WOG Technologies (WOG テクノロジーズ) は部門をまとめ、共同作業と効率性を促進

WOG Technologies は、水道、廃水、再生可能エネルギー管理のリーダーです。世界中で事業を展開する同社は、産業と地方自治体のクライアントに技術ソリューションを提供し、施設を建設しています。「私たちには、最も困難な産業廃水問題に取り組むための適切なツールと専門知識があります。そして、環境保護に重要な貢献をしていることを誇りに思います」と WOG Technologies の最高経営責任者である Sunil Rajan 氏は説明します。 

WOG Technologies では、複数のチームや部門が複雑多岐なプロジェクトを処理しているため、プロジェクトを一元的に管理することが困難です。「従来のプロジェクト管理ソリューションにはリアルタイム機能がなく、各部門がシームレスに共同作業することが困難でした」と Rajan 氏は述べます。「データ主導の意思決定を迅速に行い、会社の成長を促進するための一元化されたダッシュボードが必要でした」。

体系的なソリューションの構築

WOG Technologies は、Smartsheet Aligned Gold ソリューション パートナーである BlueTide Analytics (ブルータイド アナリティクス) に連絡を取り、一連の Smartsheet ソリューションを構築しました。BlueTide Analytics は、既存のワークフロー、問題点、ニーズを理解するために、WOG Technologies とのワークショップを実施しました。「私たちの優先事項は、ユーザーフレンドリーなインターフェイスを構築して、部門横断型モジュールをシームレスに統合することでした」と Rajan 氏は説明します。 

既存のプロセスを徹底的に監査した後、チームは Rajan 氏が求めていた可視性を提供できるように、Smartsheet を活用したソリューションの構築に取りかかりました。

「Smartsheet の強力な機能とカスタム開発は弊社のニーズに合っており、既存のシステムとうまく統合できます」。 

リソースの統合と最適化

BlueTide のチームはまず、部門横断型モジュールで既存のサイロを取り払いました。「これらのモジュールは、さまざまな部門のデータをシームレスに統合してくれるため、会社のすべての活動とコストをリアルタイムで把握できます」と Rajan 氏は言います。「これにより、情報に基づいた意思決定を迅速に行えるようになり、業務の効率とアジリティが向上しました。出張の際、朝一番に開いて確認するのはダッシュボードです」。

各部門の全体像を把握した後、BlueTide のチームは各スタッフの役割を把握することに取り組みました。「最適なリソース割り当ては弊社にとって非常に重要であるため、チームは Power BI レポートを組み込んだヒートマップベースの人事 (HR) 計画ツールを作成しました」と Rajan 氏は言います。「Smartsheet のダッシュボードは、プロジェクト全体のチームのキャパシティを把握するのに役立ちました。これによって、リソースをより効果的に割り当てることができるようになり、プロジェクトの成果が向上し、リソースのボトルネックが減少しました」。

円滑なプロジェクトの実行

次のステップは、Smartsheet を活用したプロジェクト管理ソリューションでした。各プロジェクトについて、チームはステータス、リスク レベル、コスト、説明責任を負う従業員、完了日などの情報にアクセスできるようになりました。

「エグゼクティブに対するリアルタイムの可視性が向上したことで、チーム メンバーはプロジェクトをスムーズに管理し、完了させるために必要なものすべてを入手できるようになりました」と Rajan 氏は述べます。「プロジェクトの立ち上げと実行に 2 週間かかっていたところ、今ではその時間を半分に短縮することができています。このソリューションによって、スタッフ間だけでなく、ベンダーや顧客との共同作業も促進されました。以前は、プロジェクトの完了について CEO に報告するのに 7 ～ 10 日かかっていました。今では、ほぼリアル タイムでステータスとリスクを確認できます。これにより、レポート作成にかかる時間が 90% 短縮されました」。

WOG Technologies は、効果的なプロジェクト管理をさらに一歩進めるために、Smartsheet でクリティカル パス分析 (CPA) を実装し、プロジェクトの完了に必要なすべてのタスクをマッピングし、依存関係と各タスクに必要な時間を特定しました。「Smartsheet の機能を使用することで、プロジェクトの潜在的なボトルネックを簡単に特定し、事前に解決することができます」と Rajan 氏は言います。

安定した成長を確保

最後に、WOG Technologies はセールス パイプラインを合理化し、Smartsheet 内に顧客関係管理 (CRM) と提案書追跡モジュールを実装しました。「このソリューションを使用することで、すべての販売機会とクライアントとのやり取りを追跡できます」と Rajan 氏は言います。

「このようにすれば、見落としがありません。販売機会の見逃しが減り、提案書の作成プロセスが合理化されたため、クライアントへの提出が速くなりました」。

BlueTide Analytics は、稼働前に厳格なテストを行い、ソリューションが期待どおりに機能することを確認しました。また、チームは WOG Technologies のスタッフへのトレーニングも行い、すべての従業員がシステムを最大限に活用できるようにしました。 

強力なプロジェクト管理システム、部門を超えた可視性、リソースの効率的な活用により、WOG Technologies はより迅速かつ効率的に顧客にサービスを提供できるようになりました。「非常に円滑かつ簡単な実装により、私たちは Smartsheet を活用して特定のニーズに対応することができています。重要なリアルタイムのインサイトをチームに提供することで、戦略的な意思決定と業務の効率化を実現しました。今後も、テクノロジーによって生産性の水準がどのように向上していくのかが楽しみです」。