Theisen's が Smartsheet を使用してオンライン マーチャンダイジングを最適化し、2 週間で 1 万点の製品をオンライン化

Theisen's のストーリーは柔軟性と回復力のストーリーです。1927 年の創業以来、同社は大恐慌、第二次世界大戦、そして 16 人の大統領時代を生き抜き、常に顧客のニーズに応えてきました。このコミットメントにより、バッテリーとタイヤを販売する小さな家族経営の店舗は、アイオワとウィスコンシンにまたがる 24 の実店舗のネットワークへと変貌し、何千もの農業用品、家庭用品、自動車製品を米国中の家庭に出荷するまでに成長しました。  

「オンライン ストアには現在約 24 万点の製品があります」と、Theisen's の IT プロジェクト コーディネーター、Ashley Delay 氏は明らかにします。「購買チームは常に新しい製品を調達・投入しています。毎年約 96,000 点の新しい製品を店舗に投入し、それらを Web サイトに公開しています」

2 週間でデータの混乱を制御

2021 年秋、Delay 氏が Theisen's に入社したとき、オンライン マーチャンダイジング プロセスは確立されていませんでした。アイテムの追加はすべて手動で行われ、異なる 3 つのメガシステムで管理されていました。

「一意の ID や価格情報などのコア製品データは、エンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムに保存されます」と Delay 氏は説明します。「オンライン店舗用の製品画像、動画、その他のビジュアルは、デジタル資産管理システム (DAM) でリアルタイムに管理されます。最後に、製品説明、保証情報、その他の詳細など、情報に基づいた購入決定に役立つ補足データは、製品情報管理システム (PIM) に属します」

このようなセットアップの結果、不整合が発生し、製品のデジタル販売化までの時間は遅れていました。「多くの製品は、すでに販売中にもかかわらず、データが完全に欠落していました。そのため、お客様が購入を決定するには問題がありました。まさにカオスでした」と、Delay 氏は言います。

不可能を実現

「ブラック フライデーが近づいているのに、何千もの製品が Web サイトに掲載されていませんでした」と Delay 氏は言います。「ブラック フライデーの前に公開する必要があるアイテムを特定するのに数週間費やし、それが 1 万点であることがわかりました。これには圧倒されました」と彼女は言います。

2 週間以内にすべてのデータを手動で導入、検証、入力することは不可能であることがわかり、Delay 氏は自動化に目を向けました。「私はチームに参加する前は Smartsheet を使用していませんでしたが、マーケティング部門がマーケティング キャンペーンの管理ツールとして数か月前に導入していました」と同氏は説明します。「それ以外にも、さまざまなタスクに対応できることがすぐにわかりました」

何千ものアイテムを一元化

Delay 氏はさまざまな Smartsheet 製品をつなぎ合わせ、多様な外部システムからデータを取得、結合、管理する、単一の一元的な製品データ公開ソリューションを構築しました。「私は一つ一つ作業しました。各コンポーネントは問題点に基づいて構築され、時間の経過とともにそれらが一体となって動作するようになりました」

Data Shuttle を活用したこのソリューションは、外部システムからデータを CSV または Excel ファイルにインポートしてから Smartsheet に転送し、膨大なデータ リポジトリである DataTable に保存します。ユーザーはこれを使用して、特定の条件に基づいてサブセットを抽出したり、フィルターすることができます。最後に、DataMesh が Smartsheet のさまざまな場所からのデータを一元化されたプライマリ トラッカーに統合します。「そこからシステム内の他のシートを見ることができます」と、Delay 氏は説明します。「それから、特定のシートやレポートを参照する DataMesh ワークフローがあります」

週 46.5 時間を節約

効率的で自動化されたデータ管理のおかげで、Delay 氏のチームはすべてのデータ変更の要約を毎日受け取り、イレギュラーな事態を事前に特定して排除することができます。 

「品質保証 (QA) プロセスの可視性は、以前の 5% から 100% に向上しました」と同氏は明らかにします。「すべての製品を確認できます。正しくない製品は返送し、個人に責任を課して、修正を求めることができます」

このプロセスを導入することで、Theisen’s の QA 合格率は 97% に達しました。以前は、製品の 49% が QA チェックに不合格でした。 

さらに、データ プロセスが簡素化されたことで、Theisen’s は手作業を週 46.5 時間も節約しました。「これはフルタイムの従業員 1 人分以上です。計り知れない変化です」と Delay 氏は言います。製品マーチャンダイジングの合理化により、製品の市場投入までの時間が 4 週間短縮しました。「つまり、その製品の販売期間が 4 週間増えます。これははるかに速く、データの一貫性は向上し、顧客の満足度が上がり、カスタマー サービスの問題も頻度が減りました」

効率的な作業の魔法

同氏は今、Smartsheet ベースのソリューションを使用できるように新人研修の確立されたプロセスを開発しました。これで、彼女は次の素晴らしいプロジェクトに安心して進むことができます。「新しいチーム メンバーが入ってきたら、効率的にトレーニングをして、すぐに仕事に取り組めるようにできます。これで私は Smartsheet の管理や、他部門向けの新しいソリューションの作成に集中できます」と、同氏は話します。 

つまり、会社全体が最適化の恩恵を受けているのです。「Smartsheet のおかげで、時間と知力を大幅に節約でき、反復的なタスク作業の煩わしさを解消できました」と同氏は強調します。「すべてを統合するためだけに、シート間でコピー/貼り付けを行う必要がなくなりました。今ではボタンをクリックするだけで、これらの作業がバックグラウンドで実行されます。まるで魔法のようです」

このストーリーは Delay 氏の ENGAGE 2023 セッション「It’s time to stop copying and pasting: Learn how to work efficiently with your data (コピー/貼り付けはもうやめて、効率的なデータ作業を学びましょう)」から引用しました。