ワークフロー例の活用方法
既存のワークフロー例を採用することも、組織固有のワークフローを作成するためのガイドとして使用することもできます。既存の作業ストリーム図を活用することで、ワークフローの設計が容易になります。
ワークフロー図とテンプレートの例を活用して、プロセスの各段階の責任者を組織内の全員が把握できるようにしましょう。ワークフローのプランニングを初めて行う場合は、時間をかけてワークフローを開発することで長期的に時間を節約できる仕組みをご確認ください。
実際のワークフロー設計
実際のワークフローの設計には、業務を行うための直接的なプロセスが示されます。まず、必要な人材、システム、その他のリソースを特定します。この情報を使用して、予算と時間の要件を決定し、現実的なワークフローを作成します。
Ian Sells 氏は、大規模な eコマース サイトで購入する消費者にキャッシュ バックを提供するデジタル プラットフォームである RebateKey (リベートキー) の CEO 兼創設者です。Sells 氏は、ビジネス目標の達成に役立つロードマップとして機能する実際のワークフローを作成するためのワークフローのヒントを共有しています。
「ワークフローに明確なステップと条件があるかどうかを確認してください。そして、関連するステップにスタッフが直接割り当てられていることも確認します。ワークフローを明確に把握したら、最適化と合理化に集中します。業務の問題、遅延、重複がどこで発生しているかを検討し、ワークフローを管理または変更してそれらを解決します」と Sells 氏は助言します。
プロジェクトでのワークフローの例
プロジェクトでのワークフローの例では、リソースをまとめて、連続的なビジネス タスクとプロセスを管理する方法をご紹介します。ワークフローの例と図は、生産性を最大化するために採用または調整できるロードマップです。
プロジェクト管理ワークフローでタスクの順序を明確にすることで、共同作業をサポートし、職場文化を改善することができます。使用するワークフローの数や管理するリソースの数にかかわらず、綿密なワークフロー管理からメリットを得るには監視する必要があります。
図表を含むマーケティング資料のプロジェクト ワークフロー例
マーケティング資料を管理および作成するための標準化されたワークフロー プロセスを作成することで、プロジェクトの計画と実行を合理化することができます。物理的なマーケティング資料が必要な場合もデジタル版のマーケティング資料が必要な場合も、反復可能なワークフローを使用すれば、臨時的リクエストや定期的なリクエストの作成と納品プロセスを簡素化できます。
このマーケティング資料のワークフロー図に基づくプロセスの詳細は以下のとおりです。
- 開始: マーケティング資料のワークフローを作成する際には、新しいプロジェクトを年間マーケティング戦略に関連付けることが不可欠です。この手順は、資料がビジネス需要に合致し、確かな調査と競合データに基づいていることを確認するのに役立ちます。
- 計画: 新しいプロジェクトはすべて、関係者の賛同や意見の恩恵を受けます。計画フェーズでは、戦略に関するプレゼンテーション資料の提示、成功指標の設定、新しい販促コストの見積もりを行います。
- 準備: 最初のフェーズを完了したら、必要なマーケティング チャネル一覧を含む書面によるコミュニケーション計画を作成します。マーケティング資料の作成を開始する前に、必ず最終評価を行い、計画を更新するようにしましょう。
- 実行: 実行中に、クリエイティブ作業を微調整し、関係者に確認してもらいます。最終作業を法務チームとコンプライアンス チームに引き渡してから、すべてのチャネルにリリースします。
- 終了: 指標に基づいて、プロジェクトのパフォーマンスなどのレビューを行ってプロジェクトを終了します。結果を文書化し、将来的にプロジェクトを作成する際に参照できるようにしましょう。
新製品プロジェクト リクエストと新製品ワークフローの例
新製品のプロジェクト リクエストのワークフローは、製品の実行可能性を判断し、プロジェクトを成功に導くための準備を整え、リソースを節約するのに役立ちます。新製品の開発が始まると、ワークフローによってチームは体系的に連携することができ、時間とお金の節約、さらには企業の評判の向上につなげることができます。
新製品プロジェクトのリクエストおよびワークフローには、次の 6 つの主要なステップがあります。
- プロジェクト リクエスト フォーム: 初期のアイデアとデータを含む標準的なリクエスト フォームを完成させます。製品が人材、資金、時間などリソース投資に値するかどうかを確認するために、レビューのリクエストを送信します。
- プロジェクト承認: 部門横断的レビュー チームがプロジェクト リクエスト フォームをチェックし、市場状況やその他の実行可能性データを確認して、新製品プロジェクトを承認します。
- アイデアの生成: チームは、抽象的、具体的、または視覚的なアイデアを共有することで、製品の設計と開発の考案、推進、伝達を行います。市場における問題や機会に対する潜在的な解決策を生み出すことに重点が置かれています。
- スクリーニング: チームはアイデアをフィルタリングし、最も実行可能性の高いものを一番上に移動させます。フィルターには、顧客からの意見、競合情報、法的要件、技術的進歩が含まれます。
- コンセプト開発: 分析を実施して、製品の潜在的なコスト、収益、利益を確認します。市場戦略を使用して、製品のターゲット グループとニッチを特定し、マーケティング上の意思決定を導きます。
- 製品開発と商品化: 開発は市場テスト用のプロトタイプの製造から始まります。有望な結果が得られた場合は、開発を継続し、次に新製品をサポートするためのプロモーションを実施します。
アジャイル プロジェクト管理ワークフローは、当初はソフトウェア開発プロジェクトに用いられていましたが、現在ではあらゆる業界で活用されています。このワークフローは、プロジェクトおよび製品開発全体を通じて、反復的かつ段階的に要件を提供し、継続的改善をサポートします。
ビジネス ワークフローの例
ビジネス ワークフローは、目的とする成果物を実現するために、必要かつ順序付けられた活動の流れをマッピングします。休暇リクエストの提出や自動車の製造など、すべてのワークフローは論理的かつ反復可能な手順で説明できます。
ワークフローを活用することにより、生産性の向上、エラーの削減、時間の節約を実現できます。特に複数のワークフローがある複雑なビジネス環境において、論理的で実用的なプロセスを作成するには、まず体系的なワークフロー分析から始めます。
eコマース ワークフローの例
eコマース ワークフローは、顧客対応とバックエンドの自動化をマッピングします。eコマースにおけるワークフローの自動化では、電子メールベースのソフトウェア テクノロジーを使用してワークフローの効率を高め、ユーザー エクスペリエンスとバックエンドのパフォーマンスを向上させます。
「優先度の高いワークフローは、会社、ブランド イメージ、オンラインでの評判に直接影響を与えます」と、RebateKey の Sells 氏は指摘します。「多くの場合、特に eコマースにおいてビジネスの成否を左右するのは顧客対応のワークフローです」。
eコマースやタスクの順序が複雑な企業に対し、Sells 氏はデジタル ワークフローによる会社のプロセスの自動化を推奨しています。
同氏は、RebateKey 用に開発したビジネス プロセス ワークフローの例を共有しています。
- サインアップ: 顧客はフォームに記入して RebateKey ユーザーになります。
- 閲覧: 顧客は製品を検索し、[Buy Product (製品の購入)] を選択します。
- eコマース店舗へのアクセスおよび購入: 顧客は、オンライン マーケットプレイスに進み、製品を購入します。
- 顧客による RebateKey への再アクセス: 顧客が RebateKey のサイトに戻り、注文キーを入力します。
- 売り手による注文の確認および承認: 購入の承認は 5 日後に行われます。
- リベートのアクティブ化: 顧客のアカウントにリベートが反映されます。
- 売り手による購入の確定: この時点で、売り手は購入を完了し、顧客宛てにアイテムを配送します。
- 解決期間: 顧客は購入後 30 日間に加え、売り手による確定処理期間として 5 日間待機します。完了すると、顧客は小切手、PayPal、オンライン ギフト カードを通じてリベートを請求できます。
- リベート処理済み: 小切手、PayPal、ギフト カードを同日に処理します。
内部監査ワークフローの例
内部監査ワークフローにより、システム、部門、財務、コンプライアンスに関する確認事項を公平にレビューできます。内部監査人は反復可能なプロセスを使用して現在のステータスを確認し、過去の報告書を比較して改善したり、良くない傾向を警告することができます。
効果的な内部監査ワークフローのステップは次のとおりです。
- 開始: 監査の間隔は、部門やニーズによって異なります。たとえば、人事部門では年 1 回の監査が必要な場合もありますが、自動車製造のような環境では、品質管理を維持するために日々監査が行われる場合があります。
- 実施: 内部監査人は、評価基準を使用して、手順を完全に理解し、従業員がコンプライアンスを遵守しているかどうかを判断します。
- 収集と検証: 監査には、取引の照合、実在庫数の確認、監査証跡の計算、アカウントの調整などが含まれる場合があります。
- 所見の生成: 内部監査の報告には、正式なレポートが必要です。監査人が機密性の高い結果や重要な結果を見つけた場合や、取締役会に即座に通知する必要があると判断した場合は、メモや予備レポートが作成される場合があります。
- 監査の実施: 監査チェックリストを使用することで、監査人が適切な質問に回答し、品質と法的要件との整合性を維持できるようにします。
- レポートの準備と配布: 最終レポートでは、監査を完了するために用いられた手順とテクニック、主要な所見、社内ポリシーおよび統制を強化するための提案を要約します。経営陣は、正式なレポートと推奨事項を確認します。
- 監査の完了: 監査所見により、サービスと製品の品質確保に向けた、組織内の品質と一貫性に関する洞察が得られます。チームは有効性に関するレビューを完了し、監査のフォローアップを実行してアクションを追跡し、経営陣と運営団体にデータを提供します。
製造ワークフローの例
製造ワークフローは、品質保証の安全対策として機能します。これらの繰り返し可能なビジネス プロセスは、常に高品質な新製品を生み出すとともに、製造やその他の企業プロセスの管理を容易にします。
David Reid 氏は、世界的な国際プラスチック製造企業である VEM Tooling (VEM ツーリング) の営業担当ディレクターです。Reid 氏は次のように説明します。「反復的で退屈なタスクに負担を感じている場合、健全なワークフロー管理システムを採用することで、コストを削減しながら生産性と顧客満足度を向上させることができます。ワークフローによって、タスクが適切に実行され、雇用主と従業員がそれぞれの期待事項を把握できるようになるだけでなく、ボトルネックの排除やコミュニケーションの効率化も実現できます」。
Reid 氏は、費用のかかるエラーや安全上のエラーを防ぐために、詳細なワークフロー マッピングを使用することを推奨しています。
金型製造ワークフロー
提供: VEM Tooling
以下に、VEM における具体的な金型製造ワークフローをご紹介します。
- 見積もりのリクエスト: 顧客が新製品の価格をリクエストします。
- 詳細な見積もりの提供: 企業は詳細な見積もりを提供します。
- 価格契約: 顧客が見積もりに同意する場合は、発注書 (PO)、秘密保持契約 (NDA)、プロジェクト計画書などの追加必要書類が送付されます。
- プロジェクトの詳細の提供、合意、伝達: VEM が製造容易性設計を作成し、顧客が基準を提示することで、両当事者が生産に合意します。
- 生産計画、購入、生産: チームが必要な材料を決定して購入し、生産が開始されます。
- サンプルの提供: 顧客が最初のサンプルを確認し、必要な変更をリクエストします。
- 検査用最終製品: 顧客が最終生産サンプルを確認します。
- 出荷の準備: 顧客がサンプルを承認した場合、会社はツールまたは金型を出荷します。
- 最終製品: 場合によっては、顧客が製品を生産します。ほとんどの場合、VEM は自社施設で必要な部品を作成し、顧客の指示に従って納品します。
商業用内装設計ワークフローの例
商業用内装設計ワークフローでは、円滑に進める必要のあるさまざまな仕様、規制、独自の詳細が体系化されます。商業デザイナーは、建築家、施工業者、エンジニアと連携しますが、最終的な設置はそれぞれの予算やスケジュールによります。
クライアントの要件を完全に理解するのは設計会社の責任です。さらに、会社はすべてのデザイナー、下請け業者、資材サプライヤーの足並みを揃えるために、プロジェクト管理ワークフローを理解し、適用する必要があります。ワークフローの目標は、クライアントの満足感を高め、プロジェクトを予定通りに終わらせると同時に、設計会社の収益性を高めることです。
このサンプル プロセスでは、商業用内装設計ワークフローの 3 つの全体的なフェーズを簡単にご紹介しています。
- 設計前: 作業を開始する前に、デザイナーはクライアントと打ち合わせを行い、最終製品に求めるすべての要素、予算、タイムラインを把握し、設計スペースの視察を行います。調査を通じて、プロジェクトに最適な資材、備品、その他のリソースを見つけることができます。調査結果はすべて、クライアント確認用の予備計画書に使用されます。
- 設計: 予備計画書と予算の確認後、デザイナーはクライアントの承認を得るための概略図やビジュアル プランを作成します。図面は、ベンダーが仕様を作成・確認するための基礎となります。ここから、プロジェクトのあらゆる側面の仕様、設計図、施工段階の技術的図面が導き出されます。
- 施工: 着工前に、チームは建築当局に許可申請を行い、コンプライアンスへの遵守を確保します。クライアント側でも最終計画書の確認と承認を行います。各調整後、設置作業が開始されます。プロジェクトでは、すべての施工関連情報を管理するために、追加のワークフローを作成しなければならない場合があります。作業が完了し承認された後、新しい所有者やテナントが入居する前に、ビルドアウト、装飾、ステージングが実施されます。
サプライ チェーン出荷管理ワークフローの例
サプライ チェーンの出荷ワークフローは、製品の製造や収集から配送に至るまでの出荷物流活動を網羅しています。出荷物流管理の最適化は、顧客と消費者の需要を重視した円滑なサプライ チェーンを維持するために不可欠です。
出荷される商品は、トラック、鉄道、船舶、航空機 (またはこれら 4 つすべて) によって最終的な目的地に輸送されます。設定されたワークフローを遵守することで、在庫の不足、顧客サービスの低下、遅延を防止できます。出荷物流システムは、目的地までの摩擦を最小限に抑えて商品を輸送することで、利益の損失や顧客の不満を回避します。
サプライ チェーンの出荷ワークフローには、以下のステップが含まれます。
- 積荷書類: ソフトウェアで作成可能な書類であり、出荷する積荷の特性を追跡し、バーコードなどの追跡情報を割り当てます。
- 料金とルートの割り当て: 積荷と最終的な目的地に基づいて、ロジスティクス チームは配送コストの合計とルートを決定します。
- 積荷の作成、処理、出庫: 今後の積荷に含まれる品目は、指定の保管エリアで待機します。品目の在庫を確認し、顧客の要件に合わせてピッキング、梱包、処理するために出庫します。
- 積荷のピッキングと梱包: 積荷は、梱包のためのステージング エリア、または出荷ドックに移動します。積荷は輸送のためにトラック、船舶、または航空機に積み込まれます。最終目的地が同じ積荷が複数ある場合には、顧客が違う場合でもそれらをまとめて配送することで、スペースと時間を節約することができます。
- 確認: 荷受けの時間と場所が確定します。
- 登録: ドライバーやその他の関係者は、積荷の輸送を確認し、その他の関連業務を行います。
- 出荷: 積荷は 1 つまたは複数の段階を経て目的地に輸送されます。
- 荷受け: 積荷は登録、確認、記録され、納品が認証されます。
コンテンツ作成ワークフローの例
このコンテンツ作成ワークフローの例では、テキストとそれに付随するグラフィックの作成方法をご紹介します。コンテンツをブランドとターゲット オーディエンスの興味に合わせて調整し、ビジネス目標を達成することを目的としています。
コンテンツの作成には粘り強さと計画性が必要です。開発したカスタム コンテンツは、リードを引き付けてビジネスを拡大し、業界での影響力を高めることができる可能性があります。この件に関しては、Pelletier Consulting (ペレティエ コンサルティング) の社長兼オペレーション コンサルタントである Anne-Sophie Pelletier 氏が精通しています。同氏はコンテンツの安定した流れを維持してビジネスを強化し、クライアントに情報を提供しています。
「今日において、コンテンツの作成はどのような種類の会社を構築する上でも必要です。作成したワークフローのおかげで、インスピレーションを最大限に引き出しつつ、自分のエネルギー レベルを考慮しながらある程度の一貫性を確保できるようになりました」。
以下では、中小企業でのビジネス成長に活用できるコンテンツ作成のワークフローをご紹介しています。
- コンテンツ アイデア: タスク管理プログラムにアイデアを保存するための専用スペースを設けます。このリストには、Instagram のリール、TikTok 動画、またはその他のプラットフォーム用の文章や音声コンテンツのアイデアが含まれています。アイデアは、多くの場合、クライアント自身から生まれます。コンテンツは、潜在顧客の興味やニーズに関連したものでなければなりません。
- 草案: 毎週、コンテンツ アイデアのストックからコンテンツを作成する時間を決めます。量より質を重視しましょう。この草案の一部を他のプラットフォームで再利用し、コンテンツを共有するすべてのチャネルのリストを作成します。
- 編集とレビュー: 複数のコンテンツ タイプを作成した後、それらを 1 回のセッションで編集およびレビューします。レビュー チェックリストを使用して、リンクの再確認や誤字脱字のチェックに加え、関心を引く要素があることを確認します。コンテンツに行動喚起 (CTA)、画像、必要な代替テキストが含まれていることを確認します。
- ビジュアルの生成: 必要に応じて、このタスク専用の時間枠を確保します。Canva のようなシンプルなアプリを使用して、グラフィックやビデオを作成できます。
- 公開と送信のスケジュール: 指定した時間にコンテンツが投稿されるように通知を設定したり、スケジューリング ツールを使用して、ニュースレターなどの時間指定されたコンテンツについて自動的に送信および公開したりします。
変更管理ワークフローの例
変更管理ワークフローを採用することで、組織内での大幅なプロセス変更に対する懸念をある程度排除することができます。チーム メンバー (実際に変更を実行する人) は、プロセスに賛同する必要があります。ワークフローを十分に伝えると、変更に対する抵抗を減らすことができます。
変更管理ワークフローの基本的なステップは次のとおりです。
- 準備: 指定されたチェンジ マネージャーは、変更が必要な理由を従業員が理解できるよう、下準備を行います。変更の実施を支援する従業員の賛同を得ることで、スタッフ間の潜在的な抵抗や摩擦を軽減できます。
- 計画: 組織が変更を受け入れる準備が整ったら、マネージャーまたはチームが戦略的目標と重要業績評価指標 (KPI) を網羅した現実的な計画を作成し、プロジェクトの関係者とチームを特定し、プロジェクト範囲の概要を説明します。
- 実行: 実行期間中、マネージャーは、従業員がイニシアチブの目標を達成できるようにサポートすることに重点を置きます。繰り返しのコミュニケーションを通じて変更の理由を強調することが重要です。
- 埋め込み: 新しい組織構造、管理、報酬システムを通じて、企業の文化や慣行に変更を埋め込むことで、後戻りを防ぐことができます。
- レビュー: データ、従業員のフィードバック、経時的な進捗など、プロセスに関する情報をまとめます。
- 分析: ポストモーテムでは、変更イニシアチブの成否 (結果が混在していた場合も含め) を明らかにできます。
- 改善: 得られた洞察を将来の組織改革に活かします。
異なる部門およびチーム間におけるワークフローの例
ワークフローは、部門やチームの枠を超えて効率的に共同作業を行ううえで役立ちます。ワークフローを活用することで、タスクの進捗状況や責任者だけでなく、未確定要素がどのように組み合わさってプロジェクト目標の達成につながるのかを全員が理解できます。
IT ヘルプ デスク ワークフローの例
IT ヘルプ デスクのワークフローには、IT チームが顧客に価値を提供するために実行するすべてのステップが含まれています。スムーズなワークフローにより、カスタマー サービス、生産性、チームの共同作業が改善されます。多くの場合、IT 部門はヘルプ デスクのワークフローにおける体系的なプロセスを自動化します。
MediaPeanut (メディアピーナッツ) の CEO である Victoria Mendoza 氏は、シームレスで体系化されたワークフローの必要性について説明しています。「デジタル ワークフローとは、企業のプロセスと、その業務を完了するために必要な社内ステップを自動化したものです。デジタル ワークフロー内の文書は、すべての段階で追跡可能で、任意の個人または部門に転送できます。ヘルプ デスクのワークフローは、eコマースやクラウドで提供するソフトウェア (SaaS) など、ほとんどのオンライン ビジネスで使用されています。クラウド優先とオールインワンのプラットフォームで、作業チケットの処理を迅速化できます」。
提供: MediaPeanut
ヘルプ デスクのワークフローを使用すると、顧客対応時間を短縮し、サービス担当者のストレスを軽減できます。
- サービスの開始: IT サポートを求める電話またはメッセージによって、プロセスが開始されます。
- チケットの発行: 電子チケットには、問題に関する情報と、報告者の連絡先情報が記録されます。
- エージェントの応答: エージェントには、問題を解決するためのルートがいくつかあります。ヘルプ デスクの専門家による簡単なソリューションで問題を解決できる場合もあれば、第三者に問題解決を依頼するために、クライアントを保留にしなければならない場合もあります。問題を解決できない場合、チケットは「保留中」ステージに移行します。
- 保留中: より複雑な IT 関連の問題については、解決に向けた追加作業やクライアントからの追加情報が必要になる場合があります。
- 解決済み: 第三者の関与が必要かどうかにかかわらず、ワークフローは、問い合わせをシステム内で迅速に処理し、納得のいく形でチケットをクローズします。
人事オンボーディング ワークフローの例
新入社員のオンボーディング ワークフローを採用することで、チーム メンバーの統合を促進することができます。これらのワークフローは、新入社員に豊富な情報、ツール、トレーニングを提供し、生産的なチーム メンバーとして企業文化に関与できるよう支援します。最初の数日、数週間、数か月間の体験は、定着率を維持するために重要となります。
人事 (HR) オンボーディング ワークフローは、専門家が推奨するベスト プラクティスです。
- 準備 (従業員の入社日前): 署名入りのオファーを受け取ってから 2 日以内に、新入社員には歓迎メールと問い合わせ担当者に関する情報が送付されます。初出勤日に先立ち、人事部は電子メールと従業員ポータルへのアクセスを手配し、作業スペースを準備し、必要な移動、引越し、宿泊の手配を確認します。
- オリエンテーション (第 1 週): 組織のリーダーシップ、ブランド、ビジョンを紹介します。トレーニングを開始し、チーム ダイナミクスを共有します。
- 統合 (初月): 質問に対応するメンターを任命し、毎週のミーティングで新入社員の進捗を確認します。企業の文化や価値観を理解してもらうために、既存の従業員のシャドウイングを行ってもらいます。
- フォローアップ (四半期ごと): 四半期ごとに状況確認を行い、新入社員の自信と企業へのロイヤルティを高めます。また、必要に応じて追加のトレーニングについて確認する機会も設けます。
- エンゲージメント (最大 12 か月): 新入社員が同僚と協力しながら組織で完全に活躍できるようになるまでには、最大 1 年かかります。定着率を高め、仕事に対する満足度を高めるために、メンタリングは可能な限り長い期間実施しましょう。
休暇リクエスト ワークフローの例
休暇申請のワークフローを採用することで、会社の生産性に悪影響を与えることなく、チーム メンバーが必要な休暇を確実に取得できるようになります。ワークフローを使用して、従業員がリフレッシュする時間を確保するための仕組みを作成します。また、顧客サービスの低下や期限の遅延を回避できるようなワークフローを設計しましょう。
休暇申請のワークフローがあることで、従業員が個人的な時間を確保する際のストレスが軽減されます。
- 申請: 従業員が指定のフォームを送信して休暇を申請します。
- 経営陣との日付の確認: 休暇計画について上司と話し合い、会社の有給休暇 (PTO) 制度に沿っていることを確認します。また、部門のリソース担当者に対して、代理の従業員が十分に確保されていることを確認してください。
- 申請の検討: マネージャーは承諾または拒否を判断します。
- 承認プランニング: 承認すると、追加のプランニング アクションがトリガーされます。
- 代理: 休暇を取る従業員のバックアップ (部門の一員であるか臨時従業員であるかに関係なく) を指定します。
- 通知: 不在通知 (OOO) を設定し、人事部門に連絡して休暇期間の記録を依頼します。
- 出発: 休暇に入ります。
SEO マーケティング ワークフローの例
検索エンジン最適化 (SEO) マーケティング ワークフローの例では、企業の検索ランキングの向上に役立つ論理的な活動をご紹介します。強固なワークフローがあれば、チーム メンバーは進捗状況を監視し、エラーや混乱を避け、コンテンツを継続的に改良できます。
SEO プロセスには 6 つの一般的なフェーズが含まれます。
- 調査: このステップには、ビジネス調査、競合他社の分析、現状評価、アナリティクス、ランキング、検索トラフィック、オンページ SEO およびオフページ SEO、キーワード分析が含まれます。
- 計画と戦略: コンテンツの取り扱い、Web サイトへのリンク、SNS のプレゼンス、技術的な実装について決定を下します。
- 実行: 最適化の戦略を確定します。コンテンツの最終レビュー、必要な編集の実施、パフォーマンスの高いコンテンツの促進、エラーの修正、更新のスケジュールなどを行います。
- 監視: ウェブ スパイダーのアクティビティと検索エンジンのランキングを観察し、メトリックに関するレポートを実行して、スキーマ マークアップを更新します。
- 結果: 戦略に対する結果の要約を作成して関係者に提示します。関係者はレポートを確認し、今後の SEO マーケティング ワークフローを改善するための調整を行います。
- メンテナンス: このフェーズでは、サイトの運用上の問題を解決します。引き続き傾向とアルゴリズムの変更を継続的に監視して、サイトとソーシャル メディアを最新の状態に保ちます。ユーザー エクスペリエンス、Web 設計、SEO、ソーシャル メディア戦略を必要に応じて調整します。
さまざまな業界におけるワークフローの例
さまざまな業界におけるワークフローの例を見ると、企業ごとに独自のワークフローがありますが、すべての企業で共通している機能もいくつかあります。
製造業や IT サービスなど、多くの業界では自動化が必須の要素となっています。ただし、自動化が明確なソリューションではない業界でも、デジタル ワークフローを導入することで競争上の優位性が得られる場合があります。
医療ワークフローの例
この医療ワークフローの例では、患者へのサービス提供、リスク管理、緊急性のない問題解決の回避についての視点を提供します。ワークフローによって医療プロセスが合理化され、すべての患者が最高の治療を最も効率的に受けられるようになります。
この医療ワークフローでは、以下に示すような最初の患者受け入れと治療に関する重要な詳細を文書化しています。
- 患者登録: 患者は登録と初回面接のために待機したり、列に並んだりする場合があります。
- 既往歴ファイルの作成: 担当看護師は、現在の状態と関連する既往歴に関する患者情報を文書化します。主観的情報、客観的情報、評価、計画 (SOAP) 文書を患者のカルテに追加します。
- 医師による関連ファイル情報の受領: SOAP データが読みやすい形式で医師に送信されます。この情報を患者の診察とケアに使用します。
- 技術者と看護師の手順: 医療関係者は、医師の意見に基づいて、ケアと直ちに必要な検査を提供します。
- 臨床検査の紹介: 診察と初回処置の結果に基づいて、患者に追加の診断検査が必要となる場合があります。
- 薬局の紹介: 医師は、薬局で調剤してもらうための処方箋を発行する必要がある場合があります。
- 患者登録: 患者の登録や入院が必要な場合、患者登録担当者が手配を行い、保険情報を収集します。
図表付きの注文住宅設計ワークフローの例
注文住宅の設計ワークフローは、設計士がオーナーにコンセプトを説明するのに役立ちます。これらのワークフローによって、オーナーに複数の選択肢を提示し、最終的には最適な設計を実現することができます。インタラクティブなシステムを採用することで、すべての関係者に対してプロセスを簡素化できます。
Thomas Jepsen 氏は、顧客が夢のマイホームをデザインし、最終的にはそこで暮らせるよう支援する建築会社、Passion Plans (パッション プランズ) の CEO です。「当社では、家の間取りから建築アドバイスまであらゆるサービスを提供し、夢のマイホーム建設を支援しています。Zapier と Smartsheet を統合することで、以前は時間を取られていたタスクの多くを自動化しています。また、カテゴリ ベースの収益追跡を自動化することにより、収益が発生している箇所や注意を向けるべき箇所についてより具体的に把握することができています」と述べています。
この例は、注文住宅の設計サービスを提供する企業で使用されている実際のワークフローです。
- 顧客による検索: 顧客は、家の種類を調べ、マイホームの設計、コスト、プロセスについて検討します。そして、調べた内容を絞り込み、特定の間取りプランに焦点を当てます。
- 注文住宅プラン会社への連絡: 顧客が Passion Plans に連絡し、最初の問い合わせを行います。
- 注文住宅プラン会社とのやり取り開始: Passion Plans の建築家が顧客に電話をかけ、追加の詳細について話し合います。アカウント スペシャリストは、契約の取り付けを担当し、50 万円の設計費用頭金を回収します。
- 間取りの作成: 希望する設計スタイルを専門とする建築家が担当となり、作業の開始とメモの準備を行います。建築製図担当者は、メモを基に最初の図面を作成します。
- 間取りの確認: 建築家は、国際住宅基準 (IRC) を基に図面を確認し、提案を取り入れます。建築家は、地域の建築基準や規制なども含め、住宅の設計を顧客と確認します。このプロセス中に書き留めたメモは、変更を実行する製図担当者に共有します。
- 構造エンジニアへの間取りの提出: この担当者 (社内または顧客の地域に所属する者) が、最終的な住宅設計を承認し、その構造的な健全性を保証します。アカウント スペシャリストは住宅設計パッケージをまとめ、地域の建築部門への提出準備を行います。アカウント スペシャリストは、未払い残高分が確実に支払われるよう手配します。
- 建築部門への間取りの提出: 住宅設計パッケージが地域の建築部門へ送付されます。
- 顧客への間取りの計画: 顧客は住宅設計パッケージを受け取り、施工業者を見つけ、契約を締結します。
リーンおよび BIM ワークフローを使用した建設/建築ワークフローの例
リーンおよびビルディング インフォメーション モデリング (BIM) ワークフローを使用した建設は、業界の新しいベスト プラクティスです。リーン哲学では、無駄を減らし、価値を高めることに重点を置いています。BIM では、建設のあらゆる側面を最適化することを目指しています。これら 2 つの方法を統合することで、計画性と一貫性が向上します。
リーンと BIM の導入は、建設ビジネスと建築チームに大きな変革をもたらします。統合プロジェクト デリバリー (IPD) は、テクノロジーを活用する別のフレームワークであり、徐々に世の中に浸透してきています。
時間と費用の削減および成果の向上を実現する、簡素化されたリーンと BIM のワークフローは以下のとおりです。
- 概念構築: チームが集まり、潜在的な解決策を提案します。目標は、エラー、無駄、問題を減らし、再設計ややり直しを防ぐことです。
- 基準と詳細な設計: チーム メンバーは、さまざまな設計オプションを確認し、テストします。また、無駄の削減とコストの節約を考慮して最終的な決定を下します。持続可能性と建設基準も設計に不可欠な要素です。
- 文書化: チームは、設計データ分析と CAD モデリングを使用して視覚化とテストを行います。施工業者、下請け業者、サプライヤーは、提案された解決策を文書化します。資金調達、規制、許可に関わる各機関が同文書を確認します。
- 各機関による確認: BIM は、直接またはリンクを通じて規制機関が設計を確認するための情報を提供します。
- バイアウト: IPD では、下請け業者とサプライヤーが初期段階で価格を確定 (バイアウト) し、予算を設定します。
- 建設: 建築家は通常、最終設計段階で建設を検討しますが、IPD では、建築家は初期段階でプロジェクトに関与します。IPD では、あらゆる段階において品質とコスト管理の監視が重視されます。
- 終了: 統合プロジェクトの終了段階は、契約上のビジネス条件によって異なりますが、基本的には建設作業の完了を意味します。
- 施設管理: 施設管理は、稼働物件を維持するためのすべての活動を指します。IPD の契約には、多くの場合、建物施設管理契約が含まれます。
ホスピタリティ ホテル管理ワークフローの例
ホスピタリティ ホテル管理ワークフローは、優れた顧客サービスの確保に役立ちます。明確なワークフローの例は、リピート客を確保し、ホテルを勧めてもらううえで有効です。ホスピタリティ業界では、顧客の期待を超えることが、競合他社との間で強力な差別化要因となります。
ホスピタリティ ホテル管理ワークフローのステップに従って、優れた顧客サービスの提供に取り組みましょう。
- 部屋の予約: ホテルの予約は、企業の Web サイトやパートナー サイト経由、または施設への電話など簡単な方法である必要があります。手順を見直し、頻繁にテストを実行して、予約が少ない手順かつ短い時間で完了することを確認します。
- 挨拶: 人同士の関わりは、親切かつ友好的で、礼儀正しいものでなければなりません。
- チェックインと登録: 宿泊客を苛立たせないように、プロセスは迅速に行います。可能であれば、効率的な不動産管理システムを使用して、情報とプロセスの大部分を事前に完了させておきます。
- 荷物の搬送: すべての顧客に対応できるよう、十分な数のコンシェルジュ アテンダントを配置します。荷物を素早く部屋に運ぶために十分な台車が手元にあることを確認します。
- ルーム サービス: 飲食サービスのリクエストを簡単かつ直感的に行えるようにします。世界中のほとんどのホテルが、革新的なテクノロジーを採用して市場のルーム サービスのニーズに対応すると同時に、ルーム サービスで宿泊客を満足させています。
- チェックアウト: 事前にクレジット カード番号を収集する非接触型チェックアウトが一般的になりました。必要な支援があれば、電話で問い合わせるだけで済みます。
- カスタマー サービスのフォローアップ: カスタマー サービス チームのメンバーは、宿泊客が良い体験をしたかどうかを確認し、問題がある場合は対応する必要があります。良好な関係を育み、サポートすることは、継続的な改善につながります。
- 部屋の清掃: タイミングが重要なので、清掃員はチェックイン時間の前に部屋を掃除する必要があります。宿泊客は決して部屋の清掃が完了するまで待たされるべきではありません。また、清掃が原因で時間通りのチェックインが妨げられることも避けるべきです。
人事トレーニング ワークフローの例
人事トレーニング ワークフローの例を活用することで、従業員のスキル セットを向上させ、業績と収益にプラスの影響を与えることができます。定期的に従業員へのトレーニングを行っている企業は、そうでない企業よりも、従業員の定着率が高く、利益も上がっています。
人事トレーニング ワークフローは、従業員が歓迎されていると感じ、生産性と忠誠心を高められるよう設計されています。
- ニーズの評価: マネージャーおよびスタッフからの意見に基づいて、全従業員または一部従業員の学習ニーズを判断します。
- 学習目標: トレーニング プロセスの最終的な成果を評価します。
- 実施方法とスタイル: 人は、聴覚、視覚、感覚、またはこれらの組み合わせを通じて情報を受け取ることを好みます。従業員が希望する学習方法を理解することで、コミュニケーションをより円滑に進めることができます。このステップは、誰かをトレーニングしたり、特定のタスクにおけるパフォーマンスの向上を支援したりする際に、非常に大きな違いをもたらします。
- 予算: 予算とチームが希望する学習スタイルを考慮して、トレーニングの提供方法を決定します。
- コンテンツ開発: すべての情報と学習目標を収集した後、コンテンツの概要を記述します。予算ガイドラインの範囲内で最終的な成果物の内容を経営陣と従業員と共にテストして効果を確認し、関係者からの賛同を確保します。
- タイムライン: コンテンツの作成にかかる時間、学習内容の緊急性、トレーニングが必要な従業員数に基づいて、トレーニングの展開をスケジュールします。
- トレーニングの伝達: スケジュールを調整できるよう、マネージャーと従業員に事前に通知します。チーム メンバーに新しい学習内容について事前に知らせ、トレーニングが必要な理由を理解してもらうことが重要です。
- 効果測定: トレーニング実施後に、トレーニングの効果を評価します。調査結果を今後のトレーニング プログラムに活かしましょう。
IT ネットワークのトラブルシューティング ワークフローの例
IT ネットワークのトラブルシューティング ワークフローでは、システム問題の根本原因を特定し、修復を迅速化します。このタイプのワークフローは、解決プロセスを微調整し、あらゆる規模の組織のネットワーク障害によるストレスを軽減します。
この基本的なネットワーク トラブルシューティング ワークフローの例は、チームが IT ネットワーク問題の根本原因を特定する際に役立ちます。
- 特定: テスト ソフトウェアまたはハードウェアを使用して問題を複製し、問題がどこにあるかを確認します。ネットワーク上のユーザーに質問して、発生しているエラーや問題について学びます。ネットワーク障害の症状を特定し、個々の問題を明確に定義します。ネットワークには、解決が必要な問題が複数ある場合があります。
- 理論の構築: 作業理論を構築します。ネットワーク障害は、ケーブルが接続されていないなど、単純な問題が原因で発生する場合もあります。ネットワーク セキュリティの侵害など、より複雑な問題が発生する可能性もあります。
- テスト: 根本原因理論を検証します。どれも該当しない場合は、新しいアプローチを開発し、それを検証する方法を見つけます。
- アクション プラン: 主要な理論または複数の理論を確認した後、アクション プランを作成します。ルーターを再起動するといった単純な解決策である場合もあります。また、新しい部品の入手や、以前のソフトウェア バージョンの復元が必要な場合もあります。
- 実装: 1 人の専門家で修正可能なソリューションもあれば、ネットワーク管理者やユーザーが協力してソリューションを実施する必要がある場合もあります。
- 検証: ネットワークをテストします。検証プロセスの一環として、ネットワーク ツールとユーザー アカウントを参照します。
- 文書化: ダウンタイムを最小限に抑えるために、ネットワークの症状、展開された理論、テスト戦略、次回問題が発生したときに使用する最終的なソリューションなど、トラブルシューティングの各段階を文書化します。
さまざまなシステム間におけるワークフローの例
さまざまなシステム間におけるワークフローの例は一般的なものです。たとえば、購買ワークフローでは、別の部門による承認が必要な注文が含まれる場合もあります。ワークフローは、多くの場合、複数のワークフローが関わるビジネス活動の一部です。
Web サイトのデプロイにおける Gitflow ワークフロー
Gitflow ワークフローは、Web サイトの開発とデプロイで使用されます。Gitflow ではブランチ モデルを採用しており、ソフトウェアはプロジェクト リリースに間に合うように設計されています。このワークフローでは、さまざまなタスク ブランチに特定の役割を割り当て、それらがいつ、どのように相互作用するかを定義します。
Buddy.Works (バディ ワークス) の CMO である Alexander Kus 氏は、自動化された Web サイトのデプロイを提供しており、Gitflow の支持者でもあります。Kus 氏のサンプル ワークフローでは、典型的な 2 つの長期的並列ブランチが使用されています。同氏は次のように説明します。「まず、Master は新しいアプリのリリースのみなので、操作回数が少ないほど良いです。次は Develop フェーズで、Master から作成されたレプリカです。これは、次のリリースに向けて準備されたすべての完成済みかつ安定した機能を集約する場所であり、追加した機能がすべて意図したとおりに動作することを確認するために使用します」。
Web サイトのデプロイにおける Gitflow ワークフローは、Web の開発とデプロイを簡素化するための、実績のあるモデルに基づいています。
Web サイトのデプロイにおける Gitflow ワークフロー
提供: Buddy.Works
- Master: クライアントのサイトは Centerpost (センターポスト) であり、Master ブランチとして機能します。
- Develop: Master のレプリカを Develop ブランチとして取得し、新しい機能を生成して追加できるようにします。
- 機能の追加: 新しい機能 (サイトの検索機能など) を追加します。
- 追加の Feature ブランチの作成: Develop ブランチから Feature ブランチを追加し、機能の構築とテストを行います。他の開発者も Feature ブランチを作成して作業でき、各ブランチが独立しているため互いに干渉しません。
新しい検索機能に満足したら、テストを重ねながらブランチをさかのぼり、新しい機能を Master へとリリースします。
Jira 薬理試験ワークフローの例
この Jira 薬理試験ワークフローの例は、構成可能な問題追跡アプリを使用した数ある方法のうちの 1 つです。Jira は、ほとんどすべての医療、手術、行動的介入のシナリオで、よりスムーズなタスクの実行を可能にしますが、他の環境でも理にかなっています。
Jira のようなワークフロー ツールを使用すると、プロセスに関連するすべての詳細を 1 つのプラットフォームで入力して追跡できます。進捗状況の可視化により、他のプラットフォームと簡単に統合できます。
Jira の薬理試験ワークフローは、次のパターンに従います。
- 患者の採用: サイト、人材紹介会社、スポンサーは、治験の対象となる可能性のある個人を探します。患者集団調査とカスタム アウトリーチ計画を使用して、候補者を見つけます。
- スクリーニング: 幅広い患者集団を使用して、製品が効果的かつ安全であるという証拠を提示します。治験対象集団は、承認された製品を使用する一般的な患者集団を代表しない場合があります。さらに、患者を不適格にする除外事項や特徴 (現在の治療や合併症など) を列挙します。
- ランダム化: 患者は、偏りを防ぐためのランダムな選択に基づいて、さまざまな治療やプラセボを受けます。
- 治療: 各グループは、治験プロトコルに従って、特定の介入、治験薬の用量、または介入なしのいずれかを受けます。
- ウォッシュアウト: 臨床試験におけるウォッシュアウト期間とは、治験に登録された人が、実験的治療を受ける前に治療を中断する必要がある期間を指します。治験に参加したり、治験での治療を変更する前に、潜在的な候補者はウォッシュアウトに参加する必要がある場合があります。ウォッシュアウトによって、試験における投薬の効果が治験薬によるものであることを確認できます。
- 治療: ウォッシュアウト後、参加者は新しい治療を継続的に受けます。患者は、治験の終了前に脱落する場合があることに注意してください。仕事の都合や来院回数などの要因は、治験期間全体を通じて継続的に参加する個人の数に影響を与えます。
- 分析: 研究者は有効性の評価と文書の作成を行い、次のフェーズに移行してさらに大規模な集団での試験を行います。最後に、調査結果を FDA に提出し、審査を受けます。
Salesforce 大口取引通知ワークフローの例
こちらの Salesforce 大口取引通知ワークフローの例は、一般的な顧客関係管理 (CRM) ツールです。Salesforce は、複数の販売シナリオに向けたシンプルなドロップダウン メニューとフローチャートによって、ワークフロー ルールとプログラム タスクの作成をサポートします。
このアプリを使用すると、さまざまな機能やプロセスを簡単に自動化でき、レポートやリマインダーの作成に加え、正確な売上予測、レポート、実行可能な計画の生成も可能です。
Salesforce 大口取引通知ワークフロー
Salesforce の大口取引通知ワークフローでは、1 億円以上の取引が適格であるとみなされた場合、セールス マネージャーに自動的に通知されます。
- 開始: レコードが変更されるとプロセスが開始されます。
- オブジェクト: 見積もりはファイルに保存されており、ユーザーはレコードを作成または編集できます。
- 条件: ステータスには、条件が満たされているかどうかが表示されます。合計が 1 億円以上の場合、ステータスは承認されます。
- 即時のアクション タイプと名前: 電子メール アラートがセールス マネージャーに送信されます。
- 電子メール アラート: ユーザーが「DealQualified (適格な取引)」の通知を作成します。
Smartsheet ワークフローの例
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。