優先度マトリクスとは？
優先度マトリクスは、優先順位付けマトリクスとも呼ばれ、重要なタスクやプロジェクトを特定する目的で使用される、カスタマイズ可能なツールです。 優先度マトリクスは、緊急度と重要度を比較するシンプルなチャートであったり、多くの基準を分析する複雑なグリッドであったりします。
優先度マトリクスは、今後予定されているプロジェクトやタスクのリストを、重要度の高い順にランク付けする際に最も役立ちます。 独自の基準を設定することで、組織のニーズに合ったプロジェクトの選択プロセスを支援するために、マトリクスを作成して使用できます。
優先度マトリクスを使用する場合、タスクやプロジェクトを次のカテゴリーを表す象限に整理します。
- 重要かつ緊急
- 重要だが緊急ではない
- 緊急だが重要ではない
- 緊急ではないし、重要でもない
そうすることで、チームはまずどのタスクに取り組むべきかを簡単に確認できます。
優先順位付けマトリクスが便利な理由は何ですか？
優先順位付けマトリクスは、複数のプロジェクトやタスクの選択肢を絞り込み、関係者が最も優先度の高いアイデアを特定するのに便利なツールです。 優先度マトリクスは、カスタマイズでき、操作が簡単で、読みやすいため、意思決定を容易にします。
優先度マトリクスの使用タイミング
優先度マトリクスは、重要度別にプロジェクトやタスクのグループをランク付けする必要がある時に使用します。 優先度マトリクスでは、どのタスクが緊急で、どのタスクを任せるか、どれを時間ができた時に完了できるかがわかります。
プロジェクト管理における優先度マトリクスとは何ですか？
優先度マトリクスは、主にプロジェクト管理において、潜在的なプロジェクトの選択を促進するために使用されます。 また、プロジェクトマネージャーはマトリクスを使うことで、チームにタスクを任せる、プロジェクト計画を立てる、日々の割り当てを綿密に計画する、などが可能になります。
優先度マトリクスは、意思決定プロセスに直接関与しない関係者用に作成する、共有可能な紙の証跡としても役立ちます。 これらの記録を利用することで、隠れた議題を避け、グループ内の合意を促進することにより、意見の不一致を解決できます。 意思決定に関わる選択基準を関係者が見直せるようにすれば、プロジェクトの可視性とバイインが高まり、チームの結束力の向上とベンチャー企業の成功につながります。
優先度マトリクスを使ったプロジェクトの優先順位付け方法
優先度マトリクスでは、プロジェクトの優先順位付けに4つのステップを経ることをおすすめします。 最初に、プロジェクトのリストを作成します。 次に、比較に用いる最も重要な基準を選択します。 次に、プロジェクトごとに基準に従って点数を付けます。 最後に、結果として得られたスコアを分析し、比較します。
- 潜在的なプロジェクトのリストを作成する： 関係者からの意見を集めて、優先度を設定するべきプロジェクトやタスクの一覧を作成します。
- 基準を選択して比較する： 「本質的なタスクを最高水準で遂行するには、優先順位を競わないようにしてください」と、CocoFinderの共同創業者、Harriet Chan氏はアドバイスします。 マトリクスが使いやすく、読みやすいよう、優先順位付けの基準を5つの項目に制限します。 選択チームのメンバーが判断した相対的な重要性に基づいて基準を重み付けします。
- スコアを各基準に割り当てる： リストのすべての項目に対して、各基準に数値を割り当てます。 これらの数字は、各基準の重要性のレベルを示します。 それらを追加して、各プロジェクトにスコアを割り当てます。
- 分析して結果を比較する： プロジェクトのスコアを互いに比較し、優先度を判断します。 通常、スコアが高いプロジェクトはより重要なプロジェクトであることを示しますが、必ず状況分析を行い、スコアが低く思えるものがないか確認してください。 結果が正しく見えない場合は、基準とその重みを再評価してから、やり直してください。
プロジェクトの優先度
最も基本的なレベルでは、各プロジェクトを重要度の高低で分けることができます。 多くの人々が、プロジェクトを非常に高いあるいは非常に低い重要度、並みの重要度に分類すると便利だと感じています。 また、プロジェクトを緊急度別にさらに比較すると、より明確なイメージが得られます。
- 優先度 - 高： これらのプロジェクトは組織にとって非常に重要です。
- 実行する： 重要度が高く、緊急度が高いプロジェクトをできるだけ早く完了させます。
- 優先度 - 中： これらのプロジェクトは通常必要ですが、現在のところ最も重要ではありません。
- デリゲート： 重要度が低く、緊急度の高いタスクを適切なタイムラインで代わりの人に割り当てます。
- スケジュール： 重要度が高く、完了までの緊急度が低いタスクは、それに取り組める時期にスケジュールします。
- 優先度 - 低： これらのプロジェクトは、現時点ではそれほど重要ではありません。
- 削除： 重要度と緊急度が低いプロジェクトは置いておきましょう。 後でそれらを再検討し、優先度が時間の経過とともに変化するかどうかを評価することもできます。
優先度マトリクスの使い方
企業は、タスクの割り当て、潜在的なプロジェクトの重要度のランク付け、あるいは選択プロセスを文書化してプロジェクトの可視性を確保するなど、さまざまな理由で優先度マトリクスを利用しています。
「優先度マトリクスの潜在能力を最大限に生かすために、具体的なステップに従います。 まず、プロダクトバックログを更新し、優先度が必要な項目の一覧を作成します。 次に、各項目をビジネスへの影響度でランク付けし、同じ規模でリスト内の各項目を必要な工数レベルで測定します。 項目とステップを設定した後、私たちは戦略的にマトリクス上の適切な象限にアクティビティを記入し、それに応じて優先的に対応したり、委任したり、または優先順位を下げます」と、Chan氏は言います。
次のステップでは、優先度マトリクスを使ってプロジェクトの優先度を割り当てる方法を説明します。
- プロジェクトを選択する： 優先度マトリクスは、潜在的なプロジェクトのリストをランク付けするのに非常に便利です。 選択基準に慎重に重みを付けることで、テンプレートで生成されるリストが各項目の会社での真の価値を確実に反映できます。
- 次のタスクを選択します： 優先度マトリクスは、プロジェクトのスケジュールを整理するのに役立ちます。 リストの主要なタスクに優先順位を付けることで、ビジネス計画のタイムラインを可能な限り論理的に設定できます。
- リストの項目に優先順位を付ける： 優先度マトリクスを使用して、可能な選択基準や求人サイトの一覧など、リスト内の項目を整理します。 選択基準やマトリクスの複雑さを調整することで、項目のグループに簡単に優先順位を付けることができます。
- 関係者にレビュー可能な情報源を提供する： 優先度マトリクスを後で参照できるように使用後に保存し、関係者に選択プロセスの記録を提供します。 また、完成したマトリクスをコミュニケーション計画の一部として関係者に送信するレポートに含めることも決定できます。
プロジェクト優先度マトリクスの作成方法を教えてください。
プロジェクト優先度マトリクスを作成するには、まずプロジェクト候補の一覧を作成する必要があります。 次に、選択基準とその重みを決定し、各項目にスコアを入力します。 最後に、スコアを比較して次のプロジェクトを決定します。
業務に最適なマトリクスを使う。 「質の高い優先度マトリクスは、使いやすく、迅速に実行できるものである必要があるため、可能な限りシンプルにする必要があります」と、Exam Papers Plusのディレクター、Faisal Nasim氏は示唆しています。
- 目標を決定する： マトリクスを使って何を達成するかを決定します。 新しいプロジェクトを選ぶのでしょうか、あるいはプロジェクト内の次のタスクを選びますか？ 緊急度や重要度で項目のリストをランク付けしていますか？ そうすることで、使用するマトリクスの種類を決定するのに役立ちます。
- リストを作成する： 関係者と相談し、包括的なオプションのリストを作成します。
- 基準とその重みを決定する： 「最良の測定基準はインプットとアウトプットです。 インプットとは、タスクを完了させるのに必要な時間、リソース、工数を指します。 アウトプットとは、本質的に、完成したプロジェクトが会社のために達成するものです。 インプットをタスクのアウトプットと照らして測定すれば、優先度マトリクス内での位置付けになります」とNasim氏は言います。 優先度マトリクスは重要度の低から高、緊急度の低から高までの選択肢を測定しますが、より複雑なマトリクスでは各基準の重みが異なる場合があります。
- マトリクス上の各オプションの位置を決定する： 各行と列の組み合わせて、各項目の位置を決定します。 緊急度が高く重要な項目はマトリクスの右上に、緊急度と重要度が最も低い項目は左下に表示されます。
- 結果を分析する： 右上の象限にある項目が、リストの中で最も重要である必要があります。 何か問題が出そうな場合は、より複雑なマトリクスを使って選択肢をさらに絞り込みます。
- 次のプロジェクトまたはタスクを選択します： 最も重要なタスクを見て、必要に応じて委任するか、完了させます。
優先順位付けマトリクスの例
優先度設定マトリクスの例をダウンロード
このテンプレートには、プロジェクトマネージャー向けのデイリーTo-Doリスト用のマトリクスデータのサンプルが含まれます。 独自のプロジェクトやタスクの優先順位付けのニーズを支援するために、簡単にカスタマイズできます。
より複雑なダウンロード可能なテンプレートについては、「無料の優先度マトリクスとプロジェクトの優先順位付けテンプレート」をご覧ください。
優先度マトリクスの強み
組織は、使いやすさ、カスタマイズの可能性、多様なタスクを大量にランク付けするために優先度マトリクスを選択します。 優先度マトリクスを使う主な強みを以下にまとめました。
- 重要なタスクを大量に整理できる： 多くのチームは、優先順位付けツールを使わないと、大量のタスクに優先順位を付けるのが難しいと実感しています。 重要なタスクリストの項目を［重要度が高い/低い］と判断するのは難しいでしょう。 優先度マトリクスは、重要なタスクのリストにさらに優先順位を付け、より効率的に取り組む際に使用できます。
- 簡単に更新し、変更することができます： マトリクス上の基準、重み、プロジェクトを簡単に更新できます。 これにより、時間の経過による項目の優先度の変化を簡単に把握できます。
- カスタマイズ： 優先度マトリクスは、非常にシンプルであったり、必要に応じて複雑であったりします。 理論上は、無限の選択肢と基準とそれらに対応する十分な大きさのマトリクスを比較することができます。 しかし、最適なマトリクスは、最も直接に仕事のニーズに対応するものです。
- 使いやすさ： 複雑な優先度マトリクステンプレートでも使いやすく設計されています。 リストを入力し、基準を選択し、スコアを入力するだけで、 マトリクスは明らかな結果を出してくれます。
- 多様な使用事例：
- CollectiveRayのデジタルコンサルタント兼Web デザイナーであるDavid Attard氏は、優先度マトリクスを使用して毎日のスケジュールを立てています。 「日々の終わりに優先順位のマトリクスを整理し書くことで、翌朝にすぐに作業に取り組めます。 ［緊急のタスクはどれか？］といった質問の回答に応じて項目を分別します。 どれが目標志向で、どれが最も影響を与えているか？などなど。 こうすることで、頭だけで優先順位付けに苦労して重要事項を逃すことはありません。」
- プロジェクトマネジメント支援： 「優先度マトリクスは、チームリーダーやマネージャーが仕事の割り当て方法を迅速かつ効果的に選ぶのに役立ちます。 最も収益性の高いタスクに注力することで、チームのアウトプットを最大化するのに役立ちます」とNasim氏は言います。
- バイアスを除去する： 良くできたマトリクスは、選択の段階から個人の偏見を取り除いてくれます。 「優先順位付けマトリクスは複雑な問題を分解し、感情的な所見にまどわされることなく客観的に作業できます」と、Chan氏は言います。
- 簡単に理解できます： 優先度マトリクスは一目で非常にわかりやすく出来ています。 直感的なデザインにより、チャート上の位置や最終スコアの数に基づいて、重要度の大小を選ぶオプションを簡単に特定できます。
優先度マトリクスの弱点
優先度マトリクスにはいくつかの潜在的な弱点があります。 結果に偏見を感じる場合もあれば、極めて異なるプロジェクト間でスコアが同じ場合もあるかもしれません。 マトリクスの結果が、ビジネスやプロジェクトの目標に対して直感的な方向性を持っていることを常に確認してください。
- 自己選択可能： マトリクスの結果は、基準と重みの自己評価に完全に依存します。 中立性を意識せずにマトリクスを作成してしまうと、作成者の偏見が明らかになります。
- タイスコア： 基準を慎重に選択して重み付けしても、大きく異なるプロジェクトでスコアが同じになることもあります。 その状況では、2つの紐付けされたオプションに固有の新しい基準を持つ新しいマトリクスを作成してから、やり直すのが最善です。
- 厳格さ： 組織によっては、優先度マトリクスが厳格すぎる場合があります。 チーム全体が非常に小さく、密接に結びついている場合、マトリクスの作成に時間を費やしてタスクの優先順位を付け、割り当てる必要はないかもしれません。
- ラーニングカーブ： 新しい手法にはトレーニングが必要です。 この手法を始める人々を会社のミッションに関するトレーニングに参加させることで、どのタスクがどの象限に含まれるかを把握できるようにさせます。 また、優先順位付けの基準の背後にあるロジックを説明することで、すべてのチームメンバーが同じように対応できるようになります。
- プロジェクトに重大な遅延が発生する可能性があります： 「優先度マトリクスを使うと、重要なタスクが最後まで残してしまうことがあります。 さまざまなプロジェクトをそれぞれの投資収益率（ROI）に分解することで、リーダーは自然に最も収益性の高いプロジェクトに取り組む傾向があります。 管理が不十分な状況下では、最もシンプルで目立つプロジェクトを先に進める中で、必要だが報われないタスクが忘れられがちです」とNasim氏は警告します。 このまとめでは投資収益率（ROI）テンプレートをご覧になれます。
優先度マトリクスの種類
優先度マトリクスは、必要に応じて複雑にすることができます。 マトリクスとプロセスの種類は、ユースケース、比較する項目の複雑さ、あなたのそれらに対する経験によって異なります。
| アイゼンハワーマトリクス | これは、シンプルなタスクの重要度と緊急性のみに基づいて優先順位を付ける場合に使用します。 |
|---|---|
| かんばん | これは、プロジェクトの可視性や全体の視覚的なマッピングに関心がある場合に使用します。 |
| 一対比較評価 | これは、類似する重要度を持つ多数のタスクをすばやくランク付けする必要がある場合に使用します。 |
| スコアリングモデル | これは、多数の選択基準により、多数の異なるタスクやプロジェクトに優先順位を付ける場合に使用します。 |
| シックスシグマ | これは、組織のベストプラクティスとグループ全体のコンセンサスを基に、論理的に意思決定を行う必要がある場合に使用します。 |
アイゼンハワーマトリクスと優先度マトリクス
アイゼンハワーマトリクスは、最も単純な優先度のマトリクスの一つです。 2対2の正方形は、プロジェクトを重要度が高い/低い、優先度が高い/低いものに分けます。 アイゼンハワーマトリクスを使ってすぐにリストをランク付けできますが、複雑なマトリクスのニュアンスには欠けています。
アイゼンハワーマトリクスは、緊急度と重要度によって項目のリストに優先順位を付ける確立されたプロセスを提供します。 これは、小さなタスクに最適で、複雑なプロジェクトのランク付けにはあまり向いていません。 変数が2つだけの場合、4つのカテゴリーに含まれるより複雑な項目の重要性を区別するのが難しいことがあります。
タスクの優先順位付けの詳細については、タスクの優先順位付けのガイドをご覧ください。
優先度マトリクスとスコアリングモデル
スコアリングモデルは、ユーザーによって設定された基準と重みを使用して、複数のリスト項目に数値スコアを割り当てる優先度マトリクスです。 意思決定者は、財務、戦略、リスク評価のさまざまな基準を使用してプロジェクトのリストから選択します。
これは優先度設定マトリクスの最も複雑な形式の1つであり、プロジェクト内のタスクではなく、プロジェクト全体などの複雑な概念を比較するのに最適です。
優先度マトリクスとカンバン
かんばん方式では、プロジェクト計画とプロセスのすべてのステップを見える化し、プロジェクトの可視性を確保しようとします。 優先度マトリクスは、タスクのプロセス全体とプロジェクトの優先順位付けを綿密に示すため、かんばん法を強化する不可欠なツールです。
カンバンはプロジェクト内のタスクの視覚化を重視し、優先度マトリクスは優先度の高いタスクを最適で利用可能なリソースに割り当てるのに役立ちます。 追加の作業が提示または完了されると、新しいタスクを割り当て、優先度に基づいて視覚化できます。
かんばんプロセスの詳細については、かんばん手法のガイドをご覧ください。
優先度マトリクスとシックスシグマ
シックスシグマ とは、ビジネスプロセスを改善し、常にベストプラクティスを遵守するために開発されたシステムです。 そして優先度マトリクスは、シックスシグマの中で、論理的かつグループの合意に基づいて意思決定を行うために使用される分析ツールです。
「Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices（シックスシグマ成長手法の宝箱、ツールとベストプラクティス」では、著者のLynne Hambleton氏が、優先度マトリクスの 3 種類のユースケースについて議論しています。
- 完全な分析基準： これはシックスシグマのツールボックスの中で最も複雑なマトリクスです。 最大10個の基準を選択して重み付けして、プロジェクトなどの複雑な要素のリストに優先順位を付けるスコアを生成します。
- コンセンサス基準： このマトリクスでは、複数のチームメンバーの意見を用い、選択した各変数の平均数値スコアを生成します。 スコアの高い項目がより多くのグループメンバーにとって重要であるため、各変数に重みを付けるのに役立ちます。
- 組み合わせマトリクス： このマトリクスは一対比較評価と同じように機能しますが、各変数が互いに及ぼす影響も測定します。 マトリクスには効果の程度と方向を示す記号と矢印が含まれているため、経験豊富なユーザーは原因と結果のチャートを作成したり、アクションに優先順位を付けることができます。
Smartsheetで優先度マトリクスを使用したプロジェクトの選択と実行の効率化
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