ギャップ分析で何ができるのか？
ギャップ分析では、期待される結果に照らして実際の結果が測定され、最適ではない、または欠けている戦略、プロセス、テクノロジー、スキルを見つけます。ギャップ分析の結果を活用し、目標を達成するために会社が取るべきアクションを提案しましょう。
現在の状態と目標の状態を比較することで、企業、ビジネス ユニット、チームが、パフォーマンスや結果を改善し、進むべき道をより早く歩むために取り組む必要があることを判断できます。企業は、ギャップ分析プロセスを活用して、個人またはチームのパフォーマンスを向上させ、タスクを遂行する能力、パフォーマンス レベル、生産性などの項目を調べることもできます。このプロセスは、ニーズギャップ分析、ニーズ分析、ニーズ評価とも呼ばれます。
将来を見据えたリスク評価とは対照的に、ギャップ分析では現在の状態を調べます。American National Standards Institute (米国国家規格協会、ANSI)、American Society for Industrial Security (米国産業安全保障協会、ASIS)、および Risk and Insurance Management Society (リスクおよび保険管理協会、RIMS) の基準では、リスク評価に組織の目的と結果に対する不確実性の特定、分析、評価が含まれると述べています。
また、パフォーマンスとポテンシャルを比較する手段としてギャップ分析を活用することもできます。つまり、個人、グループ、製品が本来持つポテンシャルをどれだけ引き出せていなかったのか？リソースがニーズを満たしていなかったのか？ということです。
ギャップ分析は、他のビジネス プロセスに適用して、改善のために使用するレポート プロセスとして活用できます。ギャップ分析を製造または生産に適用することで、現在の割り当てレベルから最適なレベルに近いリソースの割り当てと統合のバランスを取ることができます。これらのリソースとは、時間、お金、材料、人的資源などです。
現実と概念の違い
現実世界を調査する現実ギャップ分析や、架空のシナリオを調べる概念ギャップ分析を行うことができます。どちらの分析でも同じテンプレートを使用できますが、概念ギャップ分析を行う際は、どのパラメーターを使用するか想定しておく必要があります。反対に、現実ギャップ分析では実際の事実とデータを使用します。
戦略レベルと運用レベルの違い
ギャップ分析には、組織全体と組織レベルでの計画と実行に焦点を当てた戦略レベルのものもあれば、チームや部門の日常業務に焦点を当てた運用レベルのものもあります。どちらの方法も実際の状況に基づいているため、想定を行う必要はありません。
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ギャップ分析の事例
会計、販売、顧客サービス、人事など多くのビジネス部門で、ギャップ分析プロセスが使用されています。以下に、企業がギャップ分析を使用できる事例の具体例をいくつか紹介します。
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新製品の発売: 企業が新製品を発売した後、ギャップ分析を行って、売上が予測売上を満たさなかった理由を判断することがあります。
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生産性: 工場の生産性が期待値、対象となる顧客のニーズ、あるいは設定された一連のビジネス要件を満たしていない場合、ギャップ分析を行うことで修正するべきプロセスを決定することができます。
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供給管理: 病院で物資が定期的に不足していることが判明した場合、ギャップ分析を実行してその理由を特定できます。
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販売実績: メーカーは、製品カタログの販売実績を見て、適切な製品を生産していることを確認し、その結果を使用して、さらに生産できる可能性のある分野を最大化することができます。
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個人の評価: 会計事務所のチーム リーダーは、各メンバーが自分自身のギャップ分析を行うようにします。その結果を使用することで、各メンバーのパフォーマンスを向上させるための目標が見つかるだけでなく、誰もが実行できるベスト プラクティスも引き出すことができます。
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製品評価: ソフトウェア会社は、自社の製品に対してギャップ分析を行い、ビジネス要件で概説されているすべての機能が存在し、想定どおりに作動していることを確認できます。
企業がギャップ分析を行う理由
企業はギャップ分析を行うことで、会社の現状とあるべき姿の違いを明らかにすることができます。ギャップ分析により、これらの違いを評価し、原因を特定して、ギャップを埋めるために必要なステップを知ることができます。
プロジェクト管理において、企業がタスクやアクティビティを実行している方法と理想的な方法における違いは、CΔV (「C デルタ V」と発音)、または現状と理想のギャップと呼ばれます。目標のメトリックと実際のメトリック間におけるパフォーマンスの差は、AΔT (「A デルタ T」と発音)、または現実と目標のギャップと呼ばれます。
以下に、企業がギャップ分析を実行する可能性のある理由のいくつかを紹介します。
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ベンチマーク: 外部基準に照らして結果を比較します。コンピューター会社であれば、業界のパフォーマンス基準に照らして自社の立場を確認し、お菓子の製造会社であれば競合他社と自社の評判を比較できます。
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ポートフォリオ分析: 製品ポートフォリオを調べて新しい販売チャンスを探る際に、企業はギャップ分析を活用して、販売する新製品を特定できます。逆に、売れ行きが悪い既存の製品を見つけ出して、ギャップ分析を使用してその理由を特定することで、その製品を宣伝したり (マーケティングで目立たせる、セールを行うなど)、その製品を顧客のニーズをよりよく満たすように変更したり、ポートフォリオから削除したりすることもできます。
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利益: 予測利益率に達していない場合、企業はギャップ分析を使用して、何が悪かったのか、それが計画中か実行中かを判断できます。組織は材料費として予想以上に高い費用を支払ったのか、それとも予期せぬ競争のために価格を下げなければならなかったのかなどを判断します。
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プロセス: ギャップ分析は、プロセスの欠点を明らかにするのに役立ち、実際の結果を期待される結果まで引き上げることができます。海運会社の場合、AP プロセスを調べて、多くのベンダーが時間どおりに支払いを受け取っていない理由を確認したり、請求プロセスを調べて、多くのサプライヤーが期日が過ぎるまで請求書を受け取らない理由を確認したりすることができます。
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パフォーマンス指標: ギャップ分析は、新規顧客の獲得、平均注文数量、投資利益率 (ROI) など、重要業績評価指標にも適用できます。携帯電話会社の場合、顧客獲得の目標を達成できなかった理由を探すことができ、海産物会社の場合、期待したほど多くのサーモンを処理しなかった理由を探すことができます。
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利用量ギャップ: 利用量ギャップとは、製品またはサービスの現在の市場規模と潜在的な市場規模の間に見られる差のことです。この分野でギャップ分析を行うことにより、組織は、製品またはサービスがその潜在能力を最大限に発揮できていない理由を理解することができます。企業の評判によって売上が下がっているのでしょうか？それとも、経営陣が製品の需要を読み間違えたのでしょうか？
市場ギャップ分析とは？
市場ギャップ分析とは、需要が供給を上回る販売チャンスを調査する方法のことです。組織は、社内または社外で実行できる市場ギャップ分析を使用することで、社員の意見ではなく、市場の実情に基づいて意思決定を行うことができます。
市場ギャップ分析は、市場調査とは異なり事後に行うものではなく、事前予測的なものです。一般消費者を対象としてビジネスを行う (B2C) 企業は、このプロセスを頻繁に活用しています。こういった企業が調査する市場には、地理的なもの (西海岸に自社製品に似た製品を販売している企業はない)、製品ベースのもの (財布にもなる携帯電話ケースを誰も販売していなかった時代があった)、サービス ベースのもの (ある都市には犬がたくさんいるが、散歩代行業者やその他のペット ケア企業が少ない)、既存の資源をよりうまく利用する方法を探すもの (Uber (ウーバー) が Uber Eats (ウーバー イーツ) を始めた場合) などがあります。
戦略ギャップ分析とは？
戦略ギャップ分析では、自社の戦略を競合他社の戦略と比較します。企業は競合他社のアプローチの中で最も優れた部分を採用し、その部分を自社の既存する戦略で最も成功している部分と統合させることができます。
ギャップ分析を行うタイミング
企業はいつでもギャップ分析を実行できますが、その効果を最大限に発揮するには実行するタイミングをよく考える必要があります。戦略計画期間の前や、部門や冒険的な事業のパフォーマンスが低い時には、ギャップ分析を定期的に実施してください。
ギャップ分析は、多くの場合、戦略計画の重要な部分であり、組織が目標を達成するための戦略を定義するのに役立つプロセスです。ギャップ分析により問題を見つけ出すことで、企業は戦略を調整してより状況に即したものにしたり、戦略に合わせて自社のプロセスを更新したりすることができます。
組織がパフォーマンスに関する問題を見つけようとしている場合、ギャップ分析は、不足している部分を特定するための重要なツールです。たとえば、企業が自社の評判を向上させたり、ローンを申請したりするためにマーケティング キャンペーンを開始する場合、市場ギャップ分析を実行して、地域経済に与える影響を判断し、そのデータをキャンペーンまたはローン申請の一部として使用できます。同様に、企業が監査やその他の監視活動の準備をしている場合、ギャップ分析は、その企業が遵守している規制と、残りの規制を満たす計画があることを監査人に示す先行的な方法です。
ギャップ分析のメリットと課題
ギャップ分析は、成長の機会の特定やリソースの優先順位付けなど、さまざまな方法で組織にメリットをもたらします。また、ギャップ分析は困難で時間がかかる場合があるため、対象とする部門に関する深い知識が必要です。ギャップ分析の主なメリットと課題を以下にまとめました。
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効率、製品、収益性、プロセス、顧客満足度、パフォーマンス、関与、競争上の優位性といった改善を必要とする領域に対する理解
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プロジェクト要件が満たされていることの確認
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対処するべき弱点と欠点を持つ領域の発見
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認識と現実における差異の明確化
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より良い意思決定につながる、意思決定者を導くための情報提供
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資源を展開し、エネルギーを集中させるために最適な場所の発見
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ニーズの優先順位付け
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ギャップ分析が成功した場合、その結果の明確さと分かりやすさ
ギャップ分析は価値のあるものですが、完璧ではありません。ギャップ分析のプロセスに関連する課題としては、以下のようなものがあります。
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ギャップ分析が成功するかどうかは、プロセスに関与する人々の知識と粘り強さに依存しています。
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プロセスで原因のいくつかが明らかになる場合がありますが、十分に深く掘り下げなければ、提案された解決策で本当の根本的原因を解決できなかったり、背後にある複雑な問題を見逃してしまったりする可能性があります。たとえば、営業実績を評価する場合、分析で営業担当が新製品を十分に売り込んでいないと結論付けられるとしても、その理由が分からないことがあります。営業担当が製品に精通していないのでしょうか？顧客が今使用している製品からの乗り換えを望んでいないのでしょうか？または、新製品が宣伝どおりに動作しないのでしょうか？
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状況が絶えず変化しているため (特に大規模な組織や動きの速い業界)、分析が不正確になる場合があります。
ギャップ分析の行い方
ギャップ分析は簡単に実行できます。まず、評価する領域を決めて、その理想的な結果がどのようなものなのかを提示します。次に、現在の状態を分析します。現在の状態を理想的な結果と比較し、その差を数値化します。最後に、そのギャップを埋めるための計画を立てます。
大規模な組織では、通常、ビジネス アナリスト、プロジェクト マネージャー、プロセス改善チーム、経営陣がギャップ分析のプロセスを担当します。しかし、トレーニングを若干行って、適切に設計されたギャップ分析のテンプレートがあれば、誰でもこのプロセスを行うことができます。
プロセスをすでに要約している組織もあり、それに従うことができます。しかし、ここではギャップ分析を実行するための基本的なステップを以下に説明します。
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分析する領域を特定し、達成するべき目標を決めます。
たとえば、工場が生産目標を達成していない理由を把握する必要があるとします。この場合の目的は、目標が達成されなかった原因を発見し、その原因を取り除く方法を提案することになります。 -
理想的な将来の状態を定めます。すべてが計画どおりに進んだとしたら、どうなっているでしょうか？
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現在の状態を分析します。目標を達成できなかった原因は何でしょうか？たとえば、従業員が十分にトレーニングを受けていませんでしたか？生産現場の人員が不足していましたか？必要な材料を常時入手できていましたか？生産現場の配置によって生産が遅れてしまいましたか？
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現在の状態と理想的な状態を比較します。実際の生産量は目標とどれほどの差がありましたか？たとえば、毎時 1,000 台を生産することを目標としていたのに対し、毎時 800 台しか生産できなかったでしょうか？
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ギャップを説明し、違いを数値化します。ユニット生産の例 (ステップ 4 で説明) では、20% の不足が発生しています。潜在的な原因を調査した後、ギャップに対して各従業員がどのように対処できるかを説明します。この例では、ギャップを生み出している原因が、不十分なトレーニングが 5%、人員配置の問題が 7%、材料不足が 2%、工場フロアの非効率な配置が 14% であることが分かります。企業は、他の評価システムを用いてその違いを数値化できます。この数値化は、良い、まあまあ、悪いなどの単純な言葉のように基本的なものから、1 ～ 50 のようなより細かい基準である場合があります。
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提案項目をまとめて、ギャップを埋めるための計画を作成します。変更が必要な点を決めて、問題を修正するために実行する必要があるステップを決定します。この例では、分析を行うチームが、配置の問題が最も取り組みやすく、大きな影響を与えると判断し、その問題を解決する方法を提案する可能性があります。その後、分析を行うチームがサプライ チェーンおよび人員配置チームと協力して、これらの問題に対する提案項目を作成することもできます。自分たちのアイデアをまとめて経営陣に提示し、改善策の計画を開始することもあります。
ギャップ分析におけるベスト プラクティス
ギャップ分析を行う際には、分析する領域、項目、プロセス、および採用する提案項目について慎重に検討してください。行った変更が他の人々に影響を与える可能性があることを理解しておきましょう。目標が具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限付き (総称して SMART) であることを確認します。
分析から得たサポート データを利用して提案項目の信頼性を高めることで、会社が提案項目を採用する可能性を高めます。グラフを使用して、データを分かりやすく説明してください。また、対処すべき問題とソリューションを提案する際には、コスト、リソース、それによりもたらされる結果を考慮することも不可欠です。ソリューションを実行するのが難しい場合、会社がそれを採用する可能性が低いことを忘れないでください。
プロセスの各パートに担当者を割り当てて、各ステップを確実に完了させます。提案されたソリューションを深く掘り下げていくと、達成するのは簡単ではないことが分かってくることがあります。分かりきっていることだけではなく、他に可能性があるソリューションがないかを考えてみましょう。
SMART な目標を作成し、ギャップ分析を可能な限り効果的に行うようにする方法について、詳細情報をご覧ください。
ギャップ分析のフレームワーク
ナドラー・タッシュマン モデル (Nadler-Tushman Model ) や PESTEL フレームワークなど、ギャップ分析のフレームワークを使用して、プロセスを簡素化できます。以下に示す各フレームワークを、発見した原因と提案するソリューションの両方で組織化原則として使用してください。
マッキンゼーの 7S (McKinsey 7Ss Framework)
マッキンゼーのフレームワークには、戦略、組織構造、システム、共有価値観、スキル、スタイル、スタッフの 7 つのカテゴリがあります。最初の 3 つのカテゴリは「ハード」と見なされ、残りは「ソフト」と見なされています。
アンバランスの例としては、生産ラインがフル稼働するために 20 人が必要であるのに、深夜シフトに 15 人しかいない場合が挙げられます。このケースの場合、システムとスタッフの間にアンバランスがあります。
ナドラー・タッシュマン コングルエンス フレームワーク
このモデルでは、企業のパフォーマンスが、仕事、人、構造、文化の 4 つの領域に分割されています。各領域の長所と短所に留意して、他の領域と比較します。目的は、各領域で行われている作業が、他の領域をサポートしているかどうかを確認することです。たとえば、コンプライアンス グループが高いレベルでタスクを実行していて、会社が特定の法律や規制を遵守していない領域を見つけても、会社の組織がこれらに対する変更を行う方法を持たない場合、人と構造が一致していないことになります。
SWOT フレームワーク
SWOT は、強み (strength)、弱み (weakness)、チャンス (opportunity)、脅威 (threat) を表す頭字語です。ギャップ分析と SWOT 分析を別々のツールと見なしている専門家もいますが、SWOT は原因と提案項目の両方を組織化するための便利なツールです。脅威の部分はリスク評価を対象としていますが、前述のように、ギャップ分析はリスク評価ではありません。
無料の SWOT 分析テンプレートをダウンロードして、このフレームワークを使ってみてください。
PESTEL フレームワーク
PESTEL は、政治 (political)、経済 (economic)、社会 (social)、技術 (technological)、環境 (environmental)、法律 (legal) を表す別の頭字語です。スタンドアロン分析としても使用可能ですが、企業はギャップ分析のフレームワークとして使用することもできます。
フィッシュボーン フレームワーク
フィッシュボーン ダイアグラムは、日本の品質管理専門家である石川馨氏によって作成されたツールです。この方法は、上記の他のフレームワークと同様に、問題の原因を特定し、それらをカテゴリに分類するように設計されています。
上の画像は、製造で使用される 6 つのカテゴリを示していますが、他のビジネス領域で使用される他のカテゴリのセットもあります。他のカテゴリのいくつかを以下に示します。
製品マーケティングにおける 8 つの P
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Product (製品)
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Price (価格)
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Promotion (販売促進)
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Place (場所)
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Process (プロセス)
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People (人)
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Physical evidence (物理的証拠)
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Performance (パフォーマンス)
サービスにおける 4 つの S
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Surroundings (環境)
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Suppliers (サプライヤー)
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Systems (システム)
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Skills (スキル)
銀行のギャップ分析とは？
銀行セクターでは、ギャップ分析で資産と負債のバランスを調べることによってリスクを評価します。分析によって、負のギャップ (負債が資産を超える場合) または正のギャップ (資産が負債を超える場合) かどうかを判断します。
銀行のギャップ分析では潜在的な金利変動が考慮されず、通常、近い将来の期間 (1 か月後、3 か月後) に焦点が当てられているため、限定的なツールです。
製薬業界のギャップ分析とは？
製薬業界でのギャップ分析 (検証ギャップ分析とも呼ばれる) では、企業に影響を与える規制要件と、企業が現在行っている慣行とプロセス間における違いを分析します。
Smartsheet でリアルタイムの作業管理を使用してギャップ分析を実行可能なプロセスに変換させる