世界規模の卸売業者がポートフォリオ プロジェクト管理に Smartsheet を採用し、ワークフローの自動化も実現

ADI は、セキュリティ製品、オーディオビジュアル製品、低電圧製品を認可された請負業者に提供する世界規模の主要な卸売業者です。新しい機会を活用するために必要な製品、サービス、サポートをお客様が利用できるようにすることで、お客様の成長をサポートしています。さらに、ADI はシームレスで優れたオムニチャネル ショッピング体験をお客様に提供して、業界での存在感を高めることを目指しています。 

ADI はこの目標を達成するために、デジタル分野に大規模な投資を行い、デジタル変革の推進に取り組み始めました。そのために、電子商取引プラットフォーム ADI Digital Branch をアップデートしたり、Smartsheet などの最新のデジタル ツールをチームに導入したりして、営業の効率を高めて、お客様に最適なサービスを提供しています。 

この取り組みにおいて、ADI が直面した問題の 1 つに、事業のさまざまな場所で同時に行われるすべてのイニシアティブにプロジェクト管理のサポートを提供することがありました。ADI はビジネス リーダーが組織全体でプロジェクトを適切に管理し、ワークフローを自動化できるツールを必要としていました。

課題に対応するための優れた方法

Loucks 氏は、ADI がビジネス目標を達成するには、その前に立ちはだかるプロジェクト管理の課題に対応するための優れた方法が必要であると考えました。同氏はエンタープライズ規模のポートフォリオ プロジェクト管理ツールの候補を調べ始めましたが、それほど幅広く調べる必要はありませんでした。ADI の親会社である Resideo (レジディオ) が別の分野で Smartsheet のライセンスを購入しており、ユーザーは非常に満足していることがわかりました。Loucks 氏もすぐに気に入りました。

「Smartsheet はノーコード、ロー コードで使えるところが気に入りました。つまり、IT 部門が介入することなくビジネス マネージャーはすぐに使い始めることができます。」と Loucks 氏は言います。「また、シートを更新するために追加のライセンス コストがかからないため、簡単かつ費用対効果の高い方法でシートを共有し、共同作業を行うことができます。」

同社は Smartsheet のプレミアム製品である Smartsheet Advance を購入しました。この製品には、エンタープライズ クラスのダイナミックな作業のための機能が含まれているため、大規模に業務を遂行できます。ADI は、Control Center、Dynamic View、Salesforce Data Connection など、Smartsheet Advance コンポーネントを特に活用しています。 

「Smartsheet Advance は当社のようなグローバル企業向けの製品であるところが気に入りました。」と Loucks 氏は話します。「また、成長に合わせてビジネスをサポートし続けることができる点も気に入りました。」

部門からエンタープライズまでの包括的なプロジェクト管理

Smartsheet Control Center とダッシュボードを使用して、ADI は大規模な変革や主要なプロジェクトから小規模の改善プロジェクトまで、プロジェクト管理を包括的に表示できるようになりました。Loucks 氏とその同僚は、プロジェクトの範囲に必要なサイズに合わせて Smartsheet のブループリントを調整しています。 

ADI は Smartsheet ダッシュボードを使用して、プロジェクトのステータス、スケジュール、予算、未処理の項目、マイルストーン、リスクなどを追跡しています。たとえば、人事部門の担当者は Smartsheet を使用して、会社のラーニング管理システムで従業員の認定の進行状況を即座に追跡できます。会社全体のプロジェクト情報が部門レベルおよび地域レベルから世界レベルにまとめられ、Smartsheet 上で実行される社内グローバル管理プラットフォームに情報が提供されます。

ワークフローの自動化により、プロセスと承認をスピードアップ

ポートフォリオ プロジェクト管理の他に、ADI ではワークフローの自動化に Smartsheet を使用しています。たとえば、同社は Smartsheet Salesforce Data Connection を使用して、新しい顧客アカウントを Salesforce CRM システムに追加するために必要なプロセスと承認を自動化し、スピードアップしています。また、このテクノロジーにより、セールス パイプラインの更新や、お客様の返品プロセスの管理を行えます。 

Smartsheet DataMesh を使用して、ADI は従業員 ID、住所などのシート間のデータ検索を自動化したり、データを更新して組み合わせて従業員名簿への追加の週報といった定期的なレポートを作成したりしています。 

ADI は Smartsheet を使用してより多くのデータをより多くのユーザーに提供すると同時に、Smartsheet を使用して価値とセキュリティを向上させるデータを取り出しています。たとえば、四半期ごとのタレント レビューを管理して、このレビューからタレント リテンションの計画を作成しています。Smartsheet Dynamic View を使用して、マネージャーが自分の監督下にある従業員のデータのみを表示できるようにして、データの関連性とセキュリティを確保しています。 

ワークフローの自動化により、年間数百時間を節約

Loucks 氏にとって、Smartsheet で最も意外だったのは、ワークフローの自動化の実用性でした。

「プロジェクト管理ツールを探していて、Smartsheet はぴったりのツールでした。」と同氏は言います。「ところが、Smartsheet を使用してワークフローを自動化し、生産性を向上させてビジネスに還元できることがすぐにわかりました。これは当社にとってとても大きなことでした。」

Loucks 氏は、レポート更新などの「退屈な作業」を Smartsheet の自動化されたワークフローで処理することで、社内で年間数百時間を節約できていると見積もっています。たとえば、製品の返品プロセスは以前は 3 人の担当者で管理していましたが、今は Smartsheet の自動化を使用して 1 人の担当者で効果的に管理しています。

共同作業ツールにより、「少ない回数、短い時間、影響力の大きい」会議を実現

ADI は、Smartsheet を使用して情報とアクション アイテムのプッシュ通知を事前に従業員に送信することで、従業員間の共同作業をより効果的で俊敏性の高いプロセスに変えました。 

会議を例にとってみると、Smartsheet を使用する前は、マネージャーは在庫の週次レポートを関連する従業員に電子メールで送信し、在庫の問題を調査して解決する手順をその電子メールに記載していました。今はその情報を Smartsheet に保存して、関連する従業員への通知、エスカレーション、リマインダー、ダッシュボードのビューを自動化しています。この新しいプロセスにより、会議で在庫状況を確認したり、タスクを割り当てたりする必要がなくなりました。その代わりに従業員は、主に例外に対応するために在庫に関する会議を行うようになっています。

「Smartsheet を使用すると共同作業をより効果的に行うことができるため、チームは不要な会議に費やす時間を減らし、より効率的に運営できます。」と Loucks 氏は言います。「会議の回数は少なくなり、時間も短くなりましたが、影響力は大きくなりました。会議は、出欠をとったり、全員がすでに知っているはずの内容を確認したりするのではなく、プロジェクトを前進させるためのものになりました。」

Loucks 氏は毎週行う 30 分のチーム会議で、以前は同氏が「ブックキーピング」と呼んでいるものに 20 分使い、残りの 10 分で「重要事項」について話し合っていたと述べています。現在は、その比率は完全に逆転しています。 

カスタマー エクスペリエンスの向上により、顧客満足度が向上

ADI は、Smartsheet を使用することで生まれた時間をカスタマー エクスペリエンスの強化に費やしています。たとえば Smartsheet ベースの返品プロセスにより、ADI のチームはお客様が依頼した返品についてより正確な情報をタイムリーに入手できるため、お客様の問い合わせに迅速に対応したり、先を見越して情報を提供したりすることができます。さらに、Smartsheet を使用することで手動プロセスから解放されて時間ができるため、セールス チームはお客様とのやり取りにより多くの時間を費やすことができます。

Loucks 氏とその同僚はお客様ともシートを共有し、お客様とのやり取りや共同作業をさらに良いものにして、顧客満足度を向上させています。「私はいつも Smartsheet のことを話しています。」と Loucks 氏は言います。「私自身やビジネスが、会社の内外で成功を収めるのに役立っています。」

ADI が Smartsheet で実現しているのはカスタマー エクスペリエンスの向上だけではありません。「Smartsheet は当社にとって非常に重要なツールです。」と Loucks 氏は話します。「Smartsheet を至る所に導入することで、自動化を促進し、効率性や、少ないリソースでより多くのことを実現する能力を高めています。」

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