ArborMetrics (アーバーメトリクス) は、フォームを活用して数百万人に電力を届けています

1 億人の電力供給に責任を負っている時、ミスは許されません。したがって、北米の植生管理会社である ArborMetrics は、効率的なタスク管理とデータ収集を重要な優先事項に位置付けています。「電柱の外観は誰もが知っています。」と ArborMetrics のオペレーション リード、Amy McMillion 氏は言います。「しかし、ほとんど知られていないのは、各電柱には最大 100 個のエラーがあり、自分や子供、あるいは大切な人が通り過ぎる際に、感電する危険性が潜んでいるということです。当社の現場作業員は、こうした潜在的なエラーを点検しています。」

同組織は、カナダと米国 17 州で 400 人以上の現場作業員と事務職員を雇用しています。彼らは毎日、周囲の電力線を脅かす植生を評価、監視、管理し、各家庭に確実に電力を供給できるようにしています。「私たちは樹医と電線工を雇用し、新しい電線の建設や、ガスや公共ラインの線路敷設権を監督しています。」と McMillion 氏は述べます。「私たちは住宅やビジネスへの電力供給に影響を与えます。」

一元化を保ちながら拡大

過去に ArborMetrics が約 70 人で構成されていた頃は、Excel スプレッドシートと電子メールを使ったコミュニケーションを使用して、コミュニティへ電力の供給を維持していました。「更新したファイルを添付した電子メールをずっとやり取りしていました。すべてを一元化して協力することができなかったからです。」と McMillion 氏は明かします。

チームが拡大するにつれ、インフラストラクチャを追跡するために何千もの Excel ファイルを管理することが難しくなりました。「地理は最大の課題です。」と McMillion 氏は言います。「管理チーム全体で統一されていながら、それぞれの契約に合わせてカスタマイズできるプロセスが必要でした。」

その結果、ArborMetrics は Smartsheet にたどり着き、現在は全社で Smartsheet を使用して、一元化されたダッシュボード ポータルで全拠点のポリシーとプロセスを調整しています。現場のチームは、このポータルを使用して必要なアイテムをリクエストし、インシデント レポートを提出し、各契約に特化した問題を解決します。「現場では、インターネットのサービスがない場所もあります。」と McMillion 氏は言います。

「以前は現場作業員が紙のノートに書き留めてから、コンピューターに入力していました。今はモバイル オフライン機能で送信内容を保存すると、グリッド ビューに戻った時点でプロセスが実行されます。」

非効率的なワークフローの削減

手作業によるメモの書き取り、データ収集、検証は、労働安全衛生局 (OSHA) の監査の準備にも遅れをもたらしました。「OSHA はすべてのチームに対して、個人用保護具 (PPE) の全面的な検査を義務付けています。この作業では、すべての質問を含む Excel シートを電子メールで各現場チームに送信して記入してもらう作業もありました。」と McMillion 氏は説明します。

すべてのシートを回収すると、3 人のスタッフが 3 週間かけて一行ずつチェックし、全員が安全に作業できていることを確認していました。「安全性に関しては、時間がかかりすぎてはいけません。安全装置に欠陥があった場合に、交換品を受け取るまで 30 日も待つのは好ましくありません。」と McMillion 氏は言います。
Smartsheet フォームの実装によって、ArborMetrics はプロセスをスピードアップさせることができました。「今では監査があるたびに、新しいスマート シートとそれを使用するスマート フォームをセットアップします」と McMillion 氏は言います。「シートが作成されると、レビュー担当者は条件付き書式を使用して、確認する必要がある項目を強調表示できます。」

自動化によってデータ収集が簡単になるだけでなく、データの正確性も向上します。「フォームを提出した現場担当者は、自動の電子メールを受信して、回答をレビューするよう求められます。」と McMillion 氏は言います。

「これはエラーを排除するのに役立ちます。今では手動によるデータ検証は 15 分で終わり、一人で完了できます。」

Smartsheet フォームは、選択したシート データに基づいてカスタマイズされた文書をコンパイルし、時間も節約できます。「入力可能な PDF フォームを作成して、フィールドや列を希望する正確な場所にマッピングします。」と McMillion 氏は説明します。「新しいフォームが提出されるたびに、Smartsheet が自動的に文書にマッピングしてくれます。」

データは提出前に検証されているため、レビューにかかる時間は以前よりも大幅に短縮されています。「他のツールを使っていたときは、ユーザーが数字を打ち間違えたり、間違ったデータ形式を入力したりする可能性がありました。」と McMillion 氏は言います。

「Smartsheet はデータ検証を適用するため、生成された文書のデータ確認にかかる時間を、週に 16 時間以上も短縮できます。」

常に向上し続ける

ArborMetrics は、フォームのデータ検証、条件付きロジック、API 統合、その他の機能を適用する新しい方法を継続的に発見し、バーチャルに共同作業を行い、文書管理を拡張し、時間を節約します。

「Smartsheet のおかげで非常に効率が良くなりました。プロセスに伴う電子メールや Excel スプレッドシートの数が大幅に減りました」と McMillion 氏がまとめます。「会社の成長と規模を思えば、フォームのおかげで夜は眠れるようになっています。」