ユーラスエナジーはSmartsheet でデータの可視化と共有を推進し、プロジェクト管理を大幅に効率化

株式会社ユーラスエナジーホールディングス（以下、ユーラスエナジー）は、地域社会と良好な関係を構築しながら、風力、太陽光発電事業をグローバルに展開。再生可能エネルギーの普及や拡大に、積極的に取り組んでいる企業です。ユーラスエナジーグループが手がけた各種の発電所は、世界15の国や地域で操業中。日本においても、北海道をはじめとして全国16道府県で風力、太陽光発電所を建設するなど風力発電事業者として国内最大手の開発規模を誇ります。

そんな同社が日本国内の建設事業にSmartsheetを導入したのは、2023年2月頃でした。ユーラスエナジー 技術部の北見 篤史氏は、導入の背景を次のように語ります。

「我々の部署は、北海道における風力発電所の建設事業でプロジェクト管理を行っています。プロジェクトには国内の建設会社や協力会社、海外の風車メーカーなどさまざまな企業の人間が携わりますが、以前は表計算ソフトでデータを作り、メールやクラウドサーバー経由でファイルを共有する方法を採っていたため、情報がうまく集約されず分散しがちでした。また各企業の担当者が、ファイルのバージョン名や日付を独自に変更したり、新たなファイルを作成したりする結果、似たようなファイルがどんどん増えてしまう、あるいは最新のファイルが関係者全員に正しく共有されないといった問題が起きていました。これらの課題の改善に向けて採用したのがSmartsheetでした。」  

北見氏がSmartsheetを導入したのは、とある出来事がきっかけでした。

「私の場合は、一緒に仕事をしていた海外の風車メーカー経由でSmartsheetの存在を知りました。かなり使い勝手の良さそうなツールだったので調べ始めたところ、プロジェクト管理に役立つことがすぐにわかりましたので、2022年にスタートしていた北海道の風力発電所の建設プロジェクトに導入しました。我々がまず実現したかったのは、Smartsheetのダッシュボード機能を使って情報を視覚化しながら一元管理することと、関係者全員で最新情報をしっかり共有していくことです。現在は、当社以外に建設会社や協力会社、風車メーカーの社員など50人近くのスタッフがSmartsheetを利用していますが、まさに狙い通りの効果が得られています。」

情報の集約により定例会議に要する時間を1/3にまで短縮

日常の業務を通じて、北見氏はSmartsheet独自の使いやすさをさらに実感したと言います。

「情報の集約や視覚化が可能になる以外にも、従来の表計算ソフトにはない魅力がSmartsheetにはありました。代表的なのは写真を直接シートに添付できる機能です。我々が携わっている建設現場では、現場での施工状況や不具合状況に加え、施工前後の写真を撮影し、データとして記録することが必要となる場面が多くあります。その点でSmartsheetは、スマートフォンやカメラで撮った工事現場の写真を、誰でも簡単にアップロードして全員で共有できます。しかもPDFやレポート、報告書なども各項目に紐づけた形で添付できますので、プロジェクトに関連する情報を一覧しつつ、必要とあれば議事録まで作成できます。これも業務の効率化に大きく貢献しました。」

北見氏と同じく、ユーラスエナジー 技術部に所属する井上 桃伽氏によれば、Smartsheetの機能性の高さは、建設現場を離れたオフィスワークでも驚くべき効果をもたらしました。

「Smartsheetの導入をきっかけに、週に一度行われる定例会議も大幅に効率化されました。定例会議では、細かな資料を見ながら各プロジェクトの進捗状況を確認していきますので、どうしても資料の準備や報告内容の確認に時間がかかりがちです。現に以前は、1回の会議を終えるまで1時間半くらいかかるのが普通でした。ところがSmartsheetなら、あらゆる情報をひと目で把握しながら、プロジェクトのステータスをその場で更新することもできますので、会議時間は半分ほどに短縮されました。また、資料準備の手間も減りましたので、所要時間が全体で1/3になるほどの時間削減効果があったと思います。これも予想以上の効果でした。」

自動通知機能などを活用しコミュニケーションも活性化

Smartsheetの導入によって得られた効果は、業務の効率化にとどまりません。

たとえば同社ではSmartsheetのフォーム機能を活用し、質問欄を設定。解答欄にコメントが追加されると、関係者にメールですぐに伝えられ、内容の確認やさらなる情報交換が促されるようになっています。北見氏は、このような活用法がプロジェクト全体のコミュニケーションの円滑化にも寄与したと語ります。

「我々は常に複数の企業と協同しながら発電所の建設を行いますが、企業間のコミュニケーションも課題の1つになっていました。なるべく相手の工数を増やしたくないという思いからか、都度問い合わせをしたりメールを送信したりするのを遠慮するような雰囲気があったため、対面で打ち合わせできる機会をわざわざ設けたりしていたほどです。しかしSmartsheetで質問リストや解答欄を作っておくと、誰もが遠慮なくやり取りできますので、コミュニケーションが自然にスムーズになります。」

「Smartsheetに関しては、フォーマットを固定できる機能もすごく助かっています。従来の表計算ソフトを使っていた頃は、誰かが勝手に行や列、項目を追加していたために、フォーマットが崩れるケースが頻繁に起きていました。Smartsheetは管理者がフォーマットをコントロールできるので、コミュニケーションを活性化させながら、データとしての見やすさも維持できるんです。」

北見氏は、新規事業のスケジュール管理やタスク管理でもSmartsheetの活用を検討中です。将来的には、グループ会社にも導入を働きかけていきたいと締めくくりました。

「我々は風力発電所の建設を担当していますが、建設が終わった後は、グループ会社が操業を行う形になります。そのグループ会社も、Smartsheetでペーパーレス化や業務の効率化を進めたいという意向を持っているため、先日も相談を受けたばかりです。Smartsheetには多くの便利な機能が揃っていますので、プロジェクト管理に利用している人もいれば、データの可視化と一元管理、共有をするためのワークシートとして位置づけている人もいるでしょう。いずれの使い方をするにせよ、建設業界や我々のようなプロジェクトを手がける企業にとって、最適なツールだと思います。」