Welocalize (ウィーローカライズ) はデータを一元化して整理することで、異なる時間帯の共同作業をスムーズに進行

今日では、ターゲット オーディエンスの文化的、言語的、文脈的なニュアンスを理解し、対象地域の慣行や期待に確実に沿ったコンテンツを提供することが、これまで以上に企業に期待されています。今こそ、ローカリゼーションの、そしてローカリゼーションに長年携わってきた大手である Welocalize の出番です。Welocalize は、機械翻訳エンジン、大規模言語モデル、自然言語処理といった最先端の AI テクノロジーを活用し、大きな規模で、世界中の顧客に自動翻訳を提供しています。このテクノロジーを構成可能なワークフローや 250 種類以上の言語にわたる 25 万人以上の言語専門家からなる広範なネットワークと組み合わせることで、顧客のグローバル コンテンツを変革し、さらに強力な顧客エンゲージメントを実現することができます。「求められるものがどの言語であっても、グローバル コンテンツを迅速かつ効率的にローカライズすることで顧客エンゲージメントの向上を支援しています。それにより、最終的には業績を向上させることができます」と Welocalize のクライアント サービス ディレクターである Laura Speltz 氏は話します。

グローバル チームとプロジェクトの複雑な関係

メンバーがあらゆるタイム ゾーンに散在しているため、Welocalize には共同作業とプロジェクト管理のための包括的なソリューションが必要です。「私たちは毎日、大量のアクティビティ、タイムライン、プロジェクトを管理する必要があります」と Speltz 氏は説明します。「チームがさらに速く効率的に作業することができるように、また、人為的なミスをなくすことができるように、タスクを自動化する方法を常に探しています。それにより、さらに迅速に事業規模を拡大することができます」。

2022 年、Welocalize は Smartsheet のローカリゼーションおよび言語サービスのメインのプロバイダー (LSP) になりました。 

「弊社のプロジェクト マネージャーは、一緒に仕事をする顧客について、製品やサービスを含めて深く理解したいと思っています。このビジネス哲学をサポートするために、Smartsheet の製品を自分たちで試してみることにしたのです」と Speltz 氏は語ります。

情報の一元化、自動化、整理

同社のプロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスケジュールからクライアントとの関わりに至るまで、あらゆるものを Smartsheet で管理し始めました。共有 WorkApp を使うと、特定のアカウントに関するシート、レポート、割り当てられたタスク、財務データ、パフォーマンス指標をまとめて管理できます。Dynamic View、カスタム ウィジェット、ダッシュボードを使用すれば、重要な情報を整理しやすくなります。「電子メールを何度もやり取りしなくても、チーム メンバーが各プロジェクトの最新情報をリアルタイムで確認することができます」と Welocalize のシニア プロジェクト マネージャー、Alejandro De Luca 氏は説明します。

Welocalize では時間を節約するために可能な限り多くのステップを自動化しています。プロジェクトは手動で設定するのではなく Smartsheet で自動的に設定され、全員が閲覧できます。誰かから質問があれば、Smartsheet の会話パネルを使用してフォローアップを行います。「プロジェクトの開始準備は、最も時間がかかるタスクの 1 つです。そのため、このプロセスを自動化すればもっと重要な作業に時間を割くことができるようになります」と、Welocalize のシニア プロジェクト マネージャー、Amanda Rivera 氏は説明します。「以前は、ファイルを用意して電子メールを何度もやり取りする必要がありました。そのため、プロジェクト開始までに丸一日かかっていました。今では、数時間で準備が完了します。Smartsheet のおかげで、大量にやり取りしていた電子メールを考慮すべき問題から省くことができました」。

可視性の向上、共同作業の容易化

情報が一元化され適切に整理されるようになった今では、Welocalize のプロジェクト マネージャーはプロジェクトのすべての段階を見渡せるようになりました。 

「複雑なプロジェクト タイムラインの視覚化はほとんどの場合容易ではありません。Smartsheet ソリューションの優れたビジュアルのおかげで、依存関係やマイルストーンが確認しやすくなりました」と Speltz 氏は語ります。「すべてのステップとその担当者を簡単に監視できるようになりました。これにより、各プロジェクト マネージャーは 1 日あたり 1 時間を節約できています」。

このように可視性が向上すると、共同作業も容易になります。グローバル チームである Welocalize の従業員は、異なる時間帯に作業することがよくあります。 

「終業時間になったら、他のタイム ゾーンにいる人が残りの作業を引き継いでくれます」と Rivera 氏は説明します。「情報を探したり、尋ねまわったりする必要はありません。すべてが 1 か所に記録されているのですから」。 

チーム メンバーはたいていの場合、バージョン履歴を閲覧してバージョンを把握します。各タスクには所有者、緊急度、進捗ステータス、作成日が割り当てられているので、簡単に優先順位をつけることができます。「従来のビューで表示される通常のスプレッドシートとは対照的に、Smartsheet では会話をする、タスクを整理して更新する、明確化するなど、非常に多くのことができます」と Rivera 氏は付け加えます。

作業をしやすくなる新しい方法の模索

Welocalize では現在、Smartsheet に移行可能な新しいワークフローを検討しています。「さまざまなビュー、タイムライン、プロジェクトを備えたマスター トラッカーに現在の小規模なシートをすべて移行すれば、作業をさらに効率化し可視化することができます」と De Luca 氏は話します。

Speltz 氏は、今後はさらに多くの Welocalize の従業員が Smartsheet を導入するようになると考えています。「チーム メンバーからライセンスのリクエストが届くことはよくあります」と Speltz 氏は語ります。「ユーザー数が増えるだけでなく、活用する機能の数も確実に増えるでしょう。自分や他のチーム メンバーが作業をしやすくなる他の方法はないか。私たちはこの質問を常に問いかけていきます」。