プロジェクト管理ワークフローとは？
プロジェクト管理ワークフローとは、プロセスのステップを実行するために完了しなければならない、具体的で順序付けされた一連のタスクを指します。 ワークフローとして見なされるには、プロセスの各ステップが前のステップの完了時に継続している必要があります。
たとえば、シンプルなワークフロー プロセスは次のようになります。
- ミーティングを開催する。
- ミーティングの要約レポートを書く。
- そのミーティングの参加者のリストを作成する。
- アンケートと一緒に参加者にレポートを送信する。
逆に、次のリストは、それぞれのタスクをどの順番で完了してもかまわないため、ワークフローというよりは日次チェック リストのように機能します。
- 電子メールに返信する。
- チームにタスクを委任する。
- ステータス レポートのメモを整理する。
My GRE Exam Preparation の創設者兼 CEO の William Cohen 氏は、「一日とて同じ日はありません」と言います。 「ワークフローは生きた存在であるという考え方が一番だと思います。 私のビジネスでは、ワークフローは社内プロセスおよび社外プロセスの両方として存在しています」
Cohen 氏は、社内外のプロセスの考えを次のように具体化しています。
- 社内: 社内のプロセスでは、チームが昨日の達成度と、計画に従った達成目標とを対比することができます。 そのためには、チームが是正措置を取れるよう、一般的ば事象と、問題が発生している領域を見る必要があります。
- 社外: 顧客はチームのスケジュールにも自分のニーズを記入しますが、チームのスケジュールに余裕があるかどうかを考慮せずに記入することもあります。 社外のワークフローでは、チームはスムーズなプロセス フローを維持しながら、顧客からの変更を受け入れる必要があります。
プロジェクト管理のための効率的なワークフローの作成方法
プロジェクト管理のための効率的なワークフローの作成には、 プロジェクトの重要なポイントをまとめ、各ステップに必要なタスクをまとめ、各タスクのワークフローを作成し、リストを整理するという 4 つのステップがあります。 各フェーズの詳細は以下の通りです。
- プロジェクトの主要なステップをまとめる: プロジェクトの重要なポイントまたはフェーズを最初から最後まで決定します。
- 各ステップを完了するために必要なタスクをまとめます: プロジェクトの各フェーズを完了するために必要なステップを特定します。
- リスト内の各タスクのワークフローを作成します: ステップを論理的順序でつなげます。 各ステップを個別に分割し、タスクを完了するために達成すべきことを特定します。
- リストを整理して最適化する: 重複を排除し、各タスクが一つのタスクから次のタスクへと論理的に流れるようにします。 プロセスを確立したら、その一部をチームに任せます。
Matt Spiegel 氏は、法務チーム向け CRM 企業である Lawmatics の創設者兼 CEO です。 「任せることが効率的なワークフローのカギであると考えているので、どのタスクに優先順位を付ける必要があるかを知った上で、それに合わせてタスクを同僚に任せます」と彼は言います。
プロジェクト管理ワークフローの例
プロジェクト管理ワークフローは、2 つ、または、3 つのステップからなるプロセスから、プロジェクトのフェーズの大まかにまとめたものまで、さまざまな形をとることができます。 ワークフローを計画することで、完了までの時間を予測し、問題が発生する前に問題のある領域を特定できます。
例 1: プロジェクト ステータス レポートを共有する
- データを集計する:
このデータには、プロジェクトのステータス、タイムライン、予算情報、タスク リストなど、レポートに関連するものが含まれます。 このデータを整理して分析し、レポートに含める内容を決定します。 - レポートまたはダッシュボードを作成する: レポートを作成するか、チーム メンバーと共有できるダッシュボードを作成します。
- 受信者を確認する:
- 受信者の連絡先情報を更新します。
- レポートを受け取るユーザーの一覧を確認します。
- データへのアクセスを共有する: ダッシュボードへのアクセス権を共有するか、受信者にレポートを送信します。
例 2: ミーティングを計画し実行する
- 参加者を招待する:
- 連絡先情報を確認して更新します。
- 事前に招待状を送信します。
- 事前に準備する:
- 日付と時刻を選択します。
- 部屋を予約します。
- グラフと視覚ツールを準備します。
- アジェンダを作成します。
- メモとプレゼンテーションを準備します。
- 部屋を準備する:
- テーブルと椅子を用意します。
- 記録やメモ用の資料を提供します。
- 飲み物の提供を検討します。
- アジェンダを紹介する: プレゼンテーションの概要と所要時間をまとめます。
- 情報を提示し、ディスカッションをリードする:
- 視覚ツールを使ってオーディエンスとのつながりを維持します。
- グループ ディスカッションの時間を取ります。
- 結論: 必ず、参加者全員に感謝の意を伝えましょう。
- フォロー アップ: ミーティングのメモを整理し、フォローアップ レポートを送信します。
これらのリストを応用すれば、タスクのワークフローはもちろん、プロジェクト全体のワークフローも作成できます。
プロジェクト管理ワークフローが重要な理由
プロジェクト管理ワークフローがあれば、プロジェクトの可視性と効率性が向上し、エラーも減ります。 さらに、ワークフローは以下の理由から重要だと言えます。
- タスク会社の基準に合わせて完了させる: ワークフローを使えば、タスクの完了方法に関する混乱をなくすことができます。 概要されたワークフローに従い、タスクが意図した方法で完了するようにします。
- 可視性を高める鍵: ワークフローを確立することは、プロジェクトの可視性を高めるための鍵となります。 関係者は、プロジェクトのステータスだけでなく、完了したステップや次のステップも、ワークフローで簡単に確認できます。
- リスクとエラーを減らす: ワークフローが適切に計画されることによって、チームはプロセスの各ステップでタスクを正しく完了することができます。 「文書化された非効率的なワークフローの副次的な影響の 1 つは、非効率さがそれ自体を悪化させる傾向があるということです。 つまり、プロセスが非効率に実行される時間が長ければ長いほど、エラーが発生し、手遅れになる前に経営陣がこれらのエラーに気付く可能性は低くなります」と Cohen 氏は言います。
- 部門とプロジェクト間のプロセスの標準化を促進する: ワークフローを確立すると、部門間の結束が促進されます。 たとえば、同じ方法で情報を収集・レポートすると、データを参照・比較しやすくなります。
プロジェクト管理ワークフローのメリット
確立されたプロジェクト管理ワークフローには、効率性の向上や説明責任など、さまざまな利点があります。 強力なワークフローによって、プロジェクト マネージャーの負担も軽減されます。
プロジェクト管理ワークフローは、以下の利点も促します。
- 組織/団体: 標準的で効率的なワークフローによって、プロセスを整理し、先を見通すことができます。 ワークフローを整理し、確立すると、必要に応じて微調整することも容易になります。
- 可視性: プロジェクトの可視性が高いほど、プロジェクトは成功する可能性が高くなります。 プロジェクトに関わるプロセスを配置すると、誰もが期待すべきかこととその時期を把握できるようになります。
- 説明責任:
明確なタスクを委任し、割り当てることが、説明責任の鍵となります。 EasyMerchant のビジネス開発リーダーである Stacey Kane 氏は、「ワークフローを使用することで、すべてのチーム メンバーは、自分がやるべきタスク、それを完了する責任者、そして期日を把握できます」と言います。 - 効率性と生産性の向上: ワークフローを明確に示すと、全体像を示し、その仕事に適した人物やチームを選ぶのに役立ちます。 「ワークフローがあれば、どの従業員がどのタスクを担当するかを選択できます」と Kane 氏は言います。 「私たちは、その時点でスケジュールが空いている人にプロジェクトを提供するのではなく、必要な能力を持つ従業員に仕事を割り当てることで、すべてのアウトプットが質の高いものになるようにしています」
- 全員の仕事をより簡単にする: ワークフローの詳細を示すことによって、不確実性を最小限に抑え、チーム メンバーと上司は、より多くの時間を作業に充て、チーム メンバーに質問する時間を減らすことができます。 「私たちは、 役割、成果物、期待内容という 3 つの主要な側面を明確に示すことにより、効率的なワークフローを確立しました」と Kane 氏は言います。 「従業員が達成しなければならないことすべてが設定されているため、上司はあれこれと質問する時間を省くことができます」
プロジェクト ワークフローと プロセス
プロセスとは、タスクを完了するために必要なすべてのパーツを指します。 プロセスは、プロジェクトの主要なマイルストーンの各ステップを詳述する、より長い作業です。 ワークフローとは、そのマイルストーン内の各ステップであり、次のステップとのつながりです。
プロジェクト管理ワークフローの手法
あらゆるタイプの企業が、さまざまなスタイルのワークフロー手法を使用しています。 最も重要な目標は、自分に合った手法を見つけ、それを既存の企業文化や方法に合わせることです。
- アジャイル: すべてのアジャイル手法は、プロジェクトのライフサイクルを通じてニーズや状況が変化するという考えを基に構築されています。 アジャイルでは、ワークフローに基づく短いタスクの期間と、方向転換を可能にする能力に重点を置いています。
- スクラム: アジャイル手法から生まれたスクラムは、プロジェクトのより大きなフレームワーク内のより小さな目標を達成するために、短いスプリントに重点を置いています。
- アダプティブ プロジェクト フレームワーク (APF): アジャイル導入では、APF はリスクを予測し、発生前にリスクを軽減することに重点を置いています。
- クリティカル パス法: クリティカルパス法では、最初にプロジェクトの主なステップを綿密に計画し、プロジェクト マネージャーがそれぞれの時間とリソースの最適な使い方を推定できるようにします。 これにより、最も重要な要素を一つも見逃さずに、プロジェクトを可能な限り迅速かつ効率的に完了できます。
- かんばん: かんばんは、プロジェクトの進捗を示す視覚的なマップの作成に重点を置いています。 かんばん手法の主要な柱は、チームが各先行タスクを完了する際に新しいタスクを割り当てることで、進行中の作業を制限することです。 かんばんボードを使用すると、進行中の各タスクが全員に可視化されます。 「かんばんプロジェクト管理システムは、戦略の基本を明確にし、チーム メンバーがボトルネックを迅速に解決し、プロジェクトが停滞する可能性を減らすのに役立ちます」と Kane 氏は言います。
- リーン手法: リーン手法は、無駄の削減に重点を置いています。 これには、製造業の物理的な無駄、誤ったプロジェクトに費やされた時間やリソースの無駄などが含まれます。 リーン手法は、プロジェクト マネージャーが無駄を削ることでワークフローの効率を高めるのに役立ちます。
- 持続可能な手法を統合するプロジェクト (PRiSM): PRiSM は、プロジェクトのライフサイクルを通じて、完了後も、そのメリットと持続可能性を重視しています。 PRiSM は、プロジェクトを 5 つのフェーズ (事前プロジェクト、発見、設計、引き渡し、要望) に分解し、ワークフローとプロジェクト管理を環境保護の観点から映し出します。 主に大規模な建設や不動産プロジェクト、または地域の環境に深刻な影響を与える可能性のあるプロジェクトに使用されます。
- シックスシグマ: シックスシグマとは、ビジネス プロセスの改善と、確立されたベスト プラクティスの遵守を保証することに重点を置いた手法です。 シックスシグマは、プロセスを分析、標準化し、ほぼ完璧な結果を達成するための統計的手法を採用しています。
- ウォーターフォール: ウォーターフォールは、プロジェクトを構想から完了に移す、論理的で直線的なワークフロー プロセスです。 プロジェクトを 7 つの段階に分割し、さらに小さなワークフロー ユニットに分割できます。
プロジェクト管理ワークフロー システムの効果的な活用方法
プロジェクト管理ワークフロー システムを効率的に使用するには、リストを作成し、忠実に実行する以上の作業が必要です。 ワークフロー システムをより効率的に使用するには、自動化、最適化、基本タスクのスピードアップなどの方法があります。
- 期待値を設定する:
ワークフローを確立する上で重要なのは、ワークフローを使用する人をよく理解することです。 「1 日目には、必ずすべての関係者 : (ワークフローを構築している開発者、開発者と関わっている非開発者、アウトプットや効率性を見直している上司や経営陣) に加わってもらいましょう。 この仕組みについて誰もが知る必要があるため、トラブルシューティングを行い、改善すると良いでしょう」と、ビジネス オートメーション企業である Lolly の常務取締役、Daniel Cooper 氏は言います。 - 基本タスクをスピードアップさせる: ワークフローのプロセスと技術を最大限に活用して、一般的で日常的なレポートやタスクをスピードアップさせます。 「この技術は、反復的なタスクがある場合には、ワークフローを構築することによってプロセスをスピード アップさせることができるでしょう。 毎日、従業員にこういった雑務を担当させるのをやめて、アウトプットを監督し、物事がスムーズに進むよう管理するのです」と Coope 氏は言います。
- 可能な限り自動化する: レポート作成や定期的な会議のスケジューリングなど、多くの職務は自動化が可能です。 「会社のワークフローが独立可能で、綿密に計画されているために日常的な確認作業が必要がなければ、自動化することができます。 これにより、作業者は、タスクを計画するのではなく、タスクに集中する時間を増やすことができます」と、Spiegel 氏は言います。
- 依存関係に注意する: ワークフローを確立すると、一見明らかでないタスク間の関係性を特定することができます。 これらの関係性を活用して、ワークフローをさらに最適化することもできます。
- 時間をかけて最適化する: 最初は、ワークフローが完璧ですべてを包含できるものではないことを理解しましょう。 ワークフロー システムを最も必要としている分野で小規模なものから始め、時間をかけて最適化し、規模を大きくしていきます。
機能していないプロジェクト ワークフローを見つける方法
ワークフローが機能していない場所を見つけるのは、特に見当がついていない場合には、難しい場合があります。 期限の超過や要件の未達成、重大な障害、冗長なプロセスで浪費された時間などのすべてが、ワークフローが更新を必要としているサインである可能性があります。
- 期限の超過: 期限はどのプロジェクト設定においても重要です。 チームが定期的に期限を超過している場合は、ワークフローを最適化する必要があるというサインかもしれません。 「プロジェクトの開始時に、プロジェクト管理スケジュールを作成してみましょう」と Kane 氏は言います。 「これにより、どのアクティビティをいつまでに完了させる必要があるかを可視化することができ、時間を無駄にする可能性が減ります。 スケジュール表があれば、設定した期限が妥当かどうかを判断することもできます。 非現実的な期限が、多くの場合、従業員が要件を満たせない原因となります」
期限に間に合わない場合は、まず問題がプロセスなのか期限なのかを判断します。 目標ではなく、過去の経験に基づいて現実的な期限を設定します。 - 要件が抜けている成果物: 成果物に主な要件が抜けていることが多い場合も、ワークフローが非効率であることのサインになります。
次のステップに進む前に、主要な項目を考慮したワークフローの概要を確認してください。 プロセスの各ステップで基準を設定し、主な機能を探してから、次に進みます。 - 障害: すべての障害を予見することはできませんが、大きな障害は不十分なワークフローや計画に起因します。
APF アプローチで、開始前にプロジェクトのプロセス全体をまとめるようにしましょう。 プロジェクト計画に重要な期限や発送の見積もりなどの詳細を盛り込み、定期的に進捗を確認することで、予期せぬ重大な障害を避けることができます。 - 冗長なプロセス: ワークフローの効率が悪い大きなサインの 1 つは、冗長なプロセスに時間を費やしていることでしょう。
作業を 2 度行わないようにするため、要件が決まるまでリソースを配置しないでください。 また、各タスクを 1 つのチームまたは個人に割り当てて、複何度も完了しないようにしましょう。
また、既存のプロセスをより大きなスコープから分析することも重要です。 「一歩下がって、ワークフローの潜在的なギャップを評価してください」と、Spiegel 氏は助言します。 「スケジュールの矛盾なのか、人材の問題なのかを確認してください。 このことから、ワークフローそのものに根ざした問題を解決するのか、それを運用している人材に根差した問題を解決するのかが分かるため、非常に重要です」
会社に適したプロジェクト管理ワークフロー ソフトウェアの選択方法
利用可能なプロジェクト管理ワークフロー ソフトウェアのソリューションは多数ありますが、会社のすべてのニーズを満たすソリューションを選択することが重要です。 自分に適したソフトウェアを選ぶ際には、以下の要素を考慮してください。
- 複数のプラットフォームにわたる可用性: チームが簡単にアクセスできるように、複数のプラットフォームで使用できるソフトウェアを選択することをお勧めします。
- 自動化: プロジェクト管理ワークフロー ソフトウェアの優れた機能の 1 つは、タスクや期日のリマインダーを自動で設定できることです。 「プロジェクト管理ワークフロー ソフトウェアは、会社のタスクの効率性と自動化を保証できる場合にのみ使用します。 ビジネスを行う場合、時間は非常に貴重です。 ソフトウェアを使用することによって、タスクの計画と管理にかかる時間を節約できれば、間違いなく価値に見合った価値があります」と、Spiegel 氏は言います。
- 共同作業: 効果的なワークフロー ソフトウェアは、共同作業向けツールを提供する必要があります。 Cohen 氏が勧める共同作業機能は、 (他のメンバーに通知したり質問したりするための) チーム メッセージング機能、ドキュメント共有機能、プロジェクト タイムラインをリンクする共有カレンダー表示機能です。
- カスタマイズ: 自分のニーズだけでなく、 組織のニーズに合わせてカスタマイズできるツールを見つけましょう。
- 使いやすさ: 直感的で使いやすいソフトウェアを選択しましょう。 「優れたプロジェクト管理ワークフロー ソフトウェアを使用すれば、プログラミングに関する深い知識がない技術者以外のスタッフでも、自分でワークフローを作成することができます」と Cooper 氏は言います。
- セキュリティ: 情報は非常に重要です。データのセキュリティを重要視しているソリューションを選択しましょう。
- トレーニングとサポート: 適切なソフトウェアには、使用する人、教える人のためのトレーニングと、継続的で簡単にアクセスできるサポートが必要です。
- ユーザー制限: ユーザー制限を考慮し、組織に十分なユーザーを確保できるソフトウェアを選択します。
ミーティング アジェンダ テンプレート
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このミーティング アジェンダ テンプレートを使用して、ワークフローを紹介したり議論したりする会議の概要をまとめます.。 ミーティングの詳細、参加メンバーの名前を入力し、スケジュールを組み立てましょう。 このテンプレートには、ミーティング スケジュールのサンプルが含まれていますが、ニーズに合わせて完全にカスタマイズできます。
ミーティング議事録テンプレート
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このミーティング議事録テンプレートを使用して、ワークフロー ミーティングの記録と保存を行います。 このテンプレートを使用して、ミーティングの詳細や参加者を記録し、議事録を書き起こします。
プロジェクト管理ワークフロー テンプレート
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Microsoft Excel | Microsoft Word
このテンプレートを使用して、より複雑なプロジェクト ワークフロー マップの簡易図を作成します。 この図をプレゼンテーションや関係者へのレポートに含めて、ワークフローの予測される道筋と結果を示します。 このテンプレートは完全にカスタマイズ可能で、必要に応じて大規模プロジェクトにも小規模タスクにも使用できます。
ワークフロー プロセス マップ テンプレート
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この強力なテンプレートは、最も複雑なワークフローのマップ作成もサポートします。 ワークフローの詳細を最初のタブに記録し、2 つ目のタブを使用してプロセス フローチャートを作成し、その進捗をマッピングします。 ステップ、決定、インプット、アウトプット、矢印などの基本的な形を使って、あらゆるニーズに合わせて無限に複雑なワークフロー マップを作成しましょう。
ワークフロー ステータス レポート テンプレート
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このワークフロー ステータス レポート テンプレートを使用して、ワークフローの進捗を継続的に表示します。 各プロジェクトまたはタスクが名前で一覧表示され、プロセスの各ステップは、未開始、進行中、または完了としてマークされます。 「完了予定」セルの色のオプションを使用して、スケジュールどおりに進んでいるワークフローや遅れているワークフローをマークします。 プロジェクト マネージャーは、上記のワークフロー プロセス マップ テンプレートと、このレポート テンプレートを使用することにより、ワークフローの進捗を常に監視できます。
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