IEA、Smartsheet を使用してリソースの割り当てを自動化し、現場技術者が顧客と対応する時間を増やす

Infrastructure and Energy Alternatives, Inc. (インフラストラクチャ アンド エナジー オルタナティブズ株式会社、IEA) は、エネルギー業界向けに、設計とエンジニアリングから現場開発、建設、是正保守に至るまで、あらゆるものを提供する優れたインフラストラクチャ支援ソリューションです。同社は顧客にエンジニアリング、調達、建設 (EPC) サポートを提供しており、毎年 150 件を超える再生可能エネルギー サービス プロジェクトを管理しています。

IEA は、一貫した高価値の製品とサービスを顧客に提供するという目標を達成するために、200 人以上の従業員に最高のテクノロジーを提供することに努めています。「175 人以上の技術者が現場で設置や修理を行っています。彼らこそが当社ビジネスを成功に導く人材です。彼らにプロジェクトを追跡してもらうために、また仕事を効率的に行うために役立つ適切なツールを提供する必要があります」と、IEA の運用・品質サービス ディレクター、Chad Niemeyer 氏は言います。「同様に、マネージャーにはプロジェクト管理とレポート作成に最適なツールを提供する必要があります」。IEA では、数年前から Smartsheet を使用して現場の技術者とマネージャーがプロジェクトを追跡できるようにし、経営陣がビジネスについてより詳細なインサイトを得られるようにしてきました。 

「Smartsheet が提供する統合された一連のツールで、ビジネスの運営状況をよりよく理解することができます」と、Niemeyer 氏は言います。

Smartsheet を導入する前、IEA ではスプレッドシート、電子メール、電話会議を組み合わせてプロジェクトを管理していました。これらの手作業による方法が機能したのは、同社が急成長を始めるまでのことでした。「数人だった現場作業者がそれ以上に増えると、全員がプロジェクトの最新状況を把握することが困難になりました」と Niemeyer 氏は言います。「リソース管理もできなくなっていました。どのプロジェクトに特定のリソースが割り当てられているかはもちろん、どこに技術者が割り当てられているか、どの技術者が対応可能かを確認するのも、非常に困難でした。マネージャーは、実際のデータではなく勘に基づいてリソースを割り当てていました。基本的に稼働状況を可視化できなかったため、顧客とのコミュニケーションやプロジェクト全体の進行が遅くなっていました」。

DDB Consultants (DDB コンサルタンツ) が Smartsheet でリソースとプロジェクトの管理ツールを構築

コンサルティング会社であり、ソリューション開発を行っている DDB Consultants を紹介された IEA は、Smartsheet を主要なプロジェクト管理ツールとして採用することにしました。「DDB とは真のパートナーシップを築きました」と Niemeyer 氏は言います。「Smartsheet を使って何をしたいのかについて社内で共通したビジョンがあり、DDB はエキスパートとしてそのビジョンを実現してくれました。彼らは再生可能エネルギーの分野で多くの成功を収め、成功がどのようなものなのかを見てきました。そのおかげで、それまでのテクノロジーがいかに私たちの妨げとなっていたかがよくわかりました」。

DDB は当初、IEA が Smartsheet を使用してリソース管理ツールを構築するのを支援し、社内の全員にリアルタイムでスケジュールと稼働状況のデータを提供しました。このツールは Smartsheet Control Center を活用してすべてのプロジェクトを一か所に表示することで、リソース管理を標準化します。「Smartsheet で自動化されたワークフローも多用しました」と DDB Consultants の創設者である Gurmeet Mangat 氏は言います。「これにより、現場の技術者が対応できるかどうかが IEA のマネージャーに通知され、現在と今後の割り当てが一目でわかります」。

DDB はまた、Smartsheet でプロジェクト管理ソリューションを作成し、IEA の可視性の問題を解決しました。このアプリケーションは、既存のスケジュール データに基づいてマネージャーにリアルタイムの完了予測を提供します。この情報を使用して、プロジェクト マネージャーは社内と顧客と共に、プロジェクトのタイムラインとコストを正確に見積もることができます。

IEA の現場技術者は Smartsheet モバイル アプリを使用して、どこで作業していても Smartsheet のプロジェクト データに素早くアクセスできます。技術者は Smartsheet のデータをオフラインで収集することもできます。これは、インターネット接続や携帯電話のサービス範囲が悪いリモート サイトの作業者にとって非常に重要です。 

「私たちのビジョンは、たとえばプロジェクト マネージャーが釣り旅行中にスマートフォンで業務を遂行できるようにすることです」と Niemeyer 氏は言います。「重要なのはワークライフ バランスです。これがビジネスの効率を最大限に高めるのに役立つのです」。

リアルタイムのビジネス インサイトへの迅速なアクセス

IEA は DDB と連携して、Smartsheet で迅速にソリューションを構築し、運用のインサイトにすぐにアクセスできるようにしました。「Smartsheet で構築したツールを使えば、データベース、テーブル、シートのいずれかを問わず、複雑なプログラミングや多大な開発コストも必要なく、すべてのデータ間を接続できます」と Niemeyer 氏は言います。「たとえば、顧客の現場でクレーンが展開されている場所と、顧客が現場にいる時間を正確に把握し、点検を手配できるようにしたいと考えました。90 分以内に、作業情報を入力するためのポータルを作成し、点検通知プロセスを確立しました。全体として、プロジェクトのステータスをより深く把握できるようになり、スケジュールを遅らせる可能性のある作業の遅延を特定できるようになりました。おかげで、より積極的に仕事に取り組めるようになりました」。

リソースの稼働状況と割り当ての可視性の向上

IEA のプロジェクト マネージャーは、Smartsheet ダッシュボードに表示されたプロジェクトの最新情報を使用して、プロジェクトのリソースに関する自動化された最新情報を毎日受け取ります。「Smartsheet によって稼働状況を可視化できるようになりました」と Niemeyer 氏は言います。「技術者に割り当て可能な仕事が可視化され、彼らがどこにいるか、どんな作業をしているかを簡単に確認できるため、リソースを最適に活用する方法を判断できます。つまり、技術者に継続的に作業を割り当て、ダウンタイムを制限することができ、プロジェクトの効率を高めることができます。いつでもリソースの状況を明確に把握できるので、プロジェクトの調整に関する難題の多くを解決することができました」。

リソースの可視性が向上することで、IEA は顧客とより効果的にコミュニケーションを取ることができるようになりました。「顧客は、より一貫した、高品質のプロジェクト データを入手できるようになりました」と、Niemeyer 氏は言います。「顧客はプロジェクトのステータスを確認できます。天候や設備の故障により遅延が発生した場合、私たちは問題に迅速に対応し、スケジュールをわずかに変更する可能性があることを顧客に通知できます」。

現場技術者が顧客に対応する時間が増加 

Smartsheet モバイル アプリを介してプロジェクトのデータに簡単にアクセスできるようになったため、IEA の現場技術者がデータ収集とプロジェクト報告に費やす時間が減少しました。「Smartsheet は、私たちの主な目標の 1 つであるタイムリーなデータ収集の支援に役立っています」と、Niemeyer 氏は言います。「以前は、ネットワーク リソースにアクセスできない場合、現場技術者は週末まで待ってから、少なくとも 2 時間を費やしてスプレッドシートを更新していました。Smartsheet を使用してデータ収集プロセスを自動化することで、毎週、技術者たちの作業時間を約 50 時間節約しています。現場担当者は当社のビジネスの基盤であり、Smartsheet のおかげで彼らのフラストレーションを大幅に軽減できています」。

レポート作成にかかる時間を節約することで、IEA の現場の従業員は、プロジェクト、財務、パフォーマンス データの作成について心配する必要がなくなります。 

「Smartsheet のおかげで、技術者はお客様とのやり取りに多くの時間を費やすことができるようになり、当社のビジネスの実際の状況について、よりタイムリーで質の高い議論ができるようになりました」と、Niemeyer 氏は言います。

IEA では現在、Smartsheet のレポート機能の拡張に取り組んでおり、新機能を追加したり、ダッシュボードをより多くの人に展開できるようにしています。「Smartsheet を使用してサイクルタイム分析についてより多くのインサイトを得る予定です。そうすることで、パフォーマンスの良い部分と、改善が必要な部分を把握し、行動に移すことができます」と、Niemeyer 氏は言います。「Smartsheet を使うことで、今後も当社のビジネスについてのインサイトをより迅速に収集できると確信しています」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。