Tech Systems (テク システムズ) は Smartsheet を使用してプロジェクトのライフサイクル全体をスムーズに管理

ジョージア州ビュフォードに拠点を置く Tech Systems Inc. (TSi) は 1987 年の創業以来、トップクラスのセキュリティ システム インテグレーターとして確固たる地位を築いてきました。サブシステムのシームレスな融合を専門とする同社は、包括的なセキュリティ ソリューションの計画、設計、実装、メンテナンスに秀でています。パフォーマンスと信頼性に関する業界基準の向上に取り組みつつ、国内外の多様な顧客にサービスを提供しています。 

複雑なセキュリティ統合プロセスを扱う TSi は、極めて優れたプロジェクト管理ワークフローを必要としていました。

「誰もがスプレッドシートにこだわり、同じドキュメントの異なるバージョンが 5 つか 6 つあることが、弊社の課題でした」と、TSi の IT アプリケーション マネージャーを務める Joseph Goetschel 氏は振り返ります。「より良い方法を必要としていた私たちの前に現れたのが、Smartsheet だったのです」。

完璧なソリューションの発見

Goetschel 氏は、Smartsheet の機能を理解することに取りかかりました。そのためにまず、独自の学習パスと、インストラクターによる無制限の対面または仮想トレーニングにアクセスできる Smartsheet University を活用しました。「トレーニングで学べることは限られているので、Smartsheet コミュニティも深く掘り下げました」と同氏は説明します。「現実世界の問題に取り組んでいる、考え方が近い人たちとつながりたいと思ったのです」。

Smartsheet 環境を十分に把握した Goetschel 氏は、プロジェクト管理を合理化するさまざまなプロセスの設定を開始しました。「まずは小規模に始めました。手始めとして、有給休暇 (PTO) のリクエストと承認を行うソリューションを構築しました」と同氏は言います。Goetschel 氏はチームに最高のエクスペリエンスを提供すべく、WorkApps や Dynamic View から通常のダッシュボードに至るまで、あらゆるものを活用しました。それにより、スタッフはかねて切望していたとおり、リクエストのステータスに関する可視性を得て、簡単に変更できるようになりました。「これは従業員とマネージャーの全員が必要とするものだったので、成功を収めるのは楽でした」と Goetschel 氏は言います。

より高度なツールでレベルアップ

チームが Smartsheet の有用性を確認した後、Goetschel 氏は各プロジェクトおよびプロセスのライフサイクル全体を管理するツールとして、Smartsheet Control Center を導入しました。「すべてのプロジェクトには計画が必要だと、私たちは認識しています」と同氏は言います。

「Control Center は、物事を正しく効率的に行うために必要な可視性を経営陣とリーダー層に提供します。今では Control Center を通じてさまざまな動的レポートを作成しており、構造化を進めるうえで大いに役立っています」。

また、同社はさまざまなチェック アンド バランスを実行し、各プロジェクトで発生するエラーを排除する手段としても、Smartsheet を活用しています。「たとえば、弊社は NetSuite 統合機能を使用していますが、未完了オーダーのレポートを作成するにはプロジェクトの完了日と進捗状況の正確な見積もりが必要です。誰かが NetSuite でその日付を変更しようとすると、Smartsheet 内のデータに基づいて元に戻るようになっています」これによって全員の認識を一致させながら、プロジェクトを計画どおりに推進できます。

トレーニング リソースの一本化

現在、TSi のスタッフ全員が Smartsheet を使用しています。Goetschel 氏が Smartsheet の導入を成功させるうえで鍵となったのは、スタッフをサポートし、ソリューションの主要なメリットを伝えることを目的とした、同氏の Smartsheet アンバサダー プログラムでした。「Smartsheet の活用方法に関するリソースに誰もがアクセスできる、一元的な場所が必要でした」と同氏は振り返ります。「また、すべての従業員が必要なサポートとガイダンスを受けられるようにしたいと考えていました。そこで、Smartsheet でリソース ポータルを開発したのです」。 

TSi ではシンプルなダッシュボードを活用し、チームに関連する特定の使用事例など、カスタマイズされたトレーニングに簡単にアクセスできます。デスクトップ アプリやモバイル アプリなど、利用できるリソースがハブに表示されます。「弊社の従業員のほとんどはリモート勤務ですが、携帯電話からポータルに素早くアクセスし、簡単な質問をして、タスクの達成方法やソリューションの開発方法について必要なガイダンスを求めることができます」と Goetchel 氏は付け加えます。「人間は本能的に変化を嫌います。しかし、今まで知らなかったショートカットや機能をひとたび理解すると、その価値がわかり始めます」。

1 枚の図には、電子メール 1,000 通分の価値がある

次のステップは、経営幹部を参加させることでした。「そこで役立ったのは、1 枚の簡単な図でした。現在のタスクを示し、手作業のプロセスを特定し、さまざまなプロセスがどのように関連し合っているかを示す、色分けされたスイムレーン図を作成したのです」と Goetchel 氏は言います。「基本的には、自動化によって効率がどれだけ向上するかを同時に示すプロセス マップに近いものでした。この視覚的な表現により、経営陣の支持を一瞬で得ることができました」。

最後に、Goetchel 氏はこれまでの経緯を振り返り、Smartsheet を使い始めたばかりの人たちに次のようにアドバイスします。

「リーダー層と緊密に協力してプロセスを調整するには、システムを使う以外に方法はありません。『休暇を取りたいですか？』そうであれば、Smartsheet を使う必要があります。『未完了オーダーの正確なレポートを望んでいますか？』答えがイエスなら、明確なプロジェクト計画が必要です。これが導入の促進に向けた私のアドバイスです」。

このストーリーは Goetschel 氏の ENGAGE 2023 セッションを翻案したものです。こちらでセッション全体を視聴できます。