Dick’s Drive-In Restaurants (ディックス ドライブイン レストラン) が Smartsheet で事業拡大の合理化、新たな取り組みのサポート、人員配置の最適化を実現

Dick’s Drive-In Restaurants は、70 年近くシアトルを代表しているファストフード店です。1954 年に開業したこのローカル チェーンは、一度も冷凍されていない新鮮なハンバーガー、ハンドカットのフライド ポテト、一つ一つ手作業で泡立てるミルクシェイクで知られています。

ここ数年、Dick’s はシアトル都市圏での事業拡大に注力しており、2021 年末にはワシントン州ベルビューに新しい店舗を、2023 年 7 月にはワシントン州フェデラル ウェイに 9 店舗目をオープンしました。この成長をサポートするために、Dick’s では Smartsheet を使って販売データのレポート作成や各店舗の食材の数量と品質の確認などのプロジェクトを管理しています。

しかし、Smartsheet を採用する前は、手動のプロセスとスプレッドシートに頼ってプロジェクトを管理していました。そのため、新しい店舗をサポートするためにスタッフを増員するにつれ、問題が発生していました。「このドライブインは非常に小規模なビジネスとして始まり、リーダーシップ チームも少人数で、販売データの収集と情報の追跡には、筆記具やさまざまなプロジェクト管理ツールを好んで使用していました」と、Dick’s Drive-In Restaurants のプロジェクト マネージャーである Chelsea Young 氏は言います。「このようなコミュニケーション方法は、ミスが発生しやすく、複雑で、正確でないこともありました。さらに、各店舗の業績をリーダーシップ向けに可視化できる良い方法がありませんでした」

また、同社はプロジェクト管理を合理化することで、ファストフードという競争の激しい業界において重要である顧客対応の新たな取り組みの展開と、人員配置レベルの管理に注力する必要がありました。「会社が成長するにつれて、コミュニケーション不足や非効率的なプロジェクト管理といった成長に伴う問題を抱えたくありませんでした」と Young 氏は言います。

Smartsheet を使用した販売傾向の特定と主要なビジネス プロセスの自動化

現在、Dick’s は Smartsheet を利用して新店舗の進捗状況を追跡しており、建設の進捗状況や、日、週、月単位の売上データをダッシュボードで一元的に表示できる場所をリーダーシップ チームに提供しています。「Smartsheet のダッシュボードを使用して売上データの傾向を比較しています。これにより、特定の店舗の業績を確認できます」と Young 氏は言います。

同社の店舗マネージャーやビジネス リーダーは、Smartsheet を使用して、問題のある機器やその他の店舗内の問題に関する最新情報を提供しています。「地域メンテナンス マネージャーや建設責任者、店舗マネージャーは皆、同じツールを使用して、自分たちのニーズを会社に知らせることができます」と Young 氏は言います。 

「Smartsheet はとてもシンプルで使いやすく、更新情報を入力したり売上レポートを作成したりする際に、複数のソースから適切なデータを見つけてスプレッドシート間でコピーや貼り付けをする必要がなくなりました」。

Dick’s はまた、Smartsheet を使って採用プロセスも合理化し、会社全体の従業員数を追跡しながら新規求職者をモニタリングしています。具体的には、Smartsheet のワークフロー自動化機能を使用して、求職者に面接の案内や追加情報のリクエストなどに関する電子メールを送信しています。

Dick’s Drive-In が Smartsheet で進めている最新のプロジェクトは、大口注文システムです。このシステムにより、Dick’s Drive-In の顧客はイベント用のハンバーガーやシェイクを注文できるようになり、社内スタッフは常に最新情報を受け取ることができるため、大口の注文に対応することができます。「大口の注文を計画したり対応する際に、窓口で迅速かつ効率的にお客様にサービスを提供するためには、人員配置が非常に重要です」と Young 氏は言います。「独自の自動化機能が組み込まれた Smartsheet は、このプラットフォームに最適です。Smartsheet を使用することで、必要に応じてお客様とコミュニケーションを取り、受注からお渡し完了までのプロセスを追跡できます。このシステムがリリースされた後、どのように成功するか非常に楽しみです」。

一元化された最新の店舗レベル データに基づくビジネス上の意思決定

Dick’s Drive-In には現在、全社的に販売とプロジェクトに関する情報を収集、共有できる一元的な場所があります。 

「Smartsheet は、プロジェクトの収集、共有、そしてデータの保存を社内の全員と行える強力なツールです」と Young 氏は言います。「全員が最新のデータを確認できるため、プロジェクトや新規出店状況に関して足並みが揃い、ビジネスを推進する重要な意思決定を下すことができます」。

たとえば、各店舗の売上をより適切に追跡できます。「Smartsheet のデータから、ある店舗の業績が低いことに気づいたら、その店舗の集客を促すマーケティング計画やプロモーションを作成する方法をすぐに考案できます」。

また、Smartsheet でマネージャーから提供されたデータを使用することで、Dick’s では各店舗の運営状況を正確に把握することができます。「店舗マネージャーからのフィードバックを通じて、店舗の効率が通常と異なっていないかどうかを発見できます」と Young 氏は言います。「これにより、私たち全員が問題を修正する方法を簡単に検討できます」。

プロジェクト管理の合理化と簡素化

Dick’s では、Smartsheet を使用して各店舗の食材チェックを管理するだけでなく、新店舗開業のマイルストーンを含む社内プロジェクトも管理しています。「Smartsheet はとても使いやすく、電子メールや更新リクエストの自動生成を簡単に設定できます」と Young 氏は言います。「いつ何をすべきかを通知してくれるシステムがあるため、計画とフォローアップをシームレスに行えます」。

Young 氏とそのチームは、手作業によるデータ収集プロセスに頼らなくなったことで、時間の節約にも成功しました。「以前は、複数のソースからのデータを一つのスプレッドシートに組み合わせて、そのすべてを分析するのに多くの時間を費やしていました」と同氏は言います。「Smartsheet を使用すれば、オンデマンドでレポートやダッシュボードを簡単に生成できるため、毎日大幅に時間を節約できます」。

最適化された採用プロセス

Dick’s は Smartsheet を使って各店舗の人員配置を最適化し、従業員の離職に迅速に対応し、採用ニーズをより正確に把握できるようにしています。 

「Smartsheet でマネージャーから得る情報に基づいて、採用ニーズがあるかどうかを明確に把握できます」と Young 氏は言います。「その後、特定の日付までにその店舗のスタッフを配置することが難しい場合は、その店舗の宣伝と求人に関してマーケティング部門と話を始めることができます」。 

また、Dick’s は Smartsheet を使用して、会社の Web サイトから毎月顧客からのフィードバックを収集しています。「Smartsheet でお客様のコメントを見ることで、オンラインのレビューと評価を確認して、傾向を注視したり、店舗間でのフィードバックを比較したりすることができます」と Young 氏は言います。「その情報を使って、店舗間または複数の店舗間で共通する苦情があるかどうかを確認でき、そうした苦情に迅速に対処できます」。

ビジネスが成長し続けるにつれて、Dick’s は Smartsheet を活用できる分野をこれからも見つけていくでしょう。「Smartsheet の使用は間違いなく拡大し続けるでしょう」と Young 氏は言います。「このツールには多くのプロセスが統合されているので、他の手順が煩雑になっていないか、Smartsheet で合理化する必要があるかどうかを、簡単に把握できるようになりました」。

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