AVI Systems が顧客に対するサービスの一貫性、効率性、透明性を向上

AVI Systems は、オーディオ ビジュアル (AV) とユニファイド コミュニケーションのソリューションを世界中の企業に提供する、最大手のグローバル システム インテグレーターです。また、同社は 2022 年に50 か国でプロジェクトをサポートしたグローバル プロバイダーである GPA の最大の株主でもあります。AVI はあらゆる業界のあらゆる規模の組織が、革新的な統一型のソリューションによってコミュニケーションとコラボレーションを改善することをサポートしています。米国の 28 か所のオフィスに 900 人近い従業員を抱える AVI Systems は、1974 年から米国の AV、UC、デジタル メディアの施策を設計、設置、サポートしてきました。 

「あらゆるクライアントに対する当社の目標は、クライアントが人に対する影響を生み出せるようにサポートすることです。一般的な会議室からスタジアム、カフェ、美術館、体験型施設まで、あらゆる場所に AV ソリューションを設置します」。AVI Systems のデリバリーおよびプロジェクト管理オフィス (PMO) ディレクターである Zach Valigura 氏はそう言います。「お客様がグローバルに展開し、タイムゾーンをまたいでも AV の設置を一貫した方法で標準化できるようにサポートしています」

複雑なプロジェクトにまとまりをもたらす

COVID-19 のパンデミックの間、従業員がリモートで働いている場合もオフィスにいる場合もミーティングができるように、多くの企業が会議室にビデオ対応のソリューションを追加する必要に迫られました。それによって AVI Systems には大量の業務が生まれ、プロジェクト マネージャーやプログラム マネージャーによる管理が困難になりました。「すべてを期限内に展開するには、ロジスティクス上の大きな課題がありました」と Valigura 氏は説明します。「IT 部門、施設部門、プロジェクト管理部門、調達部門といったお客様の内部チームと連携し、設置を始める前に依存関係に問題がないことを確認する必要がありました。お客様に情報を提供するだけでは十分ではなく、お客様から情報を集める必要もありました。また、当社のプログラム マネージャーは、世界中で一貫してプロジェクトが成功するようにしなければなりませんでした。

一元化されたプロジェクト管理ソリューションや照合済みデータがなかった AVI Systems は、複雑なプロジェクトの調整と標準化に関する多くの問題に直面しました。

「2021 年に AVI Systems に入社した際、必要な情報がすべて電子メールやスプレッドシートに埋もれていることに気づきました」。Valigura 氏はそう回想します。「すべてを整理できるシンプルな追跡シートがぜひとも必要でした」

Valigura 氏は過去に Smartsheet を使用したことがあったため、Smartsheet でプロジェクトを追跡することにしました。「当時、当社でライセンスを持っていたのは 3 人だけでした」と Valigura 氏は言います。「そうと知る前に、ある IT スペシャリストが私にこう言いました。『Smartsheet はすばらしいソリューションです！Smartsheet で IT プロジェクトの追跡を始めましたが、とても気に入りました！』彼らは他にもいくつかのソフトウェアを試しましたが、導入することはありませんでした。一方で、Smartsheet は馴染みのあるスプレッドシートの感覚で使用できると同時に、プロジェクト管理にさらに活用できる可能性を秘めていました」

従業員を支援

Smartsheet チームと緊密に連携し、コンプライアンスとガバナンスの要件が満たされていることを確認した AVI Systems は、すぐにより優れた PMO ソリューションにたどり着きました。AVI Systems のプロジェクト マネージャーとプログラム マネージャーにとって、新しいソリューションはプロジェクトを追跡し、情報を収集および可視化してチームや顧客と共有できるようにする、信頼できる唯一の情報源となりました。「包括的なダッシュボードからControl Center、Dynamic View、Pivot、カレンダーまであらゆるものを使用して、プロジェクトの状況を明確にしています」と Valigura 氏は言います。「最初は Data Shuttle を使用して、従業員が親しみやすいように通常のスプレッドシートを模倣したエクスペリエンスによって、データを Smartsheet に移行することも試しました。また、DataMesh 機能を使用して、ソリューションの異なる領域に列をマッピングして新しいシートを作成しています」

新しい PMO ソリューションによって、AVI Systems の従業員は複雑なプロジェクトをより適切に管理できるようになりました。「当社はカスタマー エクスペリエンスの構築をプロジェクト マネージャーとプログラム マネージャーに頼っていますが、彼らは Smartsheet の支援によってそれを実現しています」

「最大の影響は、山のようなデータを整理できることです。必要なだけシートを作成して、ダッシュボードに紐づけることができます。社内の状況を全員が正確に把握できます。閉ざされた情報はありません。Smartsheet のおかげで、ほぼ毎日大きな問題を防ぐことができています」

顧客の満足度と情報量の向上

AVI Systems のエンタープライズ プログラムでは、世界中で 520 件のプロジェクトが進行中です。プロジェクトの透明性を向上してより適切に管理することで、AVI Systems は顧客の信頼度を高めてきました。「この数年でわかったことは、状況を把握できない場合、通常、お客様は最悪を想定するということです」と Valigura 氏は言います。「Smartsheet によって、最新の情報をリアルタイムで提供できます。お客様はカスタム形式のライブ ダッシュボードを確認するだけでリアルタイムの透明性を得ることができ、自社にとって意味のある情報を使用できます」

企業の担当者はその後、統合レポートを内部の関係者やエグゼクティブと簡単に共有することができ、AVI のチームはレポーティングにかかる時間を年に約 4,000 時間節約できました。また、AVI の顧客が情報を集める時間も約 20% 削減されました。「お客様は頻繁に、社内のコミュニケーションが改善されたことをご報告してくださいます。お客様によれば、『従業員が最新情報を知るために電話をかけてくることがなくなった』そうです」と Valigura 氏は言います。

Smartsheet のおかげで、お客様のグローバルな展開をサポートすることに大きな成功を収めることができました。それが可能だとは思っていませんでした。また、当社は一貫性のあるすばらしい体験を作り出しているため、お客様が離れることはありません。信頼できるパートナーとなることで、お客様は当社を利用し続けたいと考えます。こちらからアプローチする前に、お客様からアプローチしていただけるのです。それによって経常収益も増加していきます」

成功を共有する

Smartsheet はプロジェクト管理だけでなく、財務管理、運用管理、IT 管理にも有効であることが実証されています。営業チームによるプロジェクトのプレゼンテーションにも役立った実績があります。「プログラム管理のプラクティスを見込み客に紹介する際、私は Smartsheet を開き、お客様のロゴと匿名化されたデータが入ったライブ ダッシュボードを見せて、当社の成果物がどのようなものかを知ってもらいます」。Valigura 氏はそう説明します。「事実、お客様は非常に感銘を受けて、IT チームに当社のデモを見せたいとおっしゃいます。新しい働き方を模索するための、非常に優れたきっかけになるはずです」

今後、AVI Systems はプロジェクト管理のプラクティスとソリューションをさらに改善し、世界中に散らばる 26 の地域ビジネス ユニットの GPA リーダーと共有する予定です。「私たちの一番の目標は、世界中のプロジェクト マネージャーにとって有益なアプローチを確立して統一性を実現し、プロセスの透明性を高めることです」。Valigura 氏はそう結論します。