ZEISS Group は Smartsheet を使用して、グローバル チームに明瞭な視野とスピードを提供

ZEISS Group (ツァイス グループ) のストーリーは 1846 年にイエナの小さな作業場から始まり、そこから科学的光学の分野でグローバル リーダーとなる基盤が築かれました。現在では、30 の生産拠点、25 の開発センターを含む約 50 か国で事業を展開。半導性製造をはじめ、e モビリティ、ノーベル賞に輝く研究、人生を変える医療、眼科治療、賞に輝く映画の製作に至るまで、同社のツールとテクノロジーは世界に欠かせない重要な業務を支えています。

「実験室の顕微鏡でもカメラのレンズでも同じことが言えますが、世界をよりクリアで高い精度で見ることを可能にするという約束のもとに、弊社は創業しました」と、ZEISS Group の人事ポートフォリオおよびプロジェクト管理責任者を務める Jarkko Niittumaa 氏は言います。「その約束は今でも私たちの原動力となっており、製品だけでなくインテリジェント業務の推進にも同じ原則を適用しています」。

サイロ化したツール、チーム、プロセス

世界各地にチームが存在し、高度な専門分野で事業を行っている同社では、孤立した環境でプロジェクト管理が行われていました。情報技術 (IT) 部門だけで 50 を超えるさまざまなツールとシステムが使用されており、人事 (HR) 部門でも同様に一貫性のないアプローチがとられていました。その結果、状態の把握に限界があり、共同作業が困難な状態でした。 

「Smartsheet を導入する前は、プロジェクトを進めるうえで、全員が異なるツール、標準、テンプレートを使用していました」と Niittumaa 氏は言います。「人事プロジェクトの運用方法を標準化して、会社全体で同じレベルの質を実現することが重要でした」。

セキュリティ、コンプライアンス、および長期的な拡張性の観点から徹底的な評価を行った結果、全従業員が活用する単一プラットフォームの明確な選択肢として、Smartsheet のインテリジェント業務管理プラットフォームが浮上しました。

共通のフレームワークの策定

まずは、人事プロジェクトを進めるうえで欠かせない統合型フレームワークを作成することが必要でした。そこで基準、プロセス、原則を詳述した 40 ページの包括的なガイドを作成しました。そこにはプロジェクトの分類方法からそれぞれの取り組みで従うべき標準フェーズに至るまで、すべての内容が記載されており、定義済みのマイルストーンや品質ゲートも含まれています。

このフレームワークを策定するうえで、最初からガバナンスを念頭に置き、各段階で意思決定の権限を定めました。大規模な戦略的取り組みでは人事リーダーシップ チームの承認が必要になる一方、小規模なプロジェクトについては部門レベルの承認で進めることができます。これにより、一般的な役割、運営委員会の構成、有効な意志決定に必要な定足数も明確になりました。

これらのルールやガイドラインはすべて Smartsheet に直接組み込まれ、実際に適用・実施が可能に。「このシステムのおかげで、プロジェクトは適切な担当者によって承認され、全員が同じ枠組みに沿って作業することができます。Smartsheet では、エンタープライズグレードのフレームワークを 1 つ使って作業します。また、チームの作業形態がアジャイル型、ウォーターフォール型、あるいはハイブリッド型でも、柔軟に対応できる自由度があります」と Niittumaa 氏は言います。

標準化とスピードを実現するインテリジェントな「コックピット」

次のステップとして、Smartsheet Control Center を使用して、「プロジェクト コックピット」という一元的なハブを構築しました。そこには予算トラッカー、ステータス ログ、関係者マップなど、プロジェクト マネージャーが必要とするすべてのものが集約されています。また、ライブ ダッシュボードでは元の計画から直接データを取得し、進捗状況、未解決のタスク、新たなリスクについて色分けしたデータをリアルタイムで確認できます。

Carl Zeiss (カール ツァイス) ZEISS Group は、さまざまな役割に合わせてコックピットを個別にカスタマイズしました。プロジェクト マネージャーは、自分たちの取り組みに焦点を当てて考えます。一方、複数の関連プロジェクトを調整するプログラム マネージャーは、ストリーム全体をより俯瞰的に捉えます。また、プログラムや戦略的取り組みのコレクション全体を担当するポートフォリオ マネージャーは、組織全体を高い視点から見渡します。 

「リスク管理であれ、予算管理ツールであれ、あるいは単に期日が迫っているタスクであれ、コックピットはまさにチームの心臓部です」と、ZEISS Group のシニア人事プロジェクト マネージャーを務める Cheriece Williams 氏は言います。

グローバルに連携した自信にあふれるチーム

かつては物理的な距離やサイロ化などが原因で日々の共同作業に余分な時間がかかっていましたが、今ではその流れがスムーズになっています。さまざまな部門のチームが同じステータスを確認し、同じ最新情報を共有でき、連携して業務に当たることができます。メールのやり取りを無限に続ける必要もありません。「Smartsheet を使用することで、人事に関する可視性、一貫性、連携がグローバル規模で実現しています」と Niittumaa 氏は言います。

また、より明確で迅速な意思決定が実現しました。まとまりのない大量のレポートを参照するのではなく、リアルタイムのデータを活用することで、リスクを早期に発見し、必要なリソースの見直しを即座に行えます。また参照する情報の信頼性も高まります。「プロジェクトの追跡が容易になり、より明確な意思決定が可能に。さらに進捗状況をリアルタイムで確認できます。より詳しい情報に基づいて、以前より迅速に意思決定を行えるようになりました」とNiittumaa氏は言います。「Smartsheet のおかげで、複雑なプロジェクトを光学クラスの精度と信頼度で管理できるのです」。

よりスマートな成果を、さらに迅速に

プロジェクトの運用面では、定型的なタスクの自動化が進み、情報が適切に整理され、アクセスしやすくなりました。その結果、作業速度が大幅に向上しました。 

「情報の追跡に費やす時間を減らし、付加価値のある業務により多くの時間を充てることができます」と Niittumaa 氏は言います。

当初は標準化を推進するために始めた取り組みでしたが、たちまち予想以上の結果をもたらしました。企業として自信を持ち、すばやく前進することを可能にする、より穏やかで明瞭性の高い、インテリジェントな働き方が実現したのです。