントと共有していました。私たちは、弊社のビジネスを理解するためにデータを十分に活用していないことにすぐに気づきました」と、プロジェクト管理サービスの戦略およびイニシアチブ担当アソシエイト ディレクターである Prashant Sharma 氏は言います。

また、チームはクライアントがプロジェクトの状況をリアルタイムでオンデマンドで可視化できるようにしたいと考えていました。そのためには、既存の手動プロセスに取って代わる、より効率的で一貫性のあるレポート システムが必要でした。 

「弊社は、より優れたクライアント サービス、より効率的な運用、改善されたトレーニングを通じて競争力を獲得する必要がありました。そこで、その目的に利用可能なツールを探し始めました」と、シニア エグゼクティブ ディレクター兼プロジェクト管理サービス責任者の Deben Moza 氏は付け加えます。

アジャイルで拡張可能なプラットフォームを見つける

チームは、シンプルで使いやすく、幅広いプロジェクトをサポートできる柔軟性のあるプラットフォームを必要としていました。同社はまた、最終的には地域をまたいで拡張し、世界中のクライアントに一貫した体験を提供できるものを求めていました。会社のパートナーは Smartsheet を薦めてきました。 

「1 つのソリューションがすべての要件を満たせるほど十分にアジャイルであることに驚きました」と Moza 氏は言います。

Smartsheet を Knight Frank India の既存のワークフローに合わせ、チームがプラットフォームを最大限に活用できるように、Smartsheet は プラチナ パートナーの Agilifly Digital Transformations を紹介しました。「クライアントは、迅速に行動し、できるだけ多くのプロセスを Smartsheet に取り込むことを望んでいました。そこで、よりアジャイルなアプローチを採用しました。試験運用から始めて、ソリューションがどのようなものかを示し、毎週のスプリントで段階的に構築していくというものです。建設的で率直な対話が重ねられ、強い信頼感を築きました」と、Agilifly の最高経営責任者である Isheeta Bali 氏は説明します。

導入の成功

チームは約 900 人で、導入自体が課題でした。Knight Frank India と Agilifly は、多面的な変更管理計画を共同で策定しました。まず、4 か月にわたる「Smartsheet がやってくる」電子メール キャンペーン、全社規模の発表、グローバル オフィスにおけるリーダーシップからのお知らせで話題を呼びました。Agilifly は Loom の動画、ウェビナー、カスタマイズされたトレーニングでサポートしています。具体的には、定期的なユーザー向けの短くシンプルなセッション、プロジェクト マネージャーとプロセス コントローラーを対象とした詳細なオンボーディング、管理者向けの詳細な技術トレーニングを行っています。

Knight Frank India は現在、初期の事業開発から実行・納品に至るまで、プロジェクトのライフサイクル全体を Smartsheet 上で管理しています。「プロジェクトの実行中、Smartsheet はスケジュール、品質と安全性の観察、リスク、問題、発注書など、すべてを 1 か所にまとめてキャプチャします」と Sharma 氏は述べています。現場チームや下請け業者は、Smartsheet フォームを使用して携帯電話からリアルタイムの更新を送信すると同時に、Data Shuttle によりシステム全体で情報を同期し、正確な情報を維持することができます。 

「Smartsheet は、当社にとって事実上の顧客関係管理 (CRM) システムにもなりました。クライアントとのやり取りを追跡し、重複を避けるのに役立っています」と Moza 氏は言っています。

プロジェクトの完全な透明性

Knight Frank India は、Smartsheet ダッシュボードを使用して、個々のプロジェクトから国内の業務まであらゆるものを監視しています。各プロジェクトに独自のライブ ダッシュボードがあり、タスク、品質確認、安全性に関する観察、商業的詳細をリアルタイムで更新しています。ポートフォリオ ダッシュボードには地域のデータがまとめられ、チームは全体的な進捗状況を明確に把握できます。また、チームはダッシュボードを事業開発、文書の追跡、収益予測、安全性の報告にも使用しています。 

「たとえば、安全責任者は 250 件のプロジェクトのすべてで安全な作業時間とインシデント データをリアルタイムで追跡できるため、一貫した安全基準を維持するのに役立ちます」と Moza 氏は言っています。Knight Frank India は、機密データを確実に保護するために役割ベースのアクセス権を使用し、クライアントや共同作業者とレポートを迅速に共有しています。

統合システムとリアルタイム ダッシュボードを活用することで、Knight Frank India は、信頼できる唯一の情報源を獲得できるようになりました。「隠れたデータはありません。社内外の両方で透明性が大幅に向上しました」と Moza 氏は言います。これによりチームは、より迅速に、より良い情報に基づいた意思決定を行うことができます。 

「Smartsheet の導入前は電話とばらばらのレポートを使っていましたが、実際に起きていることが常に反映されているわけではありませんでした。今では、地域全体のプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認し、問題が大きくなる前に早期に把握できます」と同氏は付け加えます。Sharma 氏にとって、ダッシュボードは詳細とコンテキストの両方を把握できるものです。「一元化されたリアルタイムのデータを利用して、クライアント、チーム、プロジェクト全体で何が起こっているか詳細に把握できます。「想定どおり、意思決定の効率が大幅に向上しました」と同氏は言います。

顧客との信頼関係を構築する

Smartsheet をバックグラウンドで実行することで、Knight Frank India は最新情報の追跡、レポートの準備、不要な会議に費やす時間を大幅に削減しました。チームは外出先でデータの入力とアクセスを行うことができ、手間をかけずにすべてを最新の状態に保つことができます。

自動化された迅速かつ一貫性のあるレポートはクライアントに大きな成功をもたらし、Knight Frank India に求められていた競争力をもたらしました。「クライアントは最新情報を探す必要がなくなりました。すべてがプラットフォーム上にあるからです」と Moza 氏は言います。「Smartsheet によって透明性がもたらされ、全員の足並みが揃います。また、コストやタイムラインに影響を与える可能性のある変更にフラグを立てることができるため、顧客の期待に応えることができます」。

Smartsheet の支持者になる

他の Knight Frank オフィスも、インドでの成功に刺激を受けて、Smartsheet を活用した高度なソリューションを検討しています。「Knight Frank India は、このソリューションを他の地域に示すことで真のグローバル チャンピオンになりました。素晴らしいことです」と Bali 氏は述べます。「彼らのチームと連携することは本当に喜ばしいことです。彼らは大規模な業界のベンチマークを設定しており、私たちはその取り組みをサポートできることを誇りに思います」。

今後、Knight Frank はプロジェクトのリソース管理、さまざまなプロジェクトの種類に合わせたカスタム テンプレート、ポートフォリオ WorkApps などの機能を追加してモバイル共同作業を強化するなど、ソリューションの拡大を計画しています。また、購買リクエスト、注文、入札データがシームレスに Smartsheet に反映されるように、調達システムを統合することにも取り組んでいます。チームは、パートナーが彼らを次のステップへと導く能力に確信を持っています。 

「Agilifly は、取り組みの全体を通じて非常に協力的でした」と Sharma 氏は言います。「技術的な質問が発生した場合や追加のトレーニングが必要な場合に、いつでも適切なソリューションを用意しています。単に『これがソフトウェア。あとはがんばって。』で済まさず、柔軟かつ迅速に対応し、私たちのために機能するよう真に尽力してくれます」。

パートナーへの全幅の信頼

Moza 氏にとっては、絶え間ないイノベーションが不可欠であり、それがなければ企業は意義を失ってしまうというリスクがあります。「私たちは、顧客にサービスを提供するためのより良く、より便利な方法を見つけ続ける必要があります」と同氏は言います。「進化し続けるソリューションがあること、そして私たちと一緒に成長する準備ができているパートナーがいることを知って安心しています。クライアントの進化するニーズに合わせてプラットフォームを調整してくれるのです」。