ビジネスに不可欠なポストモーテムのガイド

ポストモーテム会議中、グループはプロジェクトでうまくいったことといかなかったことについて議論します。そして、得られた所見をプロジェクトのタイムラインに投稿するとともに、将来のプロジェクトで成功を繰り返し、問題を回避するための方法を提案します。 

プロジェクト リーダーは通常、関係者やチーム メンバーから寄せられたフィードバックなど、プロジェクトに関するデータを収集して、会議の議題を作成します。会議中、グループはプロジェクトのレビューを行い、主要なマイルストーンとイベントを示すタイムラインを作成して、成功と失敗を記入します。 

タイムラインを作成することで、チームはそれぞれの問題と成功を詳しく調べ、それらの根本原因を文書化し、回避する方法や繰り返す方法を判断できます。また、突き止めた原因に基づいて、プロセスを改善して成功を繰り返すためのアクション アイテムを策定します。 

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優れたポストモーテムによって達成できること

対象がプロジェクトの場合でも、または IT インシデントの場合でも、ポストモーテムには多くのメリットがあります。このプロセスにより、コミュニケーション、共同作業、およびワークフローを改善し、組織の効率性を高めてより多くの成果を上げることができるようになります。   

将来のプロジェクトをよりスムーズに運営するにあたり、ポストモーテムは以下の形で役立ちます。

• 内部プロセスを改善する: 問題が発生した際にプロセスを調べることで、システムの弱点が明らかになります。ポストモーテムで得た教訓を適用して、そうした落とし穴を塞いで手順を強化します。 
• ワークフローを合理化する: ポストモーテムで明らかになる問題として、将来のプロジェクトで排除できるワークフローの問題が挙げられます。 
• チームの共同作業を促進する: ポストモーテム会議という形式により、共通の目的が強化され、チームは協力して作業することを学べます。
• 効率を向上させる: ポストモーテムにより、重複している作業、プロセスの不自然なステップ、またはその他の非効率的なタスクが明らかになることがあります。
• コミュニケーションを強化する: プロジェクトでよく見られる問題として、時宜を得た適切なコミュニケーションの不足が挙げられます。ポストモーテム プロセスの重要なステップの 1 つに、会議で得られた所見を伝え、各アクション アイテムが完了した際に関係者に知らせるというものがあります。 
• ミスから学ぶ: ポストモーテムが持つ最も大きな有用性として、何がうまくいかなかったのかを特定し、そうした問題の再発を防ぐ方法を見つけることが挙げられます。 
• 終結に持ち込む: アクション アイテムが完了した際にコミュニケーションをとることで、チーム メンバーは突き止められた問題が解決されたことを把握できます。
• 情報を共有する: ポストモーテムで得られた教訓を、同様のプロジェクトに取り組んでいる他のチームと共有することで、組織内の全員が恩恵を受けます。
• 士気を高める: ポストモーテムにより、問題を指摘して確実に対処することが可能になります。こうした進歩により、職場や作業成果物の質に自分が直接貢献できることがわかるため、士気が向上します。
• 成功を祝う: ポストモーテムでは問題を分析するだけでなく、チームが勝利を宣言できるため、士気とチームの結束力が向上します。 
• コースを変更する: 
    

• 長期的なプロジェクトの場合、プロジェクトの途中でポストモーテムを何度もスケジューリングすることで、プロジェクトの残りの部分がスムーズに進むようにチームは修正を実施できます。組織設計会社の nobl.io (ノーブル ドット イオ) で最高研究責任者を務めるポーラ・シゼク (Paula Cizek) 氏は次のように述べています。「ポストモーテムを定期的に行うことで、軌道修正するチャンスが得られます。プロジェクトの終了時に振り返ってみると、変更できる点や、より良く、より早く実行できる点が多数判明します。だからこそ、定期的に実施することを強くお勧めします」。

プロジェクト マネージャーを対象とした小規模な調査では、1 (効果なし) から 5 (非常に効果的である) の点数で回答するよう求められた対象者のうち 60% が、ポストモーテムはプロセスの改善を推進する上で「効果的である」または「非常に効果的である」と回答しました。