Infosys、Smartsheet を活用してグローバル コンサルティングと実装プロジェクトの効率性と勝率を向上

Infosys (インフォシス) は、情報技術サービスとコンサルティングのグローバル リーダーとして知られ、さまざまな業界のクライアント向けに大規模で複雑な変革プログラムを提供することで評判を築いてきました。同社は 60 か国以上で 35 万人以上の従業員を擁し、50 万ドルから 10 億ドル超の規模にわたるプロジェクトに取り組んでいます。

同社の製品は、デジタル トランスフォーメーション、ERP の実装、クラウド移行、マネージド サービスなどに及び、複数の地域にまたがって何百ものリソースを動員することもあります。各クライアントが採用するツール アーキテクチャの複雑化・多様化が進む中で、プログラムを一貫して効率的に提供することは、当然ながら容易ではありません。一貫性と統合性が欠如していたことにより、サイロ化や非効率化が生じていました。Infosys のプログラム マネジメント センター オブ エクセレンス部門のグローバル リーダーである Jeff Keller 氏は次のように述べています。「多数のツールが使用される中で、プロジェクトを1つの場所で一貫して把握できるような方法はこれまでありませんでした。プロジェクトに関する情報がさまざまなツールに分散されて存在しているため、常にそれらをつなぎ合わせることに手間がかかりました」。

プロジェクトに関する情報がばらばらに存在するため、一貫性のあるプロジェクト運用方法がなくなり、コンサルタントは自分の経験に基づくアプローチを取らざるを得ない状態でした。また、プロジェクト マネージャーがプロジェクト開始後にプロセスを慌てて整理することも多く、立ち上げに時間がかかっていました。さらに、プロジェクト マネージャーの立場にあってもプロジェクトの状態を把握できる度合いも限られており、クライアントがプログラムのステータス、リスク、成果物を把握するために参照できるような総合的な情報源もありませんでした。

クライアントにより良いサービスを提供するために、Infosys にとって必要なものは明確でした。それは、拡張可能であらゆるツールが統合されたエンタープライズグレードの業務管理プラットフォームの存在でした。

Prodactive と連携して Smartsheet ベースのプログラム管理ソリューションを構築 

ソリューションの開発に着手するため、Infosys は Smartsheet のパートナーである Prodactive (プロダクティブ) と提携し、Smartsheet ベースのプログラム管理コントロール センター (PMCC) を設計・展開しました。Smartsheet は、人、データ、AI を統合して企業の業務遂行を加速させるために設計された、フォーチュン 500 企業にも信頼されるインテリジェントな業務管理プラットフォームです。

このソリューションの目的は、Infosys の世界中の従業員全体でプログラム管理プロセスを標準化すること、複数のツールのデータを単一のプラットフォームに統合すること、プロジェクト ワークスペースの迅速な展開を可能にすること、ダッシュボードとガバナンス ツールを提供することです。Prodactive は、Infosys の Smartsheet 導入プロセスにおける重要なパートナーとして、専門知識、テンプレート、継続的サポートを提供してきました。

Infosys は、ポートフォリオ管理に PMCC ソリューションを使用しており、テンプレート アプローチを使用してアクティブなプロジェクトを追跡し、Smartsheet でパイプラインを管理しています。また、Prodactive の PPM テンプレートを活用して、ポートフォリオレベルの可視性を実現しました。ソリューションで管理されるプロジェクトには、オフショアおよびオンショアの何百名ものリソースに加え、クライアントや外部実装パートナーも関与する大規模な ERP 実装プロジェクトも含まれています。 

「Smartsheet の包括的なプラットフォームのおかげで、すべてのプロジェクト管理機能を展開し、実務担当者をサポートすることができます」と Keller 氏は言います。「案件レビュー プロセスの一環としてソリューションの使用を義務付け、各プロジェクトの PPM ポートフォリオの全体的なビューを個別のワークスペースで管理しています」。

同社は、Smartsheet の自動化されたワークフローを使用して、プロジェクトの承認と通知を効率化しています。「弊社では、成果物の承認を追跡するためのツールを開発しました。成果物が完成すると、別のシートにコピーされ、複数の承認を得ることができます。承認が必要なステップについては、承認を行う担当者に電子メールが送信されます。担当者は内容を確認後、承認または却下し、コメントを追加して、承認ステップを完了することができます。この機能はクライアントにもご愛顧いただいています」と、Infosys のプロジェクト マネジメント センター オブ エクセレンスのグローバル PMCC リーダーである Charles Prudente 氏は言います。「この機能を通じて、Smartsheet の自動化とワークフローのすごさを実感できます」。

さらに、Infosys は Smartsheet ダッシュボードを使用して、マイルストーン、成果物、リスクを社内用やクライアント用に 1 つのビューにまとめています。 

「ダッシュボードはクライアントにもご好評いただいています。10 分あれば、あらゆる情報にリアルタイムでアクセスできることをお見せすることができます。そうすることで、弊社のプログラム提供モデルやツールに対するお客様の信頼がますます高まります」と、Prudente 氏は言います。 

また、同社は PMCC で Data Shuttle、Bridge、Dynamic View、Calendar などの Smartsheet プレミアム機能を活用することで、包括的なプログラム管理のエコシステムを提供しています。

初日から進行可能なプロジェクト

PMCC ソリューションを活用して事前に必要な設定を完了させておくことで、Infosys は主要プロジェクトの迅速な立ち上げ、遅延の削減、クライアントの信頼向上に成功。業務の迅速化を支援しています。「このツールのねらいは、適切に行えば、初日からすぐにプロジェクトが進行可能な状態になるということです。コンサルタントは、RAID ログ、大まかなプロジェクト計画、変更リクエスト トラッカーをいつでもすぐに利用できる状態です」と Prudente 氏は言います。「クライアント独自の要件にあまり制限がなく、弊社所定のプロセスを受け入れていただける場合は、立ち上げをかなり迅速に行うことができます。この方が、使用するツールを後から決めていくよりも、初日から効率的にプロジェクトを進めることができます」。

プログラム全体の一貫性を促進し、勝率を向上

PMCC により、Infosys は標準化された単一のプラットフォーム ソリューションを導入し、プログラム全体の一貫性を確保しています。これにより、従業員は複数のツールから必要なデータを探す手間が省け、業務管理とプロジェクトの納品に集中することができます。プロジェクトに関する信頼できる唯一の情報源があることで、Infosys のコンサルタントの生産性と効率性が向上しました。「私が Infosys に入社した当初は、標準化があまり進んでいませんでした。プロジェクトの開始時には、自分のハード ドライブから選択肢を 1 つか 2 つ探し、同僚と話し合った上でその進め方を考える必要がありました」と、Prudente 氏は言います。 

「この Smartsheet のアプローチにより、プロセスの標準化が実現しています。チームは PM センター オブ エクセレンス ポータルにアクセスし、プログラム管理に関するあらゆる手法を一か所で確認できます。一度使用したツールがあれば、次のプロジェクトではその使い方がわかっている状態となります。おかげで、チームの働き方がより効率化されました」。

プロジェクト管理ツールを 1 つのソリューションに統合することで、可視性も向上しました。「PMCC では、プログラム管理のエコシステムだけでなく、テストと開発、品質管理、要件管理、追跡可能性など、システム開発のライフサイクル全体を把握できます」と Keller 氏は言います。「Smartsheet を使用することで可視性が向上し、『経営幹部層』を含むクライアント側の主要関係者に対し、使いやすい形式で『リアルタイム』の進捗状況を共有できます」。

結果的に、Infosys は競合相手に対して優位な立場を築きつつあります。「Smartsheet のソリューションを使用することで、プロジェクトにおける勝率とプログラムの実行力が向上しました。数ある競合他社の中から弊社のツールが選ばれています。これが企業としての勢いを後押しし、信頼の構築につながっているのではないでしょうか」と、Infosys Consulting (インフォシス コンサルティング) のデジタル プラットフォーム部門のマネージング パートナー兼グローバル デリバリー エクセレンス リーダーである Andrew Brader 氏は語ります。さらに、Smartsheet の柔軟性によって、Infosys は顧客のニーズにより適切に対応できるようになりました。 

「Smartsheet は非常に柔軟性が高く、カスタマイズや更新も簡単です。必要なことは基本的にどんなことでも対応できるため、その柔軟性がクライアントとチームにも評価されています」と Prudente 氏は言います。「つまり、チームはクライアントの要件に迅速に対応し、そのニーズに素早く応えることが可能になるということです」。

AI によるイノベーション 

Infosys は、Smartsheet の活用を継続しつつ、AI による革新的な新機能の開発にも取り組んでいます。Prudente 氏は次のように説明します。「私たちは AI の可能性を探るためにフォーカス グループを立ち上げました。そのフォーカスグループでは、Smartsheet の機能の拡張に役立つ AI 駆動型のウィジェットとプロンプトの開発に関するアイデアが生まれました。そのアイデアをもとに、これらの機能をプロジェクトに展開しています」。

Infosys は今後も Prodactive との緊密な連携を維持する予定です。「Infosys チームの素晴らしい点は、イノベーションのレベルの高さです。ツールを積極的に活用しながら、その可能性について常に模索し、その限界を押し広げています」と、Prodactive のマネージング ディレクター兼創設者である Rich Coles 氏は述べます。さらに Brader 氏は次のように付け加えます。「Smartsheet は、少ない労力で大きな成果を生み出すのに役立つ機能が揃った業界屈指のプラットフォームです。弊社はソフトウェア企業ではありますが、職場管理プラットフォームのソフトウェアの提供そのものより、クライアントに「価値」を提供することに重点を置いています。Smartsheet により、それを大規模に実現できるようになったのです」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。