無料ポリシーおよび手続きテンプレート：
専門団体や政府機関は、方針及び手順、サンプルテンプレートを頻繁に公開しています（たとえば、非営利団体や小規模企業の場合は、これらのヒントを参考 にしてください）。 業界に関連するサンプルをオンラインで検索できます。
テンプレートを使用して、時間と労力を節約することもできます。 以下には、開始用のダウンロード可能な 9 種類の使用事例専用テンプレートが用意されています。
無料ポリシーおよび手続きテンプレート：
明確に定義された IT 方針及び手順により、プライバシーとデータ漏洩を防止できます。 ITセキュリティイベントの後、ポリシーは災害復旧に役立ちます。 組織の規模によっては、1つまたは複数のドキュメントが存在する場合があります。 ソフトウェアとハードウェアの購入、および承認済みのモデルとバージョンについては、この Word テンプレートにガイダンスと手続きを追加することを検討してください。 独自のデバイス、訪問者ポリシー、パスワードポリシー、セキュリティイベント、および会社や組織に関連する考慮事項を追加します。
無料ポリシーおよび手続きテンプレート：
高等教育の方針及び手順は、スタッフ、学生、訪問者など、さまざまなグループに適用できます。 ポリシーは、業務の側面（行動やコースの質など）、または有形物（どの機器をどの業者から、どのようなプロセスで購入できるか）に対して期待を設定できます。 施設では、独自のテンプレートとスタイルガイドを Webサイトに公開することができます。 Wordでこのテンプレートを使用して、必要なものを判断しましょう。
無料ポリシーおよび手続きテンプレート：
[Basic Policy and Procedure Template - Word] をダウンロードしましょう
これは、組織に最適なセクションとコンテンツを含めるようにカスタマイズできる基本的なポリシーと手続きのテンプレートです。 目次のセクションは、ドキュメントの残りの部分に内容を追加すると更新されます。「参照」タブの「目次」グループにある「表を更新」をクリックするだけで、目次のセクションが更新されます。
管理ポリシーテンプレートを変更する
変更の管理 は、ビジネスの効率性と成功に不可欠です。 Word のこの変更管理ポリシーテンプレートを使用すると、変更、その適用範囲、および変更に関連する役割を記述できます。 変更管理のリスク、ポリシー、および手続きの詳細。
データガバナンスポリシーテンプレート
このデータガバナンスポリシーテンプレートは、組織のポリシーを構築するうえで重要な役割を果たします。 データガバナンス は、データにアクセスできるユーザー、データ使用状況の詳細、データの統合方法、データの保護方法を把握するのに役立ちます。
Key Remote Access Policy Elements テンプレート
キーリモートアクセスポリシー要素テンプレート - Word をダウンロードします
従業員やその他の貢献者は、オフサイトまたはリモートで仕事をしたいと、ますます考えるようになっています。 この方法では従業員の生産性が向上する可能性がありますが、ネットワークとデータのセキュリティに関する考慮事項が追加されています。 Word でこのチェックリストを使用して、リモートアクセスポリシーのドラフトを作成します。 考慮事項には、リモートで使用されるデバイス、自宅や公共の場所などの使用場所、安全な作業エリアなどが含まれます。
新人研修プロセステンプレート
新人研修 プロセス テンプレートをダウンロードしよう - Excel
新人研修とは、新入社員を組織に迎え入れるプロセスのことで、採用活動から始まり、例えば、IT部門へのアクセス要件の通知や企業文化の説明など、最初の採用活動よりもずっと長い期間継続することが可能です。 このオンボーディングプロセステンプレートでは、従業員が仕事を開始する前に考察すべきこと、および最初の日、週、月、 3 か月のレビューで考察すべきことについて説明します。
無料ポリシーおよび手続きテンプレート：
[スモールビジネス Template - Word] をダウンロードしましょう
たとえ数人の従業員しか雇用していなくても、従業員の安全や福利厚生、物的資産の安全確保や維持に責任を持つ必要があります。 この小規模ビジネス向けポリシーと手続きテンプレートを、会社に合わせてWordでカスタマイズします。 ハラスメント、職場の安全、喫煙とアルコール、薬物の使用、ITのベストプラクティスとセキュリティなどを網羅する方針及び手順を必ず考慮してください。
無料ポリシーおよび手続きテンプレート：
[Construction Policy and Procedure Template - Word] をダウンロードしましょう
建設の方針及び手順の主な目的の 1 つは、作業現場の安全性を確保することです。 建設書類には、従業員の安全トレーニング、危険の検査、緊急事態の管理などが記載されています。 このテンプレートを完成させ、すべてのスタッフが事故・事件が発生する前に準備されるように、すべての従業員をその準備でトレーニングします。
ポリシーとは何か
__LW_PS__}ポリシー は、組織のガイドラインと全体的な方向性を提供します。 ポリシーは、一貫性を確保するための構造を提供し、会社の価値や目標、規制や標準の順守を確保します。 ポリシーは通常、上級管理者によって設定されます。 __LW_PS__}ポリシードキュメント には、ポリシーの機能と必要な理由が記載されている必要があります。 また、ポリシーの作成、レビュー、実装、および管理を担当する個人、役割、または部門についても説明する必要があります。
手続きとは何ですか？
__LW_PS__}ポリシーの実行方法については、次の手続き を参照してください。 通常、手続きは従業員によって実行され、特定の動作を行う必要がある者とタスクの完了方法について説明します。
プロセスとは
ポリシーでは、会社の全体的なトーンを設定し、手続きでは、従業員が特定のポリシーを実施するために実行する必要があるステップを説明します。 これに対して、プロセスは、製品やサービスを実現するために、全社的な手続きをどのように整合させるかを説明するものです。 また、プロセスでは、誰が責任を負うかを詳細に説明し、必要なタスクが適切かつ期限内に完了するようにする必要があります。
方針及び手順の違い
方針及び手順を互いに区別することは重要ですが、ポリシーとそれに関連する手続きを同じドキュメントにまとめると、参照しやすく望ましい場合があります。 ポリシーは、組織の文化を定義できる構造を提供し、適切に定義されたポリシーは、長期的な目標を達成し、継続的な改善を追求するための道筋を提供します。 ポリシーは、リスクの軽減または回避にも役立ちます。 さらに、ポリシーは規制順守にも役立つ可能性があります。 手続きは、従業員がこれらのポリシーを実行するためとるがある手続きを示しています。 具体的な状況で何をすべきかを明確に説明し、行き当たりばったりの解決策を避けることができます。
効果的な方針及び手順の記述方法
方針及び手順の開発と完成には長い時間がかかる場合がありますが、いくつかの能力開発と構造化の手続きに従うことで、経験を迅速に進めることができます。 ポリシーテンプレートとプロシージャテンプレートが役立ちます。 あなたの分野や業界では、テンプレートが公開されているかもしれませんし、マニュアルの目的別テンプレートがオンラインで販売されており、テンプレートの複雑さによっては、550ドル以上で販売されていることもあります。 ソフトウェアテンプレート全集の価格は $3000 です。
効果的な方針及び手順を作成するための主な手続きは次のとおりです。
- 書き込みの準備： ポリシーや手続き書の作成は、プロジェクトとして捉え、マネジメントのサポートを得ることで、より効率的に行うことができます。 そうすれば、時間とリソースが有効に使えるようになります。 方針及び手順には法律上および規制上の重大性が含まれることが多いため、法務担当者が文書を点検することを検討してください。
ポリシーが必要な理由を明確に理解しておくことは、プロジェクトに集中し続けるためにも不可欠です。 フィールドまたは業種に適したテンプレートを選択すると、追加する必要があるコンテンツをよりよく理解しやすくなり、テンプレートを設計する必要性を軽減できます。 さらに、組織に手段があれば、文書管理・追跡システムを利用して、改訂を続け、必要な人がアクセスできる場所に文書を公開することができます。
- ドキュメントの作成： 文書を作成するには、現在の方針及び手順がある場合は、それを読むことから始めて下さい。 また、適用されるコンプライアンスまたは規制ガイドラインも確認してください。 特に手続きを作成する場合は、手続きを使用して作業を行う担当者に相談し、ワークフローの手続きを理解してもらう必要があります。 文書作成に関する従業員へのコンサルティングは、手続きへの関心と使用を確保するための最善の方法の 1 つです。
ドキュメントのドラフトを作成したら、手続きを実行して、ドキュメントの正確性を確認します。 ドキュメントの影響を受ける人に評価してもらいます。 最後に、CTO（最高技術責任者）やCEO（最高経営責任者）など、最高レベルの管理者からドキュメントの承認を得て、署名を受けます。
- 方針及び手順の実装： ドキュメントの成功を促進するために、その実装を計画します。 会社の Web サイトなど、ドキュメントを 1 つの中央の場所に発行します。 従業員は、ドキュメントを読んだ後に署名する必要があります. 新しい方針及び手順に対応するためのトレーニング計画を作成します。 そして、新しい規制や実務を文書に反映させるために、レビューサイクルを確立し、文書が常に関連性があるようにします。
言語とトーン
視聴者に適した言語とトーンを使用する。 あなたの組織がスタイルガイドと社内の用語辞典を持っている場合は、それを使用してください. 次のヒントを参考にしてください
- 用語と定義を一貫して使用する。
- 略語を説明する。
- 専門用語ではなく、一般的な言葉を使用します。 専門用語を使用する必要がある場合は、そのことを説明します。
- 包括的で性別に依存しない言語を使用します。
- 可能な場合は、一般情報を提供します。 たとえば、仕事を変更する可能性のある個人の携帯電話番号やオフィス番号ではなく、一般的な部門の電話番号を提供します。
- 正しい言葉を選択して、必要な行動とオプションの行動について明確にします。 これらの単語は、義務的な行動を示している必要があります。 この言葉は、オプションの行動を示唆している場合があります.
- 簡潔な言葉で短い文を書く。
- 可能な場合は、受動態ではなく能動態。で書き込みます。
読みやすいポリシーおよびプロシージャテンプレートのヒント
ドキュメントが見つけやすく読みやすければ、ユーザーはドキュメントを読み、参照する傾向があります。 方針及び手順について、次のような構造的なヒントを考察してください。
- リンク： 外部参照ドキュメントおよび内部セクションへのハイパーリンクを使用すると、ユーザーはドキュメントを簡単に検索できます。
- ドキュメントの命名： ドキュメントには、明確で一貫性のある名前を使用します。
- 見出し、数字、箇条書き： 特に長い文書の場合は、トピックの説明、セクションと段落の番号付け、箇条書きの使用など、明確で短い小見出しを使用することを検討してください。 一般に、文書の分割は 3 つのレベルに制限します。
方針及び手順の作成に役立つリソース
会社は、ポリシーテンプレートと手続きテンプレートを会社の Web サイトに公開することがあります。これにより、デザインと書式設定を検討する必要性が軽減され、含めるコンテンツに関するヒントが提供されます。 一部の標準およびフィールドでは、テンプレートもオンラインで公開されます。 組織のドキュメント管理プラットフォームでの経験によっては、文書をワードプロセッサーで作成し、オンラインでアップロードするように送信する必要があります。 また、組織では、明確、正確、簡潔に加えて、トーンや言語にもアクセスしやすく、包括的なものにするための参照を指定することもできます。 文書に何を含めるかについて法的な懸念がある場合は、会社の弁護士に相談してください。 法的な質問は、オンラインで投稿するポリシーと手続きテンプレートを含む連絡先メールを含めることができます。
方針及び手順テンプレートのコンテンツの種類
業界によっては、方針及び手順で特定のコンテンツが必須になる場合があります。 ただし、一般的には、ドキュメントは組織に役立つものであり、他の方法には役立つものではありません。 状況に合わせてコンテンツをカスタマイズします。 ポリシーと手続き書を別々に作成することもできますし、一つの大きな文書にすることもできます。 次に、考えられるポリシートピックの一部を示します。
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基本セクション
- ドキュメントヘッダー： ヘッダー情報（メタ情報とも呼ばれます）には、ポリシータイトル、ポリシー番号、改訂日、公開日、承認者の署名、 および部門。
- 目的： これは、ポリシーの内容と、ポリシーが適用される理由（標準や規制へのコンプライアンスを促進する方法など）を説明します。
- ポリシーステートメント： ポリシーの全体的なフレームワークとその意図を説明する。
- 定義： ポリシーに用語を定義します。特に、複数の意味を持つ単語や語句を定義します。 定義によってポリシーが明確になり、組織が訴訟に直面した場合に重要になる可能性があります。
- 目次： 文書がオンラインで公開されているか、 PDF に作成されているか、印刷されているかにかかわらず、目次はユーザーが情報をすばやく見つけるのに役立ちます。 ハイパーリンクされた目次は、電子ドキュメントの便利な機能です。
- ポリシーと手続き： ポリシーと手続きの詳細については、 1 つのドキュメントに記載されている場合があります。
- 範囲： ここでは、ポリシーが適用される個人、部門、またはグループについて説明します。 明確にするために、該当しない従業員またはその他の従業員について説明してください。
- 責任： コンプライアンスを確保するために、ドキュメントの作成とドキュメントおよびアクティビティのレビューを担当する役割を指定します。
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追加セクション
- 組織図： 組織図には、部門と個人がどのように相互に関連しているかが示されます。
- ドレスコード： 組織に適した服装とは何かを話し合います。
- レポート： レポートポリシーは、方針及び手順で必要なドキュメントをどのように保存するかを説明します。
- ジョブの説明： 各職務の責任を定義します。
- 煙、薬物、アルコール、武器なし： 組織は、喫煙やアルコールの摂取を施設内で禁止するように指定できます。 また、薬物検査による施設外での薬物使用を禁止することもできます。 また、組織の財産から武器を禁止することもできます。
- 携帯電話： 携帯電話ポリシーは、従業員が所有する携帯電話の使用をビジネス関連の活動に制限します。
- コンピュータとインターネット： コンピュータおよびインターネットの使用ポリシーには、会社所有の資産でどんな活動が許されているかが記述されています。
- ソーシャルメディア： 組織のソーシャルメディアポリシーでは、特定の部門外の従業員がソーシャルメディア活動で組織を参照できるかどうかを指定します。
- 出勤： ここでは、従業員の出勤、勤務時間、不測の欠勤や遅刻がない期待について説明します。
- ハラスメント防止： ハラスメント防止ポリシーは、何が組織が許容できない行動と見なされるかを伝えるのに役立ちます。 これらのポリシーでは、許容できない行動が証明される場合の結果についても要点を述べます。 ハラスメント防止ポリシーの重要な部分は、事前定義された苦情処理です。
- 安全性： 安全方針および手続きは、事故および負傷の可能性を防止または低減する行動を奨励します。
- 従業員評価： このような措置が必要になる前に、従業員の評価と懲戒処分のプロセスを概説することが重要です。
- 図と図面： 手続きについては、これらのツールを使用して説明するのが最適です。
- 記録の管理： ポリシーの保守に関連する記録を保存する方法と場所について説明します。
- 公的な差別禁止声明: 非差別政策では、人種、色、性別、性自認、宗教、出身国、性的指向に基づく差別的扱いを許容しないと宣言します.
- 方針及び手順の運営： これらは、経営陣が意思決定を行う際に役立つ枠組みとして、組織の取締役会によって作成されます.
- 財務： 財務ポリシーには、品目の調達方法と品目の確保の承認経路が記載されています。
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