プロジェクト管理の優先順位とは?
プロジェクト管理において、優先度とは、タスクやプロジェクトの緊急性と重要性を指します。プロジェクト マネージャーは、優先順位を使用して、各タスクの担当者と結果を期待するタイミングを決定します。
時間とお金、利用可能で必要なリソース、会社固有のニーズなど、優先順位を決定する多くの要因があります。プロジェクト マネージャーとプログラム マネージャーは、どのプロジェクトが最も優先順位が高いかを判断するために、これらの要因を互いに比較検討する必要があります。
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プロジェクトの優先順位付けとは?
プロジェクトの優先順位付けとは、最も緊急で重要な潜在的なプロジェクトと既存のプロジェクトを判断するプロセスです。このプロセスでは、ビジネスに最も関連する基準を評価し、それらをすべてのプロジェクトに適用します。
プロジェクトの優先順位は、潜在的な投資収益率 (ROI) や、各プロジェクトが部門にとってどれほど重要であるかに基づいてランク付けできます。たとえば、本番インフラストラクチャやウェブベースのセキュリティに関連するプロジェクトは、ランクが高い場合があります。すべての企業は、独自の優先順位付け戦略を必要とする異なるニーズを持っています。
どのプロジェクトにもある程度の緊急性と重要性があるため、多くの組織は優先順位付けに苦労しています。最適な戦略は、会社の目標と優先順位を優先順位付けプロセスに簡単に組み込むことができるように、戦略計画のフレームワークを確立することです。
プロジェクトの優先順位付けが重要な理由
プロジェクトの優先順位付けにより、独自のニーズに基づいて会社のリソースを正しく割り当てることができます。タスクに優先順位を付けることで、企業は緊急度の低い重要なプロジェクトに費やす時間とお金を最小限に抑えることができます。
プロジェクトマネジメント協会の 2016 年の調査によると、プロジェクト管理文化の優先順位が低い場合、当初の目標とビジネス意図を達成できたプロジェクトはわずか 52% でした。しかし、企業がプロジェクト管理文化を優先すると、その数は約 20% 増加しました。プロジェクト管理とプロジェクトの優先順位付けは、プロジェクトの成功に不可欠です。
プロジェクトに優先順位を付ける方法
プロジェクトの優先順位付けプロセスは、ポートフォリオ全体で基準の一貫性を保ち、組織の特定のニーズや目標に対処するために不可欠です。プロジェクトのリストに優先順位を付けするための基本的なステップは次のとおりです。
- プロジェクトリストの作成: 潜在的なプロジェクトと既存のプロジェクトのリストを作成します。経営幹部、部門長、プロジェクト リーダーに相談して、会社のプロジェクト ニーズを正確に評価できるようにします。
- 明らかな優先度レベルでプロジェクトを整理する:
プロジェクトの優先順位が明白である場合もあります。「プロジェクトの優先順位付けを行うには、個々のプロジェクトのリストを作成し、緊急かつ重要なものを分離することで、すぐに何に集中すべきかを知る必要があります」と、ネクターの共同創設者兼 CEO である Trevor Larson は述べています。 - 優先順位付け基準の決定: プロジェクトの優先順位がすぐに明らかでない場合は、会社の特定のニーズと目標に基づいて優先順位付け基準を決定します。
- タスクの分析とランク付け: これらの優先順位付け基準をプロジェクトに適用して、それぞれの緊急度と重要性を判断し、それに応じてランク付けします。
マトリクスやテンプレートを使用して、優先順位付けの取り組みを支援することを検討してください。優先順位付けテンプレートは、意思決定を支援し、優先順位付けプロセスを追跡するのに役立つツールです。また、IT プロジェクトの優先順位付けに関する具体的な詳細もあり、IT に焦点を当てたチームのプロジェクトに優先順位を付ける場合に役立ちます。
プロジェクト優先順位付けテンプレート
プロジェクト優先順位付けテンプレートのダウンロード
このプロジェクト優先順位付けテンプレートを使用して、事前に入力された基準、または組織に固有の入力基準に基づいてプロジェクトをランク付けします。各セルに 1 ～ 5 の値を入力して各変数の重要性を示してください。テンプレートによってリスト内の各プロジェクトのスコアが自動的に計算されます。
プロジェクトの優先度
プロジェクトは、高、中、低、または重要度なしで分類できます。これらのレベルを考えるもう 1 つの方法は、「実行、委任、スケジュール、削除」です。選択する優先順位付けの基準とフレームワークによって、各プロジェクトの優先度が決まります。
優先度レベルを決定する方法をより深く理解するには、優先度マトリクスの使用ガイドをお読みください。
プロジェクトの優先順位付けプロセス
プロジェクトの優先順位付けプロセスは、一貫した一連の変数に基づいてプロジェクトをランク付けするフレームワークを作成するのに役立ちます。プロジェクトの優先順位付けを決定するための特定のテクニックとプロセスのリストを次に示します。
- Kano: Kano モデルは、最終製品で利用できる機能が、そのプロジェクトに対する顧客の満足度を決定することを示しています。エンドユーザーに高い満足度を提供する機能を特定し、それらのプロジェクトに優先順位を付けます。
- 返済期間: 返済期間とは、投資のコストを回収するのにかかる時間です。回収期間を計算する際には、継続的なコストと収益の可能性の両方をメモします。返済期間が短いプロジェクトが好ましい場合もありますが、プロジェクトの期間と継続的なリターンの可能性も考慮する必要があります。これは、キャッシュ フローに焦点を当て、潜在的なリスクやハードルを考慮しない簡単な方法です。
- 正味現在価値: 正味現在価値は、プロジェクトの現在のコストと ROI を比較したものです。正味現在価値は、割引キャッシュ フローの可能性を考慮に入れますが、多くの非財務変数を残します。
- スコアリング モデル: スコアリング モデルは、意思決定者が事前に決定した基準に基づいてプロジェクトに数値を割り当てます。スコアが高いほど、優先度の高いプロジェクトに対応します。
- ストーリー マッピング: ストーリーマッピングとは、製品に対するユーザーの経験を示す仮説的なマップを作成するプロセスです。このマップは、ユーザーが操作する可能性が最も高く、最も重要な製品の機能を強調表示するのに役立ちます。詳細については、ダウンロード可能なユーザー ストーリー テンプレートのリストをご覧ください。
- MoSCoW 法: MoSCoW は、「持たなければならない、持っているはず、持てない、持っていない」を表す頭文字です。MoSCoW 法は、オプションを 4 つの優先順位付けカテゴリーにすばやく並べ替える優先度マトリクスです。これは、プロジェクトを緊急度と重要度で並べ替える、従来の 4 つの正方形の優先度マトリクスのバリエーションです。
「MoSCoW は、プロジェクト管理やソフトウェア開発などの業界で一般的に使用される管理頭文字ですが、日常的な優先順位にも適用できます。私たちは、すべてのプロジェクトの一環として MoSCoW アプローチの概要を説明します」と、帝国クラフターの創設者、アンシュ・グプタは言います。 - 分析階層プロセス: 分析階層プロセスは、プロジェクト間の一連のペアごとの比較を通じて、プロジェクトの優先順位を決定します。会社のニーズに最も関連する基準を使用して、プロジェクトごとに数値スコアを作成します。スコアが高いほど、プロジェクトの優先度が高くなります。
- データ開発分析: データ開発分析は、類似する組織単位の相対的な効率を測定します。プロジェクト マネージャーは、この方法を使用して生産性の高いユニットを特定し、それに応じてプロジェクトに優先順位を付けることができます。
- 優先度マトリクス: 優先度マトリクスは、リスト上で最も重要なプロジェクトを決定するのに役立つ簡単なツールです。優先度マトリクスは、緊急度と重要度を測定する 2 対 2 の正方形と同じくらい簡単です。また、多くの変数を比較する大きなグリッドにもなります。
- リスク優先度マトリクス: CreditDonkey の VPN アナリスト、Alex Claro 氏は、変更された優先度マトリクスを使用してリスク レベルに優先順位を付ける方法を共有しています。「まず、最悪のシナリオを含むリスクのリストを作成します。リストをまとめたら、どのリストが問題を引き起こす可能性が最も高いかを把握する必要があります。この段階では、影響の大きいリスクが発生しないようにする方法を検討する必要があります。これらはあなたの主な懸念事項です。これにより、最も深刻な影響を及ぼす可能性が高いリスクを特定し、そのリスクを軽減するための措置を講じることができます」。
プロジェクトの優先順位付けのメリット
プロジェクトの優先順位付けには多くのメリットがあります。チームはより効率的に時間を過ごし、より整理され、プロジェクトの成功率を高めます。ここでは、専門家がプロジェクトの優先順位付け戦略を実施することから挙げたメリットのリストを次に示します。
- 効率性の向上:
ブルー ナショナルのオペレーションズ担当バイスプレジデント、レスター・マクラフリン氏は、優先順位付けの改善に関する自社の経験を共有します。「私たちは確かにワークフローの改善を見てきました。サービスに対する需要が圧倒的に多い中で、回避可能な非効率さに無駄にする時間はありません」と彼は言います。 - 組織の改善: 優先順位付けプロセスは、プロジェクトやタスクを管理しやすい階層構造に整理します。「私はアイゼンハワーのマトリクスを使って、プロジェクトを重要なもの、重要でない、緊急でない、または緊急ではないと分類しています。プロジェクトのマトリクスの正方形に基づいて、タスクはすぐにやらなければならないもの、いつ取り組むべきかを決めなければならないもの、直属の報告書に委任できるもの、またはリストから完全に削除できるものになります」とラーソンは言います。
- 成功率の向上: 標準化された優先順位付けプラクティスにより、プロジェクトが会社の目標とニーズを遵守できるようにします。
- チームの結束力の向上:
プロジェクトの優先順位付けは、プロジェクトの可視性を高め、チーム内のコミュニケーションを改善することで、ストレスを減らします。「ストレスや生産性管理には、組織内のプロジェクトの優先順位付けが不可欠です。従業員は、次に来るもののストレスなく一貫して仕事を提出できれば、より幸せで、より充実しています」と、Flywheel Digital の CEO 兼オーナーであるマイケル・スティールは言います。 - バイインの改善: 効果的なプロジェクトの優先順位付けは、プロジェクト マネージャーに対する信頼を経時的に築きます。経営陣は、従業員が率いるプロジェクトを成功の実績を持つプロジェクトをサポートする可能性が高くなります。
プロジェクト管理における競合する優先順位
競合する優先順位は、成功の障壁となります。組織にとって最も重要な優先順位付け基準を特定するのは難しいかもしれませんが、可視性とコミュニケーションを維持することは、歓迎されない驚きを避ける上で重要です。
すべての関係者が優先順位付けの基準を選択することを確認します。そうすることで、競合する優先順位を持つチーム メンバーの声を聞き取り、対立を軽減できます。優先順位付け基準を選択したら、必ず会社全体で一貫性を保ちます。
「競合する優先順位では、まず同僚や信頼できる同僚から第二の意見を得て、優先順位の性質を正しく解釈し、実際に競合していることを確認することは理にかなっています。重要度を競う場合は、休日や季節的な不況のために市場状況の変化や人手の複雑さなどにより、失敗のリスクが時間の経過とともに増加するリスクに優先順位を付けます」とラーソンは示唆しています。
さらに、Steele は、企業がプロジェクト管理ソフトウェアを使用してタスクを追跡し、整理を維持することを示唆しています。「[PM ソフトウェア] は、競合する優先事項でも、自分のやっている仕事がはるかに管理しやすいと全員が感じるのに役立ちます」と彼は言います。「ROI に直接貢献するタスクよりも、社内のタスクに優先順位を付けるのは難しい場合があります。それでも、収益に直接反映されていなくても、会社として重要な価値を持つチームへの見積もり値に基づいて優先順位を付けます」と述べています。
プロジェクトに優先順位を付けるタイミング
プロジェクトの優先順位付けは、プロジェクト マネージャーのスケジュールの定期的な一部である必要があります。ベンチャー企業の過程でニーズが変化するため、現在のプロジェクトと潜在的なプロジェクトが常にポートフォリオにどのようにランク付けされているかを評価することが重要です。
プロジェクト マネージャーが、プロジェクトの可視性、プロセスの不整合、共同作業の内訳の欠如に気づいた場合は、優先順位を再評価する必要があります。これらの問題にはさまざまな原因があるかもしれませんが、優先順位基準が不明確または古い問題を指摘しています。
Pairwise プロジェクトの優先順位付けテンプレート
Pairwise プロジェクトの優先順位付けテンプレートのダウンロード
このテンプレートを使用して、プロジェクトを相対的な重要性で迅速に整理します。プロジェクトをグリッドに入力し、各ペアごとの比較で重要なプロジェクトを決定します。プロジェクトごとに結果として得られる数値スコアによって、優先順位付け基準を特定する必要なく階層が作成されます。
プロジェクト スコアリング基準の優先順位付けテンプレート
プロジェクトスコアリング基準の優先順位付けテンプレートのダウンロード
このプロジェクト スコアリング基準テンプレートを使用して、会社の優先順位付けマトリクスの最も重要な基準を決定します。主要な意思決定者に相談し、対応を記録して比較し、部門間で最も重要な基準を特定します。上記の優先順位付けテンプレートに結果を入力して、全社的に使用するための標準化されたフレームワークを作成します。
加重プロジェクトの優先順位付けスコアリング テンプレート
加重プロジェクトの優先順位付けスコアリング テンプレートのダウンロード
より複雑な比較を行う場合は、この加重プロジェクトの優先順位付けスコアリング テンプレートを使用してください。主要な意思決定者から収集した優先順位付け基準をテンプレートに入力し、重みを選択し、プロジェクトごとにスコアを付けます。その後、結果として得られる数値スコアに基づいて、さまざまな基準の重要性をランク付けできます。
プロジェクト優先順位付け促進キット
プロジェクトの優先順位付け促進キットで役立つテンプレートをご覧ください。このキットには、プロジェクトの優先順位付けテンプレート、加重プロジェクトの優先順位付けスコアリング テンプレート、プロジェクト スコアリング基準の優先順位付けテンプレート、上記のペアごとの優先順位付けテンプレートが含まれています。適切に優先順位付けされたプロジェクトのポートフォリオは、プロジェクト ポートフォリオ管理やプロジェクト選択の際に役立ちます。
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