Williams (ウィリアムズ) が作成した受賞歴のある Smartsheet テンプレートによる、簡単かつより正確なプロジェクトの追跡

Williams (ウィリアムズ) は、オクラホマ州タルサに拠点を構えるエネルギー企業で、北米最大のエネルギー インフラ事業者の 1 つです。フォーチュン 500 に選ばれたこともあり、一般家庭の暖房、調理、発電に使用される米国内の天然ガスの 30% を扱っています。

同社の建設グループは、米国全体の顧客向けの大型インフラストラクチャ プロジェクトを管理しています。社内の他の部署と同様に、建設グループでも Smartsheet を使用してプロジェクトを管理し、プロジェクトのライフサイクル全体を通して建設上の KPI を展開しています。「以前の部署でも Smartsheet を使用していたのですが、とりわけ建設グループに異動になってから、Smartsheet を使用してすべての建設プロジェクトを追跡し、さまざまなプロセスで効率を高めています。」と Williams (ウィリアムズ)、建設エンジニアリング第 3 事業部の Aaron Manley 氏は述べています。今では、Williams (ウィリアムズ) の 1,400 人を超える従業員が日々、Smartsheet に頼っています。

建設グループで Smartsheet の導入が進むにつれて、Manley 氏は部署のチームごとに異なっていたアーンド バリュー マネジメント (EVM) プロセスを改善しようと考えました。この EVM プロセスでは、ある時点におけるプロジェクト全体の完了率が追跡され、プロジェクトのパフォーマンスと進捗状況が測定されます。「EVM をより簡単にして、チーム用に設定して使用したいと考えました。」と Manley 氏は述べています。「以前からスプレッドシートへのプロジェクト データの入力はもっぱら手作業に頼ってきたため、時間がかかるうえにカスタマイズもできませんでした。弊社のプロジェクトをすべて管理するために、標準的で拡張性の高いプラットフォームも必要でした。」

Smarthseet を使用した数量ベースのアーンド バリュー テンプレートの作成 

Manley 氏はまったく新しい EVM ソリューションを設計するのに役立てるため、Smartsheet テンプレート ギャラリーを活用していくつものテンプレートを見てヒントを得たり、ベスト プラクティスを抜粋したりしました。

「始めにテンプレートをダウンロードして、取り組んでいる作業を展開させます。それをベースに開始するため、ゼロから作成する必要がなくなります。」

また、Manley 氏は、Smartsheet Control Center で Williams (ウィリアムズ) のアクティブなブループリントも確認しました。Smartsheet Control Center は、プロジェクト作成の自動化、変更管理、ポートフォリオ分析の集約で、プロジェクトの一貫性、可視性、プロセスを広範囲に実現させるために使用するツールです。「プロジェクトの追跡とレポート作成の一貫性を保つために、Control Center のブループリントを使用してきました。」と Manley 氏は述べています。「Smartsheet で行うことはすべて、このブループリントに基づいています。このプロジェクトでは、導入が簡単な拡張性の高いソリューションを構築するのに役立ちました。」

Manley 氏が EVM ソリューションに取り組むにあたって、プロジェクトのアーンド バリューの進捗状況を追跡するための最善な方法を確実に採用する必要がありました。

「アーンド バリューの多くは予算や財務情報に基づいていますが、それでは現場での実際の進捗状況を正確に把握できないこともあります。」と Mayley 氏は述べています。「このソリューションで、現場で達成したマイルストーンの物理的な数量を追跡するように選択すると、プロジェクトの進捗状況を完全かつ正確に把握できると考えたのです。」

Manley 氏は新しい EVM ソリューションを使用して、いつプロジェクトが完了するのか、残り作業はどれくらいあるのかを把握するために、Williams (ウィリアムズ) のエンジニア、プロジェクト チーム、建設マネージャーがより正確に最新のプロジェクト データを閲覧できるようにしました。また、このソリューションは品質管理システムとしても機能し、プロジェクト検査担当や更新リクエストの割り当てと、Smartsheet へのデータの再取り込みが自動化されます。

コンテストで受賞したテンプレート

Manley 氏自ら「適切に行うことが困難」と語るコンセプトである EVM ソリューションの調査、構築、テスト、反復に尽力した後に、Manley 氏は ENGAGE'22 Smartsheet Template Contest (ENGAGE'22 Smartsheet テンプレート コンテスト) に参加するという機会をとらえました。そして、Smartsheet コミュニティの他のユーザーが、プロジェクトの計画、管理、視覚化の方法を差別化するのをサポートしています。 

このソリューションの価値の証明として、テンプレート コンテストの審査員が満場一致で Manley 氏のソリューションに投票し、コンテストのプロジェクト/プロセス管理パターン賞の栄誉を受けることになりました。コンテスト審査員の 1 人は「Smartsheet に関する知識をすべて備えている聡明な人でも、これほど優れたソリューションを構築できなかったでしょう。」と述べました。現在、数量ベースのアーンド バリュー テンプレートはすべてのユーザーが入手可能で、Smartsheet テンプレート ギャラリーでダウンロードできます。

効果的で使いやすい EVM テンプレート

Manley 氏が EVM テンプレートを設計するうえで、Smartsheet のシート、レポート、ダッシュボードのシンプルさと使いやすさが役立ちました。「Smartsheet が機能したので、何かを構築するために多くの努力を払う必要がありませんでした。」と Manley 氏は述べています。Manley 氏は、これらの機能 (特にダッシュボード) を使用して、EVM テンプレートのユーザー インターフェイスをできるだけシンプルに、わかりやすくしました。「建設現場にいるチーム メンバーの多くは、現場の検査などの作業を行っています。しかし、技術に精通した人ばかりではないため、そのようなメンバーのためにワンストップ ショップとして機能するソリューションを作成しました。」と Williams (ウィリアムズ) 建設エンジニアリング第 3 事業部の Tanner Owens 氏は述べています。「このソリューションのおかげで、毎週または毎月の進捗状況すべてを入力することが容易になり、進捗状況がダッシュボードに表示されるため、現場作業に専念できるようになりました。」

テンプレートは使いやすいだけでなく、柔軟性、拡張性にも優れています。「私たちが構築したソリューションが簡単にカスタマイズできるようになっているため、ユーザーはテンプレートに適用されているコンセプトを取り入れて、自分のニーズに合わせて大きくかつ幅広くできます。」と Owens 氏は述べています。

プロジェクト進捗状況追跡の正確性向上

Williams (ウィリアムズ) では、従業員が EVM ソリューションを使用して任意のプロジェクトの進捗状況をダッシュボードで正確に追跡できます。これは、テンプレートでスケジュールや予算だけではなく数量からプロジェクトが追跡されるからです。「今では Smartsheet ソリューションを使用して、数量に基づいて追跡しているため、ある建設プロジェクトに関して 1 日あるいは 1 週間で達成されたことをより正確に把握できるようになりました。」と Owens 氏は述べています。

「物理的な進捗状況について正確なレポートを作成できるようになったため、スケジュールを更新するためにスプレッドシートを移動して何行も更新する必要がなくなりました。これは、プロジェクトの完了時期をより正確に予測するうえでも役立ちます。」

プロジェクト管理グループの手作業を削減

EVM ソリューションによって、電子メールや手作業によるレポート作成などの手作業がなくなったため、Williams (ウィリアムズ) のプロジェクト管理グループは作業により多くの時間を割けるようになり、スプレッドシートにプロジェクト データを入力する時間が減りました。「このソリューションによって、一度情報を入力してボタンを押すだけですべてが自動で更新されるため、プロジェクト チームの時間が短縮されます。」と Manley 氏は述べています。「チーム メンバーはさまざまなデータ ソースやテンプレートに頼らなくても、標準化かつ一元化されたプロジェクト管理ツールを使用できます。」

この成功を受けて、Smartsheet は Manley 氏の数量ベースのアーンド バリュー テンプレートをプロジェクト/プロセス管理パターン賞の勝者として選出しました。Williams (ウィリアムズ) の建設グループは他のプロジェクト ユース ケースでも Smartsheet が利用されることを望んでいます。「これからの展開がどうなるか楽しみです。」と Manley 氏は述べています。「Smartsheet は社内でますますエンタープライズ ソリューションとしての存在感を強めています。今後は、これまで実施してきた内容を他の組織に取り入れていきます。」

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