ギャップ分析テンプレート
以下のギャップ分析テンプレートを使用して、発見と行うべき変更を文書化できます。
一般ギャップ分析テンプレート
一般なギャップ分析テンプレートは、規制遵守の確認や費用対効果分析など、さまざまな状況に適応します。ニーズに合った特定のテンプレートがない場合、またはどこから始めればいいかわからない場合、このテンプレートを使用すれば、ギャップが存在する領域を見つけ、絞り込みや選別のプロセスを進めることができます。
スキル ギャップ分析テンプレート
スキル ギャップ分析テンプレートは、従業員が昇進資格を得たり、パフォーマンスを向上させたりできるよう、スキルを高めるための指針となります。このテンプレートには、スキル、習熟度、望ましい結果をリストアップするスペースがあります。また、従業員の行動計画を作成する欄と、開始日と終了日の欄もあります。
応募者ギャップ分析テンプレート
応募者ギャップ分析テンプレートは、求人への応募者のスキルを評価するための最適なツールです。ギャップの結果から、応募者が組織の新たな人材として適しているかどうかを判断することができます。このテンプレートには、応募者の能力を評価し、既存のギャップをメモし、コメントを追加できるスペースもあります。
ソフトウェア ギャップ テンプレート
ソフトウェア ギャップ テンプレートは、購入を検討しているソフトウェアの評価 (会社のニーズを満たすかどうかを確認)、既存のソフトウェアの評価 (置き換える必要があるかどうかを判断) する際に便利なテンプレートです。望ましい状態、必要性の説明、提案された解決策を文書化するスペースがあります。
プロセス ギャップ分析テンプレート
プロセス ギャップ分析テンプレートを使用すれば、既存のプロセスを検討し、不足している部分を見つけ出し、プロセスを改善または更新する方法を計画することができます。このテンプレートには、プロセスの説明、プロセス所有者の名前、現在の結果と望ましい結果を記載する欄があります。アクション アイテムと目標日領域を使用して、改善計画の策定を開始します。
ベンダー ギャップ分析テンプレート
ベンダー ギャップ分析テンプレートは、新しいベンダーの選択や、既存のベンダーのパフォーマンス評価に役立ちます。このテンプレートには、ニーズ、コスト、優先度を特定する欄があります。
トレーニング ギャップ分析テンプレート
トレーニング ギャップ分析を行うことで、従業員が目的達成に必要な必須・オプションのトレーニング コースがわかります。従業員ごとに必要な役割、スキル、説明、ランキング、トレーニングの欄を記入します。目標完了日を使用して計画を策定し、そのチーム メンバーが必要なサポートを確実に受けられるようにできます。
市場ギャップ分析テンプレート
市場ギャップ分析を使用して、新しい販売機会、供給が需要を満たしていない領域、多様化する領域を発見します。このメソッドは、アンゾフ マトリクス手法を基にしています。全般的な状況を把握した後、このテンプレートからビジネスを全体的な改善に方向付けできる選択肢を導くことができます。
市場ギャップ分析テンプレートをダウンロード
データ ギャップ分析テンプレート
データ ギャップ分析を実行して、ユーザーがクエリに回答するために足りないデータを見つけ、データを用意するプロセスを開始することができます。データ リソース、クエリ、回答に必要なデータ、理由のテンプレート欄から、データの状態の概要を把握します。修正計画、期日、担当者の項目を記入して、分析の結果に基づいて行動を開始します。
セキュリティ ギャップ分析テンプレート
セキュリティ ギャップ分析テンプレートは、改善を促進するのに役立つセキュリティ ポリシー、プロトコル、ドキュメントの弱点を追跡するのに役立ちます。テンプレートは分野ごとに分かれており、全体または一部を使用できます。
その他の種類の分析
ギャップ分析は、改善点を探す 1 つの方法です。方法は他にもあります。ここでは、組織が適宜使用する例をいくつかご紹介します。
SWOT: SWOT (強み、弱み、機会、脅威) 分析は、個人やチームに対して、社内 (強みと弱み) と外部 (機会と脅威) の両方の側面を見るように促します。ギャップ分析では、内部の側面のみを検証し、弱点 (ギャップ、ニーズ、改善する機会とも呼ばれる) に焦点を当てる傾向があります。SWOT 分析は、多くの場合、プロジェクト管理の一環として実行されます。
SWOT 分析の結果は通常、4 部からなるグリッドで表示され、長所と短所は一番上に、機会と脅威は下に表示されます。このフレームワークは、内部項目と外部項目を水平に調整し、垂直方向に正負の項目を配置します。以下のテンプレートがニーズに合わない場合は、14 の無料 SWOT 分析テンプレートをご覧ください。
SWOT 分析テンプレートをダウンロード
Excel | Word | PowerPoint
ISO 9001:2015: 国際標準化機構 (ISO) は、世界中の国の標準化機関で構成されています。基準のファミリーは数字で識別されます。9000 ファミリーは品質管理システムを扱い、9001 はこれらのシステムの要件を指定しています。現在の仕様は 2015 年にリリースされ、9001:2015 と呼ばれています (9001:2008 を置換)。ISO サイトで、9001 は次のように記載されています。
組織は，この規格に基づいて品質マネジメント システムを実施することで、次のような便益を得る可能性がある。
a) 顧客要求事項及び適用される法令・規制要求事項を満たした製品及びサービスを一貫して提供できる。
b) システムの効果的な適用 (システムの改善プロセス、顧客および適用される法令・規制上の要求事項への適合性の保証を含む) を通じて、顧客満足度の向上を目指す。
ISO 9001:2015 のすべての要件は一般的であり、その種類や規模、または提供する製品やサービスに関係なく、あらゆる組織に適用されることを想定しています。
ISO 標準に準拠している組織は、品質管理システムを分析し、国際基準に準拠していることを確認するために使用できます。このタイプの分析は、ギャップ分析よりもはるかに包括的でリソース集約的です。
Servqual (サーブクアル): 顧客の期待値が満たされていないとき、Servqual (サーブクアル) の 5 つの側面に焦点を当てた質問を通じてフィードバックを得ることがます。それらの側面を以下に説明します。
- 信頼性: 従業員は顧客への約束を確実に果たしている。
- 確信性: 従業員が納得と信頼を伝えている。
- 物的要素: 店舗からチラシ、Web サイトまで、実際のアイテムの外観。
- 共感性: 従業員が個々の顧客のニーズに注意を払っている。
- 反応性: 従業員が迅速に応答している。
このタイプの評価はギャップも発見できますが、顧客の期待と現実の違いに特化したものです。
ギャップ分析のメリット
ギャップ分析は、改善が必要な領域、結果が潜在的に不足している領域、実際の状態と望ましい状態の違いを文書化するのに役立ちます。ギャップ分析の結果は、プロセス改善の推進、応答時間の改善、従業員のスキルの向上、応募者が特定の職種に適しているかどうかを判断するのに役立ちます。
ギャップ分析プロセスは、さまざまな状況の構造化された分析のフレームワークを提供し、不足しているものを文書化できるようにします。多くの MBA プログラムは戦略教科の一環としてギャップ分析を教えおり、グループをまとめ、共通の目的にフォーカスできるようになるため、チームビルディングの演習としても役立ちます。
ギャップ分析の行い方
ギャップ分析の大まかなステップはかなりシンプルですが、状況はそれぞれ異なるため、実行する分析の種類ごとに詳細が異なります。(たとえば、トレーニング、スキル、応募者のギャップ分析の場合、ステップを本人が行うこともあれば、他の人が行うこともあります。)
- 分析の範囲を定義します。
- 現在の状態や結果をレビューして文書化し、何が欠けているか、何が潜在的に不足しているかを判断します。
- 望ましい状態/結果を説明し、文書化します。
- 現在の状態/結果と、望ましい状態/結果を比較し、違いを文書化します。これがギャップとなります。
- 各ギャップを埋めるために実行するステップを判断し、文書化します。
ギャップを埋めるために必要なステップが単純な場合は、ギャップ分析ドキュメントを使用して完了までの追跡も可能です。ステップが複雑な場合は、情報を使用してプロジェクトを管理して終了したり、担当の当事者やチームに分けたりすることができます。
ギャップ分析を使用するべきではない場合
ギャップ分析は多くの状況に役立ちますが、欠点があります。本質的に、1 回限りのプロセスです。文書化した変更を実行すると、状況が変わり、収集したすべての情報は関連性がなくなります。また、ギャップを使って複雑な問題を解決することは困難です。項目が互いに切り離されて評価されるためです。
Smartsheet の作業管理でギャップ分析を追跡する
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。